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Planilha de folha de ponto e controle de presença – [Template Grátis Excel]

Há algo mais comum para o setor de Recursos Humanos do que o controle de frequência dos colaboradores? Essa e outras tarefas como o cálculo de férias dos colaboradores, fazem parte da rotina do departamento de RH. Neste artigo, compartilhamos com você os detalhes de como criar uma planilha de folha de ponto do zero. Assim, você pode se decidir se prefere lutar contra o Excel ou usar um programa de relógio de ponto e controle de presença 100% eficaz (como o software da Factorial).

Índice

Folha de ponto e a CLT

É através do Art. 74 do Decreto Lei nº 5.452/43 da CLT, que as regras sobre o controle da folha de ponto se fazem presentes. A primeira indica que todas as empresas com mais de 20 colaboradores devem apresentar um um registro de entrada e saída de seus colaboradores, ou seja, a folha de ponto.

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

A folha de ponto serve como um documento essencial, pois protege não só a empresa mas também o colaborador de modo a evitar processos trabalhistas. Uma empresa com essas características que não possua controle de sua folha de ponto pode receber um processo trabalhista de seus colaboradores. Isso porque a folha de ponto funciona como um documento legal que prova a quantidade de horas trabalhadas e em que turno estava, se existiu horas extras, etc.

Desse modo, garantir que os colaboradores assinem a folha de ponto é parte crucial das tarefas do gestor de RH, pois se o documento não estiver assinado, pode não valer juridicamente. Portanto, auxilie seus colaboradores na revisão da folha de ponto e confirmação das horas trabalhadas para não haver nenhum equívoco na hora de calcular o salário, por exemplo.

Como controlar a folha de ponto dos colaboradores?

O controle das horas de trabalho e a folha de ponto dos colaboradores numa empresa são ações que contabilizam as horas em que estes trabalharam e como foram distribuídas ao longo do dia. Esta contabilidade inclui as horas entre a entrada e a saída, bem como o horário de almoço, as horas extras e as que não foram realizadas durante o dia de trabalho. Em muitas partes do mundo, a folha de ponto tradicional ainda existe e é feita com papel e caneta. (Mas esperamos que na sua empresa isso já tenha se desenvolvido)

Existem muitas maneiras de realizar o controle de presença e das horas trabalhadas de um funcionário. Desde o uso de um modelo em Excel, até softwares avançados de gestão de RH. A sua menor preocupação deveria ser como controlar o tempo e a folha de ponto. Agora, dispositivos ou sistemas de controle de ponto automático já estão disponíveis para qualquer empresa. Estes atualizam as informações simultaneamente, assim que o colaborador indica a sua chegada ou saída. Falamos sobre sistemas como os softwares de gestão do horário de trabalho, programas para computadores e até aplicativos para celulares.

A tecnologia à favor da folha de ponto e outras tarefas de RH

As tecnologias especializas em RH muitas vezes permitem que os funcionários registrem o início e o fim da jornada de trabalho, tanto fora como dentro do escritório. Essa é uma ferramenta básica. Além disso, também existem sistemas que detectam as impressões digitais (um procedimento que melhora a segurança da empresa e que impede a entrada de pessoas que não são da empresa). Também existem os códigos pessoais e intransferíveis, e os sistemas biométricos ou de proximidade RFID usando cartões de PVC, chaveiros ou pulseiras. 

Outra tecnologia são o QR Code e a geolocalização. A primeira permite ao colaborador registrar a entrada e saída ao escanear um QR Code. Este pode estar na entrada da empresa, por exemplo. Já a geolocalização surgiu como uma demanda dos gestores que precisavam saber de onde seu colaborador faz o registro de horas trabalhadas. O que pode ser o caso de quem faz teletrabalho (home office), sendo assim, uma espécie de controle de ponto online.

Em seguida, te mostramos as diferentes maneiras de realizar o controle de ponto da sua empresa. Tudo no mesmo lugar!

O passo a passo para criar uma planilha de folha de ponto no Excel 

O exemplo mostrado aqui usa apenas duas fórmulas básicas do Excel. Isso que significa que esse modelo de folha de ponto pode ser facilmente copiado, alterado e personalizado, dependendo das necessidades da sua organização.

Em primeiro lugar, é necessário descobrir que tipo de informação você realmente precisa nas suas folhas de ponto. Normalmente, precisará de um campo para o nome do colaborador, o período de tempo coberto pela folha de ponto (semana, mês) e o nome do departamento e do gestor. Obviamente, você também pode adicionar campos como o CPF do funcionário e o número da identificação interna, caso seja necessário. Mas quanto mais simples o documento, melhor.

