Quer saber como solicitar férias e aprovar da melhor forma? Um software de gestão de férias pode ser a solução ideal para o setor de RH e DP da sua empresa. Saiba o porquê.
RH e DP lidam com um intenso fluxo de pedidos de férias. A menos que a empresa possua uma política bem clara sobre como solicitar férias e aprová-las, este momento pode gerar muito estresse e dor de cabeça para esses setores.
Contudo, tudo pode ficar mais fácil com o uso de uma boa ferramenta. Sem a ajuda de um software de gestão de férias, os setores de RH e Departamento Pessoal trabalham mais na época em que todos descansam.
Afinal, de um lado é preciso gerenciar os pedidos para que todos os colaboradores possam relaxar neste fim de ano. De outro, o RH deve evitar o esgotamento mental das equipes e a queda de produtividade do negócio.
Neste artigo, você vai descobrir o segredo para uma gestão de férias eficaz, com o uso da melhor ferramenta possível. Então, continue a leitura e confira tudo o que você precisa saber sobre como solicitar férias sem complicações!
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Índice
Benefícios de utilizar um software de gestão de férias
Dessa forma, a melhor maneira de fazer a gestão de solicitação de férias é utilizar as ferramentas certas. Isso ajudará não apenas a agilizar esse processo (o que é ótimo para o fluxo de trabalho do RH e do Departamento Pessoal), mas também a criar uma política de folgas que realmente faça sentido para a empresa.
Isso permite, por exemplo, que os funcionários saibam como solicitar férias da forma correta. Bem como acessar essas informações em uma única plataforma, a qualquer momento.
Uma destas opções, que está em alta no mercado brasileiro, é o software de Recursos Humanos da Factorial, que possui múltiplos recursos para o RH e o DP. Neste software, é possível testar na prática diferentes recursos:
- Solicitação de férias ao RH através do software;
- Aprovação ou rejeição por parte dos gestores;
- Automatização do envio do aviso e recibo de férias online;
- Visualização de todas as férias e ausências em um calendário de equipe;
- Centralização de documentos na plataforma;
- Geração de relatórios com dados e informações dos funcionários;
- Assinatura digital de todos os documentos;
- e muito mais.
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Então, sem mais delongas, confira a seguir os principais benefícios do uso de um software de gestão de férias.
Contar com um sistema centralizado para pedir férias
O principal aspecto de uma política de gerenciamento de férias e ausências é a eficiência. Afinal, de nada adianta possuir um sistema que não funciona para o negócio em questão. Nesse sentido, contar com um sistema de solicitação claro, eficiente e centralizado faz toda a diferença.
Isso permite que o RH possa determinar diretrizes sobre:
- como fazer um pedido de férias;
- para quem as solicitações devem ser enviadas;
- quais são os critérios utilizados para aprovar ou rejeitar os pedidos;
- e muito mais.
Para solicitar férias e ausências pelo software de gestão de férias da Factorial, por exemplo, o processo é muito simples. 🎥 Confira no vídeo abaixo:
Toda essa praticidade permite que o setor de RH e DP possa economizar tempo e focar no que importa: as pessoas.
É claro que existem ferramentas ainda mais simples, como o uso de planilhas de Excel, que permitem gerenciar as programações de férias dos colaboradores. Entretanto, o uso de um software de gestão de férias te permite:
- economizar tempo;
- diminuir o risco de erros humanos;
- reduzir problemas de agendamento;
- automatizar o gerenciamento de férias e folgas;
- e muitas outras funções.
Assim, com o uso de um software de gestão de férias para RH, os funcionários podem enviar suas solicitações por meio de um único portal. Enquanto isso, os gerentes podem aprovar ou rejeitar solicitações de acordo com os níveis de pessoal e carga de trabalho.
Gestão de prazos para solicitação de férias anuais
Uma função importante em um software de gestão de férias é a possibilidade de definir prazos claros. Isso ajuda o setor de RH a planejar com antecedência os níveis de pessoal da temporada de férias e os horários de feriados. E, de quebra, garante que os funcionários saibam como solicitar férias.
