Veja neste artigo o passo a passo sobre como preencher uma planilha de folha de ponto individual, quais são as principais formas para fazer o controle da jornada de trabalho atualmente e baixe um modelo de folha de ponto individual em Excel pronto para usar.
Entre as inúmeras tarefas que os departamentos de recursos humanos possuem, está o controle das horas de trabalho. Desde que as leis trabalhistas foram consolidadas com a criação da CLT em 1º de maio de 1943, empresas e colaboradores tiveram que seguir as disposições do documento.
Apesar da regulamentação mudar de tempos em tempos — e se adaptar às necessidades da época — o registro de ponto individual continua sendo instrumento sempre presente nas organizações.
Por isso, gestores de RH buscam baixar um modelo de folha de ponto individual para fazer esse controle de jornada da melhor maneira. Ao lado de outros controles, como a gestão de férias dos funcionários, o RH precisa ter um gerenciamento eficaz de todas os processos que competem à empresa.
Afinal, esse e outros controles feitos pelo RH, como a gestão de férias, precisam estar alinhados com as leis trabalhistas. Esse é um dos motivos que faz o profissional de Recursos Humanos buscar formas de simplificar e agilizar os processos de gestão de pessoas.
Quer saber mais sobre como preencher uma folha de ponto individual para imprimir? Continue lendo este artigo e conheça também alguns pontos da legislação e a importância de controlar com eficiência a frequência dos trabalhadores.
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Índice
O que é folha de ponto individual?
A folha de ponto individual é o registro das horas trabalhadas diariamente do colaborador em uma empresa. É vista como uma forma de controlar a jornada e garantir que o profissional está cumprindo com sua carga horária.
Muitos trabalhadores enxergam o registro da folha de ponto individual como um dever. Mas se esquecem de que este é também uma ferramenta que serve para comprovar certas situações.
Por exemplo, horas a mais de trabalho não pagas, faltas ou atrasos. Caso aconteça algum desses problemas, basta conferir os dados no documento.
Este controle também é a garantia de que as horas extras estão sendo pagas de forma correta. É o que conhecemos popularmente por banco de horas.
A folha de ponto individual de trabalho ainda cumpre um papel muito importante em relação à segurança. Quando o colaborador precisa realizar alguma tarefa fora do escritório, essas informações ficam documentadas no sistema.
- Assim, caso haja algum incidente, este será considerado um acidente de trabalho.
Portanto, o profissional estará amparado pelo INSS durante sua recuperação. Agora, se não houverem registros, o trabalhador não terá como comprovar que estava, de fato, no exercício das suas funções.
Qual a importância da folha de ponto individual para a empresa?
Para a empresa, o controle de frequência é igualmente importante, em primeiro lugar, para cumprir as determinações da CLT. Uma das principais, é que a marcação de ponto é feita em estabelecimentos com mais de 10 colaboradores.
Também há uma série de benefícios no registro da de folha de ponto individual, sendo os principais:
- Redução dos atrasos;
- Aumento da produtividade;
- Maior facilidade para fazer o processamento salarial;
- Diminuição dos riscos de processos no Ministério do Trabalho.
Em resumo, o relógio de ponto não se trata apenas de uma obrigação ou dever: ele acaba se tornando um amigo para trabalhadores e empresas. Dessa forma, para tornar seu uso mais eficiente e prático, o ideal seria optar pela digitalização da tarefa.
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Muitas empresas ainda possuem um sistema de controle de horário falho e incompleto. Para que não haja problema neste processo, é preciso se organizar.
Caso ainda não tenha um documento pronto para isso, disponibilizamos um modelo de folha de ponto individual em Excel pronto para ser preenchido pelos seus funcionários. Basta imprimir e começar a usar! Esperamos que seja útil!
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Como preencher a planilha de folha de ponto individual?
O nosso modelo folha de ponto individual é bem intuitivo, simples e fácil de preencher. Mas vamos por pontos para que você não fique com dúvidas.
- Cabeçalho: no cabeçalho, você encontrará todas as informações que devem ser preenchidas, tanto pela empresa quanto pelo funcionário. Dessa maneira, o gestor de RH já pode preencher os dados e deixar pronto antes de imprimir. Um exemplo do que deve constar no documento é o nome da empresa, CNPJ/CEI e endereço.
- Dados do colaborador: independente de quem for adicionar essas informações, RH ou colaborador, é necessário conferir se tudo está conforme o acordado no contrato de trabalho.
- Informações de jornada de trabalho: em terceiro lugar, você encontrará os dias enumerados em ordem (1, 2, 3, 4…), o horário de entrada, o horário de saída, tempo de almoço, horas extras e local para assinatura do funcionário.
- Validação do documento: ao final da folha, fica o espaço para o gestor de RH (ou outro responsável), fazer um visto de fiscalização. É uma maneira de validar o registro de ponto individual do colaborador.
Confira uma prévia do nosso modelo de folha de ponto individual:
Pronto! Agora que você já sabe como preencher a planilha de folha de ponto individual em Excel, compartilhe com seus colaboradores. Não esqueça de explicar as principais funções e disponibilizar o e-mail do responsável pelo controle de ponto, caso apareça alguma dúvida.
