Fazer a gestão dos custos administrativos de uma empresa pode ser um desafio, mas trata-se de um processo fundamental para o sucesso organizacional. Desse modo, o ideal é contar com ferramentas que facilitem o controle dos gastos, como uma planilha de despesas.
Todos os dias o setor de RH e DP precisa gerenciar os valores relacionados aos custos fixos e variáveis. O propósito é garantir que cada departamento está cumprindo com orçamento previsto.
Além disso, as despesas relacionadas aos colaboradores também devem ser levadas em conta. Incluindo gastos com viagens e reuniões de negócios. Ainda, é papel do profissional de RH garantir que todos os funcionários estão prestando conta dos seus gastos de maneira correta.
Para facilitar esse monitoramento, preparamos esse artigo sobre gestão de gastos por meio de uma planilha de despesas.
Continue a leitura e saiba todos os detalhes para otimizar esse processo!
Índice
- A importância da gestão de despesas
- Controle de gastos da empresa: por onde começar?
- Passo a passo de como fazer uma planilha de despesas
- 📥 [Download grátis] Planilha de despesas em Excel
- Tecnologia e Gestão de despesas
- ✅ Faça a gestão de despesas corporativas com a Factorial
A importância da gestão de despesas
A área de Contabilidade é um dos pilares de qualquer negócio. Lá estão todos os documentos relacionados aos gastos da empresa. E essas informações concedem mais segurança e confiança na hora de fazer novos investimentos.
Da mesma maneira, esse setor também é uma fonte de dados e históricos completos sobre:
- Gastos;
- Vendas;
- Aquisições específicas;
- Contas fixas do negócio;
- Contas variáveis;
- E as demais entradas e saídas necessárias para manter a empresa funcionando.
Organizar suas finanças e todas essas informações é essencial para a empresa continuar crescendo, lucrando e otimizando seus processos. Por isso, muitas empresas acabam recorrendo à tecnologia e às planilhas de despesa mensal.
Lembrando que é responsabilidade dos profissionais de Departamento Pessoal controlar e monitorar os gastos ligados com o pagamento e atividades dos colaboradores.
Nesse sentido, entender como fazer uma planilha de gastos no Excel é fundamental. É o que vamos te ensinar logo adiante.
No entanto, se a empresa é considerada de médio ou grande porte, contar com softwares especializados pode ser a melhor opção.
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Diferença entre custo e despesa
Antes de saber como criar uma planilha de controle de gastos mensais, você, gestor ou profissional de RH precisa entender a diferença entre custo e despesa. Veja:
- Custo consiste no investimento necessário para produzir um produto em particular. Imagine, por exemplo, uma confeitaria que vende bolos. Podemos apontar como custos a farinha de trigo, o chocolate, o açúcar, etc;
- Neste caso, despesa significa tudo aquilo que a empresa gastou para produzir um bem ou serviço. Assim como os recursos necessários para atingir esse objetivo. Ainda no mesmo exemplo da confeitaria, as despesas também incluem a mão-de-obra, custos de água e luz, etc.
Essa é uma definição que pode causar confusão para alguns, apesar de ser usada com muita frequência. Por isso, entendemos que era necessário recordar o conhecimento acerca desses conceitos.
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Controle de gastos da empresa: por onde começar?
O primeiro passo para começar um controle de gastos eficiente em sua empresa é registrar as despesas e classificá-las. Desse modo, você conseguirá fazer uma gestão de custos mais assertiva e estratégica.
Na sequência, acompanhe algumas dicas de por onde começar a gestão de despesas da sua empresa.
- Antes de iniciar qualquer planejamento, revise suas despesas e custos. Assim, você saberá exatamente quanto está sendo gasto em cada departamento e para onde o dinheiro está indo;
- O próximo passo é adequar seu planejamento financeiro de acordo com as novas políticas de controle de gastos;
- Com a área financeira planejada, é hora de estruturar os processos e conscientizar gestores e colaboradores sobre as mudanças;
- Acompanhe a produtividade dos seus profissionais. Afinal, uma equipe equilibrada e engajada pode trazer excelentes resultados;
- Esteja atento em relação às tarifas bancárias, pois elas podem sofrer alterações sem que perceba. Elas são consideradas “gastos invisíveis”, já que não são discriminadas no controle de despesas;
- Utilize a tecnologia a seu favor para ter um gerenciamento eficiente, ágil e otimizado.
Entre as opções de ferramentas, a planilha de despesas empresariais é uma das mais procuradas no mercado.
No próximo tópico vamos te mostrar o passo a passo de como fazer uma e disponibilizar um modelo gratuito.
Passo a passo de como fazer uma planilha de despesas
Se você considera a planilha de despesas como a melhor opção para seu negócio, é importante considerar algumas etapas. Com três passos simples te ensinaremos a organizar as contas da empresa de forma prática. Confira a seguir.
1. Crie uma planilha de despesas no Excel
Para começar, crie uma tabela de gastos no Excel e divida sua folha de cálculo em meses e gastos. Isso pode ser feito na parte superior das 12 colunas, ou em abas separadas, onde deverão estar especificados todos os meses do ano.
Já na parte lateral da planilha de despesas da empresa, você deve escrever a categoria dos gastos, por exemplo:
- Aluguel do espaço de trabalho;
- Gastos com água e luz;
- Custos de vale-transporte, vale-alimentação e planos de saúde dos colaboradores;
- Investimento na marca;
- Gastos com pagamento de salários;
- Custos fixos e variáveis de produção e manutenção.
