Gestão de projetos: o que é e como criar um cronograma completo

Uma gestão de projetos bem feita resulta em uma empresa de sucesso. Contudo, existem diversas ferramentas e inúmeras maneiras para gerir esses processos da melhor forma. Confira a seguir o que é gestão de projetos e aprenda a criar um cronograma de implementação no Excel.

Gestão de projetos e processos nem sempre é uma tarefa fácil. Por isso, existem muitas ferramentas para gestão de projetos que auxiliam na hora de realizar, melhorar e simplificar essa tarefa. Um cronograma, por exemplo, é uma ótima maneira de estruturar e monitorar os planejamentos e as atividades de uma empresa.

Neste conteúdo, vamos explorar os conceitos básicos dessa ferramenta, abordar as melhores maneiras de aplicá-la e dar dicas essenciais para que você possa criar um cronograma de gestão de projetos ágil e eficiente. Acompanhe a leitura!

Índice

• O que é gestão de projetos?
• Qual a importância da gestão de projetos para uma empresa?
• 5 etapas para uma gestão de projetos eficaz
• Metodologias para gestão de projetos
• Ferramentas para gestão de projetos: 3 exemplos
• Cronograma completo para gestão de projetos
• Como fazer o cronograma de um projeto no Excel?
• Um software de RH que facilita a gestão de projetos

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O que é gestão de projetos?

Saber o que é gestão de projetos é fundamental. O termo se refere a uma metodologia criada para planejar e executar projetos da melhor forma possível. Essa gestão envolve o processo de planejamento, definição, execução e análise. Para serem bem-sucedidos, todos os projetos devem ser geridos por um líder, um gestor de projetos, que saiba organizar, conduzir e tomar as decisões necessárias.

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É importante ressaltar que, por trás de um projeto, há sempre um objetivo, e que a realização dele depende de ações prévias e claramente definidas. Só de saber o conceito de gestão de projetos já podemos compreender o porquê ele é importante dentro de uma empresa. Todavia, a seguir, vamos entender um pouco mais.

Qual a importância da gestão de projetos para uma empresa?

É uma gestão de projetos bem feita que torna possível a separação das ideias que são aplicáveis daquelas que não são viáveis. Sua importância está no fato de que é através que são definidos os conhecimentos, as habilidades e os recursos necessários para a concretização do projeto.

Logo, existem muitos benefícios em aplicar essa metodologia dentro de uma empresa em inúmeros processos. Os principais pontos positivos da gestão de projetos para a criação de um produto ou serviço, por exemplo, estão em um maior controle do processo como um todo, na diminuição dos riscos que ele corre e na agilidade para tomar decisões e colocá-las em prática.

Agora que já sabemos o que é e qual sua importância para uma empresa, vamos ao passo a passo. A seguir, entenda quais são as etapas da gestão de projetos e que ferramentas podem ajudar a otimizá-la.

5 etapas para uma gestão de projetos eficaz

Quando falamos de processos internos nas empresas, não existe fórmula mágica para garantir resultados positivos em todos os projetos. Cada projeto e cada equipe possuem uma forma específica para alcançar seus objetivos, bem como uma maneira mais adequada de aplicá-la. Além disso, o projeto também vai variar de acordo com os recursos disponíveis e a forma como eles podem ser utilizados.

Apesar dessas variações e da inexistência de uma fórmula perfeita, podemos estabelecer, de maneira geral, as etapas pelas quais uma gestão de projetos precisa passar. São elas:

