A gestão de Recursos Humanos envolve, entre muitas coisas, lidar com obrigações fiscais e trabalhistas do governo. Uma dessas obrigações é a EFD-Reinf, um sistema que tem gerado muitas dúvidas entre os profissionais de RH.
A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, ou simplesmente EFD-Reinf, é um projeto do governo que faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Ela foi criada com o objetivo de simplificar e unificar as obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Por isso, é de extrema importância para o governo, pois permite o controle mais eficaz das informações sobre a retenção de impostos e contribuições sociais.
A seguir, saiba como funciona esse sistema e confira tudo o que os setores de RH e Departamento Pessoal devem saber sobre a EFD-Reinf.
Boa leitura!
✅ Descubra uma ferramenta que ajuda a cumprir suas obrigações relacionadas à folha de pagamento
Índice
EFD-Reinf: o que é?
Como explicamos, a EFD-Reinf é um tipo de sistema digital que visa unificar diversas obrigações acessórias relacionadas a informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
Ela foi criada para complementar o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, mais conhecido como eSocial, que também tem como objetivo simplificar e unificar as obrigações das empresas.
Entre outras coisas, a EFD-Reinf abrange informações sobre retenções na fonte, como:
- Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
- Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
- Contribuição para o Programa de Integração Social (PIS/Pasep);
- Outras informações tributárias, financeiras, jurídicas, tecnológicas e de suprimentos.
Além disso, essa escrituração também engloba informações sobre a contribuição previdenciária e outras informações de interesse da Receita Federal.
👩🏽💻 Como melhorar a gestão da folha de pagamento na sua empresa
Quem deve enviar a EFD-Reinf?
Segundo a lei brasileira, o envio é obrigatório para diversas empresas e entidades, incluindo pessoas jurídicas que prestam serviços e realizam retenções na fonte. Como é o caso de empresas que contratam serviços terceirizados, por exemplo.
Ela também se aplica a órgãos públicos, associações desportivas e entidades sem fins lucrativos.
Contudo, o que vai definir a obrigatoriedade de apresentação da EFD-Reinf é o faturamento da empresa e o tipo de atividade que ela exerce.
Em 2018, apenas empresas que apresentaram faturamento superior a 78 milhões a partir do ano de 2016 foram obrigadas a entregar a EFD-Reinf.
Em 2019, porém, a regra mudou. A partir de então, empresas com faturamento inferior a 78 milhões também possuem tal obrigatoriedade.
A exceção é para microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, além de Microempreendedores Individuais (MEI), entidades sem fins lucrativos e pessoas físicas.
Dessa forma, são obrigadas a declarar a EFD-Reinf as seguintes empresas:
- pessoas jurídicas que prestam e contratam serviços realizados mediante cessão de mão de obra;
- pessoas jurídicas optantes pelo recolhimento da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB);
- pessoa jurídica produtora rural e agroindústria desde que sujeitos à contribuição previdenciária substitutiva sobre a receita bruta proveniente da comercialização da produção rural;
- associações desportivas que mantenham equipe de futebol profissional que tenham recebido valores a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos;
- empresa ou entidade patrocinadora que tenha destinado recursos à associação desportiva mencionada o tópico anterior;
- entidades promotoras de eventos desportivos realizados em território nacional, em qualquer modalidade desportiva;
- pessoas jurídicas e físicas que pagaram ou creditaram rendimentos sobre os quais haja retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF).
📽️ Veja os benefícios de fazer a gestão da Folha de Pagamento na plataforma da Factorial
Quem está isento de enviar a EFD-Reinf?
De acordo com a RFB nº 2043/2021 da Receita Federal, empresas que não tenham registrado qualquer evento passível de informação durante o período de apuração, classificadas como “sem movimento”, não estão obrigadas a transmitir a EFD-Reinf.
Antigamente, essa dispensa era oferecida apenas ao 3º grupo do eSocial, que englobava as pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional, empregadores e contribuintes pessoas físicas, com exceção dos empregadores domésticos.
