Ter uma visão completa de todos os colaboradores inseridos em sua empresa é fundamental para uma boa gestão de pessoas. Nesse contexto, muito se fala sobre o quadro de pessoal e sua eficiência para tomadas de decisões mais assertivas.
Por meio do quadro de pessoal é possível identificar quantos profissionais atuam e quais as funções desempenhadas. Quando não há um bom controle do quadro de funcionários, a organização sofre impactos negativos como sobrecarga de funções e queda da produtividade.
Cabe ao gestor em conjunto com o setor de RH encontrar meios para gerenciar essa ferramenta, visando a melhora do desempenho de todos.
Por esse motivo, criamos um artigo completo com informações sobre o que é quadro de pessoal e sua importância. Vamos apresentar os principais benefícios oferecidos por uma boa organização e a influência das leis trabalhistas no processo.
Continue a leitura e descubra como usar a tecnologia como aliada!
Índice
O que é quadro de pessoal?
Inicialmente, o quadro de pessoal era apenas um método de controle para saber quantos colaboradores a empresa tinha. No entanto, hoje existem ainda mais benefícios em contar com esse recurso.
O quadro de funcionário passou a ser sinônimo de tomadas de decisões mais assertivas em relação a promoções, contratações e remuneração. Isso acontece por conta dos inúmeros dados possíveis de coletar a partir das informações dispostas na ferramenta, as quais são:
- Cargos em que cada colaborador está atuando;
- Funções desempenhadas por eles;
- Principais responsabilidades conferidas ao profissional;
- Salário que recebe atualizado;
- Benefícios que estão sendo disponibilizados para ele.
Essa visibilidade também permite que o gestor encontre gargalos ou sobrecargas que afetam a produtividade, como férias e desligamentos. Desse modo, fica claro que o quadro de pessoal traz bons resultados, como a melhora na comunicação interna e no gerenciamento de equipes.
📚 Antes de discutirmos a importância de estruturar o quadro de pessoal, dê uma olhada nesta sugestão de leitura: Gestão de Pessoas nas empresas: 10 dicas práticas para o RH 📚
Qual a importância do quadro de pessoal para a empresa?
O colaborador é o bem mais valioso de uma empresa e esse fato independe de seu tamanho ou segmento. Logo, o crescimento da empresa depende dos esforços do capital humano que deve ser desenvolvido para alcançar melhores resultados.
É nesse cenário que um quadro de pessoal bem estruturado ganha destaque, pois dará visibilidade e transparência aos gestores. Assim, as informações se tornam ágeis em diferentes situações, incluindo mudanças organizacionais e processos de recrutamento e seleção.
Veja dois exemplos da funcionalidade desse método de organização:
- Admissões e contratações: com acesso ao número total de colaboradores em cada equipe, o gestor, em conjunto com o RH, poderá identificar quais áreas precisam de novos profissionais, bem como os cargos e funções necessários e as competências e habilidades exigidas.
- Plano de carreira: outra vantagem do quadro de pessoal é fornecer dados significativos ao RH para a elaboração de planos de carreira individuais.
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Que benefícios o quadro de pessoal oferece para a empresa?
Se pensarmos no quadro de pessoal como uma estrutura alinhada à cultura da empresa e sujeita a atualizações constantes, torna-se fácil identificar seus benefícios. A seguir, apresentaremos os impactos positivos que essa ferramenta pode proporcionar.
Retenção de talentos
Quando você consegue identificar os esforços dos colaboradores, torna-se mais fácil oferecer um plano de carreira atrativo. Além disso, a retenção de talentos diminui a taxa de rotatividade e os custos com entradas e saídas.
Outro ponto que o quadro permite ao gestor enxergar e que contribui para a retenção de profissionais qualificados é a oferta de um programa de remuneração e benefícios coerentes com o mercado.
Quando os colaboradores se sentem valorizados e seus esforços são reconhecidos e recompensados, isso impacta positivamente em sua produtividade. Além da baixa rotatividade, que influencia de forma positiva na construção de um clima organizacional saudável.
Melhor planejamento e gestão dos recursos humanos
A visibilidade conferida ao gestor por meio do quadro de funcionários garante a alocação eficiente dos recursos humanos. Isso acontece porque você identifica com mais facilidade o que cada colaborador faz e como está sua performance.
Além disso, é possível saber quanto está sendo gasto com os profissionais e avaliar se eles estão trazendo lucro para a empresa. É importante lembrar que não conhecer essas informações pode prejudicar a saúde financeira da empresa.
Os dados coletados de uma análise do quadro fornecem insumos para o desenvolvimento de estratégias e planejamentos precisos. Por fim, o gestor consegue entender as necessidades de cada setor, considerando diversos fatores, e oferecer ações efetivas para atender as demandas.
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Aumento da produtividade e eficiência
Ao distribuir os colaboradores em cargos e funções que correspondem à sua expertise, é possível promover a realização de atividades mais eficientes e produtivas. Isso se deve ao reconhecimento das habilidades e competências necessárias em cada setor.
Ademais, quando o gestor sabe o que cada profissional deve fazer, o acúmulo de tarefas e funções é reduzido. Diante disso, também há um controle maior das horas extras realizadas, evitando que ultrapassem os limites saudáveis.
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Desenvolvimento de competências e habilidades
O reconhecimento das necessidades de cada setor também contribui para entender quais precisam de melhorias. Desse modo, o RH e a liderança conseguirão elaborar um plano de desenvolvimento com treinos e programas de capacitação.
Com o aperfeiçoamento dos profissionais, sua empresa colherá bons frutos para alcançar o sucesso. Assim, o desempenho das funções contará com mais eficiência e eficácia, em consequência, haverá um aumento da produtividade.
O resultado dessas ações é entregue ao mercado a partir da qualidade dos produtos, serviços e atendimentos oferecidos pela marca.
📚 Leia esse artigo sobre os indicadores de desempenho e saiba como usá-los no desenvolvimento de competências e habilidades 📚
Cumprimento das obrigações legais
Entender as leis trabalhistas é indispensável quando falamos sobre a gestão do quadro de pessoal eficiente. Pois, tanto empregador quanto empregado devem saber o que é direito e o que é dever no amparo da CLT.
Portanto, com a visibilidade completa você poderá evitar problemas judiciais provenientes de uma má gestão de pessoas. A aplicação de ajustes nas normas também se torna mais fácil de acompanhar pelo quadro, para o cumprimento da legislação.
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Como a tecnologia pode te ajudar
Até aqui, mostramos o que é quadro de pessoal e qual a sua importância para o funcionamento da empresa. Na sequência, falaremos sobre as formas de construir o quadro e como a tecnologia contribui nesse processo.
Primeiro, existem três maneiras para a criação desse recurso: quadro branco, ferramentas digitais e sistemas informatizados. O último é destinado para a automação das atividades operacionais que demandam tempo, por exemplo:
- Controle de ponto;
- Registro de horários;
- Registro de férias e ausências.
O software para gestão de RH da Factorial oferece os recursos necessários para você acompanhar com precisão o controle do quadro de pessoal. Por meio da nossa ferramenta, é possível configurar um organograma completo com todos os detalhes.
Além disso, você também consegue exportar em formato de planilha o organograma com data de início e setor de atuação.
A ferramenta da Factorial não oferece apenas soluções para seu quadro de pessoal, mas para todas as atividades do RH. Para esclarecer mais dúvidas, leia nosso artigo com as principais razões para investir no software de gestão e assista ao vídeo:
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