1. Iniciação: é a primeira fase de um projeto, na qual a ideia geral é criada. É aqui que são definidos os objetivos, as metas, os recursos necessários e o gestor de projeto, que irá conduzir e desenvolver a equipe;
2. Planejamento: nessa fase, a ideia geral é analisada de modo mais detalhado, e o gestor planeja todas as atividades, tarefas, responsabilidades e prazos necessários para o sucesso do projeto;
3. Execução: é hora de atribuir um orçamento e um prazo específico para a realização do projeto. Aqui, alguns ajustes são feitos e o projeto começa a ganhar vida. É nessa fase que os integrantes da equipe recebem suas funções e tarefas específicas.
4. Controle e monitoramento: com o projeto já iniciado, é hora de estabelecer as etapas onde os resultados devem ser relatados, que, após, serão analisados pelo gestor a fim de medir o desempenho e a produtividade dos seus colegas.
5. Encerramento: se tudo correr bem, após vários ajustes e modificações, o projeto é finalizado e divulgado dentro da empresa pela área de comunicação interna e externa, conforme for o caso.

Metodologias para gestão de projetos

Uma vez que já sabemos o conceito, a importância e as etapas de uma gestão de projetos, é hora de descobrirmos as maneiras de colocá-la em prática, ou seja, as metodologias que podem ser usadas para gerir projetos. A melhor delas é a que se adapta mais facilmente à sua cultura organizacional, bem como ao orçamento e ao prazo que foram contemplados.

A seguir, vamos apresentar e explicar cada uma das três metodologias de gestão mais utilizadas pelas empresas atualmente.

1) Metodologia ágil

A metodologia ágil é uma das mais utilizadas, tanto na gestão de processos como em departamentos de recursos humanos. Ela foca na otimização de recursos e se concentra na visão geral das tarefas a serem executadas.

Esse método possui 4 princípios fundamentais:

• Colaboração entre indivíduos;
• Eficácia e rapidez;
• Dinamismo;
• Valorização dos indivíduos sobre os processos.

O método para gestão de projetos ágeis prioriza o uso inteligente do tempo; valoriza a flexibilidade e a adaptabilidade; e faz da “melhoria contínua” o seu foco principal.

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2) Metodologia cascata

Este é, sem dúvida, um dos métodos mais clássicos e, talvez, o mais tradicional. Ainda assim é bastante eficaz no que diz respeito à gestão de projetos. Este tipo de estratégia surgiu nos anos 70 e é uma das mais rígidas.

Ao contrário da metodologia ágil, que foca na continuidade, a cascata foca na objetividade. Cada etapa do projeto está vinculada e depende diretamente, portanto, uma da outra. Isso significa que não é possível avançar para o ponto C sem ter feito o B, para o ponto D sem ter feito o C, e assim sucessivamente.

Dessa forma, uma vez que o projeto é iniciado, é muito complexo fazer alterações em tempo real. No entanto, se o líder e a equipe possuírem uma visão clara e detalhada, e se o método for executado corretamente, os resultados podem ser muito positivos.

3) Metodologia da corrente crítica

Como o próprio nome indica, a metodologia da corrente crítica foca em priorizar tarefas que, devido aos seus impactos e implicações, são críticas para a conclusão de um projeto. Em suma, é um método que busca aumentar o desempenho do projeto, mesmo diante de inúmeros conflitos de prazo, custo ou qualidade.

Esse tipo de estratégia propõe uma reformulação da dependência entre as tarefas, levando em consideração também a necessidade de recursos e não apenas das tarefas no cálculo da estimativa de duração do projeto. A grande vantagem desse método é que ele permite minimizar os erros, por isso é a metodologia ideal para utilizar em um projeto que possui recursos limitados, seja em termos de tempo ou dinheiro.

Ferramentas para gestão de projetos: 3 exemplos

Agora que já exploramos também as etapas e as diferentes metodologias que existem, vamos descobrir quais são as ferramentas para gestão de projetos que auxiliam nessa atividade. Elas são fundamentais para uma gestão ágil de projetos e processos, e para realizar as mais diferentes tarefas.

Existem plataformas especificamente desenhadas para trabalhar como ferramentas de gerenciamento, tais como:

1. programas híbridos que possuem este tipo de funcionalidades;
2. softwares mais genéricos, que podem ser adaptados para este fim;
3. modelos em Excel adaptáveis para gerir os seus projetos.

