Todo integrante dos setores de RH e DP ou CEOs de empresas já consideraram automatizar tarefas que demandam muito tempo desse departamento. Para isso, existe a solução de workflow de RH.
O workflow de RH é uma solução para aquelas demandas que necessitam de horas ou até mesmo dias de trabalho dos profissionais da área, mas que poderiam ser facilmente executadas em sistemas automatizados.
Principalmente as tarefas que possuem muito envolvidos, por exemplo, o processo de admissão e integração de um novo colaborador na empresa. Essas tarefas dependem de processos ágeis para a vaga ser preenchida de forma rápida e o onboarding ser bem-sucedido.
Esse e outros processos e tarefas podem ser automatizados via ferramentas de workflow. Portanto, saiba tudo sobre essa solução, logo abaixo!
Índice
O que é workflow?
Antes de falarmos o que é workflow de RH, precisamos explicar o que é workflow. Afinal, provavelmente, você já tenha pesquisado “workflows significado”, “workflow o que significa” e “workflow o que é”.
A tradução da palavra “workflow” para o português é “work”, que significa “trabalho”, e “flow”, que significa “fluxo”. Portanto, workflow significa “fluxo de trabalho”.
Sendo assim, esse conceito se refere a um conjunto de processos estruturados e automatizados para cada área de uma empresa. O objetivo desse recurso é que cada processo de uma instituição seja concluído, definindo quem é responsável por cada atividade.
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Workflow de RH: o que é?
Assim como toda área dentro de uma empresa deseja aperfeiçoar o seu fluxo de trabalho, o workflow de Recursos Humanos deseja aumentar a produtividade de sua equipe e reduzir custos operacionais. Para isso, é possível optar pela tecnologia workflow que consegue descentralizar as demandas e atribuir as tarefas para cada um dos envolvidos, sem gerar retrabalho e sobrecarga de trabalho.
Afinal, mesmo que algumas ações e solicitações sejam pertencentes ao RH, existem processos que envolvem a aprovação de responsáveis de outros setores. Por exemplo:
Se um colaborador deseja solicitar férias, ele irá até o setor de RH ou DP para realizar essa solicitação. No entanto, esse tipo de pedido precisa ser passado para o gestor do funcionário para aprovação e, posteriormente, para o dono da empresa.
Com o workflow no RH, os processos de solicitação e aprovação das férias podem ser automatizados e digitalizados. Além do colaborador, profissional de RH, gestor e CEO poderem acompanhar o andamento das solicitações e os seus resultados.
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Para que o workflow serve no RH?
Um workflow serve para criar um sistema de fluxo de trabalho com etapas que compõem uma atividade. Portanto, o principal papel desta tecnologia no RH é reduzir o tempo necessário para executar as demandas desses setores.
Além disso, o sistema de workflow delega claramente as responsabilidades para otimizar os processos da gestão de pessoas e tarefas. Sendo assim, nessas áreas, os sistemas de workflow servem para automatizar as diferentes tarefas e ações, desde a admissão de um funcionário até a gestão da avaliação de desempenho.
Tipos de workflow em Recursos Humanos
Existem alguns tipos de workflows que podem ser aplicados no setor de RH, já que os fluxos são personalizáveis e flexíveis. Abaixo, explicaremos com detalhes como o workflow pode otimizar os processos dessa área. Confira:
Workflow para processos de seleção
O sistema workflow cria, otimiza e facilita os fluxos de trabalho para processos de seleção. Sendo assim, o RH economiza mais tempo em todas as etapas de contratação, desde a criação da vaga, divulgação, seleção e contratação.
Esse sistema consegue comunicar os responsáveis quando um candidato passa para a próxima fase para que todos sigam os fluxos do processo de seleção.
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Workflow na admissão
O workflow no processo da admissão facilita a entrada do novo colaborador na empresa. Isso porque todas as etapas são automatizadas e digitalizadas, evitando processos de admissão longos. Assim, o novo contratado pode começar a trabalhar logo após a finalização do processo seletivo e entrega de documentos.
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Workflow na organização de documentos
O departamento de RH também pode aplicar o workflow na organização de documentos, como o scanner dos documentos necessários. Dessa forma, automaticamente os documentos são escaneados e organizados na pasta do colaborador, sem a necessidade de guardar papéis físicos e de realizar atividades manuais.
Workflow no controle de ponto
Um sistema de workflow também acompanhará a frequência e o controle de ponto eletrônico, disponibilizando informações seguras para os trabalhadores e integrantes do RH.
