O setor de Recursos Humanos possui muitas dores que precisam ser sanadas. Entre elas estão os problemas no controle de ponto. Planilhas que precisam ser preenchidas durante horas e falta de organização por parte dos colaboradores ao assinarem a folha são apenas alguns exemplos.
A tecnologia está presente em nossas vidas diariamente e é uma grande aliada no gerenciamento de empresas. Você sabia que ao investir em um software especializado, você obtém benefícios significativos e otimiza o controle de ponto dos colaboradores?
Por esse motivo, neste texto vamos trazer problemas que o RH manual ainda enfrenta no controle de ponto, e como solucioná-los. Continue a leitura e acabe com as principais dúvidas, enquanto descobre como resolvê-las.
7 problemas no controle de ponto e 7 soluções
Registrar os horários de entrada, intervalo e saída em uma empresa permite que o RH consiga maior visibilidade sobre:
- Horas extras;
- Saldo do banco de horas;
- Quantidade de faltas e atrasos.
Controlar essas informações é essencial para que os erros ao calcular a folha de pagamento sejam reduzidos. Além disso, um controle de ponto eficiente evita situações como processos trabalhistas, veja alguns dados relacionados.
- A Justiça do Trabalho do Rio Grande do Sul registrou, em 2022, cerca de 180 mil ações favoráveis ao trabalhador;
- Entre os principais motivos para o processo judicial estão as horas extras que não foram pagas;
- Os valores indenizatórios somam mais de R$ 4 bilhões.
Diante desses dados, fica evidente a importância de controlar corretamente a folha de ponto evitando abrir margem para problemas. A necessidade por um RH tecnológico se faz presente, pois essas análises são complicadas para a operação mais manual.
Enumeramos, na sequência, 7 problemas apresentados aos nossos SDRs e como solucioná-los. Também vamos mostrar como solucionar todos eles.
1. Muito tempo desperdiçado com planilhas
A primeira dor apresentada aos nossos SDRs foi:
Fico muito tempo fazendo planilhas.
Sabemos que as tarefas operacionais costumam demandar muito tempo e atenção para evitar erros e retrabalhos. No caso de preencher planilhas, principalmente sobre o controle de horas trabalhadas, pois o processo se torna cansativo.
O principal objetivo do controle de ponto é identificar como é a jornada de trabalho da pessoa e se está conforme a lei. Ou seja, se o trabalhador está seguindo o tempo acordado em contrato, fazendo os intervalos de interjornada e intrajornada corretamente.
Entretanto, a tarefa de inserir todas essas informações manualmente em uma planilha é cansativa e propensa a erros. O uso de um software como o da Factorial tem potencial para poupar mais de 30 horas mensais da empresa apenas no registro de frequência.
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2. Marcação de ponto sendo feita entre os colegas
Meus colaboradores estão fazendo a marcação um para o outro.
Esse é realmente um ponto muito complicado de se lidar quando disponibilizamos a folha de ponto impressa e sem supervisão. Na época de escola e faculdade, algumas pessoas costumavam pedir favores aos seus colegas, como assinar a chamada por eles. Poderia ser algo da infância e juventude, contudo, essa mesma tática também ocorre com o livro de ponto.
O preenchimento manual do registro de chegada, intervalo e saída abre precedente para algumas inconstâncias acontecerem. Por exemplo, um colaborador assina a hora de entrada por outro, mesmo este chegando mais tarde. A fiscalização para esse tipo de infração nem sempre será eficaz e desencadeará indisciplina por parte dos trabalhadores.
A adoção do ponto digital, seja por sistema ou aplicativo, pode até mesmo contar com biometria e reconhecimento facial. Desse modo, o colaborador não terá como ocultar o horário real que iniciou e finalizou suas atividades.
📚 Se quiser algumas dicas, basta ler nosso outro artigo que explica como fazer um controle de frequência eficaz 📚
3. Não é possível fazer a leitura das folhas de ponto manual
Uma série de pontos foram levantados pelos leads que se encaixam nesse tópico, veja quais são:
“Tenho problemas com folhas de ponto rasuradas.”
“Tenho problemas com folhas de ponto manual, não entendo a letra.”
“Não tenho como provar que meu colaborador chegou tarde, pois ele assinou o horário alterado.
A possibilidade de rasuras e a impossibilidade de compreender a letra são questões possíveis quando estamos falando do livro ponto. Assim como os colaboradores solicitam que seus colegas preencham em seu lugar, eles também podem riscar e adicionar outras informações.
Mesmo não sendo intencional, as pessoas acabam preenchendo de forma incorreta e tentam consertar na sequência. O trabalho gerado resulta em horas de análise e tentativas de identificar a informação certa.
O tempo investido nesses processos faz com que o RH não tenha espaço hábil para desenvolver e planejar estratégias. E é por isso que o sistema da Factorial conta com a assinatura digital em seu controle de ponto. Assim, o gestor terá certeza de que a informação é correta e confirmada pelo colaborador.