Se for possível, considere gravar um vídeo em forma de tutorial para deixar a explicação mais clara. Essa é a maneira mais prática de esclarecer o funcionamento do sistema de ponto em Excel. Você pode utilizar um exemplo que mostre todas as facilidades da folha.
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Registro de folha de ponto individual e a mudança na Lei 13.874/2019
A Lei de Liberdade Econômica, Lei 13.874/2019, mostrou uma atualização mais ampla no registro de folha de ponto individual das empresas. Essas mudanças também estão relacionadas com a forma de imprimir o comprovante do ponto eletrônico. A seguir, pontuamos as principais diferenças entre a versão anterior e a nova versão da lei:
Recibo em bobinas
Atualmente, existem mais opções para validar o comprovante de registro do horário individual. Inclusive, a impressão do comprovante do ponto eletrônico não é mais obrigatória em acordo coletivo. Este pode ser individual, escrito pelo colaborador, ou por meio de um acordo coletivo de trabalho.
Banco de Horas
Vivemos tempos em que a autonomia do trabalhador é valorizada principalmente no que se refere às horas trabalhadas. Logo, a intervenção de terceiros já não se faz necessária para negociações envolvendo o banco de horas. Desse modo, o acordo individual firmado com o colaborador deve ser considerado nesse processo.
Registro de ponto por exceção
O registro de ponto por exceção ocorre quando são anotados pelo colaborador, em seu documento individual, apenas os turnos e horários fora de sua jornada de trabalho normal. Com a nova lei, essas horas devem ser autorizadas por meio de um acordo individual ou coletivo. Nesse caso, a planilha de folha de ponto individual é uma ótima opção.
Ponto eletrônico
Com a ausência de obrigatoriedade para o comprovante do ponto eletrônico impresso, surgem mudanças significativas para os gestores de RH. Agora é possível implementar alternativas para manter o controle de frequência organizado e alinhado com a legislação. Os sistemas com opções digitais de registro são uma das opções.
👉 Leia também sobre Ponto móvel: o que é e como usar no controle de frequência? 📚
Em resumo, a nova legislação trouxe atualizações na obrigatoriedade em acordos coletivos de trabalho. Isso permite maior flexibilidade e autonomia aos colaboradores e isso influi diretamente na gestão de pessoas do seu negócio.
Com todas essas mudanças, se torna imprescindível adaptar a forma de preencher a planilha de folha de ponto individual de trabalho. O ideal agora é optar por digitalizar esta tarefa.
Hoje, já não pode ser uma desculpa, pois essas tecnologias são adaptadas para a legislação vigente, evitando, assim, multas ou processos judiciais contra a sua empresa.
Tendências de RH: outras maneiras de fazer o controle de jornada de trabalho
Sabemos como a tecnologia pode ser uma boa aliada na realização de tarefas operacionais e repetitivas. Inclusive do preenchimento da folha de ponto individual, que pode ser otimizado e simplificado com apenas alguns cliques.
Para isso, surgiram soluções tecnológicas inovadoras como os softwares controle de frequência para gestão de RH. Atualmente, encontramos uma variedade de opções no mercado, desde sistemas únicos para o controle de jornada até plataformas mais completas. Estas reúnem diversas funções e centralizam o processo de gestão de pessoas em um só ambiente.
O relógio de ponto online é um exemplo de sistema para registro de horários de entrada, saída e intervalos. Ele pode ser usado em diferentes dispositivos (computador, celular ou tablet) e independe do local onde o colaborador está. Esse recurso se tornou ainda mais necessário com adoção do trabalho remoto após a pandemia da COVID-19.
Além disso, os softwares de RH permitem a execução de outras tarefas envolvendo a jornada de trabalho do colaborador. Na sequência, veja alguns recursos disponíveis:
- Registrar o horário de trabalho online (e obter relatórios completos ao fim do mês);
- Centralizar os dados da empresa e contratos dos trabalhadores;
- Fazer a gestão de férias, ausências e licenças médicas;
- Pedir a assinatura de documentos online;
- Organizar os turnos de trabalho.
Um destes softwares é oferecido pela Factorial, que pode ser testado por 14 dias sem custos.
🕑 O relógio de ponto digital da Factorial
Se você prefere digitalizar o controle de horário de trabalho e de outros processos, está no caminho certo! Como já falamos, o papel do RH atual está se desprendendo gradualmente das tarefas burocráticas.
Ele se tornou estratégico, está a par das ambições e metas da empresa e pode atuar de maneira eficaz para melhorar processos, qualidade de vida no trabalho e recrutar profissionais essenciais para a organização.
Para isso, é necessário deixar de lado as funções que podem ser automatizadas. Entre elas, a digitalização da folha de ponto individual e todo o relógio de ponto.
Nosso software controle de frequência proporciona a automação completa para os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal da sua empresa. Se ainda está com alguma dúvida sobre implementar as soluções da Factorial, veja o que mais podemos fazer por você:
- Gestão de documentos digitais e digitalizados para não haver extravio de informações importantes;
- Assinatura digital para controle de frequência, folha de pagamento, contratos e muito mais;
- Portal do colaborador para manter uma comunicação transparente e integrada com todas as equipes.
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