O Informe de Rendimentos é um documento essencial para a declaração e cálculo do Imposto de Renda, tanto para empresas quanto para trabalhadores. Em 2025, com as atualizações do eSocial e as novas regras fiscais, é fundamental que profissionais de RH, DP, empregadores e gestores estejam bem informados sobre como emitir, consultar e entregar esse documento.
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O que é o Informe de Rendimentos?
O Informe de Rendimentos é um documento que compila todos os ganhos financeiros de um trabalhador ao longo do ano, incluindo salário, benefícios, bônus e outras formas de remuneração. Ele também detalha descontos e deduções na folha de pagamento, como IRPF retido na fonte, contribuições ao INSS e despesas com planos de saúde.
Esse documento é indispensável para a declaração do Imposto de Renda, pois fornece os dados necessários para calcular o valor a ser restituído ou pago à Receita Federal. Além disso, ele garante transparência nas relações entre empregadores e empregados.
Exemplos práticos:
- Empresas privadas: Emitem o informe para funcionários CLT e autônomos.
- Aposentados e pensionistas: Recebem o informe do INSS.
- Servidores públicos: Obtêm o documento por meio de seus órgãos de lotação.
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Quem deve emitir e receber o Informe de Rendimentos?
A emissão do informe de rendimentos é uma responsabilidade legal de diferentes entidades:
- Empresas privadas: Devem emitir o documento para empregados CLT, autônomos e prestadores de serviços.
- Bancos e instituições financeiras: Emitem para clientes que recebem rendimentos, como juros e dividendos.
- INSS: Fornece o informe para aposentados, pensionistas e beneficiários de auxílios.
- Órgãos públicos: Emitem para servidores públicos ativos e inativos.
Quem precisa receber o informe?
- Empregados com carteira assinada;
- Autônomos e profissionais liberais;
- Aposentados e pensionistas;
- Servidores públicos.
Informe de Rendimentos e o Imposto de Renda 2025
O informe de rendimentos é a base para a declaração do Imposto de Renda. Ele contém todas as informações necessárias para preencher o formulário da Receita Federal corretamente.
Prazo final para entrega em 2025:
- As empresas têm até o último dia útil de fevereiro de 2025 para disponibilizar o informe aos colaboradores.
- O não cumprimento desse prazo pode resultar em multas e penalidades para as empresas.
Consequências do atraso:
- Para empresas: multas e sanções fiscais.
- Para trabalhadores: dificuldade em declarar o IR e risco de cair na malha fina.
Quais informações devem constar no Informe de Rendimentos?
Agora que já sabemos o que é o informe de rendimentos, é importante entender quais informações devem constar no documento. Segundo a lei brasileira, os dados essenciais do informe contemplam:
- Identificação do colaborador: o informe deve conter informações pessoais do colaborador, como nome completo, CPF, e número de registro na empresa;
- Rendimentos tributáveis: cabe ao setor de RH detalhar todos os valores recebidos pelo colaborador. Incluindo salários, bônus, décimo terceiro salário, horas extras, entre outros rendimentos sujeitos à tributação;
- Rendimentos isentos e não tributáveis: também é necessário incluir informações sobre benefícios e rendimentos que não são tributados. Entre eles: auxílio alimentação, vale-transporte, indenizações etc.;
- Deduções e descontos: a inclusão de descontos legais também deve ser realizada. Aqui, podemos citar contribuições para a Previdência Social e plano de saúde, por exemplo, uma vez que impactam o valor final dos rendimentos tributáveis;
- Imposto de Renda retido na fonte: como já mencionamos, o informe de rendimentos deve conter detalhes sobre o valor retido na fonte ao longo do ano. Isso é essencial para o cálculo do imposto de renda a ser restituído ou pago.
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Como consultar e emitir o Informe de Rendimentos?
A consulta e emissão do informe de rendimentos podem ser feitas de diferentes formas, dependendo da fonte dos rendimentos:
Para empresas:
- Utilize sistemas de folha de pagamento ou software de gestão de RH que geram o documento automaticamente.
- O eSocial também facilita a emissão, integrando os dados fiscais e trabalhistas.
Para bancos e instituições financeiras:
- Acesse o internet banking ou aplicativos móveis.
