Como dar feedback de funcionários? 5 dicas para análise de desempenho

Uma boa comunicação entre gestor e funcionário é essencial para o desenvolvimento e a motivação desse profissional. No entanto, muitos líderes ainda têm dúvidas sobre como dar feedback.

Como o feedback é entregue aos colaboradores é uma grande preocupação para as equipes de RH e os gestores. Isso porque essa prática faz parte do processo de gestão de desempenho com o objetivo de orientar e direcionar as metas dos trabalhadores.

Tem interesse em melhorar seu relacionamento com suas equipes? Leia este artigo e saiba mais sobre como dar um feedback construtivo às pessoas.

Você também vai descobrir os principais tipos de feedback, quais ferramentas ajudam e como utilizá-las. Explicaremos o conceito, exemplos de metodologias aplicáveis e como tornar esse retorno confortável e dinâmico.

A ideia aqui é que após o feedback, não restem dúvidas nem mal entendidos de nenhuma das partes. Boa leitura!

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O que é feedback de desempenho?

O feedback representa o conjunto de comentários, opiniões ou críticas sobre algo que tem urgência em ser resolvido, ou reproduzido. Eles podem ser positivos ou negativos, contudo sempre serão feedbacks construtivos para o colaborador.

Muitas pessoas ainda se confundem sobre o que é feedback e o que é avaliação de desempenho. Por isso, é importante ressaltar que são conceitos diferentes, apesar de poderem ser complementares. Veja a seguir as principais diferenças:

• Feedback de desempenho: funciona como uma forma de monitorar e otimizar a performance diária dos colaboradores. Em resumo, ele ajuda na resolução de problemas mais pontuais. 
• Avaliação de desempenho: é uma análise de performance mais detalhada sobre os objetivos e metas dos colaboradores. Eles costumam ser mais formais e marcados de forma periódica. As avaliações costumam comparar o desenvolvimento do funcionário em diferentes períodos, tendo como base os indicadores de desempenho.

Para saber como dar feedback é necessário entender o funcionamento de uma conversa organizada entre avaliador e avaliado. Mesmo em casos de feedback negativo, ele merece a mesma importância que um positivo.

Quais as vantagens do feedback constante?

A empresa que deseja atrair e reter talentos precisa conhecer as melhores práticas sobre como dar feedbacks construtivos aos colaboradores. Além disso, eles devem melhorar a comunicação entre gestor e funcionário.

Sabemos que parte das estratégias de crescimento de um negócio estão associadas com a identificação de problemas e de resoluções. Desse modo, a frequência de feedbacks contribui para com a melhora nos resultados, sendo uma das vantagens do recurso.

Portanto, saber como dar feedback e aplicá-lo corretamente beneficia sua empresa. Confira as principais vantagens que mostram o porquê da liderança incluir essa prática no dia a dia:

• Melhorar a performance dos colaboradores;
• Identificar de necessidades para treinamentos e desenvolvimento;
• Detectar conflitos internos e externos entre equipes;
• Aumentar do nível de confiança entre o colaborador e o trabalho que está sendo feito;
• Aumentar a conexão entre líderes e equipe, melhorando a comunicação entre eles;
• Melhorar os resultados individuais e coletivos;
• Diminuir a taxa de turnover;
• Evitar erros e diminuir o retrabalho.

Listamos os benefícios de aplicar feedbacks, mas você sabe como avaliar o desempenho dos colaboradores? Para dar um retorno efetivo em relação ao desenvolvimento do profissional é necessário fazer as perguntas certas, não é mesmo?

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Tipos de feedback no trabalho

Até aqui você aprendeu o que é feedback, qual a diferença entre ele e a avaliação de desempenho e os principais benefícios. Agora podemos mostrar mais informações a respeito dos tipos de feedback mais encontrados no ambiente de trabalho.

