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Relógio de ponto digital: Como funciona e quais os recursos obrigatórios por lei

relogio de ponto digital

Veja como funciona um relógio de ponto digital, quais as etapas essenciais para sua implementação e que recursos ele oferece. Confira também as regras atualizadas pela Portaria 671 para o controle de ponto e veja quais ferramentas do mercado já estão adaptadas à nova legislação.

Com recentes atualizações trazidas pela Portaria 671, o registro de horas de trabalho dos colaboradores passa a ser regulamentado para permitir o uso de soluções inovadoras no controle de ponto eletrônico, como sistemas digitais e softwares especializados.

Além da obrigatoriedade trazida pela lei, os profissionais de RH podem aproveitar as muitas vantagens de uma ferramenta de relógio de ponto digital. Afinal, essa é uma das responsabilidades mais importantes na gestão de pessoas.

A digitalização desse processo, bem como a coleta de dados e insights, permite manter um padrão sustentável dentro da equipe do departamento pessoal, gerenciando necessidades e recursos de maneira mais eficiente.

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Neste artigo, explicamos tudo o que você precisa saber sobre um relógio de ponto digital  para pequenas empresas. Confira!

O que é um relógio de ponto digital?

De forma simplificada, o relógio de ponto digital é um sistema que permite fazer o controle de frequência e dos horários de trabalho dos colaboradores através de uma plataforma ou sistema digitalizado.

Com ele, os gestores e o RH podem fazer a gestão de turnos e monitorar a jornada laboral das equipes. Esta ferramenta de simples implementação também é uma excelente alternativa às mais tradicionais, como os relógios de ponto analógicos, biométricos ou eletrônicos.

ponto digital software

Relógio de ponto digital: como funciona na prática

O funcionamento do relógio de ponto digital é bastante simples. Apesar de existirem diferentes possibilidades em cada opção oferecida no mercado, algumas práticas são mais comuns.

De forma geral, cada colaborador poderá fazer tudo online. A partir de um aplicativo instalado em seu smartphone ou no computador de trabalho, o profissional registra o ponto nas mesmas situações em que faria no relógio de ponto tradicional.

Além disso, alguns softwares já têm recursos mais avançados, como o da Factorial RH que permite o registro de ponto via QR Code, em que o colaborador pode marcar o ponto ao ler um código com o celular.

👉 Entenda como o ponto móvel ajuda no controle de frequência

Como implementar um relógio de ponto digital nas empresas?

Existem algumas maneiras rápidas e fáceis de implementar um relógio de ponto digital, além de etapas fundamentais que devem ser seguidas. Confira a seguir:

  • Detecte necessidades. Identifique qual o regime de trabalho predominante na empresa e como está sendo feito o controle de horas e frequência.
  • Encontre a ferramenta adequada. Pesquise. O mais importante neste processo é encontrar sistemas que estejam adequados à legislação e cumpram com as normas de proteção de dados dos colaboradores.
  • Teste. Teste a opção selecionada. Avalie a experiência dos gestores e colaboradores.
  • Implementação final. Para a implementação do relógio de ponto digital no ambiente de trabalho, o que muitas empresas têm feito é colocar um tablet com um QR Code na entrada do escritório. Já para casos de trabalho remoto, é possível bater o ponto através de plataformas acessadas pelo computador ou apps instalados no celular.

👉 Como usar o QR Code no controle de frequência dos colaboradores?

como funciona

CLT e controle de ponto digital

Veja a seguir quais as principais regras e atualizações da CLT sobre o controle de ponto e saiba o que um relógio de ponto digital deve conter para estar alinhado com as exigências da legislação.

Relógio de ponto digital: quem é obrigado a usar?

Agora que você já sabe como funciona um relógio de ponto digital e quais recursos essa ferramenta deve conter, é importante entender melhor as regras.

De acordo com as alterações da Reforma Trabalhista de 2017, todas as empresas com mais de 20 funcionários devem apresentar um documento que comprove as horas trabalhadas por cada funcionário diariamente. Isto inclui o horário de entrada e saída de cada colaborador, além dos horários de almoço e descanso.