- Procure a opção “Declarações” ou “Informe de Rendimentos”.
Para aposentados e pensionistas:
- Consulte o Meu INSS (disponível no site ou aplicativo).
- Acesse o Portal Gov.br com seu login e senha.
Para servidores públicos:
- Utilize o Portal do Servidor do órgão ao qual está vinculado.
Dica: Mantenha os dados cadastrais atualizados para evitar problemas na emissão.
Como disponibilizar o informe de rendimentos para seus colaboradores?
Garantir que os colaboradores recebam seus informes de rendimentos de forma clara, correta e no prazo é responsabilidade do profissional de RH — e também uma questão de organização e transparência.
Confira um passo a passo simples e eficiente para facilitar esse processo:
1. Reúna todas as informações necessárias
Comece coletando os dados essenciais para a elaboração dos informes de rendimentos:
- Rendimentos anuais
- Benefícios pagos
- IRRF
- Descontos legais
- Outras deduções
Quanto maior o número de colaboradores, maior a complexidade — por isso, contar com um software de RH e DP pode acelerar e automatizar esse processo.
A depender do número de colaboradores, o uso de um software de gestão pode otimizar ainda mais este processo.
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2. Organize e valide os dados coletados
Depois da coleta, organize as informações com atenção.
Essa é a hora de validar se os documentos estão completos e corretos, evitando erros que podem gerar retrabalho — ou até problemas com o Fisco.
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3. Gere os informes de rendimentos
Utilize um sistema de gestão que permita a emissão automática dos informes de rendimentos.
Com a plataforma certa, esse processo leva poucos minutos — basta importar os dados, revisar e gerar os arquivos prontos para envio.
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4. Revise antes de disponibilizar
Revise cuidadosamente cada informe:
-
Verifique valores
-
Confirme cálculos
-
Cheque se há campos em branco ou informações faltando
⚠️ Lembre-se: erros nesses documentos podem causar penalidades para a empresa e confusão para os colaboradores.
5. Simplifique essa rotina com a Factorial!
Além de automatizar a folha de pagamento, a plataforma organiza documentos e facilita o envio dos informes com poucos cliques.
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Informe de Rendimentos: problemas comuns e como resolvê-los
1. A empresa não entregou o informe:
- Entre em contato com o setor de RH ou DP da empresa.
- Caso não haja solução, consulte o eSocial ou procure a Receita Federal.
2. Erros no informe de rendimentos:
- Valores divergentes: Confira holerites e extratos bancários para comparar.
- CPF incorreto: Solicite a correção imediatamente.
- Dados faltantes: Verifique se todos os rendimentos e descontos foram incluídos.
3. Multas e penalidades:
- Empresas que não entregam o informe dentro do prazo podem ser multadas pela Receita Federal.
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Envie os informes aos colaboradores
Por fim, com tudo isso feito, é hora de informar aos colaboradores como conseguir o informe de rendimento.
Para isso, o profissional de RH pode escolher enviar o documento por e-mail, disponibilizados em um portal interno da empresa ou até mesmo entregá-los impressos.
Em geral, a opção digital é a mais utilizada e recomendada. Porém, o importante é que a entrega seja feita e que o colaborador tenha acesso a todo tipo de suporte necessário. Eliminando, assim, qualquer possível dúvida sobre o documento.
Como vimos, disponibilizar o informe de rendimentos do colaborador é uma das responsabilidade do profissional de RH. É muito importante seguir cada um dos passos acima, a fim de garantir a entrega do documento até o prazo determinado por lei.
De acordo com a regra atual, as empresas têm até o último dia útil do mês de fevereiro para fornecer os informes de rendimentos aos seus colaboradores. Portanto, fique de olho neste prazo.
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Conclusão
O Informe de Rendimentos 2025 é um documento crucial para a declaração do Imposto de Renda e para a transparência nas relações trabalhistas. Profissionais de RH e DP devem garantir que o documento seja emitido e entregue dentro do prazo, evitando problemas fiscais e multas.
Para facilitar o processo, utilize ferramentas como o eSocial e softwares de gestão de RH, que automatizam a emissão e organização dos dados.
Dica final: mantenha-se atualizado sobre as mudanças fiscais e incentive seus colaboradores a consultarem seus informes com antecedência.
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