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Neste exemplo, os campos para o horário de trabalho da manhã e da tarde estão separados para enfatizar a pausa para o almoço. Além disso, ao inserir as horas na folha de presença duas vezes por dia, o funcionário não precisará se lembrar de todas as horas de entrada e saída ao finalizar a jornada de trabalho. No final do dia, no entanto, é necessário adicionar as horas trabalhadas. Não se preocupe, na próxima etapa, mostraremos como calcular as horas automaticamente.

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Fórmulas da folha de ponto

Nesta planilha de exemplo, usaremos duas fórmulas básicas. Uma para adicionar o total de horas de um único dia e outra para adicionar todas as horas de trabalho da semana. Para adicionar as horas de um único dia, insira uma fórmula simples = SUM(D3- C3-E3) na célula “Total de horas” no final do primeiro dia útil (F7 neste exemplo). Depois que um colaborador tiver adicionado o seu horário nas células “hora de entrada” ,”hora de saída” e o tempo que ficou fora para o almoço, o horário será agregado automaticamente ao campo “total”.

Para usar a mesma fórmula nos outros dias, clique com o botão direito do mouse, copie a célula que contém a fórmula e escolha “colar fórmula” para as células do tempo total restante. O Excel altera automaticamente a fórmula das outras linhas, Portanto, não é necessário fazê-lo manualmente. 

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Quer saber quanto um colaborador trabalhou na semana? Some o total de horas de cada. E há uma maneira de fazer isso de forma automática. Para isso, escolha uma célula na qual deseja que a contagem total semanal seja exibida e insira outra fórmula SOMA.

Por exemplo, neste caso, os campos do tempo total de trabalho diário estão todos na coluna E, a começar pela linha número 3 e terminar pela linha número 8. Para calcular o total de horas semanais, a fórmula seria = SUM ( F3: F8). Esta fórmula adiciona todos os valores na coluna F que estão entre as linhas 3 e 8.

Depois de adicionar essas fórmulas e formatar a planilha ao seu gosto, terá uma tabela de horas perfeitamente funcional. No final, basta copiar o arquivo da folha de assinatura e passar as cópias para seus funcionários. Assim, eles podem começar a registar o seu tempo.

Se você utiliza o Excel como um sistema folha de presença, precisará informar seu e-mail para se comunicar com cada colaborador. Dependendo do tamanho da empresa, talvez seja necessário ter paciência e revisar alguns tutoriais para atualizar suas habilidades no Excel.

Faça download da planilha grátis de folha de ponto

Se você não gosta de criar planilhas do zero, pode baixar o nosso modelo gratuito de folha de ponto. Assim, terá todas as partes cobertas e somente terá que digitar as horas e fazer todos os cálculos manualmente.

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Faça também controle do Absenteísmo

Além de visualizar a presença dos seus colaboradores, também é possível calcular a Taxa de Absenteísmo com a ajuda de uma planilha. Caso você ainda não esteja familiarizado com esse termo, o Absenteísmo, como o Zenklub explica, “é o padrão de falta ao trabalho por motivos alheios a doença, desemprego ou licença”.

Logo, a Taxa de Absenteísmo demonstra, em números, se um funcionário seu, ou mesmo uma equipe inteira, tem apresentado altos índices de ausência no trabalho. Identificar essa taxa é uma boa maneira de complementar seu controle de presença e horas trabalhadas; ajudando, também, a identificar colaboradores que precisam de mais atenção e a desenvolver ações importantes que visem o aumento de engajamento.

Software de controle de presença e relógio de ponto

As planilhas de horas do Excel e os PDFs são exageradamente difíceis de gerenciar e não são convenientes ou precisos. É por isso que na Factorial criamos um software de controle de presença ene relógio de ponto para monitorar o tempo de trabalho.

É muito simples de usar e fácil de configurar. Com opções para você rastrear as horas trabalhadas em tempo real e completar as informações mais tarde. É basicamente uma versão muito mais precisa e versátil de uma folha de ponto. Além disso, a Factorial possui uma poderosa função de relatórios que transforma automaticamente os dados na folha de ponto em relatórios personalizados. Além de que também podem ser compartilhados. E o melhor? Tudo isso é armazenado com segurança na nuvem.


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