Este registro pode até ser feito manualmente, com documentos em papel, como a famosa folha de ponto. No entanto, o controle de ponto eletrônico costuma ser muito mais eficaz.

folha de ponto individual

Controle de jornada segundo a CLT

Os fundamentos da jornada de trabalho são os mesmos desde a criação da CLT, em 1943. No entanto, em cada novo decreto de lei, portaria ou resolução, novas normas são somadas às anteriores, sempre que não revogadas. Dessa forma, cria-se um conjunto de novas leis que devem ser seguidas.

Recentemente, o Decreto 10.854 simplificou uma série dessas tratativas. Ele reuniu em um único documento as principais regras trabalhistas. Segundo o Artigo 58 da CLT e as subsequentes alterações, a jornada de trabalho semanal não pode exceder as 44 horas. Isso em um regime de 8 horas ao dia.

Alguns trabalhadores podem realizar um esquema diferente dessa jornada de trabalho. Estas são as escalas de 12×36, como as de plantões de trabalho, e o trabalho intermitente, regido pelo Artigo 452-A, previsto na Reforma Trabalhista de 2017 para permitir uma flexibilização da jornada de trabalho.

👉 Turnos de Trabalho: Guia completo

Horas extras

Há ainda a questão das horas extras. Segundo o Artigo 59 da CLT, os colaboradores que trabalham em um regime de 44 horas semanais não podem realizar mais de 2 horas extras ao dia. 

A lei também estabelece que as horas extras de um funcionário devem ser pagas no mesmo mês em que foram trabalhadas. Além disso, é preciso considerar diferentes valores para diferentes períodos do dia e da semana. Por isso, o registro de ponto eletrônico é tão importante.

👉 Aprenda como calcular as horas extras e quando existem acréscimos

Novas regras da legislação: Portaria 671

As regras para o controle de ponto eletrônico no Brasil mudaram. Com os novos adendos da Portaria 671, trazidos em novembro de 2021 e que já entraram em vigor, surgiram novos questionamentos sobre o controle da jornada de trabalho, tema que já suscitava muitas dúvidas entre empresários e profissionais de RH.

Sem contar a série de alterações já feitas pela Reforma Trabalhista de 2017 e pelas leis relativas ao ponto por exceção em 2019.

No artigo abaixo, resumimos tudo o que você precisa saber sobre as leis de controle de ponto e o que fazer para implementá-las na sua empresa:

👉 Controle de ponto eletrônico: Tudo sobre as novas normas da Portaria 671

É importante que os profissionais de Recursos Humanos entendam as alterações na lei para garantir que suas empresas sigam à risca a legislação vigente e cumpram com todas as regras da Consolidação das Leis do Trabalho, a CLT.

Espelho de Ponto

O espelho de ponto já é uma parte fundamental dos sistemas de controle de horas de trabalho. Em resumo, este recurso serve para registrar e monitorar todas as informaçoes referentes à jornada laboral dos colaboradores.

Uma das novidades da Portaria 671 é que agora o espelho de ponto deve obrigatoriamente conter mais detalhes. Veja a seguir alguns deles:

  • Informações do empregador e do empregado
  • Resumo mensal das marcações
  • Data de emissão do relatório de ponto
  • Total de horas trabalhadas
  • Total de horas extras
  • O documento deve ser revisado assinado pela empresa e colaborador mensalmente

Por isso, o RH deve buscar a implementação de um sistema que forneça um resumo mensal das marcações de ponto com o total de horas trabalhadas e horas extras para a elaboração do documento de espelho de ponto. 

💡 Confira a seguir o que um relógio de ponto digital deve ter para estar alinhado a estas regras!

Registro de ponto eletrônico: Sistemas atualizados 

É fácil compreender como os registros digitais se destacam entre as opções de controle de ponto por sua facilidade, acuracidade e recursos avançados. Entretanto, as regras para a utilização de Registrador Eletrônico de Ponto, também conhecido como REP, seguiam normas pouco claras até recentemente.

O Decreto N.º 10.854, aliado à criação da Portaria 671, regulamentou o uso de dispositivos REP-C, REP-A e REP-P para permitir inovação na hora de escolher soluções de controle de ponto, como a adoção de sistemas digitais e softwares especializados.

regras controle de ponto eletronico

Recursos essenciais

Na hora de escolher o relógio de ponto digital, os profissionais de RH devem estar atentos aos principais requisitos que os equipamentos e sistemas devem atender, como a existência de comprovante.

