Processo de Onboarding: entenda o que é e como fazer [Guia completo PDF]

Entender o que é o processo de onboarding, conhecer as etapas e ferramentas envolvidas é essencial para garantir uma boa experiência do colaborador. Veja neste artigo o que é onboarding de funcionários, como elaborar um plano de integração completo e baixe um Guia de onboarding para te orientar neste processo.

O Onboarding de funcionários envolve todas as etapas da integração deles na sua empresa. Deixar nos novos talentos uma boa primeira impressão é um dos principais objetivos do processo de onboarding. Este é o primeiro passo para  garantir a retenção de talentos e aumento de produtividade, mas sabemos que não é o único.

Os colaboradores precisam saber como é a rotina na empresa, quais as suas responsabilidades e quem vai orientá-los, por exemplo.  Com as novas tecnologias em RH, é possível inclusive planejar e aplicar um onboarding de forma muito mais rápida e simples.

Se você ainda não está familiarizado com o tema, não se preocupe. Esse artigo vai te ajudar a entender o passo a passo do processo de onboarding e as principais técnicas e ferramentas para aplicá-lo da melhor forma possível. Veja a seguir.

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O que é o Onboarding de funcionários?

Apesar do aumento da popularidade do termo, muita gente ainda não sabe exatamente o que é Onboarding. De maneira geral, podemos dizer que:

O Onboarding significa o processo de incorporação de novos talentos na empresa. O objetivo é que as pessoas possam se familiarizar com a cultura e política organizacional e se sintam acolhidas no ambiente de trabalho.

Este conceito, que em tradução livre significa integração e ambientação, reflete toda a jornada do novo colaborador na empresa. Isto é, o processo de apresentar a cultura empresarial, as instalações, os colegas, as competências, ferramentas ao novo talento da empresa.

Parece uma tarefa simples e óbvia, mas muitas empresas se esquecem de fazê-la, gerando uma série de problemas que poderiam ser facilmente evitados. A decisão de pedir demissão durante os 6 primeiros meses do trabalhador na empresa pode ser fruto de duas razões principais:

1. Problemas durante o processo de recrutamento e seleção: entrevistas, documentos, descrição da vaga.
2. Dificuldade de compreender a cultura organizacional, sobretudo quando foi apresentado algo durante o processo de onboarding que não condiz com a realidade da empresa.

Assim, o processo de Onboarding é essencial para facilitar a vida tanto do novo integrante da empresa quanto dos que já estão ali a mais tempo.

Onboarding e Offboarding: Qual é a diferença

O onboarding e offboarding são momentos da jornada do colaborador completamente diferentes, mas que ainda são confundidos. Sabendo o que é onboarding, já ficou mais fácil. Se o processo de onboarding de funcionários é o que dá início a vida profissional do colaborador na em empresa, o Offboarding é o processo final. E por ser o momento de saída, geralmente é o mais delicado e complicado de fazer.

No offboarding, é importante avaliar qual foi o motivo para a saída do colaborador. Dessa forma, é possível elaborar um plano para diminuir a taxa de turnover e evitar que a rotatividade seja muito grande. Além disso, em ambos os processos, ter atenção com o que diz a legislação e com os documentos de admissão e demissão dos colaboradores é essencial para evitar conflitos trabalhistas.

👉 Offboarding: Checklist para desligamento de funcionários

Benefícios do processo de Onboarding

É importante pensar que o tempo investido em um onboarding de funcionários bem sucedido, será compensado depois, já que evita problemas no futuro. Outro ponto relevante a se pensar é que a maioria dos colaboradores decide se vai continuar ou deixar a empresa no seu primeiro ou segundo mês de experiência no local.