Além disso, o uso de um software de RH permite estabelecer um prazo de solicitação de férias razoável, que cumpra o período necessário para fazer a gestão de ausências da melhor forma possível. Em algumas empresas esse prazo será de 2 semanas antes do início da temporada de férias; em outras, será de 4 semanas.
É justamente com o apoio de um bom software de gestão de férias que os profissionais de RH podem evitar essas solicitações de última hora, que acabam sobrecarregando o setor e levando a erros que poderiam ser evitados.
Assim, os funcionários aprendem como solicitar férias com antecedência, e correm menos risco de ter seu pedido negado.
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Revisar e gerenciar ausências com facilidade
Com o uso de um software de gestão de RH, é possível criar um calendário sincronizado com todas as solicitações de férias aprovadas. Isso permite acompanhar quem está trabalhando e quem recebeu folga em um determinado período.
Em outras palavras: você terá em mãos um contador de ausências, que permitirá que o setor de RH possa gerar férias, licenças e outras faltas justificadas com muito mais facilidade.
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Ao utilizar o Software de gestão de férias da Factorial, por exemplo, é possível criar sua própria planilha de ausências, e definir suas próprias regras em relação a faltas, selecionando os tipos de ausência permitidos e definindo o contador em dias ou horas.
Em seguida, você pode inserir a quantidade de dias disponíveis para férias. Hoje, a CLT estipula um prazo máximo de 30 dias. Depois, deve selecionar os dias no calendário. Nesta etapa, você pode optar por não contabilizar feriados ou fins de semana que sucedem o último dia das férias.
Por fim, é possível definir dentro do próprio contador quando os dias podem ser utilizados. Assim como outras configurações desejadas.
Com os contadores de ausências, a sua empresa pode gerir férias, licenças e outras faltas justificadas, guiando seus colaboradores para saberem como solicitar férias em conformidade com a CLT e com a Reforma Trabalhista.
Priorizar pedidos de férias de acordo com a demanda
Como já mencionamos, o fim e início do ano é um dos períodos mais comuns para a solicitação de férias. Entretanto, dependendo do perfil dos seus colaboradores, é possível que existam outras épocas do ano em que essa demanda cresça. E um software de gestão de férias ajuda o setor de RH a determinar estes períodos de alta.
Por exemplo: em uma empresa com trabalhadores mais velhos, em que a maioria possui família e filhos, é comum a solicitação de uns dias de férias na metade do ano. Afinal, esse é o período em que ocorrem as férias escolares de junho.
Neste sentido, a empresa deve estar preparada para um possível aumento de solicitação de férias. Somente assim poderá atender tranquilamente a este aumento de demanda.
Mas, e se o setor de RH acabar recebendo muitas solicitações ao mesmo tempo? Neste caso, é necessário estabelecer um critério para priorizar quem terá seu pedido atendido.
Uma ótima opção é fazer uso de uma programação rotativa. Para isso, você cria uma lista com todos os funcionários, e determina a variação de prioridade. Isso permite que todos, cada um de uma vez, tenham prioridade para decidir o seu período de férias.
Gerar relatórios para auxiliar na tomada de decisão
Por fim, com o uso de um bom software de gestão de férias, como da Factorial RH, você pode aproveitar toda a informação armazenada e disponível no sistema para criar relatórios diversos.
Eles auxiliarão o setor de RH e os gestores da sua empresa a analisar dados em diferentes perspectivas. Com isso, será possível tomar decisões mais precisas e eficientes. E o melhor: sempre baseadas em informações reais do negócio, e não apenas em “achismos”.
No caso do software de gestão de férias da Factorial, basta acessar a seção de Relatórios para encontrar listados todos os painéis de relatórios disponíveis. Inclusive, a Factorial permite que você crie seus painéis e salve relatórios personalizados sobre diversos tópicos.
