O uso de uma assinatura digital pode otimizar processos importantes para o setor de RH e DP de uma empresa, e até desburocratizar o dia a dia desses profissionais. Mas como encontrar o melhor aplicativo para assinatura digital do mercado? É o que veremos a seguir.
Assinar documentos de forma totalmente digital, em documentos de Word ou PDF, sem a necessidade de uma ida até o cartório para reconhecimento de firma, já é uma realidade. Isso é possível por meio da chamada assinatura digital.
A assinatura digital funciona como a sua identidade no mundo virtual, sendo possível a partir dela assinar documentos e contratos digitais, com uma tecnologia que oferece segurança e validade jurídica. Para isso, é feito o uso de recursos de criptografia, a fim de garantir mais segurança e integridade na emissão e assinatura de documentos.
Dessa forma, empresas e instituições não possuem mais a necessidade de finalizar acordos e contratos de forma presencial, e até digitalizam a questão de assinatura da folha ponto, por exemplo. Isso otimiza o fluxo de trabalho dos profissionais de RH, e é um ótima ferramenta para facilitar a contratação de profissionais no modelo de trabalho remoto.
Porém, como encontrar o melhor aplicativo para assinatura digital do mercado? É o que você descobrirá ao longo deste artigo. Boa leitura!
Índice
O que buscar em um aplicativo para assinatura digital
Como explicamos, é por meio da assinatura digital que uma empresa pode enviar e receber documentos assinados não apenas com toda a segurança possível, mas também com legitimidade perante a lei.
Porém, na hora de encontrar um aplicativo para assinatura digital, quais são os principais fatores a serem considerados? Ou melhor: que não podem faltar nesta aplicação? Abaixo, você confere o que buscar em um bom software de RH ou aplicativo para assinatura digital.
Praticidade
O uso da assinatura digital faz toda a diferença no dia a dia de profissionais de Recursos Humanos, uma vez que esse tipo de tecnologia permite que uma pessoa assine um contrato a qualquer hora do dia, de qualquer lugar do país e do mundo.
E justamente por conta disso o aplicativo de assinatura digital também deve trazer praticidade para a rotina do profissional de RH, possuindo uma interface intuitiva e simples de ser utilizada, para facilitar, e não complicar, o processo de gestão de documentos.
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Segurança
Apesar da popularidade da assinatura digital, muitas empresas e profissionais ainda não sabem como funciona essa tecnologia. Afinal, a assinatura digital é mesmo confiável? Como buscar por um aplicativo que garanta essa segurança?
Quanto à questão da segurança e da validade jurídica, os profissionais de RH podem ficar tranquilos: a assinatura digital é sim confiável, uma vez que faz uso de operações matemáticas com base em algoritmos de criptografia. O que, na prática, garante a autenticidade do documento.
Mas como saber se o aplicativo de assinatura digital escolhido também oferece essa segurança? No caso do software de RH da Factorial, por exemplo, isso é possível através de uma parceria com a Signaturit, uma empresa credenciada como Qualified Trust Service Provider – QTSP (Fornecedor de Serviços Qualificado de Confiança).
E para tornar o processo não apenas seguro, mas também personalizável, nossa solução oferece três tipos de assinaturas eletrônicas, cada uma delas com um nível de proteção diferente:
- Assinatura eletrônica simples: a forma mais simples de assinatura eletrônica; pode ser um simples código PIN (OTP) ou uma “caixa de seleção”;
- Assinatura eletrônica avançada: requer requisitos mais altos do que a assinatura simples e, portanto, oferece um grau de proteção mais elevado.
- Assinatura eletrônica qualificada: possui os mais altos requisitos de segurança; foi criada empregando um dispositivo de criação de assinatura eletrônica qualificada e um certificado de assinatura eletrônica qualificada.
Portanto, antes de contratar um aplicativo de assinatura digital, certifique-se que a empresa em questão ofereça soluções seguras. E, claro, entenda o processo de como essa segurança é garantida.
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Conformidade com a lei
Além da questão da segurança, é essencial que o seu aplicativo de assinatura digital garanta que o documento tenha validade jurídica. E, mais do que isso, esteja em conformidade com a lei.
No caso da Factorial RH, nossa ferramenta de assinatura digital não apenas garante a verificação da identidade e integridade dos dados assinados, mas também serve como prova legal em um julgamento de auditoria, por exemplo.
Atenção: é importante entender que a validade legal da assinatura eletrônica varia não apenas por conta do tipo do documento, mas também de acordo com a legislação de cada país. Assim, nossa recomendação é que você consulte os casos específicos de uso da sua empresa, a fim de adequar o uso da assinatura digital às normas que se aplicam para o seu caso.
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Garantia de integridade
Você já ouviu falar em registro de auditoria? Em resumo, a fim de garantir a integridade do processo, esse registro gera um documento de “prova”. Ou seja, no qual todos os dados das assinaturas digitais geradas estejam armazenados. Isso garante a integridade da informação em todos os documentos. Além de evitar qualquer tipo de manipulação no presente ou no futuro.
Com o software de RH da Factorial isso é possível. Através de um algoritmo de criptografia e carimbo oficial de tempo, que garante a integridade do documento e a validade legal da assinatura. Isso prova que quem assinou o documento, e quando e onde essa assinatura foi realizada.
Esse registro de auditoria oferecido pelo nosso software de assinatura digital contém informações como nome e e-mail do signatário, endereço IP e geolocalização, histórico de autenticação, identificador exclusivo da transação, carimbo oficial de hora, entre outras.
Centralização e gestão de documentos
Por fim, um aplicativo de assinatura digital pode oferecer também a possibilidade de centralização e gestão de documentos. Tudo em um só lugar.
Isso porque a rotina de profissionais do setor de Departamento Pessoal envolve diversas responsabilidades e obrigações, o que exige cada vez mais tempo para resolver burocracias como enviar ou receber documentos. Nesse sentido, encontrar um aplicativo de assinatura digital que facilite esses processos, e ainda permita o uso de outros diferentes recursos, fará toda a diferença.
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Conheça o software e aplicativo da Factorial
Com o software completo da Factorial, sua empresa poderá otimizar a gestão e a administração dos documentos, fazendo uso de mais de 30 recursos para serem testados na prática, com 14 dias de teste grátis.
Com a função de assinatura digital disponível no software da Factorial RH, é possível:
- solicitar assinaturas digitais através de arquivos;
- enviar notificações de assinaturas ao colaborador, que recebe um aviso por e-mail sobre a assinatura pendente;
- conferir o status das assinaturas por meio de um visualizar de documentos;
- receber notificações em caso de assinatura recusado, com o motivo da recusa;
- entre muitos outros recursos.
E além do serviço de assinatura digital, com o uso do software da Factorial RH sua empresa contará com:
- centralização de documentos;
- relatórios completos da empresa e funcionários;
- portal do colaborador;
- gestão de despesas;
- atualização e envio de folha de pagamento;
- e muito mais!
O software de RH da Factorial ainda oferece diversos recursos não apenas para otimizar o Departamento Pessoal da sua organização, mas também a gestão de pessoas como um todo.
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