O questionário de avaliação de desempenho é uma forma prática de analisar a performance dos colaboradores. Neste artigo, disponibilizamos um modelo de questionário de avaliação de desempenho em Excel e mostramos como usá-lo da melhor maneira para avaliar os colaboradores.
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Para saber os pontos que o colaborador está tendo melhor produtividade e outros que precisa melhorar, é preciso analisar o seu desempenho de tempos em tempos. No entanto, não se pode avaliar o desempenho apenas com uma observação superficial.
Por isso, criar um questionário de avaliação de desempenho é essencial para desenvolver um plano de carreira empresarial. Ele serve como uma ferramenta de medição de desempenho que ajuda a ter uma visão dos pontos fortes e das necessidades da empresa.
Contudo, elaborar o questionário não é tão simples. É importante saber quando, como e o que perguntar. São diversos os valores e detalhes envolvidos para otimizar a performance de seus colaboradores.
Nesse artigo, vamos tirar todas as dúvidas sobre como avaliar os colaboradores, a relação de gestão de pessoas e a avaliação de desempenho dos funcionários, os tipos de estratégias de avaliação e mais.
Além disso, oferecemos um questionário de avaliação de desempenho em excel para download grátis para te auxiliar nessa tarefa tão importante. Aproveite!
Indíce
- O que é avaliação de desempenho?
- Tipos de avaliação
- [download grátis] Questionário de Avaliação de desempenho em Excel
- 5 passos para realizar uma avaliação de desempenho
- Quais os benefícios do questionário de avaliação de desempenho?
- Como aplicar o questionário de desempenho online?
- Ferramenta para avaliação de desempenho
- Software de avaliação de Desempenho: Teste de 14 dias
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O que é avaliação de desempenho?
Como sabemos, o ponto mais importante de uma empresa são as pessoas. Por isso, é importância saber exatamente o que é a avaliação de desempenho.
Essa é uma forma de analisar a performance dos colaboradores de maneira a otimizar sua produtividade e motivar autogestão. Essa base de dados, bem organizada e constantemente atualizada, permite ao gestor de pessoas otimizar seu plano de metas e plano de carreira dos funcionários.
Atualmente, já não é suficiente direcionar aos colaboradores algumas perguntas gerais a cada trimestre. Para ter os melhores resultados, cada vez mais é preciso focar em cada pessoa e suas particularidades dentro de cada competência a ser atingida. Uma boa gestão de pessoas prioriza escutar e entender o ponto de vista do colaborador.
Portanto, é parte da gestão de capital humano, e também de estratégias de Employer Branding elaborar um questionário de avaliação de desempenho para funcionários e liderança.
Tipos de avaliação
Antes de saber como criar e utilizar um questionário de avaliação de desempenho, é importante conhecer todos os cenários em que pode ser aplicado. São diversos os tipos de avaliação que podem ser adotados em uma empresa ou para algum setor específico dentro dela.
Neste tópico, vamos abordar os que estão em alta para que você possa definir qual se encaixa melhor na sua gestão.
One-to-one
A avaliação one-to-one é aquela feita entre o supervisor e o colaborador em um momento sem pressão ou conflito. A ideia aqui é separar um momento da semana, quinzena ou final de projeto para discutir sobre as ações tomadas e competências envolvidas no processo.
Neste caso, o questionário de avaliação de desempenho em PDF ou Excel pode ser aplicado ao longo da conversa e adaptado aos objetivos individuais de cada funcionário.
Autoavaliação
A Autoavaliação funciona como uma auto análise realizada pelo próprio colaborador. Nesse questionário, as perguntas devem ser feitas com um conteúdo mais pessoal. Voltado para a função determinada de casa pessoa.
Avaliação pelos Colaboradores
Muitos supervisores acabam desenvolvendo certo distanciamento com seus colaboradores. Com esse tipo de avaliação, os funcionários têm a chance de avaliar seus supervisores. Assim, com esses resultados, você poderá comparar o que foi dito na autoavaliação e entender ambos os lados.
Avaliação automatizada
Antes de aplicar a avaliação automatizada, vale lembrar que é preciso ter a autorização do colaborador. Isso porque com esse tipo de avaliação, o monitoramento de atividades e competências dos colaboradores é feito através de um sistema que guarda todas as respostas para análise posterior.
Avaliação pelo cliente
A avaliação pelo cliente, como o próprio nome já sugere, tem foco principalmente nos colaboradores que trabalham diretamente com o cliente. Dessa forma, os clientes podem avaliar o serviço oferecido pelos funcionários que estão em contato.
Questionário de Avaliação de desempenho em Excel [download grátis]
Ao preparar o questionário para avaliação de desempenho em Excel para os seus colaboradores, leve em consideração suas tarefas, competências e habilidades. Não esqueça de adaptar as informações a cada nova análise, se for preciso.
Se quer um modelo pronto para ajudá-lo a começar, preparamos um questionário em Excel gratuito para ser usado com a sua equipe. Depois de editar as informações dos funcionários, você pode salvá-lo para usar como um questionário de avaliação de desempenho em PDF.
