A Matriz Nine box é uma poderosa ferramenta que ajuda no processo de avaliação de desempenho dos colaboradores. Veja a seguir o que é 9 box, como aplicar esta metodologia e baixe um modelo completo pronto para uso!
A simples vista, é apenas um gráfico com nove quadrantes. Na prática, uma poderosa ferramenta de avaliação de desempenho de todos os colaboradores da empresa.
A Matriz Nine Box (ou 9 box) é um dos recursos mais utilizados para fundamentar a tomada de decisões estratégicas em gestão de pessoas e, por isso, deveria ser dominada pelos profissionais de RH.
Neste artigo, vamos explicar como a metodologia surgiu, como funciona e as vantagens de utilizá-la na sua empresa. Apresentamos situações nas quais a matriz ajuda na prática e ensinamos como construir um modelo do zero. Se preferir, oferecemos um modelo de matriz 9 box em Excel pronto, para você já começar a usar agora! Veja todos os detalhes a seguir.
- O que é a Matriz Nine Box?
- Como funciona a Matriz 9 Box?
- Quando usar o Nine Box ?
- Como fazer uma Matriz 9 Box?
- Na prática, para que serve o Nine Box?
- [⬇️Modelo para Download] Matriz Nine box em Excel
- Resultados e Planos de ação
- Quais as vantagens da Matriz 9 Box?
- Software para Gestão de Desempenho
O que é a Matriz Nine Box?
A Matriz Nine Box, ou 9 box como também é chamada, surgiu dentro da consultoria empresarial da McKinsey no início dos anos 70. Naquela época, a matriz era utilizada para revelar em quais unidades de negócio era melhor investir o seu dinheiro.
Principalmente em organizações que operavam no esquema matriz filial, a metodologia era usada para ir além das projeções de cada unidade, colocando o destaque na força que o setor poderia ter no futuro.
Com o passar dos anos, a Matriz Nine Box foi trazida para o universo de Recursos Humanos. Hoje, nada mais é que uma de ferramenta de avaliação de desempenho para as empresas que se adotam uma atuação mais estratégica no que diz respeito à gestão de pessoas.
Como funciona a Matriz Nine Box?
A matriz Nine Box é fácil de aplicar e revela quais ações os profissionais necessitam para se desenvolver e alcançar outras posições dentro da empresa — seja em outros setores ou subindo de cargo.
Cada uma das caixas da matriz 9 box contempla certas características identificadas nos colaboradores. Estas características estão diretamente relacionadas ao seu desempenho e potencial.
Normalmente, os padrões de performance e comportamento são percebidos diariamente pelos gestores, mesmo que de uma forma não oficial. Ainda que a sua empresa não tenha uma política de avaliação formal, certamente os gestores poderiam responder com facilidade as perguntas sobre a produtividade e habilidades individuais dos seus funcionários.
Para que a matriz seja o mais efetiva possível, é ideal consolidar essas percepções em avaliações oficiais. Isso pode ser feito definindo com clareza o que deve ser avaliado na matriz. Em resumo, essa estrutura é composta por linhas e colunas, que representam:
- O potencial, no eixo vertical;
- O desempenho, no eixo horizontal.
Dessa forma, o cruzamento dessas linhas e colunas agrupa as competências de cada colaborador em – adivinha? – 9 configurações possíveis.
Quando usar a Matriz 9 Box na sua empresa?
A Matriz Nine Box é uma ferramenta extremamente útil, que serve de base para um direcionamento na gestão de pessoas. No entanto, se não há grandes decisões a serem tomadas, o investimento de tempo e dinheiro que a metodologia 9-box demanda pode não ser justificado.
Existem duas situações em que a matriz é particularmente útil:
- Para apoiar a tomada de decisões complexas: o Nine Box pode direcionar a liderança da empresa a decisões mais precisas. Isso porque a qualificação de cada funcionário nos eixos da matriz é extensamente avaliada pelos gerentes. Se a empresa tem programas de remuneração variável através de bônus e comissões ou muitas vagas abertas para mobilidade interna, a matriz pode ajudar a direcionar os funcionários para o caminho certo dentro do planejamento de RH.
- Para treinar a liderança da empresa: além de identificar talentos, o 9 Box também pode ser utilizado como uma ferramenta de desenvolvimento para a direção da empresa. Por forçar uma discussão estruturada e embasada sobre a gestão de talentos, a prática de reuniões durante o processo de 9-box também leva a uma liderança transformacional.
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Como fazer uma Matriz Nine Box?
