Toda empresa está sujeita à fiscalização do trabalho, ou fiscalização trabalhista, em algum momento. Quem é gestor ou atua no setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal precisa estar familiarizado com esta ação.
Vale ressaltar que o principal intuito da atividade é combater a informalidade e garantir o cumprimento das leis trabalhistas. Dessa forma, é indispensável que sua empresa esteja preparada para lidar com a situação. Qualquer sinal de irregularidade nos documentos pode acarretar perdas financeiras significativas além de prejudicar a imagem da marca no mercado.
Por conta disso, separamos algumas informações importantes sobre a fiscalização do Ministério do Trabalho. Continue a leitura e entenda como o RH e DP podem ajudar na preparação, quais documentos são exigidos e os responsáveis por executar o processo.
Índice
Como funciona a fiscalização do trabalho?
O caminho para que a fiscalização do trabalho ocorra é por meio de uma denúncia. Ela pode ser feita por um colaborador que suspeita de irregularidades, um juiz do Ministério do Trabalho ou pelo próprio auditor fiscal.
Segundo as disposições da Portaria n.º 547/2021, que disciplina a atuação de inspeções no ambiente de trabalho, existem duas maneiras de dar continuidade na fiscalização, veja:
- Direta: que pode ser executada de forma dirigida, quando os fiscais vão até à empresa, e mista que, além da visita, solicita documentos;
- Indireta: feita com a apresentação de documentos, podendo ser presencial ou digital (eletrônica).
Entendidos esses dois caminhos, é importante que os profissionais do Departamento Pessoal conheçam os principais tipos de fiscalizações. Somente com esse conhecimento será possível entender como funciona o processo e se preparar do melhor jeito para o momento. Confira, na sequência:
Por denúncias
A fiscalização por denúncia, como o próprio nome sugere, ocorre a partir de uma queixa feita aos órgãos governamentais. São considerados descumprimentos das leis trabalhistas, qualquer situação prejudicial ao trabalhador, por exemplo:
- Não pagamento de direitos trabalhistas (salário, impostos, horas extras, etc);
- Ambiente de trabalho em más condições que põem em risco a vida dos colaboradores.
Dirigida
Esse tipo de fiscalização trabalhista é organizada pela Secretaria de Inspeção do Trabalho (SIT). A Portaria do Ministério do Trabalho e Previdência determina a modalidade como:
I – dirigida – cujo início e desenvolvimento ocorrem nos locais de trabalho ou estabelecimentos fiscalizados.
Os órgãos encarregados definem um período para realizar o procedimento e qualquer empresa está sujeita, caso eles considerem necessário.
Indireta
É feita a partir do recebimento de uma Notificação para Apresentação de Documentos (NAD). Ao receber esse ofício, a empresa deve preparar os documentos exigidos para a fiscalização do trabalho e apresentá-los posteriormente.
Normalmente, a documentação deve ser entregue nas Delegacias Regionais do Trabalho para que os auditores façam as verificações.
Imediata
A fiscalização imediata não precisa de uma denúncia ou de outro procedimento para ocorrer. Basta o auditor-fiscal identificar que o trabalhador está colocando sua saúde e segurança em risco para o cumprimento das funções.
Desse modo, a liderança deve ser comunicada imediatamente e a empresa recebe um auto de infração. Em casos mais graves, o auditor expedirá um termo para embargar ou interditar a empresa.
Para análise de acidente do trabalho
Quando ocorre um acidente de trabalho grave ou até mesmo fatal, essa situação abre precedente para a fiscalização. Isso porque os profissionais designados para fiscalizar vão coletar dados e informações para determinar as possíveis causas.
Lembrando que sua empresa tem obrigação de prestar socorro ao colaborador ferido. Além disso, o setor de RH e DP deve notificar por meio de uma Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) aos órgãos competentes. O procedimento relacionado com eventos de Segurança e Saúde no Trabalho (SST) é feito pela plataforma eSocial.
Do recolhimento do FGTS e Contribuição Social
Um dos tipos de fiscalização é relacionado com a análise do recolhimento do FGTS e da Contribuição Social. Os auditores averiguam se a empresa está em ordem ou com alguma irregularidade com as contribuições.
Ao identificar a ausência de pagamentos é emitido uma Notificação Fiscal para Recolhimento da Contribuição, sendo obrigatória a quitação dos valores em aberto. A empresa também recebe um auto de infração.
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Quem faz a fiscalização do trabalho?
Os responsáveis pela tarefa de fiscalizar as empresas são o Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) e o Ministério Público do Trabalho (MPT). Cada órgão possui seus próprios profissionais qualificados para executar as ações: Auditores-fiscais (MTP) e Procuradores (MPT).
A atuação do MTP é exclusivamente administrativa, ou seja, ela age extrajudicialmente, pois os auditores possuem legitimidade e competência para as averiguações. Desse modo, eles estão preparados para:
- Fazer visitas fiscais;
- Solicitar documentações;
- Lavrar autos de infração;
- Impor penalidades.
Por outro lado, o MPT não está ligado a nenhum dos três poderes e pode entrar com ações judiciais. Sempre visando a garantia do cumprimento dos direitos trabalhistas.