Assim como a área de RH precisa conferir a frequência e a assiduidade dos colaboradores, o controle de ponto também facilita o cálculo de horas extras para pagamento ou descontos por faltas, realizado pelo setor financeiro.
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Workflow na automatização do envio de mensagens
Os sistemas de workflow de RH podem notificar automaticamente os colaboradores com envio de mensagens, como a importância de marcar o ponto eletrônico no horário da entrada e da saída.
Além disso, um fluxo de trabalho pode ser criado para avisar os funcionários sobre atrasos e faltas, enviando um alerta ao gestor responsável e ao RH.
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Workflow no planejamento de férias e ausências
O workflow também contemplará todo o planejamento das férias, como o pedido de solicitação do colaborador, aprovação do gestor, aviso para o RH e o pagamento das férias pelo setor financeiro.
As ausências por motivos de feriados ou afastamento por licença médica também podem ser planejados pelo workflow. Isso porque esse sistema realiza a automatização de lembretes para envio e recebimento da documentação necessária para os afastamentos conforme as políticas internas de cada empresa.
Workflow para avaliação de desempenho
O workflow de RH também automatiza o controle das avaliações de desempenho e a mensuração do desempenho dos funcionários conforme os indicadores da empresa.
Assim, o departamento pode realizar processos automatizados para autoavaliação, feedback dos gestores, feedback 360 graus, avaliação de colegas, entre outros formatos.
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Benefícios em aderir uma solução de workflow
Todos os processos realizados com a tecnologia workflow geram diversos benefícios para o colaborador, para a empresa e, principalmente, para o setor de RH. Veja quais são as maiores vantagens:
1. Processos mais ágeis
Ao automatizar os processos e prazos para cumprimento das atividades com o workflow, os profissionais otimizam melhor o tempo e o setor se torna mais ágil. Isso porque ao integrar diversas áreas, o departamento de RH poderá realizar suas tarefas logo após receber a aprovação de responsáveis envolvidos.
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2. Personalização dos processos
Um dos maiores benefícios do workflow de RH é a personalização dos processos conforme as necessidades da empresa e do setor. Para isso, os profissionais da área precisam mapear detalhadamente todas as tarefas envolvidas nos processos para colocar no sistema e iniciar a automatização.
3. Aderência às necessidades legais
O setor de RH que utiliza o sistema workflow tem mais facilidade em seguir as políticas e leis, evitando os problemas trabalhistas, previdenciários, fiscais e contábeis. Um dos principais benefícios do workflow de RH é o cumprimento das políticas estabelecidas pela organização e as obrigações legais.
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4. Aumento da produtividade
Sem dúvida, o uso do workflow no setor de RH gera aumento da produtividade da equipe e dos colaboradores envolvidos, visto que essa solução gera tempo para os profissionais se dedicarem às questões estratégicas. Além disso, com a otimização do tempo, os integrantes podem lidar com a humanização do RH.
5. Redução de custos
A redução de custos do workflow no RH vem da economia de tempo dos profissionais envolvidos. Inclusive, a realização de pagamentos corretos e documentos digitalizados também reduzem custos.
Além disso, esse setor também evita o pagamento de multas e processos jurídicos. Afinal, a área consegue automatizar as atividades de acordo com prazos e questões legais.
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6. Facilidades de acesso
Os integrantes de RH podem acessar com facilidade por meio da internet. Isso porque os processos estão automatizados e os documentos estão salvos no sistema de workflow.
Além disso, o departamento de RH também pode disponibilizar documentos ou demandas para outros departamentos, aumentando o desempenho da empresa.
Como aplicar o conceito de workflow no RH e DP?
Como mostramos, o workflow pode ser aplicado em diversas atividades e processos do RH e DP. Os fluxos de trabalho são definidos e cada passo é executado conforme as regras definidas e responsáveis designados.
Na prática, esses fluxos de trabalho podem ser criados com ajuda de um software de Recursos Humanos, como a Factorial. Com esse software de RH é possível digitalizar e automatizar todos os processos da área, como:
- recrutamento e seleção;
- organização de documentos;
- assinatura digital de documentos;
- controle de ponto digital;
- envio de mensagens para os colaboradores;
- planejamento de férias e ausências;
- avaliação de desempenho;
- e muitos outros recursos.
Com o software para RH da Factorial é possível automatizar toda a rotina do setor e do Departamento Pessoal. Assim, esses setores ganham tempo para as ações estratégicas e para o desenvolvimento do capital humano.
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