Portanto, é importante não apenas causar uma boa impressão, mas também mantê-la com a realidade do seu negócio. Veja alguns benefícios do processo de onboarding, para colaboradores e para a empresa:

✔ Os benefícios para empresas:

• Retenção de talentos. Manter os melhores talentos do mercado deve ser a prioridade da sua empresa.
• Maior produtividade. O acolhimento gera melhor produtividade. Funcionários satisfeitos e felizes realizam melhor suas competências.
• Crescimento empresarial. Uma vez que que os dois itens anteriores são realizados com eficiência, a tendência é que sua empresa se desenvolva melhor e cresça.
• Diminuição dos custos de contratação. Manter os talentos entre o corpo de funcionários, resulta em menos processos de desligamentos e portanto, menos gastos com contratação.
• Employer Branding. A marca empregadora é algo que está em alta e um onboarding de funcionário de sucesso também é parte dessa estratégia.

✔ Os benefícios para o colaborador:

• Employee Experience
• Apresentação das tarefas e o funcionamento da empresa
• Confiabilidade nos gestores de RH
• Motivação e estímulo para seguir na empresa

[Checklist para Download] Guia de Onboarding Online

Um dos maiores desafios atuais é adaptar a integração dos funcionários para o ambiente virtual. Para ajudar neste processo, elaboramos um Guia de onboarding online com todas as etapas e ferramentas mais importantes para uma integração de sucesso. Utilize o guia como um checklist para garantir que o processo de onboarding online seja completo.

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Objetivos do processo de Onboarding

Agora que você já sabe o significado de onboarding e quais os benefícios desse processo, é importante ter em mente os principais objetivos que se deve buscar na integração dos colaboradores. Veja a seguir:

• Apresentar a política interna da empresa. Conhecer as novas regras durante o processo de onboarding, seja no âmbito legal ou social, é essencial para o colaborador recém integrado.
• Informar os detalhes do cargo as suas funções específicas. Explicar as técnicas, ferramentas e  métodos para que o novo colaborador possa realizar sua função sem problemas.
• Definir o acompanhamento. Mostrar para os novos talentos as pessoas certas para fazer perguntas ou pedir ajuda.
• Mostrar a filosofia da empresa. Se assegurar que o novo colaborador está ciente dos valores, dos objetivos, da missão e visão da sua empresa.
• Tirar dúvidas finais. Se certificar se o colaborador ainda tem dúvidas o contrato,  salário, bônus, jornada de trabalho, horas extras, férias, folgas e ausências.
• Explicar o organograma da empresa e a posição do novo funcionário. Toda empresa possui uma hierarquia de funções e organização. É importante para o novo funcionário conhecer e se familiarizar com seus novos colegas, chefes e pessoas que farão parte de seu dia a dia.

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Como fazer um Onboarding de funcionários: Plano de ação

Com o checklist de onboarding em mãos, elaborar um plano de ação para orientar cada onboarding fica ainda mais fácil. A seguir, destacamos duas abordagens essenciais e um passo a passo prático que podem servir como exemplos de um bom plano de ação de onboarding.

O processo de integração é dividido em duas partes principais:

1ª Parte – Administrativa

Faz referência a documentação prévia à chegada do novo integrante. Ou seja, os documentos os quais precisam ser organizados e assinados antes que o novo funcionário chegue.

Por exemplo, o contrato de trabalho que deve já estar assinado pelos supervisores anteriormente. Ou ainda, manual de conduta, regras de vestuário, postura e tom. Além de dúvidas respondidas relacionadas às férias, folgas, licenças, turnos, horários de trabalho, etc.

2ª Parte – Formação

Essa segunda parte tem o foco no treinamento e desenvolvimento desse funcionário com o objetivo de prepará-lo para desenvolver sua competência com o melhor desempenho possível. Nesta etapa, considere o pano de carreira apresentado no início da jornada do colaborador na empresa e as novas necessidades que surgirem ao longo do caminho.

Por exemplo, considere um treinamento de CRM ou algum outro software que esse colaborador ainda não tenha experiência prévia.

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Passo a passo do processo de onboarding

O plano de ação de como fazer onboarding de funcionários vai depender do tipo e tamanho do seu negócio. Além do perfil das equipes, dos supervisores, etc. Não existe “a receita de bolo ideal”, mas o que existe são modelos que podem ser adaptados à realidade da sua empresa.