Achou a metodologia interessante? Pois então agora é hora de aprender como fazer uma Matrix Nine Box e como ela pode ser desenvolvida dentro da empresa. Primeiro, é necessário organizar avaliações de desempenho e de competências, que vão compor os eixos horizontais e verticais da matriz, respectivamente.
No final, a estrutura deverá ser composta por nove quadrantes na qual os profissionais localizados ao canto superior direito expressam o mais alto potencial e desempenho e os situados na parte inferior esquerda representam potencial e desempenho baixos.
Confira o nosso passo a passo!
1) Avaliação de Desempenho (eixo horizontal)
Para poder agrupar os colaboradores nas categorias de desempenho no eixo horizontal da matriz 9 box, é necessário que antes os seus supervisores revisem a sua performance. Isto normalmente é feito através de certas avaliações individuais, nas quais o funcionário é medido em relação aos indicadores previamente comunicados.
Uma vez feita essa avaliação, o colaborador deverá ser incluído em uma das seguintes classificações:
- Abaixo das expectativas: o colaborador não corresponde aos requisitos de sua função e não alcança seus objetivos.
- Dentro das expectativas: o funcionário corresponde parcialmente aos requisitos de sua função e alcança algumas de suas metas.
- Acima das expectativas: o funcionário cumpre totalmente os requisitos de sua função e alcança com sucesso suas metas.
2) Avaliação de Potencial (eixo vertical)
O eixo vertical da matriz 9 box é composto pelo potencial dos colaboradores, também pontuado durante a avaliação e com uma categorização semelhante – baixo, moderado ou alto potencial. Deve-se sempre levar em conta o papel atual do colaborador no seu cargo, também considerando suas capacidades futuras dentro do seu plano de carreira.
As categorias representam o seguinte:
- Baixo potencial: o colaborador está trabalhando em pleno potencial e não há indícios que melhore.
- Potencial moderado: o colaborador tem o potencial para se desenvolver ainda mais dentro de seu papel atual.
- Alto potencial: o colaborador demonstra ser elegível para promoção, seja imediatamente ou num curto período de tempo.
Cabe destacar que muitas empresas utilizam uma segunda denominação para o eixo vertical: fit cultural. Nesse caso, se avaliam os principais comportamentos relacionados à cultura da empresa em questão.
3) Construção do Nine Box
Uma vez coletadas as informações que serviram de base para os dois eixos da matriz, basta reunir os dados para a composição da matriz. O melhor é usar softwares específicos para a coleta e cruzamento dos dados, mas também é possível fazer manualmente em uma planilha de Excel. Veja o exemplo a seguir:
Mais abaixo, disponibilizamos um modelo de matriz Nine Box pronto para uso!
Na prática, para que serve o Nine Box?
Bom, já deu para entender que o Nine Box é uma ferramenta visual para mapear talentos e que serve de base para o processo de tomada de decisões. Na prática, classificamos os talentos da empresa em 9 caixas para melhor entender que tipo de ações devemos tomar com eles.
As principais decisões que podem ser auxiliadas pelo Nine Box são:
- Promoções de função;
- Transferências internas;
- Movimentos laterais de carreira;
- Aumentos e bônus salariais;
- Treinamentos;
- Desligamentos
[Modelo para Download] Matriz Nine box em Excel
Já vimos que a Matriz Nine Box pode ser muito útil para o desenvolvimento dos colaboradores. No entanto, este não é um modelo fácil de elaborar. Por isso, desenvolvemos uma Matriz 9 Box em Excel pronta para uso. Nele, você encontrará todas as fórmulas de que precisa, além de uma orientação passo a passo de como preencher a sua matriz.
Basta baixar o modelo abaixo e aplicar hoje mesmo!
Resultados do Nine Box e Planos de ação
As 9 caixas de matriz têm uma série de nomes que variam de uma versão à outra. Via de regra, têm as mesmas características e oferecem insumo para as mesmas interpretações.
Reunimos a seguir os resultados e algumas recomendações abrangentes sobre possíveis planos de ação para cada caso. Lembramos que é sempre necessário adequar a metodologia à realidade da sua empresa.
Também é importante observar que tanto o potencial quanto o desempenho de um colaborador estão associados ao seu papel atual e à atividade que estão atualmente exercendo. Portanto, uma pessoa estar agrupada na caixa de baixo potencial ou baixo desempenho não significa necessariamente que ela não tenha competências. Talvez ela necessite uma função que melhor se ajuste ao seu conjunto de habilidades ou ajuda para se ajustar à cultura organizacional.
Veja a seguir cada perfil e confira sugestões de planos de ação para cada um deles.