Eles se diferem desde o conteúdo que vai ser abordado até quem será o responsável pelo repasse. Independente de ser um feedback positivo ou negativo, ele pode vir de diversos lugares, inclusive os colaboradores podem te dar um retorno em relação à liderança.

Acompanhe, na sequência, os dois tipos de feedback mais comuns e alguns exemplos de como aplicá-los.

1. Feedback positivo

O feedback positivo é aquele que ressalta o que foi feito de positivo durante uma tarefa ou objetivo alcançado.

E por que falar de algo que já foi feito da forma correta? Simples. Para incentivar a felicidade corporativa, manter seus colaboradores motivados e obter melhores índices de retenção de talentos como resultado.

Uma liderança de sucesso aposta numa gestão de pessoas humanizada. Acreditando que os exemplos de boas práticas devem ser celebrados e passados para frente. Isso significa que o feedback positivo tem papel fundamental em manter a alta qualidade de competências nas suas equipes.

Assim, o feedback positivo não é simplesmente “dar tapinhas nas costas” ou “fazer elogios pelos corredores”. Mas sim, mostrar com dados qualitativos e quantitativos o que funcionou. Ou ainda, como determinada ação trouxe benefícios, seja para um time, um setor, escritório ou toda a empresa.

👉 Veja, a seguir, um exemplo de como dar um feedback positivo:

Tenha em conta a promoção de uma nova campanha de marketing por e-mail. Imagine que foi um grande sucesso nesse escritório e a liderança decide implementar em outros escritórios a mesma estratégia.

Então, esse seria o momento ideal para dar feedback positivo aos responsáveis pelo projeto. Já na avaliação de desempenho, isso seria um dos tópicos a serem comentados. Ainda seria interessante comparar com os dados em geral e traçando novos objetivos baseados neste caso de sucesso.

2. Feedback negativo

Assim como o feedback positivo, o negativo não pode se resumir a algo dito da boca pra fora ou sem nenhuma formalidade. Parar um momento do dia para falar com alguém sobre algo que não deu certo não é uma tarefa fácil.

Diante disso, muitos líderes ainda não sabem como dar feedback negativo. Algo importante para se ter em mente é que ele deve ser entendido como um feedback construtivo e não destrutivo.

Ainda, saber como dar feedback respeitoso e claro faz parte das estratégias de incentivo à saúde mental no trabalho. Afinal, o foco aqui é evitar que erros semelhantes voltem a acontecer.

Desse modo, o feedback negativo de nenhuma maneira poderia ser utilizado por parte do avaliador como uma desculpa para “desabafar” ou “punir” os colaboradores.  E sim, como uma oportunidade de apontar caminhos e solucionar problemas.

👉 Veja, a seguir, um exemplo de como dar um feedback negativo:

Imagine que um dos colaboradores atrasou suas tarefas e por isso o prazo de entrega não foi respeitado. Essa situação afetou toda a equipe.

Neste caso, o gestor não deve esperar até a avaliação de desempenho para comentar com o colaborador sobre o erro. Este seria um momento oportuno para entender o que houve e criar estratégias de mudança.

Na avaliação de desempenho, essa situação seria avaliada e comparada com outro conjunto de dados. Lembre-se de medir as palavras e tornar o feedback negativo em algo construtivo.

Feedback para análises de desempenho em 90º, 180º e 360º

Existem diferentes formas de avaliar o desempenho dos seus colaboradores e isso também impacta na maneira como dar feedback. Veja, abaixo, três modelos de feedback baseados nas avaliações de 90º, 180º e 360º.

1. Feedback 90 graus

A análise de desempenho em 90 graus é feita por você, gestor ou líder, que se torna responsável por analisar os resultados. Desse modo, serão avaliadas questões como a realização de tarefas, cumprimento de prazos, etc.

Este é o modelo mais comum nas organizações, mas já não é o único a ser aplicado atualmente. Nesse caso, a análise do feedback deve ser feita em conjunto, para entender o que deu certo ou pode melhorar.