Veja o que um relógio de ponto digital deve ter para estar alinhado à legislação atual:

  • Não permitir alterações ou eliminação de dados registrados pelos empregados;
  • Não permitir restrições de horários às marcações de ponto;
  • Relógio de ponto digital com Comprovante de Registro de Ponto
  • Impossibilitar a exigência de autorização prévia de marcação de sobrejornada;
  • Permitir pré-assinalação do período de repouso;
  • Permitir a assinalação de ponto por exceção à jornada regular de trabalho;
  • Liberar a identificação do empregador e do empregado;
  • Possibilitar a extração de comprovante fiel da marcação de ponto pelo empregado;

Relógio de ponto digital: Ferramenta atualizada com a portaria 671

Seguindo a evolução dos modelos de trabalho, principalmente as mais evidentes nos últimos anos, os softwares e ferramentas de controle de jornada estão em alta. Eles surgem como a opção mais prática e funcional do mercado para monitorar o tempo e frequência dos colaboradores.

Além disso, encontrar uma ferramenta atualizada com as novas leis trabalhistas é obrigatório. Como vimos, estas opções, além de inovadoras e mais completas, ajudam a poupar o tempo do RH e dos gestores e torna essa tarefa diária muito mais prática para os colaboradores.

Uma das ferramentas atualizadas disponíveis no mercado é o software da Factorial. Tendo o relógio de ponto digital como uma de suas principais funcionalidades, este sistema pode ser testado na prática e inclui mais de 20 outros recursos. 

Com este tipo de sistema é possível:

  • Obter relatórios das horas trabalhadas em tempo real ou por períodos.
  • Aviso de horas extras.
  • Oferecer aos colaboradores mais de 4 maneiras de bater o ponto de forma digital.
  • Relógio de ponto digital com Comprovante de Registro de Ponto
  • Relatório Espelho Ponto:
  • Arquivos de auditoria do Ponto (AFD e AEJ)
  • Emissão do Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade
  • Definir turnos de trabalho e notificar os funcionários automaticamente.
  • Assinatura digital de documentos

Veja em 2 minutos como funciona:

Além da obrigatoriedade: as vantagens de usar um relógio de ponto digital

Falaremos a seguir sobre o que está previsto em lei e quais as empresas têm a obrigação de fazer o registro de horas dos funcionários. Porém, antes disso, destacamos uma série de benefícios para a empresa que adota este sistema, para além das obrigações previstas.

1. Análise de dados e maior produtividade

Com metodologias de trabalho cada vez mais ágeis e uma crescente atenção por parte da liderança aos dados gerados e sua posterior análise, as plataformas de relógio de ponto, com o espelho de ponto, oferecem mais do que somente o controle das horas trabalhadas.

Essa ferramenta também gera relatórios sobre presença e assiduidade, facilitando a integração destas informações com outros departamentos da empresa. Como é o caso com relatórios de despesas e até de gestão de projetos, por exemplo.

Com este tipo de recurso, é possível ter um ganho significativo na produtividade geral. Afinal, permite que profissionais de RH agilizem tarefas antes custosas e ganhem tempo e dados para focar em estratégias para a organização.

👉 Aplicativo para bater ponto: 5 benefícios do relógio de ponto

2. Fácil acesso às informações

O armazenamento de dados na nuvem traz como benefício não apenas a segurança. Outra vantagem tão relevante quanto é a facilidade de acesso às informações. Apenas com a senha de acesso à plataforma, o analista ou gestor de RH pode acessar os registros de ponto de qualquer lugar. Ou seja, ele não precisa estar no escritório para isto.

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3. Segurança de dados

Ao falar de dados, uma preocupação constante é a segurança de dados. Com o este sistema digital isso não é um problema para o gestor de RH: estes sistemas seguem os melhores protocolos de segurança do mercado. Os dados ficam todos armazenados na nuvem. 

