Quem trabalha com RH sabe que as empresas possuem uma série de obrigações tributárias e fiscais a serem cumpridas regularmente. Uma dessas obrigações é a DCTFWeb.
Contudo, essa declaração pode gerar muitas dúvidas, como por exemplo qual é a sua relação com o eSocial, quais são os prazos para envio, penalidades e multas em caso de atrasos, etc.
Neste artigo, vamos explorar o que é a DCTFWeb, por que ela é importante e como as empresas podem cumprir essa obrigação de forma eficaz.
Boa leitura!
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Índice
O que é a DCTFWeb?
A DCTFWeb, ou Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários (DCTF), é uma obrigação tributária eletrônica, instituída pela Receita Federal. Seu objetivo é apurar e declarar os débitos e créditos previdenciários e de outras entidades e fundos federais.
Ela é uma evolução da antiga GFIP, a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social, e faz parte do eSocial, sistema que unifica a prestação de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias das empresas.
Entre outras coisas, o envio da DCTFWeb é importante para que as empresas mostrem que estão cumprindo com suas obrigações fiscais e previdenciárias.
Isso evita à empresa problemas com a Receita Federal e com o INSS. Para isso, o envio deve ser realizado mensalmente, contendo informações sobre colaboradores e suas contribuições previdenciárias, além de outros dados relevantes.
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Por que a DCTFWeb é importante para o RH?
A DCTFWeb é importante para o departamento de Recursos Humanos por diversas razões.
Primeiramente, ela exige que as empresas informem com precisão os dados relacionados aos seus empregados. Isso inclui remunerações, contribuições previdenciárias e demais informações trabalhistas.
Com isso, é responsabilidade do profissional de RH garantir a conformidade da organização com as regulamentações fiscais.
Além disso, a DCTFWeb também está ligada ao eSocial. Isso significa que todas as informações enviadas devem ser consistentes com as demais obrigações acessórias. Isso inclui dados sobre admissões e demissões, afastamentos e folha de pagamento.
Por fim, a falta de conformidade com a DCTFWeb, assim como o não envio da declaração, também pode resultar em multas e penalidades para a empresa.
Portanto, é fundamental que os setores de RH e Departamento Pessoal mantenham um registro detalhado e preciso de todos esses eventos, a fim de não enviar nenhuma informação incorreta.
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DCTFWeb e DCTF: qual é a diferença?
Uma dúvida bastante comum é a diferença entre a DCTFWeb e a DCTF. Porém, mesmo parecidas, essas declarações dizem respeito a tributos diferentes.
Uma das principais diferenças entre elas é que a DCTF se refere a tributos e contribuições federais não previdenciários. Enquanto a DCTFWeb trata, ao contrário, dos tributos previdenciários.
Além disso, há uma diferença no preenchimento dos débitos. No caso da DCTF, as informações são cadastradas de forma manual, a partir de programas no site da Receita Federal.
Já no caso da DCTFWeb, os débitos podem ser pré-preenchidos pelas informações enviadas ao eSocial e na EFD-Reinf, como veremos adiante.
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Quem é obrigado a enviar essa obrigação?
Até outubro de 2021, eram obrigadas a declarar a DCTFWeb as empresas integrantes do grupo 3 do eSocial. Isso inclui optantes pelo Simples Nacional, MEIs, produtores rurais pessoa física, empregadores pessoa física (com exceção dos domésticos), e entidades isentas.
Contudo, a partir de outubro de 2022, também passaram a ter essa obrigatoriedade as empresas integrantes do grupo 4 do eSocial. Ou seja: órgãos públicos da União, estados e municípios, e organizações internacionais.
O que deve ser informado na DCTFWeb?
Para as empresas que precisam declarar a DCTFWeb de forma obrigatória, é necessário incluir os seguintes tributos:
- Contribuições previdenciárias a cargo das empresas, ou seja, que incidem sobre a folha de pagamento;
- Retenções sobre notas fiscais, comercialização Produção Rural – PJ, patrocínio de clubes de futebol, receita de espetáculos desportivos;
- Retenções sobre notas fiscais conforme a Lei 9.711/98;
- Contribuições previdenciárias de empregadores domésticos;
- INSS de pessoas físicas sobre o salário de contribuição;
- CPRB: Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta;
- Contribuições devidas pelo produtor rural pessoa jurídica, pela agroindústria e pela associação desportiva que mantém clube de futebol;
- Outras entidades ou fundos.