Você também é capaz de fazer download de todos os relatórios do painel. Basta ir até Baixar Relatório, e escolher a opção desejada para exportar o arquivo, seja no formato XLS ou CSV.
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✅ Software de gestão de férias e ausências
Enfim, fora as funcionalidades que mencionamos até aqui, existem outros benefícios em utilizar o software de RH da Factorial. Além de ensinar colaboradores como solicitar férias, o sistema ajuda a:
- Automatizar a solicitação de férias;
- Conferir os dias de férias acumulados, utilizados e disponíveis;
- Fazer uso do calendário para revisar as próximas ausências dos funcionários;
- Conferir todas as licenças médicas, dias de férias e outros tipos de folgas com facilidade;
- Acompanhar as férias de cada funcionário e o desfalque em cada equipe;
- Criar políticas de férias para todo o negócio ou para diferentes times;
- Definir permissões para determinar quais supervisores precisarão aprovar solicitações de ausência;
- Definir a quantidade de folga remunerada de um ano para o outro;
A chave para construir um ambiente de trabalho saudável é a organização. Apenas isso permite que todos os colaboradores possam desfrutar do merecido descanso.
É neste sentido que um software de gestão de férias faz toda a diferença para o setor de RH. Ele oferece mais tempo livre para o setor focar na gestão de pessoas, e garante eficiência em cada processo no dia a dia da empresa.
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Como solicitar férias de acordo com a lei
As férias são um assunto muito importante tanto para a empresa quanto para o funcionário. E, no fim de ano, a questão se torna ainda mais relevante, uma vez que boa parte dos colaboradores decide utilizar seu descanso durante a época de Natal e Ano Novo, ou durante os meses de janeiro e fevereiro, o auge do verão no Brasil.
Com isso, é responsabilidade do setor de RH fazer a gestão destes pedidos de férias, para que todas as situações que o trabalhador tem direito a férias sejam cumpridas. E para que esses trabalhadores saibam como solicitar as férias de acordo com o que diz a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Conforme consta na CLT, o trabalhador apenas têm direito a férias após o primeiro ano (12 meses) de contratação. É o chamado período concessivo. Por outro lado, se o trabalhador decidir não solicitar férias neste período, o empregador deve pagar os valores de férias em dobro.
Outro ponto importante é em relação ao pagamento do salário durante o período de férias. Segundo a lei, o colaborador tem direito ao pagamento salarial e a um adicional de férias durante este período. O adicional corresponde a um terço do salário bruto.
Além disso, a lei determina que é possível solicitar férias em 3 períodos diferentes do ano, mas um deles não pode ser inferior a 14 dias.
👉 Leia mais sobre Cálculo de férias: Atualização da MP 936/927
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Como lidar com o aumento do pedido de férias no fim de ano?
O primeiro ponto é entender a importância da gestão de solicitação de férias para o setor de RH. Afinal, oferecer esta merecida folga aos colaboradores traz diversos benefícios. O principal deles é permitir que os funcionários retornem ao trabalho mais descansados e produtivos.
Além disso, a prática de deixar claro como tirar férias na empresa também incentiva um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal, evitando problemas de esgotamento mental e burnout – que inclusive foi reconhecida como doença ocupacional em 2022.
Entretanto, é preciso pensar também no que é importante para a empresa, criando regras claras sobre como solicitar férias. Assim, todos poderão ter a chance de descansar com o mínimo de interrupção na produtividade do negócio.
Nesse sentido, é função do setor de RH criar uma política de férias anual detalhada, que descreva todo o seu processo de solicitação, aprovação, agendamento e gerenciamento de folgas dos funcionários.
Isso demonstra que a empresa está preocupada com a questão, além de permitir a todos os funcionários os mesmos direitos. Seja na hora de solicitar férias, seja na hora de ter seu pedido avaliado.
Para que essa gestão de RH ocorra da melhor forma possível, uma boa solução é fazer uso de um software de gestão de férias completo e eficiente.