Ao escolher uma ferramenta para gerir projetos na sua empresa, é preciso levar em consideração o espaço de trabalho que ela oferece. Ele deve permitir:

• planejar e monitorar os resultados em um calendário de objetivos;
• integrar informações de forma colaborativa;
• centralizar a documentação importante;
• fácil acesso aos dados e documentos;
• acompanhar, monitorar e avaliar os resultados.

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Cronograma completo para gestão de projetos

Chegou o momento de falarmos sobre o cronograma de um projeto: o que é, para que serve e quais os tipos mais comuns utilizados para o gerenciamento de projetos e processos. Acompanhe!

O que é cronograma?

A palavra “cronograma” vem de “chronos”, que significa tempo, e “gram”, que significa mensagem escrita. Pela origem da palavra, podemos concluir que o cronograma de um projeto nada mais é do que uma lista de tarefas, com datas de início e fim. Ele pode ser mais ou menos completo; mais ou menos amplo; geral ou específico; e mais ou menos visual.

É uma ferramenta utilizada em muitas empresas para organizar e realizar a gestão de projetos. Muito além de uma lista de tarefas, um cronograma inclui também um calendário, que permite ver os dias designados para concluir cada uma das tarefas planejadas.

Para que serve um cronograma?

Utilizar um cronograma como ferramenta de gestão de projetos possui inúmeros benefícios. Ele ajuda a:

• otimizar os processos de planejamento de projetos;
• simplificar a organização das atividades diárias, dividindo os projetos em pequenas tarefas com prazos específicos;
• motivar a equipe a ser mais produtiva, fornecendo metas específicas e alcançáveis;
• antecipar possíveis atrasos em tarefas, evitando o “efeito dominó” que pode levar a um atraso na entrega do projeto;
• fornecer uma visão geral do status de todas as tarefas realizadas dentro do projeto, além da velocidade de execução e sua evolução;
• estabelecer uma ordem de tarefas dentro de um projeto maior e com vários colaboradores;
• melhorar a comunicação interna entre colegas e equipas de trabalho, para que todos estejam cientes da fase do projeto em que cada um se encontra.

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Tipos de cronograma

Existem diferentes técnicas, estratégias e teorias para criar um cronograma de gestão de projetos. A melhor delas é aquela que se adapta às suas necessidades e às da sua empresa e equipe.

Os tipos de cronograma mais usados ​​são:

• Cronograma de Gantt: neste modelo, as tarefas são distribuídas em uma barra de tempo. Quanto maior a tarefa no tempo, maior a barra. É a solução mais visual e mostra facilmente a sobreposição entre as tarefas.
• Cronograma de Pert: este tipo prioriza a relação entre as diversas tarefas do cronograma ao invés das suas datas de início e fim. Aqui, as tarefas são representadas por caixas, que se relacionam entre si por meio de setas. Dentro de cada caixa, estão incluídos os processos necessários para realizar a tarefa específica. A ordem das caixas depende da prioridade dos projetos.
• Cronograma de Marcos: este modelo de cronograma inclui apenas as tarefas mais importantes para o projeto, e as agrupa de acordo com as datas de entrega, reuniões ou qualquer outro momento chave para o processo.

Como fazer o cronograma de um projeto no Excel?

A criação do cronograma é a quarta etapa da sua execução. Por isso, antes de mais nada, vamos pincelar cada uma dessas fases, que são sempre as mesmas para qualquer tipo de cronograma.