Por isso, não há riscos de perda destas informações em caso de problemas nos computadores da empresa. Mas, acima de tudo, estes dados não ficam suscetíveis a erros humanos comuns, como ao preencher a planilha de folha de ponto de forma manual. Essa forma obsoleta de registro, além de poder ser perdida, também pode ser alterada com facilidade.

Além disso, os serviços de relógio de ponto digitais contam com diferentes níveis de acesso às informações. É possível conceder permissões personalizadas para os vários níveis de profissionais que podem vir a lidar com estas informações.

4. Mobilidade e redução de custos

Uma grande vantagem é que o custo do relógio de ponto digital costuma ser reduzido. Por ser bastante simples, o sistema do relógio de ponto digital não requer grandes esforços na implementação ou substituição, barateando as despesas. Além disso, nao é necessário ter servidores dedicados – tudo é registrado numa plataforma online.

Relógio de ponto digital para pequenas empresas: Como escolher a melhor opção?

Para implementar o relógio de ponto digital em pequenas empresas, um bom começo é entender qual opção atende aos principais requisitos e tem funcionalidades extras que facilitam o dia a dia da gestão de recursos humanos.

Atualmente, o gestor de RH pode escolher dentre diversas plataformas. Um relógio de ponto digital para pequenas empresas deve priorizar sistemas que ofereçam:

  • Implementação é segura e intuitiva.
  • Personalização.
  • Integraçao com outros recursos (assinatura digital, gestao de turnos, etc.)
  • Autonomia aos colaboradores na hora de bater o ponto.
  • Registro e extração de dados
  • Custo benefício válido

relógio de onto digital pequenas empresas

Qual a diferença entre o relógio de ponto digital e outras ferramentas?

Com o crescimento do formato de trabalho remoto a partir de 2020, a maior diferença do relógio de ponto digital tornou-se também um dos seus maiores benefícios: o trabalhador pode registrar o ponto de qualquer local com acesso à internet.

Isso não apenas é imprescindível para o trabalhador remoto, como também essencial para os profissionais de RH. Isso por que eles passam a ter controle sobre a jornada de trabalho no home office. Com a opção digital, também é possível adequar o trabalho remoto às regras da legislação trabalhista.

O registrador eletrônico de ponto é basicamente uma versão mais precisa e versátil de uma tradicional folha de ponto ou uma planilha digital de controle de ponto, como os modelos feitos no Excel. E ainda melhor: os dados são armazenados e centralizados com segurança na nuvem, disponível para todos acessarem.

Relógio de ponto digital x Biométrico

Um sistema de registro de ponto tradicional, eletrônico ou biométrico, tem um alto custo de instalação para a empresa. Estes equipamentos também demandam manutenções periódicas, um custo frequente e contínuo. O relógio de ponto digital não gera nenhum destes gastos para a organização.

Além disso, a implementação desses sistemas pode ser feita pelo próprio analista de RH. Por ser uma ferramenta intuitiva e voltada para uma boa experiência do usuário, os pontos digitais dificilmente demandam uma grande adaptação por parte dos colaboradores.

Por fim, o relógio de ponto digital se mostra cada vez mais uma das ferramentas que ajuda na sustentabilidade empresarial, por evitar gastos com papel e pilhas de documentos.

Software de RH: Recursos extras 

Muitos softwares de RH apresentam apenas o relógio de ponto digital. Por outro lado, existem sistemas mais completos, unindo e simplificando os processos de departamento pessoal e gestão de pessoas. Um exemplo é o software da Factorial, que possui diversas funcionalidade em uma só ferramenta.

Ao longo do mês trabalhado, o próprio colaborador pode inserir os seus horários de trabalho e de intervalo todos os dias. Ao final do período, o gestor de RH ou os gestores de departamentos previamente autorizados devem aprovar o registro do ponto dos colaboradores. Uma vez aprovado, o registro não pode ser mudado. É possível, ainda, exportar todos os dados para um arquivo Excel.

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Texto escrito por Constance Laux e Bruna Carnevale

Bruna Carnevale é Content Manager da Factorial para os mercados do Brasil e Portugal. Com uma formação diversa em comunicação e línguas, se diz cada vez mais apaixonada pela área de RH e acredita que o acesso à informação de qualidade pode ajudar tornar a gestão de pessoas cada vez mais humanizada e eficiente.

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