Os custos determinados na planilha de despesas podem, inclusive, estar separados entre fixos e variáveis. Essa é uma forma de organizar ainda melhor a gestão de despesas.
Afinal, a ideia é que essa planilha realmente seja útil e reflita todos os gastos mensais que precisam ser controlados.
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2. Faça uma revisão dos ganhos e custos
Como já dito, a revisão dos ganhos e custos é essencial para garantir a assertividade das informações. Desse modo, você precisa ter todos os documentos armazenados para possíveis consultas.
Após concluir a revisão, adicione os valores recebidos na planilha de despesas. Estão inclusos nesse processo os recibos, contas, pagamentos de fornecedores, etc. E não esqueça de guardar todas as notas fiscais.
Uma dica que podemos oferecer é que você, gestor ou profissional de RH e DP, utilize um programa para gestão de despesas. Isso porque ele digitalizará os arquivos e tudo será guardado em um ambiente virtual de fácil acesso.
Na sequência, lembre-se dos gastos, desde os menores, como café, uma sobremesa ou almoço de negócios.
Nem sempre esses valores são considerados no controle administrativo, por isso, fique atento.
📚 Leia também nosso artigo sobre dicas e ferramentas para desenvolver um RH estratégico 📚
3. Comprove as despesas mensais da empresa
Na última linha da tabela da sua planilha de despesas, você pode criar uma fórmula com a função de “soma”, que mostrará de modo organizado quanto foi gasto em um mês específico. Então, ficaria assim:
- Basta escrever =SOMA (), nos parênteses, coloque o intervalo da linha e coluna que você deseja somar. Ou faça um clique em “Inserir” > “Função” > SOMA.
- Nesse momento, por meio da sua planilha de despesas, você já saberá o resultado do balanço final de forma rápida! Assim, é possível identificar onde é necessário economizar e quanto é preciso poupar de dinheiro.
Aliás, essa é outra parte das despesas da empresa que merece cuidado. É preciso ter uma quantia de dinheiro para emergências, investimentos de última hora ou possíveis problemas.
Com tudo organizado e com todas as informações em mãos, você também pode criar um planejamento financeiro para sua empresa. Estabeleça metas de gastos, tetos para cada área e qual o retorno financeiro desejado.
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📥 [Download grátis] Planilha de despesas em Excel
Até aqui já te mostramos como fazer sua planilha de despesas e os benefícios de digitalizar esse processo. Agora temos algo que pode te ajudar ainda mais: um modelo de planilha para despesas em Excel.
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Tecnologia e Gestão de despesas
Apesar do foco ser a planilha de despesas, não podemos deixar de lado outras ferramentas que vem ganhando o mercado. E os softwares para gestão de RH são o que há de melhor em relação à gestão digital de despesas.
Além disso, empresas de médio e grande porte já não conseguem utilizar as planilhas como recursos viáveis. Isso se deve a grande quantidade de dados e documentos que possuem e precisam ser monitorados.
Pensando nessa variedade de ferramentas e no crescimento das soluções digitais resolvemos trazer algumas diferenças entre elas e a planilha. Confira.
1. Segurança
É importante ressaltar que, apesar de muito útil, as planilhas de gastos pessoais ou corporativos em Excel não são ferramentas 100% seguras.
Afinal, elas são suscetíveis a alterações, uma vez que são documentos editáveis aos quais várias pessoas podem ter acesso.
Porém, no caso de softwares de recursos humanos, existem mecanismos que impedem que qualquer pessoa tenha acesso. Assim, os gestores podem liberar ou limitar a possibilidade de edição apenas aos que realmente devem executar a tarefa.
2. Acesso total aos dados de despesas
Em sua maioria, os softwares de gestão são acessíveis de qualquer lugar e a qualquer hora. Basta ter conexão à internet. Essa facilidade permite que o gestor tenha, em poucos cliques, acesso aos dados financeiros.
Já em relação às planilhas, embora elas tenham um formato online, para acessar mais funções é necessário instalar o Excel. Com isso, nem sempre é possível acessar os arquivos em tempo hábil.
3. Redução de custos
Ao utilizar programas de planilhas, é preciso acompanhar suas licenças de renovação e atualizar as versões. Entretanto, com um software específico, você não se preocupa com nada disso!
A própria empresa da plataforma faz as manutenções necessárias, além de implementar melhorias constantes, como novas funcionalidades e ferramentas para melhorar o trabalho do RH.
4. Melhora na tomada de decisão
Por fim, para tomar decisões e assumir compromissos financeiros, é necessário ter as contas em dia! Por isso, a organização financeira e o controle de gastos te permitem fazer investimentos a longo prazo.
Mas, para isso, é fundamental confiar em uma tecnologia segura e que aponte dados precisos. Sendo assim, aposte em um software de Recursos Humanos que permite que você tenha uma visão ampla das despesas da sua empresa.
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✅ Faça a gestão de despesas corporativas com a Factorial
Entre as opções do mercado, a Factorial se destaca como uma solução all-in-one que abarca todas as demandas do RH. São mais de 30 funcionalidades disponíveis, incluindo a gestão de despesas.
Confira algumas das possibilidades do uso da plataforma:
- Controle da jornada de trabalho;
- Gestão da folha de pagamento;
- Registro de ponto online e controle de frequência;
- Portal do Colaborador;
- Emissão de relatórios e indicadores de RH;
- Gestão de documentos;
- E muito mais!
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