Insuficiente
Profissionais com desempenho e potencial baixos caem dentro da categoria insuficiente. Também se pode dizer que são más contratações – funcionários que não talvez não devessem ter sido contratados em primeiro lugar. Isto não se deve ao fato de não serem qualificados, mas porque talvez não possuem as habilidades necessárias para atender às exigências do cargo ou não se encaixam na cultura de trabalho.
Plano de ação: Uma possível linha de ação seria identificar os bloqueios para seu desempenho. Além disso, é possível tentar encontrar outra posição interna onde suas habilidades seriam melhor aproveitadas. Se esses esforços falharem, recomenda-se o desligamento do profissional.
Eficaz
Os profissionais eficazes caem na segunda caixa na parte inferior da matriz e representa aqueles que estão fazendo algum esforço. São colaboradores dispostos a trabalhar, contribuem para os objetivos da empresa, têm um desempenho médio e fazem o suficiente para não serem demitidos de seus empregos.
Plano de ação: Para profissionais neste grupo do Nine Box, é recomendado dar feedbacks de desempenho, identificar áreas específicas de melhoria e ajudá-los a desenvolver um plano de melhoria pessoal. É importante dar tempo suficiente para passar para a categoria de alto desempenho, com check-ins regulares para anotar seu progresso.
Comprometido
Os profissionais comprometidos tendem a ter uma boa performance quando lhes é dito o que fazer. Por outro lado, o seu potencial é limitado e não há muita motivação para o crescimento.
É um grupo importante para a cultura da empresa porque eles têm uma boa atitude, fazem bem suas tarefas e é improvável que deixem o emprego em breve. Porém, o baixo potencial indica que não estão prontos para a responsabilidade que uma promoção exigiria.
Plano de ação: O melhor a fazer é mantê-los satisfeitos em suas funções atuais, possivelmente com reconhecimento e remuneração extra através de aumentos e bônus. Se possível, a empresa deve tentar ajudá-los a tomar mais iniciativa e apresentar como o seu trabalho pode mudar num futuro não muito distante. Assim, juntos podem se preparar para atender a essas mudanças.
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Questionável
Profissionais do tipo questionável têm bom potencial e costumam estar motivados com seu trabalho, mas ainda sim seu desempenho é baixo. O primeiro passo é descobrir a causa disso.
Eles estão confusos sobre o que é esperado deles? Têm algum tipo de problema pessoal em casa? Não tiveram um processo de onboarding adequado?
Este grupo claramente tem habilidades e, portanto, precisam de orientação interna, motivação e oportunidades para melhorar seu desempenho. Também é fundamental comunicar claramente as expectativas.
Plano de ação: O plano de melhoria desses profissionais deve incluir metas de crescimento . Além disso, é importante considerar um período de tempo suficiente para que ele passe para uma categoria de desempenho superior. É importante documentar os check-ins regulares com seu supervisor.
Mantenedor
O tipo mantenedor é um ativo potencial para a organização, nos quais vale a pena investir. São aqueles profissionais sólidos que desempenham bem suas funções atuais e têm bom potencial de crescimento e para promoções futuras.
Plano de ação: O gestor pode apoiá-lo facilitando novos projetos e tarefas que os manterão motivados ao mesmo tempo que começa a prepará-los para oportunidades futuras. Também deve se certificar de acompanhar seu desempenho. Outro ponto de atenção é recompensar esses profissionais adequadamente, inclusive recomendando-os para promoções quando aplicável.
Forte desempenho
Os profissionais com forte desempenho já estão cumprem as metas e excedem os seus indicadores. Estão no caminho certo para uma boa trajetória de crescimento dentro da organização.
Plano de ação: É importante avaliar se eles estão prontos para crescer e aumentar seu nível de responsabilidade ou se precisam de mais tempo para se desenvolverem. Enquanto ainda estão nas funções atuais, não deixe de incentivar as habilidades de pensamento tático e estratégico, que serão úteis para seu futuro na empresa.
Esses profissionais também podem ser expostos a tarefas diferentes e colocados em contato direto com outros setores da empresa. Isso os ajudará a entender como outros aspectos da organização funcionam.
Enigma
Esse grupo curiosamente tem potencial de crescimento elevado, mas por algum motivo tem um desempenho baixo. Eles têm a capacidade de desempenhar um papel mais amplo. No entanto, estão enfrentando desafios que comprometem seu desempenho atual.
Plano de ação: É recomendado apoiá-los com feedback positivo de seus gerentes, comunicação clara de objetivos e mais oportunidades para ganhar experiência e construir confiança.
Em crescimento
Os profissionais em crescimento são valiosos para suas equipe. Isso porque sustentam a cultura de trabalho e atendem a todas as expectativas de performance. Essencialmente, tudo o que precisam é de mais exposição alcançarem altos níveis de desempenho.