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Como usar um questionário de avaliação de desempenho?
Não sabe por onde começar seu questionário de avaliação de desempenho? Com o modelo acima é fácil. Basta adaptar as informações já inseridas de acordo com cada caso.
Nele, você poderá inserir:
- Perguntas mais relevantes referentes ao perfil
- Função do colaborador
- Nome do gestor
- Competências
- Avaliá-los em uma escala de 1 a 5 em relação ao que pode ser otimizado.
Também oferecemos um espaço para observações e conclusões para te ajudar a recordar de cada situação. Além de poder desenvolver melhores estratégias para alcançar os objetivos pré-determinados com a sua equipe.
5 passos para realizar uma avaliação de desempenho
Para utilizar o questionário de avaliação de desempenho da melhor forma possível, organizar o processo de gestão de desempenho pode potencializar os resultados. Ao entender exatamente as etapas de análise, fica mais fácil de elaborar as perguntas e entender qual o melhor momento para aplicar o questionário.
Veja a seguir as principais etapas de uma avaliação de desempenho:
1º passo
O primeiro passo é determinar e alinhar as metas e objetivos da sua empresa com o desempenho esperado por cada funcionário. Nesse ponto, é importante criar margem para as expectativas e o que pode ocorrer na prática.
Outro ponto é determinar graus de competência.
Por exemplo, de 1 a 5. Onde 1 representa o potencial a ser alcançado e 5 o grau máximo de liderança. Ou ainda, determinar graus por cor por nome de qualidades. Por fim, lembre-se que o mentor ou responsável deve acompanhar o funcionário durante todo o processo.
👉Avaliação de desempenho individual: Guia completo
2º passo
Uma vez criados, os objetivos devem ser comunicados de modo a expor também o que se espera deles como base mínima de realização.
Dessa forma, sem frustrações ou surpresas desagradáveis de nenhum lado. Comunicar com transparência e eficácia para que todos possam ter acesso a essas informações e possam estar de acordo com os termos.
3º passo
Parece um pouco óbvio, mas é de extrema importância criar um programa de avaliação que seja confiável e validado. Isso quer dizer que as informações devem ter coerência e não mudar o tempo todo. Além de ser sigilosas e serem usadas em benefício do desenvolvimento dos colaboradores. O foco aqui é sempre buscar o aumento na produtividade e melhorias nas competências de cada um.
4º passo
Agora que você já determinou as metas a serem alcançadas e elaborou o questionário, é hora de implementá-lo. Você pode usá-lo no formato Excel ou transformá-lo em um questionário de avaliação de desempenho em PDF, com as perguntas já pré-estabelecidas.
Uma das maneiras mais eficientes é criar um programa de avaliação. Dessa forma, você não precisa esperar passar meses ou alguma ocasião especial para aplicá-lo.
Hoje, a gestão de pessoas e desempenho são mais dinâmicas. Aplique o questionário com mais frequência. Por exemplo, no final de um projeto, ou quando houver uma situação de baixo rendimento. Em resumo, não espere tanto tempo para dar feedback aos colaboradores.
👉Avaliação 360 graus: Vantagens e desvantages [+ Modelo em Excel]
5º passo
Chegamos ao último ponto. Nesse momento, você já tem em mãos os resultados dos questionários de avaliação de desempenho prontos. É o momento de analisá-los e compartilhar suas conclusões com cada colaborador. A dinâmica de como comunicar a cada um depende muito da relação entre o setor de RH e os funcionários.
Dessa forma, é sempre bom prezar pelo respeito e transparência. Perguntar por feedback e buscar sugestões aos seus colaboradores, é um caminho interessante para se mostrar presente. E assim, criar laços de confiança na gestão de pessoas e desempenho para futuros questionários.
Quais os benefícios do questionário de avaliação de desempenho?
Melhora a produtividade do colaborador e da equipe
O questionário de avaliação de desempenho serve como uma ferramenta de conhecimento sobre o que está acontecendo na sua empresa. Te ajuda a reconhecer os pontos que precisam ser melhorados e outros que precisam ser reproduzidos em outros setores.
Os resultados da avaliação de desempenho funcionam como um movimento em cadeia. Pois, uma vez que a produtividade de um colaborador aumenta, por consequência a da equipe e da empresa também.
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Determinar políticas de remuneração
Outro benefício de aplicar o questionário de avaliação de desempenho na área da gestão de pessoas, é abrir a possibilidade de uma remuneração mais adequada. Isso porque, a criação de bonificação através dos resultados de rendimento, funcionam como incentivo para todos.
De acordo com os objetivos e metas alcançadas, podem ser oferecidos benefícios extras ou abono salarial. Assim, com esses dados mais claros, fica mais simples e correto medir as variações e adaptações do salário de cada funcionário.
Aperfeiçoar o Plano de Carreira
Com base nos resultados do questionário, fica mais fácil tomar decisões para aperfeiçoar o plano de carreira de seus colaboradores. Podem ser incluídas por exemplo perguntas como “que outra função gostaria de estar seguindo?”.