💡 O software da Factorial oferece a assinatura digital!
4. Uso de softwares sem integração
O questionamento que resultou nesse tópico é o seguinte:
Já uso diversos softwares para fazer a gestão de ponto, mas ainda preciso utilizar planilhas. Não há integração entre as ferramentas. Preciso tirar as informações do ponto digital e transferir para a planilha.
De nada adianta investir em vários recursos tecnológicos se esses não conversam entre si e continuam gerando retrabalho. A ausência de integração entre as ferramentas é um problema operacional, assim como o preenchimento manual do livro ponto.
O software da Factorial, por exemplo, é um sistema completo que permite a integração com outras ferramentas. Ele vai garantir uma gestão completa para o RH, garantindo um controle de frequência preciso e a emissão de relatórios eficientes. Além desses, nosso software é eficaz contra outros problemas também.
📚 Se ainda não estiver convencido, talvez nosso artigo focado nas razões para sermos o melhor sistema de gestão para RH pode ajudar! 📚
5. Ponto digital sem suporte
Para o desenvolvimento deste tópico consideramos o seguinte problema relatado:
“Meu ponto digital não tem suporte e desconfigura sozinho.
Embora o controle de ponto digital seja o sistema mais recente e eficiente para o registro de frequência, é importante lembrar que ter um software completo com tecnologia de ponta não é suficiente. O suporte ao cliente também é crucial e deve ser levado em consideração ao escolher um fornecedor de software de controle de ponto.
Portanto, considerar que um sistema é bom não significa apenas que ele possui soluções para seus problemas. Mais que isso, ele deve ter uma equipe capacitada para atendimento e suporte.
A ausência ou ineficiência do suporte dificulta o uso do software e traz demandas mais exaustivas aos colaboradores do RH. No entanto, quando falamos sobre a assistência, essa não se limita ao uso da ferramenta ou problemas técnicos. Por exemplo, uma central de ajuda que abarque todas as funcionalidades e os passos para uso do sistema.
Dessa forma, se ele se desconfigura sozinho ou precisar de uma nova configuração, o próprio profissional lidará com a situação.
💡 Dentro do software da Factorial, por exemplo, existe a possibilidade de contatar diretamente o time de suporte e também um link direto para a página da central de ajuda.
6. Sistema lento para carregar os arquivos
Os softwares realmente revolucionaram a área de RH e continuam trazendo novidades e recursos para implementar o setor. Mas ainda é comum ouvirmos que o sistema está lento, ou não está carregando as informações com agilidade.
Essas questões ocorrem quando há necessidade de utilizar servidores físicos para armazenamento e análise de dados. O SaaS (Software as a Service) elimina essa lentidão oferecendo um serviço em nuvem, ou seja, as informações ficam armazenadas no espaço digital.
Além de não precisar demandar esforços para manter um local com servidores, esse serviço permite atualizações remotas e em tempo real. Todos os colaboradores podem acessar de qualquer lugar, principalmente quando falamos sobre o trabalho home office. Os gastos com infraestrutura e mão de obra para TI também são reduzidos com aplicação de sistema em nuvem.
💡 Para controlar o ponto a Factorial disponibiliza a função, inclusive em seu aplicativo Android e IOS. O colaborador consegue registrar sua entrada, intervalo e saída. Ele também consegue saber quantas horas trabalhou no mês e como está seu banco de horas.
7. Impossibilidade de emitir extrato de horas
A exportação de relatórios é um ponto importante para considerar na hora de escolher um software de gestão. Quando não há essa opção, os profissionais precisam fazê-la manualmente, mesmo que o sistema registre tudo de forma digital.
Um sistema completo conta com a possibilidade de baixar relatórios sobre as horas trabalhadas dos colaboradores. Isso auxilia na identificação de entradas, saídas, horas extras e banco de horas.
💡 O controle de frequência no software da Factorial permite que o gestor tenha acesso rápido às informações da jornada dos trabalhadores e possa emitir extratos.
Solução para além dos problemas no controle de ponto: contar com um software completo
Até aqui falamos sobre os principais problemas no controle de ponto e apresentamos um pouco sobre a Factorial e como ela pode ajudar. 🎥 Relembre 👇
Contudo, as funcionalidades da ferramenta da Factorial vão muito além do controle e registro de frequência dos colaboradores. Você tem acesso a um software de gestão para RH completo, que engloba todas as esferas do setor.
Denominado como um software all-in-one, nossa tecnologia reúne todos os sistemas necessários para um RH digital. Trata-se do mais completo disponível no mercado com funções consideradas tendências em gestão de Recursos Humanos.
Além de resolver os problemas no controle de ponto, a Factorial também oferece:
- Gestão de documentos;
- Portal do colaborador;
- Acesso por aplicativos Android e IOS;
- Avaliação de desempenho;
- Gestão de treinamentos;
- Onboarding e offboarding;
- Entre muitas outras funções!
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