Plano de ação: Proporcione oportunidades de treinamento e desenvolvimento para estes profissionais. Tarefas desafiadoras e gestão do progresso também são boas ideias. Tenha certeza que seus indicadores de desempenho estão claros e dê espaço para que cresçam.
Destaque
Profissionais em destaque são as estrelas da sua organização! Eles dominaram sua função atual e estão preparados para passar para o próximo papel.
Dentro da organização, eles são reconhecidos pela sua capacidade de resolução de problemas, pensamento estratégico e motivação pessoal. Por esse motivo, também são uma ótima referência para outros colaboradores.
Plano de ação: Para manter seu engajamento e retê-los, é necessário promovê-los a tempo. Profissionais em destaque continuamente tem o potencial para compor a futura liderança da empresa, por isso, é importante deixá-los saber que são valorizados. Proporcione desafios, oportunidades para reconhecimento público e networking e garante que sua remuneração e benefícios estão à altura!
Quais as vantagens do Nine Box?
Agora que você já entende os conceitos básicos sobre a Matriz Nine Box, vejamos algumas vantagens de aplicar essa metodologia nos processos de gestão de desempenho dos colaboradores na sua empresa.
1. Identificar e reter talentos
A guerra de talentos no mercado de trabalho vem demonstrando a mudança de relação entre empresa e candidatos – o recrutamento e a seleção é apenas a primeira batalha do RH moderno. Uma vez contratados os melhores profissionais, é preciso oferecer-lhes motivos para ficar. Além disso, é essencial oferecer uma forma de se crescerem dentro da empresa.
É aí que a matriz 9 Box ajuda a identificar funcionários de alto desempenho ou potencial. Além de evidenciar os profissionais mais qualificados, o Nine Box também aponta as áreas nas quais profissionais que ainda não chegaram lá precisam melhorar.
Desta forma, a empresa pode efetivamente gerenciar seus recursos para engajar e desenvolver todos os seus colaboradores.
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2. Direcionar ações depois das avaliações
Apenas através de uma boa gestão de desempenho as empresas podem alinhar os objetivos pessoais dos seus colaboradores aos objetivos estratégicos da empresa a longo prazo.
Muitas empresas iniciam esse processo com as avaliações de desempenho, sem no entanto concretizar os resultados desses pareceres em ações concretas. Categorizar os funcionários na Matriz Nine Box é uma forma de o RH e os gerentes de cada setor planejarem e executarem ações pós-avaliação para o desenvolvimento dos colaboradores.
Essa sistematização do processo também ajuda a implementar uma comunicação aberta e consistente. Além disso, cria uma cultura de feedback sobre como os colaboradores estão performando e o que podem fazer para melhorar.
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3. Aprimorar o processo de recrutamento e seleção
Por fim, a metodologia Nine Box ainda serve como um termômetro do processo seletivo das empresas. Ao indicar que uma grande parte da força de trabalho está dentro das caixas de baixo potencial ou baixo desempenho, a matriz evidencia potenciais falhas no recrutamento e seleção de candidatos.
É utilizada, portanto, para indicar melhorias no processo de contratação. Isso pode ser tanto na forma como a empresa trabalha seu Employer Branding, quando na maneira como seleciona esses profissionais através de um modelo de competências.
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Software para Gestão de Desempenho
Como vimos, a Matriz Nine Box é uma das melhores ferramentas associadas a avaliações de desempenho nas empresas. No entanto, essa metodologia não funciona sozinha. É importante contar com sistemas mais completos que ajudem a centralizar todas as etapas necessárias para avaliar e desenvolver os colaboradores
Utilizar um software para otimizar todo o ciclo de gestão de desempenho traz inúmeras vantagens, por exemplo. Uma destas opções é o software de RH da Factorial que pode ser testado por 14 dias na prática e possui recursos diversos relacionados à gestão de pessoas.
Veja alguns recursos disponíveis:
- Diversos tipos de avaliação de desempenho. Avaliações de 90°, 180°, 360°, feedbacks dos gestores e auto-avaliações.
- Modelos customizáveis. Você pode usar os modelos prontos ou criar o seu do zero.
- Notificações automáticas. Tanto os avaliados quanto os avaliadores recebem notificações para preencher e responder às avaliações, diretamente na plataforma.
- Centralização das informações. É possível monitorar todas avaliações no mesmo lugar e organizá-las dentro do próprio sistema.
- Relatórios personalizados. Depois que as avaliações forem concluídas, é possível gerar relatórios personalizados com os dados obtidos.
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