2. Feedback 180 graus

O modelo de feedback 180 graus, apesar de menos comum, vem sendo incentivado nas empresas para estimular o trabalho em equipe.

Essa é a análise de desempenho de algo pontual. Aqui os seus colegas de equipe ou de setor também serão convidados a contribuir. Desde uma situação que está causando conflitos no time até algo que trouxe mais eficiência para todos.

3. Feedback 360 graus

O mais completo de todos, pois passa por todos os níveis hierárquicos do seu organograma. Ainda é considerado um grande desconforto entre muitos colaboradores em posição de liderança e liderados.

Isso porque pode ser um pouco complicado saber como dar feedback negativo, por exemplo, ao seu gestor.

Por essa razão, esse feedback deveria ser aplicado com mais frequência. Para que os líderes aprendam a ouvir mais seus colaboradores e ser abertos para críticas construtivas.

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Metodologias de como dar feedback

Melhorar a comunicação entre gestor e funcionário requer estratégias eficientes, principalmente em relação aos feedbacks construtivos. Assim, caso exista alguma dúvida ainda sobre como dar feedback, veja algumas metodologias que podem ser utilizadas.

Método Sanduíche: Elogio — Crítica — Elogio

O modelo sanduíche é um dos exemplos de feedback mais populares, porém nem sempre a melhor opção. Mas, por quê? Simples, quando o colaborador já espera um feedback negativo após receber elogios ele nem presta atenção no que precisa melhorar.

Modelo SCI: Situação — Comportamento — Impacto

Criado pelo Center of Creative Leadership, esse modelo se baseia em 3 pilares para comunicar o que precisa ser dito:

1. Entender a Situação ou o contexto em que está inserida a pessoa avaliada;
2. Focar no Comportamento ou especificar qual o comportamento gerou aquele feedback.
3. Demonstrar o Impacto gerado ao entorno ou reconhecer os resultados de determinado comportamento. Por exemplo, se a pessoa que dá o feedback se sentiu “desmotivada” ou “valorizada”.

Modelo Pendleton: Escuta ativa

O modelo Pendleton, criado pelo Professor David Pendleton, é o que apresenta melhores resultados na rotina de uma empresa. A escuta ativa prioriza a voz do colaborador que está recebendo o feedback.

A ideia aqui é que o colaborador comece a conversa, comentando sobre a situação em si. Assim ele vai descrevendo através de seu ponto de vista o fato que está sendo analisado.

Podemos dizer que o modelo Pendleton é muito completo, pois abrange todas as esferas da situação. Desde análise de contexto até criar soluções para resolvê-la.

Além disso, está diretamente conectado com o processo de People Analytics, pois ambas as técnicas pretendem: chegar em melhores resultados para o desempenho e desenvolvimento dos colaboradores.

5 dicas de como dar feedback

Agora que você já sabe o que é feedback, seus tipos, benefícios e metodologias, vamos mostrar algumas dicas para realizá-lo. Desde a escolha do momento certo até a criação de um plano de ação, confira o que fazer.

1. Escolha o momento certo

Antes de decidir como dar feedback ou qual tipo de feedback escolher, o primeiro passo é saber qual o melhor momento para realizá-lo. Obviamente, esse retorno não pode esperar muito tempo.

Porém, para que seja realmente eficaz, algumas considerações devem ser feitas:

• Qual o melhor dia da semana para aquele colaborador?
• Qual o melhor horário para marcar a reunião?
• Recentemente, esse colaborador passou por uma experiência trágica?
• Esse colaborador entrará de férias ou folga após o feedback?
• O colaborador acabou de ser promovido?
• Este feedback impacta outras pessoas da equipe?
• Tenho os recursos necessários para ajudar o colaborador a melhorar sua performance?

2. Crie um ambiente seguro e acolhedor

Não adianta esperar que o feedback tenha algum impacto positivo se não há nenhum tipo de preparo para este momento. Um ambiente seguro e acolhedor pode aumentar consideravelmente as chances da comunicação entre gestor e funcionário ser bem sucedida.

