O Informe de Rendimentos é um documento que registra os ganhos de um colaborador ao longo do ano. E que deve ser utilizado para sua declaração do Imposto de Renda. Saiba como o RH deve disponibilizar este documento e quais informações ele deve conter.
O informe de rendimentos é um documento muito importante. Afinal, ele oferece aos colaboradores de uma empresa todas as informações fiscais relacionadas aos seus rendimentos ao longo de um ano fiscal.
Com isso, o documento é crucial tanto para os funcionários quanto para as empresas, uma vez que auxilia no cumprimento das obrigações fiscais e proporciona maior transparência nas relações trabalhistas.
A seguir, confira a importância do informe de rendimentos, quais informações ele deve conter e como o departamento de Recursos Humanos pode melhor disponibilizá-lo aos colaboradores.
Boa leitura!
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Índice
O que é o Informe de Rendimentos?
Conforme explicamos, o informe de rendimentos é um documento que compila todas as informações referentes aos ganhos financeiros de um colaborador durante o ano fiscal.
Na prática, ele detalha informações como salário, bônus, benefícios e quaisquer outras formas de remuneração recebidas ao longo do ano.
Além disso, o documento também deve discriminar descontos e deduções fiscais. Isso inclui IRPF retido na fonte, informes de rendimentos do INSS e despesas com plano de saúde.
Esse documento também é indispensável para que os funcionários possam realizar a declaração de imposto de renda de maneira correta. Cumprindo assim suas obrigações fiscais com a Receita Federal.
Já para as empresas, a emissão do informe de rendimentos é uma responsabilidade legal e uma prática que contribui para a transparência nas relações entre empresas e funcionários.
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Quais informações devem constar no informe de rendimentos?
Agora que já sabemos o que é o informe de rendimentos, é importante entender quais informações devem constar no documento. Segundo a lei brasileira, os dados essenciais do informe contemplam:
- Identificação do colaborador: o informe deve conter informações pessoais do colaborador, como nome completo, CPF, e número de registro na empresa;
- Rendimentos tributáveis: cabe ao setor de RH detalhar todos os valores recebidos pelo colaborador. Incluindo salários, bônus, décimo terceiro salário, horas extras, entre outros rendimentos sujeitos à tributação;
- Rendimentos isentos e não tributáveis: também é necessário incluir informações sobre benefícios e rendimentos que não são tributados. Entre eles: auxílio alimentação, vale-transporte, indenizações etc.;
- Deduções e descontos: a inclusão de descontos legais também deve ser realizada. Aqui, podemos citar contribuições para a Previdência Social e plano de saúde, por exemplo, uma vez que impactam o valor final dos rendimentos tributáveis;
- Imposto de Renda retido na fonte: como já mencionamos, o informe de rendimentos deve conter detalhes sobre o valor retido na fonte ao longo do ano. Isso é essencial para o cálculo do imposto de renda a ser restituído ou pago.
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Como o RH deve disponibilizar o informe para seus colaboradores?
A correta disponibilização do informe de rendimentos por parte do RH é fundamental para assegurar que os colaboradores tenham acesso fácil e compreensível a essas informações.
Sendo assim, existem algumas práticas e passos que podem ser seguidos para tornar este processo muito mais eficaz e transparente. Confira a seguir!
1. Colete os dados necessários
O primeiro passo é reunir todas as informações necessárias para a elaboração dos informes de rendimentos.
Conforme já especificamos, isso incluirá detalhes como o valor anual de rendimentos, benefícios recebidos, possíveis deduções, IRPF retido na fonte, etc.
A depender do número de colaboradores, o uso de um software de gestão pode otimizar ainda mais este processo.
Dentro da plataforma da Factorial, por exemplo, você tem acesso às funções Gestão de Documentos e Gestão da Folha de Pagamento, o que pode tornar todo o processo de coleta e organização destes dados muito mais simples.
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Organize as informações coletadas
Depois da etapa de coleta, é preciso organizar as informações antes de utilizá-las para gerar os informes.
É importante que o profissional de RH dedique parte de seu tempo para garantir que todas as informações estão corretas. Assim como certificar-se de que os documentos exigidos estejam presentes e organizados.
Mais uma vez, o uso de um bom software de gestão de RH é essencial para tornar este processo muito mais simples.
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Gere os informes de rendimentos
O próximo passo é de fato gerar os informes de rendimentos dos colaboradores. Isso é possível através de um sistema de gestão de Folha de Pagamento, ou de um software contábil que possua essa funcionalidade.
O importante é contar com uma ferramenta que permita a criação desses relatórios, facilitando todo o processo de organização dessas inormações. Com isso, você já terá em mãos os informes de cada colaborador, restando apenas revisá-los.
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Revise os dados dos documentos
Nesta etapa, é preciso verificar de forma minicuosa cada informação do informe. Garantindo que tudo esteja correto e dentro do que foi solicitado.
Também é importante ter certeza que nenhum dado importante esteja faltando, e que todos os cálculos realizados estejam corretos.
Lembre-se de que a empresa pode ser penalizada por entregar informes de rendimentos com informações incorretas ou em branco. Por isso, essa etapa é essencial.
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Envie os informes aos colaboradores
Por fim, com tudo isso feito, é hora de informar aos colaboradores como conseguir o informe de rendimento.
Para isso, o profissional de RH pode escolher enviar o documento por e-mail, disponibilizados em um portal interno da empresa ou até mesmo entregá-los impressos.
Em geral, a opção digital é a mais utilizada e recomendada. Porém, o importante é que a entrega seja feita e que o colaborador tenha acesso a todo tipo de suporte necessário. Eliminando, assim, qualquer possível dúvida sobre o documento.
Como vimos, disponibilizar o informe de rendimentos do colaborador é uma das responsabilidade do profissional de RH. É muito importante seguir cada um dos passos acima, a fim de garantir a entrega do documento até o prazo determinado por lei.
De acordo com a regra atual, as empresas têm até o último dia útil do mês de fevereiro para fornecer os informes de rendimentos aos seus colaboradores. Portanto, fique de olho neste prazo.
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Como vimos, o informe de rendimentos desempenha um papel crucial no relacionamento entre empregador e empregado.
Mais do que um documento, ele proporciona transparência nas transações financeiras, além de facilitar o cumprimento das obrigações fiscais de ambas as partes.
Nesse sentido, o profissional deRH, sendo responsável pela gestão de pessoas, desempenha um papel central na disponibilização eficiente desse documento.
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