Ao contar com um software de gestão de RH, é possível melhorar a organização administrativa e financeira da empresa. Um dos benefícios de contar com esse tipo de tecnologia é poder gerar relatórios de RH de diferentes tipos, para diferentes situações.
A tecnologia é uma grande aliada dos profissionais de Recursos Humanos. Ela deve ser utilizada não apenas para facilitar o fluxo de trabalho, mas também tornar mais eficiente (e por vezes automatizar) algumas atividades do setor.
Uma das possibilidades que o uso de um software de gestão de RH oferece é gerar relatórios sempre que necessário, para diferentes finalidades.
Neste texto, você entende mais sobre como criar e gerar relatórios de RH e como isso pode fazer toda a diferença para a gestão de pessoas e de Recursos Humanos da sua empresa. Então, confira mais a seguir!
Índice
O que são relatórios de Recursos Humanos
Basicamente, um relatório de RH é uma ferramenta criada pelo setor de Recursos Humanos a fim de coletar, reunir e analisar diferentes dados e informações a respeito da empresa. Em outras palavras, o documento existe para facilitar a análise e o panorama geral de determinada situação, seja financeira ou administrativa, com informações relacionadas a diversas questões da empresa.
Com isso, os profissionais de Recursos Humanos e DP podem fazer uma análise completa desses dados. Seja traçando objetivos, seja estabelecendo indicadores importantes para a organização.
Através de um relatório de RH é possível saber, por exemplo, a taxa de rotatividade de funcionários de uma empresa, ou identificar um mau desempenho em pesquisas de clima organizacional com as equipes. A partir dessa constatação, o setor de RH pode tomar atitudes para resolver a situação com mais eficiência.
Por meio de um relatório de RH, também é possível selecionar dados relevantes sobre um determinado período, bem como organizar e comparar informações a respeito de colaboradores ou gestores. E se tudo isso puder ser feito por meio de uma mesma ferramenta, melhor.
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A importância de gerar relatórios de RH
Como você sabe, o setor de Recursos Humanos é um setor extremamente estratégico, uma vez que auxilia em diversas tomadas de decisão dentro da organização. Isso, em geral, acontece por meio de análises e levantamentos de dados sobre a situação atual do negócio. Justamente por isso existem os relatórios de RH.
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Nesse sentido, criar e gerar relatórios de RH de forma facilitada e eficiente é essencial para possibilitar a organização dessas informações. E também para permitir uma análise mais aprofundada sobre diferentes aspectos da empresa.
Assim, as decisões tomadas não são tomadas com base em “achismos”. Mas sim guiadas por dados que informem quais são os pontos fortes e fracos da organização em determinado assunto.
Além disso, outros benefícios de gerar relatórios de RH eficazes são:
- documentar dados históricos da organização;
- traçar objetivos e estabelecer indicadores;
- organizar informações e selecionar dados relevantes;
- fazer comparações entre dados e períodos;
- monitorar informações importantes;
- gerar insights relevantes para setores administrativo, financeiro e outros;
- avaliar o clima organizacional da empresa;
- auxiliar na organização interna do setor de RH;
- e muito mais.
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Exemplos de relatórios para gestão de RH
Agora que entendemos a importância dos relatórios de RH, é importante destacar que esses documentos podem possuir diferentes finalidades. A seguir, confira alguns tipos de relatórios de RH existentes e como cada um deles pode ajudar na rotina da sua empresa.
Espelho de ponto
O espelho de ponto é o documento que contém todas as informações de ponto referentes a determinado período de trabalho. Em outras palavras: ele é basicamente um resumo da jornada de trabalho de determinado colaborador durante o mês.
Importante destacar que cada colaborador deve ter o seu próprio relatório. A empresa deve gerá-lo sempre ao final de cada mês de trabalho. Em geral, é utilizado para fins de conferência, tanto por parte da organização quanto por autoridades fiscais.
