Reembolso de despesas para funcionários: 3 formas de fazer

O reembolso de despesas corporativas pode gerar uma dor de cabeça para as empresas se ele não for feito de forma correta. Além disso, é preciso saber, primeiro, qual é a despesa reembolsável, afinal, não são todas, e há leis e tributação envolvidas. Descubra tudo neste artigo!

Transporte, alimentação, internet, hospedagem, sem falar nos imprevistos. Muitas são as despesas que um funcionário pode ter por conta da empresa.

O setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal é o responsável pelo pagamento, ressarcimento e reembolso dessas despesas administrativas. Contudo, não é só tirar dinheiro do bolso do patrão e colocar no bolso do funcionário.

O reembolso de despesas para funcionários está previsto na CLT e precisa ser feito da forma correta para não ser computado como receita. Por isso, saber o que significa reembolso de despesa, como funciona, qual o tipo de despesas que é reembolsável e, principalmente, como fazer é essencial. Veja tudo a seguir!

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O que significa reembolso de despesas?

Como já citamos, o reembolso de despesa é um processo que envolve o setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Contudo, obviamente, o setor Financeiro também está atrelado a esse processo.

Reembolso de despesas corporativas significa, basicamente, que o funcionário que teve algum gasto durante a realização de alguma atividade da empresa deve receber esse valor de volta. Ou seja, é o processo de devolução ao colaborador dos gastos que ele teve, que estão contemplados na política de reembolso de despesas da empresa, e descritos na CLT.

Ainda não ficou claro? Vejamos alguns exemplos:

Viagens a trabalho, reuniões externas, visitas a clientes e demais atividades realizadas fora da empresa produzem, normalmente, gastos que devem ser cobertos pela corporação.

O teletrabalho e o trabalho híbrido também acabaram trazendo uma nova perspectiva sobre custos. Custos referentes à alimentação, hospedagem, transporte, acesso à internet e demais recursos para comunicação são os mais comuns.

Reembolso de despesas: como funciona?

A gestão de reembolso de despesas funciona da seguinte forma:

Quando um funcionário realiza gastos para executar uma atividade de trabalho, ele deve ser reembolsado. Essas despesas devem ser pagas pelo empregador, que deve ressarcir o colaborador no valor correto e dentro da legislação.

3 formas de fazer o controle de reembolso de despesas para funcionários

Existem 3 formas de fazer o controle de reembolso de despesas para funcionários. São elas:

1. O funcionário faz a solicitação de reembolso de despesas: ele encaminhando os comprovantes e notas fiscais dos custos que teve em uma atividade de trabalho para os setores de RH, DP e Financeiro, e eles farão o ressarcimento;
2. A empresa, antes do funcionário pagar os custos da atividade de trabalho (viagem, mudança, alimentação, etc), disponibiliza uma quantia que deve ser utilizada durante aquele período;
3. Pode ser feito de maneira mista, com parte do valor adiantado pela empresa e a outra parte sendo paga pelo funcionário e ressarcida depois, após o envio dos comprovantes de pagamento.

Independentemente da forma escolhida, contudo, é preciso que a empresa possua uma política de reembolso de despesas, que descreva, de forma simples e objetiva, como deve ser feito o processo de reembolso. Esse documento funcionará como um manual para os colaboradores. Ele deve conter as seguintes informações:

• em que circunstâncias o funcionário pode solicitar um reembolso;
• quais são os gastos reembolsáveis;
• limite de gastos que o colaborador pode ter;
• explicação de como os comprovantes e notas fiscais devem ser entregues;
• prazos em que os pagamentos de reembolso serão realizados.

Existem algumas maneiras de realizar esse registro de despesas e efetivar o pagamento para o colaborador. Algumas empresas utilizam um cartão de benefícios, por exemplo.

Ainda vemos muitas corporações utilizando as planilhas de Excel tradicionais. Todavia, há um grande problema de risco de erro humano nesse processo. Além do transtorno que esses erros podem gerar, também há perda de tempo e dinheiro.

Por isso, a maneira mais efetiva de realizar a contabilização de reembolso de despesas é através da folha de pagamento. Veja a seguir!

Por que fazer o reembolso de despesas através da folha de pagamento?

A maneira mais efetiva de realizar o reembolso de despesas é através da folha de pagamento. Por quê? Primeiro de tudo, porque é conforme a lei. Conforme o artigo 458 da CLT, integram o salário não só a importância fixa estipulada, como também:

• comissões e percentagens;
• adicionais (insalubridade, periculosidade e noturno);
• gratificações ajustadas;
• diárias para viagem;
• abonos pagos pelo empregador.

Além disso, consta no Artigo 225 do Decreto nº 3.048 de 06 de Maio de 1999 que, mesmo não tendo incidências, os valores do reembolso de despesas devem constar na folha de pagamento. Ademais, existem muitos benefícios para todas as partes envolvidas, pois ela é melhor para:

• a empresa, que sabe está dentro da legislação e realizando o processo de forma eficiente e livre de risco de erro humano;
• o funcionário, que recebe suas despesas pagas juntamente com seu salário, tendo acesso a todos os números, porcentagens e informações sobre seu pagamento e seus direitos;
• os setores de RH, DP e Financeiro, que não precisam realizar outro procedimento à parte, mas podem unificar e otimizar tudo na folha de pagamento.

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Tipo de despesas: quais são reembolsáveis?

Despesa reembolsável é aquela que a legislação trabalhista (CLT) prevê e que demanda ressarcimento pela empresa empregadora. São aquelas que estão dentro dos direitos trabalhistas. Elas devem estar contempladas, também, na política de reembolso de despesas da empresa.

