No setor de RH falamos muito sobre como fazer um onboarding de sucesso. Porém, pouco se comenta sobre o offboarding, outro momento da jornada do colaborador igualmente importante. Veja a seguir o que é offboarding e como planejá-lo da melhor forma possível para garantir um processo amigável e sem conflitos.
Pode ser que muitos profissionais de Recursos Humanos considerem que contratar um novo talento é muito mais importante do que fazer o desligamento de um funcionário da empresa. No entanto, cada vez mais o offboarding passa a ser visto como um a parte crucial do planejamento estratégico da gestão de pessoas.
Existem muitos motivos para o RH começar a pensar melhor neste processo. O momento de despedida de um funcionário não pode ser mais deixado de lado, pois afeta diretamente o employer branding da empresa e a motivação dos funcionários que ficam. Mas como fazer um offboarding da melhor maneira?
Continue lendo para saber mais sobre esse tema que é super importante, mas pouco discutido no setor de RH e encontre dicas práticas para realizar um offboarding de sucesso.
- O que é Offboarding?
- Motivos para o Offboarding
- Importância do Offboarding
- ⬇️ [Download] Checklist de Offboarding
- 11 etapas para demitir um colaborador corretamente
- Software de RH: Onboarding e Offboarding online
O que é Offboarding?
Ainda que a qualidade da experiência dos colaboradores seja muitas vezes pautada por processos de onboarding, planos de carreira e atividades de team building, os profissionais de RH tem detectado cada vez mais a influência do offboarding no employee experience.
O offboarding é um termo que tem sido utilizado pelas empresas para caracterizar o momento de demissão ou desligamento de um profissional. No entanto, o offboarding inclui todas as etapas essenciais para que este processo seja bem sucedido, considerando o bem-estar e os direitos tanto do empregador quanto do funcionário.]
A forma como um colaborador recebe o offboarding fica marcada na sua experiência profissional, e isso pode fazer toda a diferença nas futuras contratações. Por isso, os gestores e profissionais de Recursos Humanos devem estar preparadas para lidar com isso da melhor maneira possível.
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Onboarding e Offboarding
Por serem termos mais novos, ainda há muita gente que não entende bem a diferença entre onboarding e offboarding. No entanto, estes dois conceitos representam etapas da jornada do colaborador completamente opostas.
O processo de onboarding é o momento de integração do colaborador na empresa, e envolve todos os processos de acolhimento deste profissional no ambiente de trabalho. Já o offboarding, como vimos anteriormente, é o momento de saída deste colaborador da empresa.
É importante destacar que o onboarding e offboarding são momentos que merecem total atenção e planejamento por parte do RH e dos gestores, e que nenhum deles deve ser deixado de lado.
Motivos para o Offboarding
Sabemos que demitir um colaborador sempre vai fazer parte do conjunto de tarefas dos Recursos Humanos. Seja voluntária ou involuntariamente, as saídas de funcionários sempre vão existir mais cedo ou mais tarde. Veja a seguir quais os principais motivos para o offboarding de um colaborador:
- Tempo de empresa
- Recolocação profissional
- Outsourcing de atividades internas
- Insatisfação com a liderança
- Baixa performance nas atividades
- Busca por salários mais atrativos
Importância do Offboarding
O offboarding pode parecer algo com menos importância, quando comparado com outras atividades na rotina do departamento de RH. Muitos profissionais ainda fazem o offboarding de qualquer maneira, apenas para cumprir com uma tarefa a mais. Isso pode trazer consequências muito negativas para a saúde mental desse colaborador e dos que ficam na empresa.
Porém, o offboarding experience pode trazer muitos benefícios para a empresa quando feito de maneira adequada e planejada. Veja a seguir alguns exemplos:
- Redução de custos: Um plano de offboarding bem planejado ajuda a evitar conflitos trabalhistas e gastos com processos desnecessários.
- Aumento na retenção de talentos: Os colaboradores que continuarem na empresa irão sentir que todos são respeitados e que não serão demitidos injustamente ou sem ter seus direitos levados em conta.
- Employer branding: Não é porque esse trabalhador não está mais com você que o desligamento deve ser algo traumático. Garanta que ao deixar a sua empresa, o talento seja respeitado e se sinta valorizado pelo seu tempo de trabalho, isso impacta muito na reputação da sua empresa.