E para fazer isso, você não precisará de muitas coisas. Destacamos aqui atitudes simples que farão toda a diferença na hora de aplicar o feedback no trabalho:

• Prepare a conversa com antecedência;
• Crie um roteiro ou prepare o que será falado;
• Reserve um ambiente acolhedor: boa iluminação, sem barulho e sem pessoas em volta.

No caso de feedback online, verifique se a família está por perto ou se há barulho no ambiente.

3. Fale, mas também escute

Como sugere o Modelo Pendleton de Feedback, aprender a escutar pode ser uma ferramenta poderosa na realização de uma crítica. Isso porque ao escutar, você mostra interesse pelo que o colaborador tem a dizer, entendendo melhor o contexto da situação.

Também é a chance de criar um laço de confiança, essencial para a rotina do negócio funcionar bem. Evite focar apenas nos aspectos negativos ou apenas nos positivos, aproveite essa oportunidade para falar dos pontos fortes e fracos.

4. Foque na clareza e objetividade

Assim que for definido data, hora e lugar para a pessoa receber seu feedback, esse é o momento de agir. Separamos os 4 pontos principais para ser claro e objetivo na hora de aplicar o feedback:

• Descreva a situação: vá direto ao ponto e não se perca nos detalhes.
• Mostre o que foi feito com exemplos diretos: muitas pessoas aprendem melhor com exemplos. Pontuar o que foi feito e como foi feito ajuda a visualizar a situação com mais clareza.
• Deixe claro como isso afetou os resultados: mostre os números. Indicar como a situação afetou os resultados, seja direta ou indiretamente, ajuda a pessoa a criar perspectiva da importância do seu papel naquilo.
• Tire todas as dúvidas: este é um dos itens mais complexos. Pois muitas pessoas entendem o que elas querem entender e não o que foi realmente dito. Por isso, ao final de tudo, perguntar se ficou alguma dúvida. Explicar até não haver mais dúvidas é crucial para evitar mal entendidos.

5. Crie um plano de ação

Criar um plano de ação, segundo muitos especialistas em gestão, é a parte mais importante do processo de como dar feedback. O plano de ação fará com que os demais passos façam sentido e cheguem aos resultados necessários com eficácia.

O objetivo do plano de ação é corrigir erros e manter acertos. Nesse processo, além de dar sugestões, também peça soluções para a pessoa analisada. Muitas vezes a mesma pessoa que errou já tem a resposta de como corrigir o erro.

A sugestão que você oferece tem que concordar com as competências exigidas. As metas devem ser claras e os prazos podem ser decididos em conjunto.

✅ Ferramenta de feedback 360º, 180º e 90º

Como vimos, saber como dar feedback vai muito além de pensar em um simples comentário. Um feedback bem planejado e avaliações de desempenho periódicas ajudam a otimizar os resultados na sua empresa.

Agora, imagine poder fazer tudo isso de maneira rápida, fácil e direta. Ainda melhor, poder personalizar e salvar todos os documentos e questionários de feedback na mesma plataforma. Esse é o poder da tecnologia atualmente.

Muitos softwares de RH, como o da Factorial, já possuem recursos para tornar as avaliações mais completas e personalizadas.

Os recursos da Factorial, por exemplo, podem ser testados gratuitamentena prática e te permitem:

• Guardar com segurança e eficiência todos os tipos de feedback e avaliação de desempenho na mesma ferramenta;
• Usar opções de avaliação 90°, 180° e 360° graus;
• Criar avaliações personalizadas e salvá-las como modelo padrão;
• Acompanhar o status das respostas de avaliações em grupo ou pesquisas;
• Enviar notificações para o e-mail dos colaboradores com as datas e horários;
• Extrair relatórios com dados das avaliações;
• Unir todos os processos de RH em um mesmo sistema: R&S, gestão de férias, controle de ponto, etc.

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