Ter um software de gestão de custos é fundamental para melhorar a organização financeira da empresa. Além disso, essa tecnologia pode ajudar a reduzir custos e aumentar a produtividade do setor de RH. Veja como!
O departamento de Recursos Humanos pode utilizar um software de gestão de custos para inúmeras funções. Calcular o orçamento de RH, fazer o reembolso de despesas dos funcionários, analisar indicadores e relatórios para saber onde investir, como diminuir os custos, aumentar a produtividade da equipe e organizar as finanças da empresa, etc.
Engana-se quem pensa que somente a área financeira se beneficia desse tipo de tecnologia. A gestão de custos pode melhorar significativamente os resultados dos setores de RH e DP. Entenda tudo a seguir.
Índice
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O que é gestão de custos?
Antes de falarmos sobre o software de gestão de custos, precisamos explicar o que é gestão de custos. Ela envolve todos os gastos e investimentos necessários de uma organização para realizar suas atividades e produzir.
Uma boa gestão de despesas ajuda a criar um planejamento financeiro estratégico para a tomada de decisões no futuro. Sendo assim, esse tipo de gestão feita de maneira eficiente contribui para a saúde financeira da empresa.
Basicamente, esses custos envolvem uma série de despesas fixas, diretas, indiretas e variáveis. Quando não há uma gestão eficiente desses custos, então surge um desequilíbrio entre o investimento realizado e o lucro do negócio, impactando o fluxo de caixa.
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Tipos de custos de uma empresa
Para facilitar o entendimento, mostraremos os tipos de custos que uma empresa pode ter. No entanto, existem outros tipos de custos que são mais específicos que variam de negócio para negócio. Veja:
Custos diretos
Os custos diretos de uma empresa são aqueles relacionados diretamente com os produtos e/ou serviços vendidos pela instituição. Eles são mais fáceis de identificar e acompanhar, já que têm impacto no valor final calculado para a venda.
Geralmente, eles incluem itens como matéria-prima utilizada e os custos com a mão de obra, como folha de pagamento dos funcionários e outras despesas dos colaboradores.
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Custos indiretos
Os custos indiretos de uma empresa são fundamentais para que ela funcione, ou seja, energia elétrica, água, internet, segurança, limpeza, entre outros.
Mesmo empresas que trabalham em regime híbrido ou home office possuem esses custos indiretos. Isso porque as instituições precisam arcar com despesas como computador para os trabalhadores, ajuda de custos para o trabalho remoto, entre outros.
Custos fixos
Os custo fixos de um negócio são aqueles que ocorrem mensalmente, ou seja, o valor tende a não variar todo mês. Essas despesas fixas geralmente são mais altas, como o aluguel de um escritório e impostos cobrados de maneira periódica.
Custos variáveis
Os custos variáveis são aqueles que sofrem alterações mensalmente e aparecem sem uma frequência definida. A comissão dos integrantes do time comercial, por exemplo, são valores que costumam sofrer alterações e dependem de uma série de fatores externos.
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Gestão de custos no RH
Apesar de a gestão de despesas estar associada ao setor financeiro, esse tipo de gestão também pode ser feita pela área de Recursos Humanos. Afinal, esse departamento costuma usar uma fatia significativa do orçamento da organização, principalmente em relação aos gastos com os profissionais.
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Muitos líderes e gestores de RH realizam o pagamento dos salários, encargos trabalhistas, benefícios corporativos, processos seletivos, processos de desligamento, treinamentos, comunicação interna, eventos corporativos, entre outras despesas.
Portanto, essa área precisa adotar uma gestão de custos mais eficiente para organizar melhor as finanças da empresa, aumentar a produtividade do setor e fazer o negócio se tornar mais competitivo no mercado.
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Como o RH pode fazer a gestão de despesas?
Toda empresa precisa oferecer um orçamento de RH e um plano de Retorno Sobre o Investimento para os gastos que o setor precisa realizar. Normalmente, esse orçamento é destinado para o ano seguinte, então, os integrantes dessa área precisam gerenciar essa verba ao longo dos 12 meses.
Veja algumas dicas para fazer a gestão dos custos de maneira eficiente dentro de uma empresa. A seguir:
- Saber quais são todos os custos diretos, indiretos, fixos e variáveis da instituição;
- Estudar como diminuir os custos para melhorar a saúde financeira organizacional;
- Implementar estratégias de redução de despesas;
- Monitorar as mudanças implementadas para entender se estão trazendo resultados;
- Otimizar de maneira regular as estratégias para garantir o bom funcionamento da gestão de custos;
- Digitalizar e automatizar processos com um software de RH eficiente para gerenciar as despesas.
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Software de gestão de custos para RH
Uma das formas de tornar a gestão de custos mais eficiente, portanto, é através da utilização de um software de RH para digitalizar e automatizar as despesas da empresa e realizar a gestão dos gastos. Afinal, a partir do momento que uma tecnologia assume essa tarefa, a empresa garante que todos os processos envolvendo os custos sejam realizados da maneira correta, isentos de erros de cálculo ou outras falhas humanas.