No entanto, antes de chegar a qualquer extremo como auto de infração, ação judicial, etc. pode ocorrer uma dupla visita. O próximo tópico vai abordar com mais detalhes esse procedimento.
Critérios para a dupla visita de uma fiscalização do trabalho
O conceito de dupla visita é explicado no próprio termo e consiste em mais de uma averiguação da empresa. Em um primeiro momento são apontadas as irregularidades da empresa e o que ela precisa fazer. Na sequência é feita uma nova avaliação para analisar o cumprimento ou não das determinações.
No entanto, isso não é uma regra aplicável a todas as fiscalizações. Existem condições previstas na lei que permitem a dupla visita, confira:
- Empresas novas, independente do porte;
- Organizações que possuam poucos colaboradores (até 10);
- Instituições de pequeno porte e microempresas (ME, MEI, etc.);
- Lei nova com vigência de até 90 dias.
Dados da fiscalização do trabalho no Brasil
Antes de seguir para os passos de preparação, resolvemos apresentar alguns dados importantes sobre a fiscalização do trabalho. Considerando o cenário brasileiro atual, coletamos informações do radar da Subsecretaria de Inspeção do Trabalho:
- Nos últimos 12 meses foram identificadas cerca de 131 mil irregularidades associadas com SST;
- O ano de 2022 fechou com 35.933 empresas fiscalizadas sobre o recolhimento do FGTS. Os valores notificados ultrapassam a casa dos cinco bilhões de reais.
Como RH e DP podem se preparar para a fiscalização do trabalho?
Entendendo todos esses pontos iniciais, fica cada vez mais evidente a necessidade de estar preparado para uma fiscalização, certo?
Afinal, qualquer irregularidade que afete o bem-estar dos trabalhadores pode resultar em consequências sérias para a sua empresa. Desde perdas financeiras e construção de uma imagem negativa da marca até o fechamento do local.
Separamos algumas dicas para superar essas possibilidades e garantir que os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal estejam preparados. Entenda, abaixo:
Auditoria interna
A auditoria interna é o principal caminho para alinhar todas as irregularidades da empresa e eliminá-las. Porém, apenas listar de cabeça o que não está correto será uma tarefa falha, o ideal é mapear todos os pontos que podem ser questionados.
Desse modo, fica mais fácil para você e o pessoal de RH e DP lidar com questões, por exemplo:
- Pagamento de horas extras atrasadas;
- Contratos de trabalho;
- Documentos rescisórios;
- Extratos previdenciários.
Separa um tempo para analisar com atenção a segurança do trabalho, verifique como estão os equipamentos, o ambiente, etc. Não esqueça de averiguar as documentações também, falaremos sobre elas mais a frente.
Documentações prontas e organizadas
A partir do levantamento feito na auditoria interna, o próximo passo envolve manter a documentação organizada. A melhor dica, nesses casos, é utilizar um sistema como o software de gestão para RH da Factorial.
Ter documentos digitalizados e digitais salvos em um servidor (local ou em nuvem) garante agilidade aos demais processos. Isso porque você conseguirá acessar de forma prática qualquer informação necessária e apresentar ao auditor.
Lembre-se que todos os contratos e espelhos de ponto precisam estar assinados pelos colaboradores. No caso de utilizar recursos digitais, a assinatura eletrônica é uma ferramenta muito útil.
Documentação para a Segurança do Trabalho
Conforme deixamos explicado, a documentação referente a Segurança do Trabalho deve ser vista com extrema atenção. Não apenas por envolver a condição do local e a saúde do colaborador, mas devido à grande quantidade de documentos.
Entre os principais registramos estão:
- Cartão de CNPJ da empresa;
- CNAE;
- Relação de cargos e descrição de suas funções;
- Livro de Inspeção do Trabalho;
- Laudo técnico das instalações elétricas;
- Certificados ambientais;
- Documentação dos EPIs;
- Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR);
- Laudo de insalubridade;
- Documentação da CIPA;
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
- Análise Ergonômica do Trabalho (AET).
A lista ainda inclui muitos outros documentos que asseguram o ambiente e as condições dele. Contar com um sistema para gestão de documentos facilitará a organização e o acesso a essas informações.
Livro de Inspeção do Trabalho
O Livro de Inspeção do Trabalho é um documento muito importante para a continuidade da regularização e manutenção da segurança. Esse fato se deve aos dados contidos nele, que compreendem desde a primeira visita de auditores na empresa.
Tudo fica registrado no caderno e funciona como uma ferramenta auxiliar da fiscalização. A ausência do livro configura infração de acordo com a CLT e a multa varia de R$ 200,00 a R$ 2.000,00. A obrigatoriedade pelo livro não se aplica a microempresas e empresas de pequeno porte.
Gestão de documentos eficiente
Agora que você já sabe como se preparar para a fiscalização do trabalho, conte com a Factorial para te ajudar. Nosso sistema é completo e permite a gestão de documentos eficiente e ágil.
Com o software para RH da Factorial você pode:
- Criar pastas personalizadas para separar e organizar seus documentos;
- Compartilhar com os profissionais informações de forma rápida;
- Coletar assinaturas 100% digitais e seguras;
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