Por isso, listamos aqui algumas das etapas essenciais para a realização de um bom processo de onboarding:

1ª Fase: Durante o processo de recrutamento e seleção

A vaga

Esse primeiro passo já começa no processo de seleção, no momento em que a descrição da vaga é criada e publicada. Nessa descrição, é importante ressaltar a política da empresa, seus objetivos e sua missão. Isso tudo faz parte de um bom plano de Candidate Experience.

A entrevista

É um dos pontos principais para causar uma boa impressão na experiência do candidato. Ser pontual, criar um ambiente seguro e tranquilo, fazer perguntas objetivas e que agreguem valor ao currículo do candidato, mostra que a sua empresa se importa e quer que essa pessoa faça parte do time.

A documentação

No processo de onboarding, comece pelos documentos mais importantes, não deixando nenhuma dúvida para trás: por exemplo sobre a CLT, INSS etc. Aproveite esse momento para registrar no sistema da empresa todos os dados do colaborador e fazer o download dos documentos no seu perfil. Além disso, explique-lhe as regras diárias que terá que seguir.

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Tour no escritório

Apresentar as instalações é parte indispensável nessa primeira fase. Quanto mais cedo o novo colaborador se familiarizar com o espaço de trabalho, menos tempo será gasto posteriormente para ensinar onde estão os banheiros, refeitório, máquina de xerox, cafeteria, etc. Aproveite esse “tour” para apresentar o novo membro da equipe para seus colegas. Já no caso de um Onboarding Online, marque uma video call para fazer a devida apresentação.

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2ª Fase: 1º dia de trabalho

Conselhos e sugestões

Para a maioria das pessoas o primeiro dia de trabalho é um dia de nervosismo e ao mesmo tempo entusiasmo. Por isso, não espere que o novo talento recém chegado a sua empresa lembre de perguntar tudo o que precise ou saiba tudo sobre o que foi apresentado durante o processo seletivo. Por isso, é papel do supervisor responsável pelo processo de Onboarding lembrar desses detalhes.

Boas-vindas

Como comentamos na etapa anterior, marcar uma reunião de apresentação, uma videochamada ou ainda, enviar um email a toda a equipe são boas estratégias para aplicar no primeiro dia. Anunciar nos canais de comunicação internos a entrada do colaborador de forma leve e divertida também é uma ótima opção.

Treinamento

Elaborar um manual claro e objetivo ou algum tipo de documento com o passo-a-passo de como utilizar as ferramentas principais de determinada competência é super importante nessa fase. Seja através de textos, infográficos, ou ainda vídeos tutoriais, esse tipo de material economizará bastante tempo dos gestores de RH.

Uma vez pronto, o material pode ser adaptado ou atualizado facilmente de acordo com diferentes cargos, funções, perfis, escritórios ou equipes. Além disso, nas etapas do processo de admissão os treinamentos são fundamentais. Verifique com a liderança todos os treinamentos necessários para o novo colaborador e ajude a elaborar um plano de treinamentos.

3ª Fase: 1ª Semana

No final da primeira semana é importante separar alguns minutos para receber o feedback. Perguntar sobre a empresa, como o novo funcionário está se sentindo, se o treinamento foi suficiente ou se necessita de algo mais. Algo que não tem nenhum custo adicional, mas que pode fazer toda diferença na experiência do colaborador.

4ª Fase: 1º mês

O primeiro mês pode ser o divisor de águas na vida do novo funcionário. É nesse período que ele decidirá se deseja continuar ou deixar a empresa. Portanto, o melhor a fazer como gestor de pessoas, é aplicar um questionário de feedback para discutir a experiência desse colaborador e começar a discutir seu plano de carreira.

Ferramentas de Onboarding

Para organizar um bom processo de onboarding, é preciso contar com ferramentas e materiais que ajudem em cada etapa. Neste caso, você pode optar por documentos manuais ou então por ferramentas digitais.