Lembrando que as informações que constem na DCTFWeb são geradas a partir dos dados anteriormente cadastrados no eSocial e no EFD-Reinf.
Além disso, a declaração deve ser única para toda a empresa, via assinatura digital.
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Como transmitir a DCTFWeb e prazos para envio
Segundo o governo, as empresas devem transmitir a DCTFWeb mensalmente, até o 15º dia útil do mês subsequente à ocorrência dos fatos, e anualmente, até o dia 20 de dezembro.
Na declaração anual, a diferença é que a empresa deve informar os valores referentes ao 13º salário pago aos colaboradores.
Atualmente, existem duas formas de transmitir a obrigação: por meio do eSocial, de forma automática, ou por meio do e-CAC, da maneira tradicional.
Isso ocorre porque, recentemente, a Receita Federal passou a possibilitar que a DCTFWeb seja transmitida diretamente pelo eSocial.
Contudo, caso a empresa possua débitos suspensos no sistema eSocial, essa transmissão deve ser feita de forma manual, por meio do portal e-CAC.
Mas, para empresas que não têm débitos suspensos, é totalmente permitido fazer uso dessa facilidade e sinalizar no eSocial a opção de envio automático da DCTFWeb.
Confira a seguir o passo a passo para o envio via e-CAC:
- Acesse o site da Receita Federal e procure a opção “Portal e-CAC”, para acessar o atendimento virtual;
- Na página, clique no botão “Acessar”;
- Informe o código de acesso ou selecione o certificado digital;
- Acesse a opção DCTFWeb, e confira o quadro “Relação de Declarações”. Lá, você poderá visualizar as declarações em andamento;
- Selecione “Editar” para conferir todas as informações e fala as alterações ou revisões necessárias;
- Se estiver tudo certo, clique em “Transmitir”, e por fim em “Emitir DARF”.
Vale dizer que o eSocial também permite fazer alterações nos dados enviados pela empresa por meio da funcionalidade “DCTFWeb retificadora”. Porém, será preciso enviar uma nova escrituração do e-Social ou do EFD-Reinf.
➡️ eSocial: quais são as possíveis multas e como evitá-las
Quais são as multas e penalidades para quem não enviar a DCTFWeb?
Por fim, outra dúvida das organizações é em relação ao valor da multa e as penalidades sofridas em caso do não envio da DCTFWeb.
Segundo a Receita Federal, os valores e penalidades neste caso são os seguintes:
- Envio de um prazo para a retificação, em caso de erros ou omissão;
- Multa de 2% a 20% sobre o valor total das contribuições informadas na declaração (mesmo que tenham sido pagas integralmente);
- Multa de R$ 20 para cada conjunto de 10 informações omitidas ou incorretas;
Além disso, o valor mínimo das multas aplicadas sempre será de:
- R$ 200 em caso de omissão de informações;
- R$ 500 para outras situações.
Portanto, a melhor forma de manter-se em conformidade com a legislação e evitar multas e punições é conhecer as regras e prazos para o envio das informações.
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Como vimos, a DCTFWeb é uma obrigação tributária e fiscal com impacto direto no setor de RH. Por isso, é fundamental que as empresas compreendam a importância da DCTFWeb e adotem práticas eficazes para garantir a conformidade com essa obrigação.
Neste processo, é papel do RH fazer a coleta e o envio das informações não apenas de forma precisa, mas também dentro dos prazos estabelecidos.
Além disso, a integração com o eSocial e o cumprimento de prazos são essenciais para evitar penalidades financeiras.
Apesar dos desafios, a conformidade com a DCTFWeb é essencial para evitar problemas legais e financeiros.
O ideal é que a empresa invista tempo e recursos no uso de softwares e plataformas de gestão que possam ajudar a cumprir essa obrigatoriedade.
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