Entretanto, é importante entender que essa mudança está relacionada apenas à EFD-Reinf. A obrigatoriedade de informar a situação de “sem movimento” ainda é válida para o eSocial e a DCTFWeb.
Em caso de dúvidas, converse com o seu jurídico ou peça orientação para um profissional especializado no assunto.
📓 Folha de Pagamento: o que é e como fazer a sua do zero [+ Modelo grátis para download]
Quais informações devem ser anexadas à EFD-Reinf?
Atualmente, a EFD-Reinf envolve uma série de informações que devem ser enviadas ao governo de forma digital. Confira a seguir os principais dados que devem ser incluídos no sistema:
- Dados do empregador: incluindo informações sobre a empresa, como CNPJ, razão social, endereço, entre outros;
- Dados dos trabalhadores: aqui, é necessário informar dados do colaborador, como nome, CPF e PIS, bem como data de admissão, remuneração mensal, etc;
- Informações sobre serviços prestados: qualquer informação relacionada aos serviços prestados e às retenções na fonte, como o valor retido de impostos;
- Contribuições previdenciárias: informações sobre as contribuições previdenciárias dos trabalhadores.
Vale dizer que o setor de RH deve contar com um registro completo e organizado de todas essas informações. A precisão e a consistência dos dados são essenciais para o cumprimento das obrigações legais, assim como para evitar problemas com a Receita Federal.
📥 [Download] Modelo de Folha de Pagamento | Holerite | Contracheque
Acertar na folha de pagamento dos seus colaboradores é essencial para não se perder nas contas e acabar cometendo equívocos. Para mais praticidade, baixe grátis nosso Modelo de Folha de Pagamento ⬇️
Principais eventos na EFD-Reinf: o que o RH precisa saber
Quando falamos em “movimento” ou “sem movimento”, nos referimos a informações sobre tributos e contribuições em um determinado período de apuração.
Na prática, esse período pode abranger um ou vários eventos. Em sua última atualização, a EFD-Reinf passou a incluir diversos eventos a serem informados, e é função do RH ter conhecimento sobre eles.
A seguir, confira alguns dos principais eventos na EFD-Reinf.
R-1000: Informações do contribuinte
Responsável por disponibilizar informações cadastrais do contribuinte, sendo classificado como um evento de tabela.
Envolve o envio de uma variedade de dados, como o regime tributário da empresa, informações de contato do responsável pela escrituração, a condição de optante pela CPRB, entre outros.
R-1070: Tabela de processos administrativos e judiciais
Esse evento permite ao contribuinte informar os processos judiciais e administrativos que impactam o cumprimento das obrigações previdenciárias.
Inclui dados como o número do processo, indicador de autoria da ação judicial, datas de início e término e outras informações relevantes.
✍🏽 Como calcular o 13° salário: passo a passo simples [+ Calculadora]
R-2010: Retenção de contribuição previdenciária (serviços tomados)
Destinado para o envio de informações relativas aos serviços contratados que envolvam a cessão de mão de obra ou empreitada. Inclui detalhes sobre as retenções previdenciárias correspondentes.
R-2020: Retenção de contribuição previdenciária (serviços prestados)
Abrange informações referentes à prestação de serviços realizada mediante cessão de mão de obra, empreitada ou subempreitada.
Também deve incluir dados relativos aos tomadores dos serviços e as correspondentes informações sobre as retenções previdenciárias destacadas nos documentos fiscais.
👉 eSocial: quais são as possíveis multas e como evitá-las
R-2050: Comercialização da produção por Produtor Rural PJ ou Agroindústria
Esse evento é destinado à declaração das comercializações realizadas por produtores rurais pessoa jurídica ou agroindústria.
Voltado apenas a contribuintes que se dedicam à produção rural. Por isso, é função do profissional de RH verificar a classificação tributária da empresa antes de enviar essas informações.
R-2099: Fechamento dos eventos periódicos
Representa o fechamento dos eventos periódicos, sinalizando o encerramento da declaração no período em questão.