Usar a avaliação de desempenho como guia de identificar líderes em potencial e oferecer aos que já estão reconhecidos algo mais. Como uma promoção ou a oportunidade de trabalhar com uma nova equipe. Dessa forma, colaborando com a retenção de talentos na sua empresa.
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Identificar falhas nas competências de um colaborador
Outra vantagem desse sistema de avaliar desempenho é a possibilidade de identificar falhas nas competências dos colaboradores. De maneira que os resultados da avaliação, podem demonstrar ineficiência ou falta de preparo para determinada função. Isso te ajudará a encaminhar esses profissionais a treinamentos adequados para seu grau de competência.
A intenção aqui é melhorar o desempenho e reter talentos. Por isso, muitas vezes o que o colaborador precisa nada mais é que mudar de equipe ou de função. Todas essas características são importantes para não incentivar uma rotatividade desnecessária de pessoal. Assim, controlando melhor o seu corpo de funcionários.
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Amenizar influências externas
A crise deste ano intensificou ainda mais as possíveis influências externas sofridas pelos colaboradores. Por isso, é também papel do gestor de RH, usar o questionário como ferramenta de identificação destes desafios. Seja família, saúde, problemas financeiros, etc.
Por exemplo, o questionário pode identificar uma nova mãe. E assim, a empresa pode oferecer um auxílio creche para as colaboradoras que vão ser mãe. Ou ainda, um plano de saúde mais especializado para um colaborador com alguma carência específica. Esses são exemplos de como reter talentos e diminuir a rotatividade de funcionários.
Sabemos que o custo dos processos de recrutamento podem ser altos. Além disso, um funcionário satisfeito e recompensado, produz mais e melhor. Realizar um questionário de avaliação de desempenho com frequência, ajuda no planejamento estratégico da empresa como um todo. Portanto, use isso ao seu favor para facilitar e simplificar os seus processos Gestão de Capital Humano.
Como aplicar o questionário de avaliação de desempenho online?
Com os desafios do distanciamento social e o grande crescimento do home office, aplicar questionário de avaliação de desempenho online se tornou algo comum. Porém, não é tarefa fácil.
Sabemos que o colaborador em casa, muitas vezes não está totalmente focado. E nem sempre tem toda a privacidade que necessita para realizar suas competências profissionais.
Aqui, vamos pontuar algumas sugestões de como aplicar o questionário online de maneira eficaz.
Métricas de Desempenho
Antes de aplicar o questionário, é importante conhecer e definir os indicadores de RH , ou KPI´s, que serão medidos. Essas métricas funcionam como guias para todo o processo, desde a elaboração até o momento de feedback dos funcionários.
Portanto, deixá-las bem definidas torna seu trabalho mais simples. Uma vez definidas as métricas mais importantes para sua empresa, fica mais fácil de adaptá-las para diferentes tipos de questionários.
Chamadas de vídeo
Para realizar as chamadas de vídeo, primeiro encontre o melhor app para fazê-lo. Algum que funcione bem com alta qualidade de áudio e vídeo. Em seguida, certifique-se de que o colaborador tem acesso a esse app e o dispositivo correto para usá-lo.
Logo, agende com antecedência essa conversa entre você e a pessoa que vai responder as perguntas. O ideal é não exceder o tempo determinado e deixar o colaborador o mais à vontade possível. Seja objetivo na forma de perguntar para não causar dúvidas ou desentendimentos.
Digitalizar a avaliação de desempenho
Hoje, criar, aplicar e analisar o questionário de avaliação de desempenho se tornou muito mais rápido e simples. Você pode digitalizar quantas avaliações quiser, baixar os mais diversos formatos de arquivos e receber feedbacks individuais tudo num mesmo lugar.
Basta definir os modelos que devem ser seguidos, adaptar para a realidade da sua empresa e enviar para serem preenchidos pelos colaboradores em tempo real.
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Ferramenta para avaliação de desempenho
Caso você esteja buscando algo ainda mais automatizado e eficiente para aplicar as avaliações de desempenho, existem ferramentas que podem ajudar. Hoje, o mercado já conta com diversos softwares de avaliação de desempenho que automatizam este processo.
Um destes sistemas é o software da Factorial, onde você pode encontrar diferentes tipos de avaliação de desempenho: avaliações 360º, feedbacks dos supervisores e autoavaliçoes.
Alguns recursos disponíveis:
- Modelos pré-definidos para serem personalizados
- Autonomia para criar o seus próprios modelos
- Notificações automáticas para avisar e lembrar seus colaboradores de preencher os documentos
- Possibilidade de preencher tudo dentro do próprio software de rh
- Monitorar e controlar tudo em tempo real desde o software
- Uma vez concluídos os questionários, é possível gerar relatórios personalizados com os dados adquiridos.
- Teste de 14 dias sem custos
São esses e muitos outros recursos essenciais para facilitar a rotina do setor de Recursos Humanos que você encontra na Factorial. Veja em 1 minuto as principais ferramentas do software e faça um teste grátis.
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