7 dicas para gerenciar equipes de trabalho durante o coronavírus

A chegada do COVID-19 virou a maioria das empresas de cabeça para baixo. Todo o mercado brasileiro e do mundo foi afetado e uma das áreas que mais apresentou mudanças foi o setor de Recursos Humanos. Afinal, gerenciar equipes durante o coronavírus é totalmente diferente do que estamos acostumados.

A declaração do estado de emergência obrigou muitas empresas a incorporar o teletrabalho no seu dia a dia.Aliás, podemos dizer que nunca se falou tanto de home office até agora no Brasil. Dessa forma, essa foi uma alternativa para que os trabalhadores pudessem continuar suas atividades sem ir ao escritório. Como indicou a Organização Mundial da Saúde e o Ministério da Saúde, é vital evitar multidões para que seja possível diminuir o número de infectados.

Teletrabalho ou Home Office: o grande desafio

O teletrabalho não é uma prática desconhecida, mas é pouco aplicada no Brasil. Aliás, a prática só foi consolidada na Reforma Trabalhista de 2017. Por isso, é fundamental saber o que diz a lei sobre home office.

Segundo pesquisa do Capterra, a quarentena fez com que 77% das pequenas e médias empresas adotassem o home office. Novas formas de oferecer produtos, investir em projetos e se adaptar ao trabalho remoto foram alguns dos desafios dos brasileiros. O estudou ainda adiantou que 55% dos entrevistados considera que o negócio pode continuar com equipes remotas.

No entanto, ter todos os trabalhadores no mesmo espaço facilita muito o gestão das equipes. Mas, o que acontece agora que todos estão trabalhando de casa? 

Esse é um dos principais desafios para todos aqueles que gerem pessoas diferentes para um projeto e para os departamentos de Recursos Humanos. Basicamente porque o teletrabalho está sendo implementado aos poucos no Brasil. Além disso, as empresas mais tradicionais não estavam acostumadas com essa modalidade de trabalho. 

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Você é responsável por uma equipe de trabalho ou faz parte do departamento de Recursos Humanos? Fique aqui porque temos algumas diretrizes para gerenciar equipes durante o coronavírus. 

Como gerenciar a sua equipe em tempos de Coronavírus

Como responsável pelos Recursos Humanos, você deve ser claro sobre o seguinte: os trabalhadores devem confiar em si e sentir que está presente.

Muitos trabalhadores ainda não estão acostumados ao teletrabalho. Por isso, é normal que se sintam estranhos e, inclusive, pouco conectados à empresa. Daí a importância de estar presente e de comunicar-se com eles. Agora, em um contexto de crise, precisa saber como gerenciar equipes durante o coronavírus. Ou seja, como se comunicar e manter uma rotina saudável de trabalho.

Antes de mergulhar a fundo nos projetos, recorde-se…

  • Fale sobre o coronavírus: Embora os funcionários assistam às notícias, nunca é demais se a própria empresa falar sobre o COVID-19. No entanto, é necessário manter o equilíbrio. Não se trata de falar sobre o lado negativo da situação, mas de aportar também medidas preventivas e compartilhar pontos positivos. Obviamente, antes de relatar, verifique todas as informações que chegarem (é importante não divulgar boatos ou fake news).
  • Envie uma mensagem de esperança sobre a situação econômica: As duas principais preocupações de qualquer trabalhador em tempos de coronavírus são o contágio e a situação econômica. Sobre o último, é melhor ser realista quanto à positividade, pois, graças ao teletrabalho, a empresa continua a operar enquanto outras empresas não podem ou tiveram que despedir seus colaboradores.

Dito isto, vamos para as nossas dicas!

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Dê diretrizes para um teletrabalho eficiente

Parece que o teletrabalho e o coronavírus chegaram de mãos dadas. Portanto, é normal que os funcionários se percam quando se organizam para trabalhar em casa. Ajude-os com dicas de organização e gestão de tarefas. Do seu lado, é imprescindível conhecer as melhores práticas de RH para gerir sua equipe no coronavírus. 

Por exemplo, pode aconselhá-los sobre a técnica Pomodoro ou algum outro método semelhante. Essa maneira de organizar o tempo consiste em blocos de 25 minutos, mas pode ser diferente, dependendo de quem o aplica.

