Em uma gestão de RH centrada em pessoas, o diálogo é a premissa básica das relações. A comunicação aberta entre os colaboradores de diferentes setores traz mais agilidade e eficiência para a tomada de decisões do negócio. Neste âmbito, as reuniões One on One, ou 1:1, se mostram como um caminho de desenvolvimento.
Como o nome sugere, os encontros 1:1 são feitos entre duas pessoas, gestor e colaborador. Eles podem servir a diferentes objetivos, como ajuste de demandas, feedbacks e criação de um plano de desenvolvimento individual. Mas de nada adianta realizar conversas “cara a cara” se não houver um follow-up de tudo que foi discutido naquele tempo.
É aí que o gestor de RH entra! Com a ajuda da tecnologia, como o uso de um software específico para a área, ele consegue acompanhar o desenvolvimento dos colaboradores a partir do que foi discutido nessas reuniões. Se você quer entender melhor como funciona uma reunião 1:1 e como ela pode ajudar a criar um time mais entrosado e eficiente, confira este conteúdo!
Índice
O que é a reunião One on One?
Provavelmente você vai encontrar por aí o termo “reunião One on One” escrito de diferentes formas: reunião 1:1 e reuniões one-to-one são algumas delas. Todas elas são o mesmo: encontros periódicos entre duas pessoas, normalmente, entre gestores ou líderes e seus colaboradores.
Mas elas também podem acontecer entre diferentes esferas da empresa. O tempo de duração e o ritmo de repetição deve ser decidido internamente, conforme a necessidade de cada equipe, podendo ser de 30 minutos ou 1 hora, repetido semanal, quinzenal ou mensalmente.
Se você não tem certeza do tempo ideal para aplicar na sua equipe, faça testes! Caso perceba que os encontros semanais estão se tornando repetitivos, dê um tempo maior. Assim será possível encontrar o momento ideal para analisar o que foi discutido anteriormente e, ao mesmo tempo, pensar nos próximos passos.
Como se preparar para fazer uma reunião One on One?
Ninguém gosta daquelas famosas reuniões que poderiam ser um e-mail. No caso das reuniões 1:1, é ainda mais importante que os envolvidos cheguem preparados.
Para isso, é importante estar atento a alguns pontos, para que suas reuniões one-to-one sejam essenciais, e não facilmente substituídas por e-mails. Veja a seguir.
Defina a pauta anteriormente
Anote pontos importantes que precisam ser conversados. Eles podem estar relacionados ao projeto em que atuam, desenvolvimento técnico, ambições do colaborador e outras informações pertinentes no momento.
Você, líder ou gestor, deve trazer para essa conversa o Plano de Desenvolvimento Individual, agendamento de férias e plano de cargos e salários. Essas informações podem ser compartilhadas com o time de RH e DP ou, se a empresa atuar com um software de gestão de pessoas, podem ser consultadas diretamente no painel da plataforma.
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Prepare feedbacks construtivos
A cultura do feedback é uma das mais importantes na empresa, mas também uma das que mais precisam de atenção. Saber apontar pontos de melhoria no colega de trabalho é essencial para que o respeito e o comprometimento não sejam afetados.
Por isso, caso você precise apontar algo que não foi bem feito, escolha palavras de encorajamento, aponte como aquilo pode ser melhorado e não esqueça que, do outro lado, há uma pessoa. Seja empático!
Uma possibilidade é já levar para a reunião de One on One um Plano de Desenvolvimento Individual pronto. Assim, o feedback já traz consigo o caminho de solução para o problema.
Prepare-se para estar atento
A ideia de uma reunião com apenas duas pessoas é justamente melhorar o foco no que está sendo discutido. E garantir, assim, que o colaborador seja ouvido. Não importa o tamanho da empresa: é essencial que cada profissional sinta-se capaz de falar e saber que alguém vai escutar.
