Ao desligar um colaborador da empresa, o setor de RH deve lidar com diversas responsabilidades. Uma delas é a remoção do trabalhador de todos os sistemas da organização. Mas como remover um colaborador do sistema de forma humanizada e descomplicada? Confira a seguir.
Se o conceito de “onboarding” remete a todo o processo de admissão e integração de um novo colaborador à empresa, fica fácil imaginar o que significa o termo “offboarding”. Em poucas palavras, trata-se do “desembarque” desse trabalhador da empresa, ou seja, seu desligamento.
A ideia é que esse processo seja o mais humanizado e livre de complicações possíveis. Com isso, a empresa pode encerrar a relação trabalhista de forma transparente e livre de conflitos.
Neste sentido, uma das responsabilidades do setor de DP é solicitar a remoção do colaborador do sistema. De preferência o mais rápido possível, e sem causar dores de cabeça à organização. Para entender mais sobre esse processo e como ele pode ser realizado de forma mais tranquila, confira o texto a seguir!
Índice
A importância do desligamento humanizado
O momento da saída de um colaborador da empresa não precisa ser traumático. Ao contrário, ele pode trazer insights valiosos para a organização a respeito de possíveis problemas a serem resolvidos. Assim, construir um processo de demissão humanizado é determinante não apenas para o setor de RH, mas também para a imagem da empresa.
⬇️ Baixe o Checklist de Offboarding a seguir ⬇️
Nesse sentido, muitas empresas têm investido no que chamamos de offboarding humanizado, ou seja, um conjunto de práticas que tornam essa experiência mais tranquila e pouco traumática para ambas as partes.
Importante lembrar que existem diferentes tipos de rescisão: com ou sem justa causa, demissão consensual, rescisão indireta, entre outras. E cada uma delas possui regras e características específicas. Mas, seja qual for o caso, é possível sim seguir alguns passos e realizar o desligamento humanizado do colaborador em questão.
👉 Leia mais sobre RH Humanizado: o que é e como implementar
Por que é importante remover o colaborador do sistema
Agora, fica a pergunta: por que encerrar a conta de antigos colaboradores é importante? E por que isso deve ser realizado o quanto antes (de preferência apenas depois que o processo de offboarding for iniciado).
Basicamente, tudo se resume à questão da privacidade e segurança de dados. Por mais que o colaborador seja confiável e tenha saído da empresa de forma pacífica, é importante pensar antes de tudo em proteger dados e informações, tanto da empresa quanto de seus outros colaboradores.
Para evitar esses problemas, muitas empresas realizam o chamado Acordo de Não Divulgação, ou Termo de Confidencialidade, que em poucas palavras garante a proteção de determinadas informações, proibindo (de forma contratual) que estas sejam divulgadas a terceiros.
Contudo, o ideal é que, assim que o trabalhador deixe de fazer parte do quadro de funcionários da empresa, o setor de RH já peça para remover o colaborador do sistema. Não se trata de uma questão de falta de confiança no indivíduo, apenas de autoproteção da própria empresa.
Afinal, a pessoa não faz mais parte da organização. Portanto, não há por que seguir permitindo acesso a dados e informações que dizem respeito apenas ao negócio.
Por que esse processo pode ser complicado
Como já mencionamos, a principal razão de muitas empresas se preocuparem no momento de remover o colaborador do sistema da empresa é a segurança. Em alguns casos, por exemplo, o trabalhador em questão tinha acesso a informações sigilosas. E pode possuir, inclusive, acesso a dados na nuvem. Ou seja: acessar esses dados mesmo fora do escritório.
Por conta disso, assim que a demissão for anunciada, ou que o funcionário solicitar o seu desligamento da empresa (independentemente da situação) o ideal é já remover o colaborador do sistema e eliminar todos os acessos.
Assim, para evitar dor de cabeça nesses momentos, os profissionais de Departamento Pessoal devem contar com um fluxo padronizado de remoção de senhas e contas. Isso permitirá tornar o processo algo comum e rotineiro. Apenas mais um passo a ser realizado no processo de desligamento.
Mais uma vez: a empresa deve deixar claro que não se trata de uma “desconfiança” voltada especificamente àquele colaborador. Na hora de remover o colaborador do sistema, tudo o que o setor de RH precisa fazer é ser transparente durante todo esse processo, e de preferência deixar claro como funciona essa política desde o momento de admissão do novo funcionário.
💡 Processo seletivo: Etapas essenciais e manual de boas práticas
Consequências de não remover o colaborador do sistema
É importante deixar claro que remover o colaborador do sistema é uma decisão da empresa. Ela não é obrigatória ou prevista na legislação trabalhista. Entretanto, ao não fazer isso e deixar o acesso disponível ao ex colaborador, podem haver consequências.
A mais grave, é claro, é a possibilidade de vazamento de informações, sejam elas sigilosas ou não. Além disso, o seu sistema e dados da empresa ficarão expostos a uma (ou mais) pessoas que não mais fazem parte da empresa. E esses dados poderão ser utilizados para alguma finalidade que não esteja de acordo com as diretrizes da organização.
Obviamente, não há como saber se um ex funcionário fará ou não uso dessas informações para algum fim problemático. Ou para prejudicar a empresa de alguma forma. Mas, justamente por isso, a prevenção é sempre a melhor política.
Mas… e se você tivesse acesso a uma ferramenta que tornasse esse processo muito mais simples, eficiente e humanizado para o setor de RH?
Por que é mais simples com Factorial
Acontece que essa solução existe. Com o software da Factorial RH é possível encerrar a conta de um funcionário sem dores de cabeça, eliminando dados e bloqueando acessos em poucos passos, de forma praticamente instantânea, podendo inclusive determinar o horário de encerramento da conta do colaborador em questão.
Além disso, caso seja necessário, é possível também reativar contas de colaboradores anteriormente desligados (sem necessidade de criar uma nova conta) e enviar notificações por e-mail para os administradores da empresa estarem por dentro de todas as atualizações realizadas no sistema.
Por fim, o software de RH da Factorial possui mais de 30 recursos que podem ser testados na prática. Dentre eles, funções para tornar o processo de offboarding muito mais prático e eficiente. Com uma plataforma intuitiva e completa, nosso software ajuda você e seu setor de RH a:
- recolher depoimentos valiosos dos funcionários que estão deixando a empresa;
- fazer a gestão de documentos e contratos durante a entrada e o desligamento dos profissionais;
- captar a assinatura digital dos funcionários;
- emitir e baixar relatórios de RH;
- e muito mais!
✅ Peça grátis uma demonstração do software da Factorial sem qualquer custo ou compromisso!
🎥 Assista ao vídeo e entenda em 1 minuto como o software da Factorial funciona