Além disso, todas as tarefas e processos envolvendo a gestão de gastos diminuem o tempo de dedicação dos profissionais de Recursos Humanos. Assim, eles podem se dedicar a outros tipos de tarefas, focando em estratégias e nas pessoas.
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Qual software escolher?
Os profissionais de RH que ainda não utilizam um software de gestão de gastos encontram uma boa opção no software da Factorial. O software “tudo em um” não recebe esse título somento por possuir inúmeros recursos, mas também porque cada recurso que possui é extremamente completo.
Dentre as funcionalidades relacionadas com a gestão de custos, por exemplo, estão:
- Centralizar as despesas em um único software;
- Monitorar os gastos e investimentos realizados;
- Permitir aprovação ou rejeição de despesas;
- Entregar resumos de variáveis mensualmente, que podem ser baixados e compartilhados;
- Realizar relatórios personalizados sobre as folhas de pagamento dos funcionários;
- Oferece assinatura eletrônica para documentos gerados nos processos da folha de pagamento;
- Em breve: cartão corporativo para colaboradores utilizarem com gastos relacionados pela empresa.
Outras funcionalidades do software de RH
Além de oferecer funcionalidades relacionadas com a otimização das despesas empresariais, a Factorial também é um software de gestão de pessoas completo. Veja exemplos de outros recursos para o RH que a ferramenta oferece>
- Gerenciamento de ausências, folgas e férias dos colaboradores;
- Controle de ponto digital;
- Gestão de turnos e escalas de trabalho;
- Avaliação de desempenho;
- Recrutamento e seleção de candidatos;
- Onboarding e offboarding;
- Gestão de treinamentos;
- Monitoramento de OKR;
- Gestão de documentos;
- e muito mais.
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Benefícios de um software de gestão de custos
Um software de gestão de despesas e gestão de pessoas oferece muitos benefícios para o setor de RH. Listamos abaixos as maiores vantagens em investir nesse tipo de tecnologia. Confira!
1. Maior segurança dos dados
Ao utilizar um software de Recursos Humanos para gerenciar os custos da empresa, o armazenamento e a atualização das informações estarão criptografas e garantidas na plataforma. Assim, o profissional de RH não precisa se preocupar com a perda de documentos ou planilhas importantes. Para ter acesso ao software é necessário ter o autorização aos dados do sistema por meio de login e senha.
2. Diminuição dos custos operacionais
Esse tipo de sistema de RH que controla os gastos da instituição ajuda a identificar excessos e desperdícios financeiros, ajudando na correção imediata. Isso porque nesse tipo de software é possível saber exatamente quais são os custos diretos, indiretos, fixos e variáveis.
Além disso, esse sistema digital ainda gera economia de recursos como papel, tinta para impressora, entre outros. Diminui os gastos e ajuda o meio ambiente.
3. Auxílio na tomada de decisões estratégicas
Um sistema de Recursos Humanos que gerencia as despesas empresariais oferece indicadores e relatórios completos que podem ajudar nas tomadas de decisões estratégicas. As informações desse software de gestão financeira conseguem apontar se os gastos da empresa aumentaram ou diminuíram, e o porquê.
4. Otimização do tempo
Já citamos que um software de RH e gestão de despesas otimiza o tempo dos integrantes do setor, mas precisamos reforçar ainda mais sobre esse benefício. É muito mais fácil e rápido!
Basta inserir os primeiros registros no sistema e deixar a tecnologia dar conta do trabalho. Com esse tipo de ferramenta digital é possível usar inúmeras funcionalidades relacionadas com as finanças da área.
Como usar o software de RH da Factorial?
Para mostrar como é simples e fácil gestionar os gastos do departamento de RH, vamos mostrar melhor como funciona esse recurso dentro do software da Factorial. Chamado de Factorial Expenses, ele permite que os gestores e suas equipes gerenciem todas as despesas em um só lugar. Algumas das funcionalidades, são:
1. Gerenciar as despesas dos colaboradores
O colaborador pode acessar a sessão “Minhas despesas” no menu lateral da plataforma do software e registrar seus gastos corporativos, anexando recibo ou nota fiscal. Posteriormente, o RH pode aprovar esses gastos e realizar o pagamento dos custos — se tudo estiver correto —, ou rejeitar, caso tiver alguma informação errada.
2. Registrar um cartão de crédito
É muito fácil registrar um cartão de crédito para o colaborador no software da Factorial. Basta ir até à “Despesas” no menu lateral e selecionar a opção “Cartões”. Em seguida, só é preciso preencha as informações necessárias do cartão e definir um limite mensal de gastos para cada funcionário. Simples assim! Essa função estará disponível em breve.
3. Criar relatórios das despesas dos colaboradores
Para criar um relatório de gastos dos funcionários também é muito fácil. Basta ir até “Relatórios” dentro da plataforma da Factorial.
Feito isso, só é necessário criar o seu Painel que, nesse caso, seria um painel de Despesas, e adicionar um relatório personalizado. Você pode aprovar as despesas que deseja ver no relatório, filtrar por funcionário ativos, entre outros recursos.
🎥 Veja o vídeo e entenda de forma ainda mais simples, em 2 minutos, como funciona a Factorial Expenses ⬇️
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