Portanto, se você vai participar de uma reunião 1:1, desligue tudo que pode tirar sua atenção naquele tempo. Garanta que você estará, completamente, focado na reunião.
Faça o acompanhamento
O que foi conversado na reunião precisa ter continuidade após o encontro, senão, de nada adianta. Ou seja, anote os principais pontos discutidos e siga acompanhando a evolução de cada item.
Se foi definido um PDI, confirme com o colaborador que ele está realizando as tarefas. Se o plano de cargos e salários foi apresentado, não deixe de garantir que o profissional entendeu. Tanto a posição que ocupa quanto o que precisa para crescer.
Para times grandes, é importante que esse controle seja feito de uma forma que o gestor tenha rápido acesso a tudo que foi conversado. Um software de gestão de pessoas permite que os líderes acompanhem as principais informações do seu time de forma rápida, efetiva e otimizada.
[🎥] Veja 6 perguntas para avaliação de desempenho que podem ser feitas também em uma reunião One on One 👇
Qual a vantagem de realizar reunião 1:1?
Nós já citamos no início do texto a importância da comunicação e do diálogo em uma empresa que preza pelas pessoas. Mas além disso, as reuniões One on One contribuem em outros pontos, como:
1. Aproximação da equipe
Você já passou por aquela situação de estar em uma reunião com várias pessoas e não falar o que gostaria por vergonha ou timidez? Acredite, você não foi o único!
Especialmente para empresas que atuam remotamente ou no formato híbrido, as reuniões 1:1 podem aproximar líderes e gestores de seu time, aumentando a integração e a produtividade.
2. Momento de escuta do colaborador
Ainda na linha do ponto anterior, muitos profissionais sentem que não têm espaço para falar em uma grande empresa. Crie um canal de escuta ativa, onde ele terá a total atenção de seu superior imediato, assim como a liberdade de falar o que gostaria. Isso gera fortes impactos no sentimento de valorização.
Dessa forma, se ele sinalizar que gostaria de rever seu salário, o gestor tem a possibilidade de acionar o departamento de RH. Com um software de gestão de pessoas, o líder já pode até acessar o plano de cargos e salários e dar andamento ao assunto.
3. Identificação e solução de problemas
O rendimento de uma pessoa pode estar associado a fatores externos ao trabalho. Aqui na Factorial, gostamos de lembrar que uma empresa é formada por seres humanos, com histórias, uma vida fora do trabalho e toda uma bagagem que ajuda a formar aquele profissional incrível.
Reuniões 1:1 são bons momentos para identificar algum problema pessoal que possa estar ocorrendo ou, até mesmo, descobrir desafios do ambiente de trabalho. Assim, sua equipe poderá agir para minimizar os impactos e solucionar o que for possível. Quanto antes esses pontos forem vistos, mais rápido serão eles resolvidos e deixarão de afetar o desenvolvimento do time.
4. Acompanhamento de objetivos e metas
Em determinados encontros 1:1, o líder pode preparar uma pauta exclusiva para falar sobre objetivos. Um exemplo é o uso da metodologia OKR, que faz o acompanhamento de desenvolvimento do time.
Os encontros periódicos ainda ajudam a conversar sobre pontos de dificuldade. Além dos momentos de vitória e a expectativa para os próximos passos. Dessa forma, o colaborador se sente amparado em seu caminho. O gestor, por sua vez, tem o suporte que precisa para auxiliar seu time.
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As reuniões One on Ones estimulam o diálogo e a comunicação aberta e clara entre os colaboradores. Você, gestor de empresa, sabe que o relacionamento interpessoal impacta diretamente na produtividade deles!
E se a gente te dissesse que é possível otimizar processos repetitivos e burocráticos e ter mais tempo para se dedicar ao que mais importa? Com a Factorial, não é só o seu departamento de RH e DP que vai ganhar agilidade, mas todo o time!
Seus gestores terão, em mãos, todas as informações necessárias para lidar com os colaboradores, como:
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