As leis trabalhistas passam por diversas mudanças ao longo do tempo para se adaptar às mudanças do mercado. A Portaria 671, por exemplo, já enfrentou três atualizações relacionadas ao controle de ponto desde novembro de 2021.
Com tantas alterações ocorrendo, é indispensável que gestores e profissionais de RH estejam atentos para garantir o cumprimento da lei. Um bom software para gestão de Recursos Humanos pode se tornar aliado nesse processo.
A Factorial, além de oferecer suporte para todas as áreas de RH e DP, também disponibiliza um controle de ponto eficiente e preciso.
Para saber mais sobre como a plataforma pode te ajudar a obter todos os documentos exigidos pela lei, continue a leitura deste conteúdo!
✅ Conheça uma tecnologia que realiza o controle de ponto da sua empresa
Índice
Portaria 671: documentos exigidos
A regularização dos Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto provocada pela Portaria/MTP n.º 671/21 também determina quais documentos devem ser apresentados pela empresa em caso de fiscalização.
Ao todo, são quatro documentos que devem estar sempre atualizados e organizados:
- Espelho Ponto;
- Comprovante de Registro de Ponto;
- Arquivo Fonte de Dados (AFD);
- Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ).
Contar com um software de gestão facilita esse processo e garante que sua empresa estará preparada para qualquer situação. Como uma fiscalização do Ministério do Trabalho, por exemplo.
Ao utilizar um sistema completo para gestão e controle do ponto, você estará automatizando uma das principais funções do RH. Além disso, os colaboradores conseguem encontrar em um único ambiente todos os arquivos relacionados à frequência.
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Como obter os documentos exigidos pela Portaria 671?
O software da Factorial facilita a vida de todos os profissionais da área de Recursos Humanos por disponibilizar diversos recursos de gestão. Entre eles está o armazenamento de documentos, como os exigidos pela Portaria 671.
Nossa ferramenta possui uma interface de fácil entendimento para que tanto gestores quanto profissionais de RH consigam acessar o necessário. Veja, no exemplo abaixo, como obter o espelho de ponto e o comprovante de registro de ponto:
- Ambas as versões podem ser adquiridas na aba Controle de Frequência no painel do software da Factorial;
- Basta selecionar o colaborador e clicar em “Exportar Folha de Ponto”;
- A caixa que abre pede que seja selecionado o tipo de exportação e o período referente.
Com o software da Factorial, é possível até baixar as versões em PDF desses documentos e receber uma notificação via e-mail.
Já os arquivos AFD e AEJ são acessados em outra parte do Controle de Frequência, como mostra a imagem abaixo.
Outros documentos descritos na nova Portaria 671 são o Atestado Técnico e o Termo de Responsabilidade. Estes são responsáveis pela garantia de que o software e a empresa estão atualizados com a legislação vigente.
É obrigação do desenvolvedor do sistema fornecer para sua empresa esses documentos. E a Factorial garante sua emissão: todos os nossos clientes utilizam um ambiente digital seguro, conforme às leis e suas atualizações.
Lembrando que, em caso de fiscalização, o atestado e o termo também devem ser apresentados ao auditor.
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Benefícios de gerenciar os documentos com um software de RH e DP
Fazer a gestão de documentos com a Factorial traz todos os benefícios de contar com um software all-in-one, confira:
- Processos de recrutamento e seleção mais organizados com triagem de currículos eficiente;
- Personalização de pastas para armazenar documentos como folha de pagamento, holerites, contratos, relatórios de ponto, etc.;
- Informe aos colaboradores sempre que um novo documento for carregado no sistema;
- Caso precise, você tem a opção de carregar documentos em massa de forma simples;
- Mantenha os arquivos da empresa seguros e só libere acesso para quem realmente for preciso;
- A assinatura digital dos documentos proporciona agilidade para o andamento dos processos, além disso, é 100% legal e segura;
- Aprove ou recuse os documentos que seus colaboradores carregam na plataforma com apenas alguns cliques.
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✅ Gestão de ponto conforme a Portaria 671 é com a Factorial
Como visto até aqui, a Factorial oferece o melhor software de gestão para o RH da sua empresa. Além de estar atualizado com a Portaria 671, ele também auxilia no controle da jornada de trabalho, facilitando o seu dia a dia.
Nosso propósito é usar cada segundo do tempo que temos para descobrir como você pode economizar seu tempo. Por isso, nossa plataforma é completa para atender todas as demandas diárias da gestão de pessoas.
Confira algumas das funcionalidades relacionadas ao Controle de Ponto:
- Controle de ponto e registro de frequência;
- Gestão de turnos e escalas de trabalho;
- Controle de férias, folgas e ausências.
As mais de 7 mil empresas que confiam na Factorial comprovam ser mais de 30 horas economizadas por mês com a automação dos processos.
Nosso sistema ainda permite que o registro de ponto seja feito pelo computador, celular ou QR Code.
💡 A Factorial é um exemplo completo que oferece vários recursos que facilitam o dia a dia do RH. Confira em 1 minuto como funciona!
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