Etapas para a execução de um cronograma de gestão de projetos

1. Divisão de tarefas: nesta etapa ocorre a divisão de um grande projeto em todas as tarefas necessárias para executá-lo.
2. Definição de relações entre tarefas: aqui, as tarefas são classificadas conforme o tipo de relação entre elas, que se dividem em três:
   • Fim de uma está conectado com o início de outra, se uma delas for dependente;
   • Início de ambas está conectado, se puderem ser feitas ao mesmo tempo;
   • Final de ambas está conectado, se tiverem que terminar ao mesmo tempo.
3. Definição das datas de início e fim das tarefas: esta etapa é fundamental, e o melhor a fazer é defini-la tendo em consideração o prazo final de todo o projeto. Uma dica é ir decidindo os prazos das tarefas começando pela mais distante do dia de hoje e terminando com a mais próxima no tempo. No entanto, também é importante saber quanto tempo geralmente pode levar para realizar cada uma das atividades, de modo que o cronograma seja realista.
4. Criação do cronograma: para criar o cronograma é preciso ter em conta a dimensão do projeto e quem será responsável por ele. A esta pessoa devem ser fornecidos os recursos necessários e o prazo para o projeto.
5. Reajuste do cronograma: é muito provável que, durante o processo, ocorram mudanças que tornem necessária uma atualização no cronograma. Por isso, reajustes podem e devem ser feitos, sejam eles em datas, informações ou tarefas.

Criação do cronograma

Agora que já abordamos cada etapa da criação de um cronograma, vamos falar especialmente sobre a quarta: a sua criação. Quando um cronograma é feito no Excel, as linhas e colunas do programa são usadas para definir as tarefas que devem ser executadas. Aí estarão as informações relativas às datas de início e fim de tarefas; aos recursos que serão necessários ou alocados a cada tarefa; e aos responsáveis ​​por cada atividade.

Além disso, é aconselhável deixar espaço suficiente para adicionar notas e informações que podem surgir durante o processo. Afinal, como já citamos, é muito provável que o cronograma precise ser reajustado.

A primeira versão do cronograma — ainda longe de ser a versão final — deve resultar em uma tabela de “caminho crítico”, que mostrará somente a sucessão de tarefas no tempo. Por enquanto, os recursos necessários e o responsável pela realização do projeto não serão considerados.

Somente após estes passos é que serão incluídos os recursos (pessoas envolvidas, documentos, etc.). Antes de terminar o cronograma, é preciso verificar se todos os recursos estão bem estabelecidos e estruturados.

Por fim, estabeleça margens de tempo entre as datas mais importantes. Assim, se alguma tarefa atrasar, há uma “folga” no cronograma para que o prazo final siga sendo cumprido. Outro ponto a ser considerado são as férias dos colaboradores deste projeto: certifique-se de que eles tenham tempo laboral hábil para cumprir os prazos que lhes foram atribuídos.

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E se for necessário fazer um reajuste no cronograma de gestão?

Após a criação de um cronograma é possível ter uma visão mais ampla dos possíveis riscos que ele corre, e dos erros que devem ser corrigidos. Estes erros podem estar relacionados com orçamento, tempo, tarefas, equipe, etc.

Não se preocupe se encontrar riscos e erros. O importante é identificá-los e corrigi-los. A ideia de reajustar um cronograma é otimizar o processo o máximo possível, para que o resultado seja seguramente positivo.

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Um software de RH que facilita a gestão de projetos

Um cronograma obviamente é uma solução para gerenciar projetos. Contudo, outra solução — que não requer nenhum processo manual — está em um software de gerenciamento, controle e monitorização de projetos nas empresas. Além de substituir o cronograma, essa solução também garante a sincronização de todas as tarefas e equipes.

Ademais, com todo o projeto digitalizado em software de gestão de projetos, a comunicação interna e a transparência são asseguradas. O software da Factorial, além de unificar, digitalizar e automatizar todos os processos de RH em um único ambiente, oferece um teste gratuito de todos os recursos e ajuda a gerenciar diversos processos internos. São eles:

• férias e ausências;
• horário de trabalho e turnos;
• avaliações de desempenho;
• recrutamento e seleção;
• onboarding e offboarding de funcionários;
• documentos, folhas de pagamento e assinatura digital;
• e mais dezenas de ferramentas de RH!

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