Evento R-2098 – Reabertura dos Eventos Periódicos
Por fim, caso o contribuinte tenha encerrado a EFD-Reinf com o evento R-2099, mas necessite reabrir o período para ajustar informações, é necessário enviar o R-2098.
💻 Software para folha de pagamento: entenda a importância de ter um em sua empresa
Como funciona o envio da EFD-Reinf?
Segundo o governo, o prazo para envio dos eventos da EFD-Reinf é sempre no dia 15 do mês subsequente. Em caso de feriados, considera-se o primeiro dia útil anterior.
Felizmente, hoje em dia o envio da EFD-Reinf é feito de forma totalmente digital, por meio de um software específico. Esse software é responsável por coletar, validar e transmitir as informações para a Receita Federal.
Confira o processo de envio da EFD-Reinf e suas etapas:
- Coleta de dados: primeiramente, o setor de RH deve coletar todas as informações necessárias para a EFD-Reinf, incluindo dados dos trabalhadores, retenções na fonte e outras informações;
- Validação dos dados: após a coleta, é feita a validação dos dados, garantindo que estejam de acordo com a legislação e corrigindo qualquer erro ou inconsistência;
- Geração do arquivo digital: em seguida, o software específico da EFD-Reinf gera um arquivo digital (em formato estabelecido pela Receita Federal), contendo todas as informações necessárias;
- Envio do arquivo: o arquivo gerado é transmitido para a Receita Federal por meio de uma conexão segura. Para isso, você pode optar por usar um aplicativo próprio, fazendo a transmissão por meio do ambiente do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), ou usar o sistema disponível no Portal e-CAC.
- Acompanhamento e retificações: por fim, após o envio, o departamento de RH deve acompanhar o processamento da EFD-Reinf e, se necessário, fazer as retificações ou correções solicitadas.
💡 DIRF 2023: o que o RH e o DP da sua empresa precisam saber
Qual a relação entre a EFD-Reinf e o eSocial?
Outra dúvida bastante comum é a relação entre a EFD-Reinf e o eSocial. A verdade é que os dois estão intimamente relacionados.
Contudo, a EFD-Reinf é focada principalmente em informações sobre retenções na fonte, a contribuição previdenciária e outras informações.
Já o eSocial trata de dados mais abrangentes, como eventos trabalhistas, folha de pagamento e informações sobre os trabalhadores.
Vale lembrar que o eSocial é obrigatório para todas as empresas, independentemente de seu faturamento, e seu cronograma de implantação foi dividido em fases. Já a EFD-Reinf, como explicamos, é obrigatória apenas para um grupo específico de empresas, que realizam retenções na fonte.
Novamente, é fundamental que o departamento de RH esteja ciente das obrigações tanto da EFD-Reinf quanto do eSocial.
➡️ Contabilização de folha de pagamento: como fazer na sua empresa
✅ Otimize sua gestão de RH com a Factorial
Como vaiamos, a EFD-Reinf é uma obrigação importante para as empresas, e o departamento de Recursos Humanos desempenha um papel fundamental neste processo.
Para lidar com a EFD-Reinf de forma eficiente, o RH deve se manter sempre atualizado, investir em treinamento e capacitação, automatizar processos sempre que possível e trabalhar em colaboração com outros setores da empresa.
Para facilitar a sua gestão, considere o uso de um software de RH completo, como o da Factorial. Nossa plataforma oferece mais de 30 funcionalidades para otimizar o dia a dia do setor de Recursos Humanos, incluindo:
- Gestão de Folha de Pagamento;
- Gestão de Pessoas e Engajamento de Equipes;
- Benefícios e Gestão de Despesas;
- Relatórios e Indicadores de RH;
- Automação do Fluxo de Trabalho;
- Assinatura Digital;
- Gestão de Documentos;
- E muito mais.
💻 Quer conhecer mais sobre nossa plataforma e como ela pode te ajudar? Confira em 1 minuto como funciona o software da Factorial! 👇