- Feedback: Os colaboradores que deixam a empresa podem ser uma excelente fonte de feedback. Pois nesse momento eles já não vão se sentir coagidos ou constrangidos para expor as suas opiniões, sugestões, insatisfações ou elogios. Ouvir dessa pessoa o que a motivou a sair, pode servir de ferramenta para melhorar diversos pontos na empresa.
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Checklist de Offboarding [download]
O offboarding é sem dúvidas uma das tarefas de RH mais desafiadoras. Com tantos processos para serem resolvidos e etapas para cumprir, é comum que algo fique para trás. Por isso, elaboramos um Checklist de Offboarding com todas as etapas que devem ser consideradas pelos gestores e pelo RH. Dessa forma, é possível organizar este processo de forma mais fácil e prática.
⬇️Baixe o Checklist de Offboarding a seguir⬇️
11 etapas para um Offboarding de sucesso
Demitir um funcionário nunca é tarefa fácil. E para que esse processo não se torne ainda mais complicado, é preciso fazer ter um planejamento e definir com antecedência cada etapa. Obviamente, as etapas podem ter alguma variação.
Dependendo da cultura organizacional, o motivo da saída do colaborador e o cargo que o mesmo ocupou na empresa, este processo pode variar. No entanto, de uma forma geral, as etapas destacadas a seguir tendem a se repetir mais frequentemente durante os processos offboarding. Confira a seguir as 11 etapas principais:
1. O motivo da partida
É comum que quando um colaborador saia da empresa, algumas fases do processo acabam tendo mais importância que outras. Por essa razão, durante o offboarding, cada caso deve ser analisado e adaptado. Entender o motivo da partida é o primeiro passo para planejar a forma como o offboard será realizado.
Uma vez entendido o motivo, é hora de conversar com o gestor e analisar qual a melhor forma de organizar o processo de saída do funcionário.
👉Retenção de talentos: 12 estratégias para aplicar nas empresas
2. Crie um checklist de Offboarding
A primeira etapa é definir o que precisa ser feito. Por isso, criar um checklist te ajudará a não esquecer ou pular nenhum passo importante. O nosso modelo de checklist indicado acima pode ajudar bastante nesta etapa.
Distribuir o checklist para gestores e para a equipe de RH ajuda a garantir um padrão no processo.
2. Organize documentos e informações
A primeira coisa a ser feita ao receber a confirmação de que um colaborador irá sair da empresa é pedir sua assinatura na carta de demissão. Logo, o gestor de Recursos Humanos deve revisar todos os documentos assinados pelo colaborador durante seu tempo na empresa. Lembre-se de manter acordos de confidencialidade e verificar contratos de benefícios e assuntos semelhantes.
Vale ressaltar que a carta de demissão deve especificar: quando será o seu último dia do funcionário na empresa e quando foi feito o comunicado. Tudo com as datas específicas muito claras.
⬇️ Crie a sua carta de demissão em poucos minutos ⬇️
3. Administre tarefas de contabilidade
Administrar as tarefas de offboarding em conjunto com o setor de contabilidade é parte essencial para que não haja equívocos financeiros.
Todos os documentos referentes ao colaborador devem ser revisados: quando será efetuado o último pagamento de salário, fazer a atualização na declaração de impostos, calcular as compensações e descontos, contabilizar férias e ausências, etc.
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4. Informe a equipe
Para não gerar um clima desnecessário no escritório, o melhor a ser feito é uma vez confirmada a decisão, comunicá-la a todos que serão afetados por ela. Qual o momento certo? Pelo menos 1 semana antes da data de saída do funcionário. Contudo, em muitos casos, quando o colaborador ainda tem 1 mês de aviso prévio, algumas empresas preferem avisar a todos. Tudo isso, claro, com o consentimento do funcionário.
5. Planeje a transição
Um ponto em comum que todas as pessoas envolvidas no processo de offboarding tem é a vontade de “voltar aos trilhos” o mais rápido possível. Para tanto, é essencial criar um plano de ação para fazer a transição de forma mais rápida e tranquila.
Para que a empresa encontre o quanto antes um novo talento para o cargo em aberto, saber quais as competências-chave para a função é fundamental. Uma boa opção é utilizar uma matriz de competências para esta etapa e conversar com o gestor para obter respostas fundamentais sobre o perfil comportamental desejado.