Reembolso de despesas: CLT

Há 3 tipos de despesa reembolsável previstos na CLT. Vejamos cada um deles a seguir.

1. Auxílio Home Office

Desde 2017, a Reforma Trabalhista já citava o home office, ou trabalho remoto, ou teletrabalho. O texto da Reforma também cita, nesse contexto, o auxílio de custo para manutenção de aparelhos, internet e despesas com energia elétrica.

Essas informações podem ser encontradas nos artigos 75-B, 75-C e 75-D. Veja a seguir o que consta na redação sobre o que é teletrabalho e ressarcimento para a lei:

Art. 75-B. Considera-se teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo.

Art. 75-C. A prestação de serviços na modalidade de teletrabalho deverá constar expressamente do contrato individual de trabalho, que especificará as atividades que serão realizadas pelo empregado.

§ 1o Poderá ser realizada a alteração entre regime presencial e de teletrabalho desde que haja mútuo acordo entre as partes, registrado em aditivo contratual.

Art. 75-D. As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.

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2. Despesas de viagem e prestação de serviços

O exercício diário de atividades profissionais também gera despesas. Por isso, também está previsto na lei. Mais especificamente, no capítulo sobre remuneração do colaborador, artigo 457:

Art. 457 – Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber.

§ 2o As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.

Como podemos perceber, a legislação reconhece que despesas de viagens, alimentação e hospedagem para fins de trabalho não fazem parte do salário. A lei determina, portanto, que essas parcelas existem e devem ser pagas.

Apesar disso, elas não geram reflexos sobre outras parcelas, como FGTS e horas extras. Isso porque elas não têm natureza salarial, mas indenizatória.

Esse texto da CLT também se refere aos gastos de uma viagem de trabalho, como hospedagem, alimentação, combustível, eventual manutenção do veículo, pedágios e até mesmo emissão de documentos. Todas essas despesas devem ser ressarcidas pela empresa. Todavia, para isso é necessário que o funcionário tenha comprovantes de pagamento, como recibos fiscais.

3. Transferência de domicílio

Ainda existe um terceiro tipo de despesa reembolsável previsto na CLT. É aquele para fins de transferência de domicílio.

Nesse caso, a empresa precisa pagar um adicional pela transferência que o funcionário precisou fazer pelo trabalho. Além disso, a CLT também cita que a corporação deve custear todos os gastos de mudança e adaptação. Veja a seguir, nos artigos 469 e 470:

Art. 469 – Ao empregador é vedado transferir o empregado, sem a sua anuência, para localidade diversa da que resultar do contrato, não se considerando transferência a que não acarretar necessariamente a mudança do seu domicílio.

§ 3º – Em caso de necessidade de serviço o empregador poderá transferir o empregado para localidade diversa da que resultar do contrato, não obstante as restrições do artigo anterior, mas, nesse caso, ficará obrigado a um pagamento suplementar, nunca inferior a 25% (vinte e cinco por cento) dos salários que o empregado percebia naquela localidade, enquanto durar essa situação.

Art. 470 – As despesas resultantes da transferência correrão por conta do empregador.

Importante ressaltar: a empresa só é obrigada a pagar esses gastos de transferência quando ela não ocorre por vontade do colaborador, mas por uma imposição da corporação.

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Reembolso de despesas: tributação

Como vimos, o reembolso de despesas é uma prática muito comum em contratações de prestação de serviço. A Receita Federal já se manifestou muitas vezes no sentido de que a contabilização de reembolso de despesas é receita tributável.

Contudo, nem todo reembolso de despesa é considerado receita. Existe a prática de desclassificar a receita para reembolso de despesas, na tentativa de afastar incidências tributárias. Essa prática não é admitida pela RF.

Para ser legítimo e sem incidência tributária, o reembolso de despesas deve consistir no recebimento de valores que, por previsão legal ou contratual, são de titularidade da empresa contratante do serviço, mas que foram pagas pela empresa contratada.

Dessa forma, os valores recebidos pela empresa contratada não correspondem a custos ou despesas próprias, mas sim a gastos de terceira pessoa (no caso, a contratante do serviço). Por isso, a empresa contratada deve registrar os pagamentos das despesas efetuadas como um direito a receber.

Assim, consequentemente, o valor recebido a título de reembolso de despesa não será computado como receita.

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O reembolso de despesas precisa ser um processo automatizado?

Não precisa, mas deveria. Isso porque, automatizando esse processo:

• não há risco de erro humano;
• há um menor volume de papel e uma maior organização do processo;
• a empresa consegue determinar exatamente quais os protocolos necessários para realizar o repasse de valores devidos;
• o pagamento do reembolso se dá de forma clara, simples e transparente;
• a satisfação dos colaboradores é assegurada;
• o RH consegue focar mais nas pessoas do que em questões administrativas, financeiras e burocráticas;
• a operação se torna mais segura, ágil, simplificada e otimizada.

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Existem muitos softwares com inúmeras funcionalidades, que automatizam muitos processos de RH. O software da Factorial possui o recurso de reembolsar as despesas através da folha de pagamento de forma automática. As duas funcionalidades são sincronizadas.

No software, o gestor de RH terá acesso ao campo “Despesas”, no qual no qual aprova as despesas que desejar para reembolso. Depois, é só selecionar as despesas que deseja reembolsar, e escolher a opção “Reembolso através da folha de pagamento”.

Ainda é possível definir em qual período da folha de pagamento as despesas serão reembolsadas (se no atual ou seguinte).

O processo é muito simples, tudo para que o setor de RH e DP possa economizar tempo e focar nas pessoas. Peça agora mesmo, gratuitamente, uma demonstração do software da Factorial para conhecer melhor essa e muitas outras funções.

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