O primeiro benefício em usar ferramentas digitais é poder fazer o onboarding de qualquer dispositivo móvel: computador, tablet, celular, etc. Outro ponto é que uma vez que os dados dos colaboradores sejam incluídos dentro do sistema, e o RH poderá ter acesso direto a eles.

A seguir, falaremos sobre as ferramentas de onboarding mais utilizadas:

1) Checklists

Os checklists são muito utilizados para não esquecer ou pular  nenhuma tarefa, documento ou etapa do processo de onboarding. Enviado por email, o checklist pode ser facilmente acessado pelo novo funcionário. Exemplos de checklist integrados e digitais são Trello ou Google Keeps, ferramentas simples e fáceis de usar no dia a dia.

2) Assinatura digital e SIRH – Sistemas de Informação de Recursos Humanos

O SIRH ou termo de origem inglesa Human Resources Information System, como o nome já sugere, são sistemas que coletam e unificam os dados de RH de maneira inteligente. Desde o planejamento do processo de onboarding, passando por assinatura digital, inclusão de documentos, calendário e relatórios de despesas.

A assinatura digital, por exemplo, agiliza todas as etapas do processo de admissão do funcionário. Assim, seus gestores podem investir tempo e dinheiro em outros processos mais urgentes e relevantes para o crescimento da sua empresa.

👉Assinatura digital: Veja como funciona na prática

3) Plataformas de Educação à Distância (EAD)

Outra ferramenta importante para se ter na mão são as plataformas de EAD. Nesses sites de ensino à distância você e seus colaboradores poderão fazer ou oferecer treinamentos corporativos personalizados.  Além de ter cursos sob medida com profissionais especialistas nas mais diversas áreas empresariais.

4) Chatbots

A maior vantagem de usar um serviço de chatbot está na economia de tempo gasto com perguntas repetitivas. São, por exemplo, aquelas perguntas que são feitas inúmeras vezes por todos os novos talentos da empresa. Elas podem facilmente ser respondidas através do uso da inteligência artificial.

Basta contratar o serviço de chatbot mais adequado para sua equipe. Após, é só inserir no sistema as perguntas mais repetidas e relevantes feitas pelos novos funcionários e então inserir as respostas. Com um esquema simples é possível predeterminar essa tarefa e assim economizar muito tempo.

5) Plataforma gratuita de vídeos

Uma alternativa para economizar tempo e dinheiro com os treinamentos de seus novos colaboradores no onboarding online são as plataformas de gravação de vídeo gratuitas. Nesses sites você e sua equipe podem gravar seus tutoriais ou guias passo-a-passo sem custos adicionais. Além de manter tudo guardado com segurança para assistir quando e quantas vezes quiser. Um exemplo disso é a plataforma Loom.

6) Sistema Digital de Onboarding

Algumas tarefas no processo de onboarding podem precisar de semanas para serem feitas manualmente. Hoje já existem diversas ferramentas e sistemas que usam a inteligência artificial para reduzir custo e tempo dos processos de RH. Algumas vantagens dos softwares e ferramentas de onboarding digital:

1. . Economia de tempo e custos em tarefas administrativas
2. Redução de erros manuais
3. Autonomia para o colaborador
4. Informações e dados centralizados

Um destes sistemas é o software de RH da Factorial, que possui mais de trinta recursos que podem ser testados por 14 dias sem custos. Entre eles estão:

• Integração dos funcionários totalmente online
• Centralização de documentos
• Sistema de Recrutamento e seleção
• Assinatura digital de documentos na própria plataforma
• Inclusão automática no organograma

Em uma plataforma que concentra todas as atividades de gestão de pessoas e Departamento pessoal, esse sistema pode facilitar a organização de toda a jornada do colaborador.

Desde a publicação da vaga de emprego, passando por onboarding, treinamento, avaliação de desempenho até o offboarding. Tudo numa mesma plataforma. Veja como funciona:

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