Aconselhe os seus funcionários sobre rotinas de exercícios

A vida dos trabalhadores de escritório tornou-se subitamente mais sedentária devido à crise do coronavírus. Eles mal saem e aqueles que praticam atividades físicas fora de casa tiveram que deixar os treinos. Mostre preocupação com a saúde dos colaboradores, aconselhando rotinas de exercícios que pode fazer facilmente em casa.

Além disso, caso a sua empresa esteja disposta, pode investir em aplicativos que fornecem rotinas físicas. Diversas empresas adotaram essa iniciativa como forma de amenizar os efeitos do distanciamento social e promover a saúde física do colaborador. Ademais, que não deixa também de afetar a saúde mental.

Estabeleça canais de comunicação virtual

Há informações que podem ser transmitidas por e-mail, mas existem outras formas de comunicação virtual que também são necessárias para transmitir maior proximidade e facilitar o entendimento entre os profissionais. Uma das ferramentas mais usadas para conseguir isso é o Slack, que funciona como um bate-papo. No Slack, é possível estabelecer canais diferentes e também enviar mensagens privadas.

E não se esqueça de ver os rostos dos seus funcionários! Somos seres humanos e precisamos nos ver de vez em quando. Portanto, é essencial que faça reuniões virtuais com a equipe nas quais todos possam se ver e conversar entre todos. Zoom, Google Meet, Skype e diversas outras ferramentas podem funcionar bem para isso, Para saber mais, leia o nosso artigo  sobre 22 Apps e ferramentas para otimizar o seu home office. .

Além disso, isso também ajuda a otimizar determinadas comunicações e melhorar na hora de gerenciar equipes no meio do coronavírus. Outra boa dica é manter uma rotina de check-in diário, uma forma de criar um ritual de encontro online. Mas não abuse, o excesso de reuniões virtuais também cansa. Essa desvantagem até já tem nome, se chama Zoom Fatigue.

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Mantenha treinamentos profissionais

Muitos cursos e treinamentos profissionais já são disponibilizado há muito tempo de maneira online. Com a ocorrência do coronavírus, os treinamentos online aumentaram exponencialmente, principalmente os cursos online. Aliás, se você é da área de RH, aqui encontra diversos cursos online para se atualizar.

Neste momento é interessante incentivar a sua equipe a buscar mais conhecimento e formação, já que há um grande número de ofertas gratuitas. Além disso, é um bom momento para promover a troca de conhecimento dentro da empresa, através de lições gerenciadas pelos próprios funcionários. 

Controle a produtividade das equipes

Assim como a produtividade é controlada no escritório, ela também pode ser feita por teletrabalho. Para fazer isso, é necessário registar as horas de trabalho de cada colaborador. Se já utiliza a Factorial na sua empresa, os funcionários podem registrar o ponto através do nosso software online ou do nossao App, em suas próprias casas. 

Também é possível acompanhar o volume de trabalho realizado com alguma ferramenta de produtividade. Para saber mais sobre isso, leia o nosso artigo Como monitorar as horas trabalhadas e as tarefas diárias no home office.

Entretanto, é importante também estar consciente que a pandemia é uma situação inédita. Portanto, permitir que seus colaboradores tenham horários flexíveis pode ser uma boa alternativa. Caso não seja viável, converse sobre como a produtividade pode ser mensurada com a sua equipe.

Esteja consciente sobre a importância da segurança online

A segurança cibernética é algo que todos devemos ter em conta quando trabalhamos em casa. Normalmente já existem muitas notícias falsas circulando por meio do WhatsApp e também por e-mail. E a chance de que isto aumente agora é muito grande. Portanto, é muito importante que ninguém da equipe abra nenhum e-mail suspeito. Já que estes podem conter algum malware que irá degradar o computador da empresa. 

Nesse caso, é papel da empresa junto ao setor de RH, fornecer as melhores ferramentas e direcionamentos para evitar que dados sejam perdidos ou equipamentos danificados.

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Tenha confiança na sua equipe

Como acabamos de ver, gerenciar equipes durante a quarentena do coronavírus, pode ser algo complexo. Mas não é impossível, assim como a adaptação das empresas ao teletrabalho.

Os colaboradores precisam confiar no departamento de Recursos Humanos e essa confiança também deve ser mútua. Crie espaços de cuidado e atenção psicológica para seus colaboradores. Altere a forma de feedbacks e crie, aos poucos, uma cultura adaptada ao home office. Essas e outras técnicas pode tornar o trabalho remoto em equipe mais fácil e atento às necessidades dos colaboradores.


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