Em geral, esse relatório contém informações básicas. Entre elas, nome completo do funcionário, jornada de trabalho, horários de entrada e saída, horário de almoço, e intervalo intrajornada.
Planilha de férias, ausências e folgas
O controle de férias dos colaboradores é um dos grandes desafios para os gestores e para o setor de RH. E para garantir a satisfação de toda a equipe e manter o funcionamento dos processos, um relatório que demonstre os períodos de férias de toda a equipe pode ser uma mão na roda. Principalmente se a empresa for de maior porte e possuir muitos funcionários.
Além disso, é possível gerar relatórios de RH que mostrem as ausências e folgas de cada colaborador, tendo assim um controle muito maior sobre a mão de obra ativa da organização, e evitando problemas de queda de produtividade.
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Relatório para gestão de turnos
Ao gerar um relatório com informações sobre os turnos de cada colaborador, é possível criar escalas de trabalho que não prejudiquem os processos e produções diárias.
Com o documento, o setor de RH tem em mente a capacidade de colaboradores por setor, a quantidade de demandas e a carga horária semanal de cada funcionário. Assim, poderá realizar a gestão de turnos de maneira correta, evitando também o risco de queda na produtividade.
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Média e distribuição de salários
Esse tipo de relatório oferece ao profissional de RH o conhecimento a respeito da média e distribuição salarial da empresa. Com ele, é possível obter dados visuais sobre o pagamento de salário por colaboradores ativos, inclusive fazendo distinção de gênero, cargo, idade etc.
Esse tipo de relatório é importante pois pode ajudar o setor de RH a pensar novas estratégias de remuneração e na criação de um plano de cargos e salários, caso essa seja uma necessidade da empresa.
No caso do software de RH da Factorial, por exemplo, ao gerar o relatório de RH sobre salários é possível criar filtros específicos, demonstrando salários apenas por equipe, por exemplo, ou apenas de colaboradores mulheres. Isso pode ser valioso para a empresa identificar algum tipo de disparidade salarial entre homens e mulheres, por exemplo.
Benefícios do uso de um software para gerar relatórios de RH
Apesar de úteis, o uso de planilhas de Excel em empresas de médio e grande porte a fim de reunir informações importantes sobre a organização pode não funcionar muito bem. Mesmo em empresas menores, esse é um tipo de prática já é obsoleta. Até porque existem soluções muito mais eficazes para a gestão de Recursos Humanos.
Uma delas é o uso de um software de gestão de RH pensado para facilitar o dia a dia dos profissionais, e também para entregar mais eficiência em diferentes processos, inclusive na criação de relatórios.
Entre outros benefícios, um bom software de RH também é capaz de manter informações atualizadas em tempo real, fornecendo acesso remoto aos diferentes usuários no momento em que eles mais precisam. Isso permite mais velocidade e facilidade de acesso a informações importantes. E também simplicidade para analisar e apresentar dados estratégicos sempre que necessário.
Em resumo: criar e gerar relatórios de RH não precisa ser um trabalho demorado e manual. É possível facilitar esse processo com o uso da tecnologia certa.
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Por que a Factorial?
Ao utilizar o software de RH da Factorial, você encontrará tudo o que precisa em um só lugar. E assim vai poder esquecer planilhas, papeladas e aquelas mil abas abertas ao mesmo tempo.
Gerar relatórios de RH não será mais um problema. Agora, você terá acesso a um painel intuitivo e fácil de usar, que permite que sua equipe de RH:
- centralize processos;
- gerencie dados dos colaboradores;
- crie relatórios personalizados e diversos;
- colete dados sempre que for necessário;
- e muito mais!
Com essas e outras ferramentas em mãos, o setor de RH terá mais do que um software de gestão para facilitar o seu trabalho. Mas sim uma verdadeira central de inteligência, que serve como base para tomar as melhores decisões para o futuro da empresa.
Por fim, ao utilizar o software de gestão de RH da Factorial, o setor de Recursos Humanos elimina os erros manuais e ganha tempo, aumentando também a sua produtividade.
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