Perguntas que deve responder nesta etapa:
- O colaborador que saiu será substituído por quem?
- Que tipo de conhecimento e experiência irá precisar o novo colaborador?
- O treinamento do novo funcionário será responsabilidade de quem?
- Quais são os projetos que precisam ser concluídos antes da saída do funcionário?
- Que tipo de informações devem ser passadas antes do desligamento?
👉Matriz de competências: O que é e como aplicá-la? [+Modelo para download]
6. Informe ao cliente
Quando a função do colaborador que está deixando a empresa tem uma conexão direta com o cliente, é parte importante do processo avisá-lo dessa mudança. Dessa maneira, evita-se que o cliente seja pego de surpresa.
É crucial na manutenção de uma boa relação com o cliente que, apesar das mudanças, a qualidade no serviço e atendimento continue a mesma.
7. Recupere recursos e materiais
Entre outros hábitos muito comuns na maioria das empresas, está o de oferecer materiais e ferramentas de trabalho para que seus colaboradores possam trabalhar da melhor maneira possível: livros, computadores, telefones celulares, uniforme, crachá de identificação, capacetes, cartões de crédito da empresa, etc.
Portanto, parte essencial na hora do desligamento do trabalhador é recuperar tudo o que foi usado durante seu tempo de serviço. Para isso, ter sempre um inventário de tudo aquilo que há na empresa e com quem está é fundamental.
8. Entrevista de offboarding e feedback
Você deve estar se perguntando, mas qual a vantagem de aplicar outra entrevista no final de tudo? Fácil: As críticas construtivas que vêm de um feedback bem feito são muito valiosas. Isso porque podem fazer toda a diferença na estratégia de retenção e manutenção de talentos da sua empresa.
Escutar em primeira mão como foi a experiência desse colaborador, pode trazer dados valiosos para o RH. Aprender a aceitar sugestões que tenham como objetivo o crescimento da sua equipe, irá refletir no seu negócio positivamente. Dessa forma, melhores decisões serão tomadas das próximas vezes e os problemas poderão ser evitado.
9. Cancele permissões e contas
Uma vez que todos os materiais e ferramentas foram recuperados, é hora de cancelar as permissões e as contas do funcionário que está deixando a empresa. Essa parte é uma etapa fundamental para a segurança de todos na empresa, inclusive para o colaborador que está saindo.
10. Organize a despedida
Por ser um momento delicado, o melhor a ser feito por você e pela sua equipe é transformar essa situação em algo leve e simples. Oferecer carta de recomendação, um evento de despedida, ou algum tipo de auxílio, mostra que você realmente se importa com aquela pessoa e valoriza as contribuições trazidas por ela. E portanto, quer vê-la crescer.
11. Mantenha o contato após o offboarding
Sabemos que networking é tudo nessa vida. Por isso, manter contato com as pessoas que trouxeram benefícios para o seu negócio é uma ótima estratégia. Além disso, você pode precisar da expertise dessa pessoa em algum momento. Seja como consultoria, parceria ou talvez como uma recomendação de talento para entrar em um novo negócio.
Hoje são muitas as formas de manter o contato: plataformas como LinkedIn são excelentes para isso. Portanto, manter um colaborador que te ajudou a crescer por perto é mais do que recomendável.
Software de RH: Onboarding e Offboarding digital
Agora que você já conhece que assim como o onboarding, o offboarding também é uma etapa imprescindível das tarefas de Recursos Humanos, quer saber como tornar isso ainda mais fácil?
Nesse artigo nós disponibilizamos um checklist de etapas que não podem faltar no seu processo de offboarding, certo? Isso, sem dúvida, já te ajuda bastante. Mas se você busca uma solução digital que ajuda a facilitar estes processos mesmo a distância e possibilita o armazenamento de dados no mesmo sistema, a melhor opção é contar com um software de RH.
Uma destas opções é o software da Factorial, que além de ter a opção de teste gratuito por 14 dias, possui diversos recursos para a gestão de pessoas:
- Obnoarding online
- Gestão de documentos e contratos
- Assinatura digital
- Relatórios de RH
- Avaliação de desempenho
- Sistema ATS para recrutamento e seleção
