Está prevista para janeiro de 2024 a implementação do FGTS Digital, que trará mudanças significativas na forma de cumprimento da obrigação de recolhimento do FGTS. Os setores de RH e DP da sua empresa já estão por dentro das novidades relacionadas ao FGTS Digital?
A proposta foi lançada pelo Governo Federal em 2022 e deve fazer parte da rotina da gestão de pessoas. Todas as funcionalidades e benefícios já foram anunciados em 2022.
Esse recurso é mais uma evidência de que a inovação tecnológica busca otimizar os processos burocráticos das empresas. Para isso, é necessário que você e sua equipe estejam atualizados e prontos para implementar a ferramenta.
Quer saber como? Continue lendo nosso artigo, pois preparamos um guia completo com todos os detalhes sobre o que é o FGTS Digital e como ele funciona. Vamos mostrar os serviços disponíveis, as principais vantagens e dicas para o RH se adequar ao novo FGTS. Boa leitura!
✅ Conheça uma tecnologia que pode ajudar a sua empresa a se adequar ao FGTS Digital
Índice
O que é FGTS Digital?
O FGTS Digital é uma plataforma desenvolvida pelo Governo Federal que, segundo o site oficial, visa integrar diversos processos relacionados com o recolhimento do FGTS. Inclusive, ele utiliza o banco de dados do eSocial para consultar informações necessárias para otimizar o tempo gasto.
Dessa forma, o novo sistema substitui o SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social). Além disso, a realização de serviços digitais estará disponível tanto para o empregador quanto para o empregado.
Um dos principais objetivos do desenvolvimento dessa nova plataforma é fazer uma desburocratização do sistema e automatizar:
- O processo de arrecadação;
- A prestação de informações aos profissionais e as empresas;
- A fiscalização;
- O lançamento e a apuração de dados no sistema com mais agilidade;
- A cobrança dos recursos do FGTS.
Para que ele serve?
Segundo as informações disponibilizadas no site da Caixa, os valores declarados no eSocial servirão como base para o cálculo do FGTS. Desse modo, o RH terá em suas mãos um sistema para gerar guias rápidas e personalizáveis.
Esses processos incluem o recolhimento de vários tributos em um único documento 100% digital, por exemplo, estorno, restituição e compensação. Portanto, espera-se a redução dos custos operacionais e do tempo aplicado no preenchimento e pagamento das guias.
Assim, a individualização dos débitos ocorre desde a origem, pois é utilizado o CPF do trabalhador como elemento de identificação. Espera-se que esse caminho promova um grau maior de confiabilidade, segurança e melhor controle dos processos. Lembrando que a Caixa Econômica Federal segue sendo o agente operador do FGTS.
Quais os serviços disponíveis?
Todos os serviços foram disponibilizados mesmo antes da plataforma ser lançada. O próprio Governo se encarregou de distribuir as informações. O intuito era garantir que todos entendessem como a novidade iria mudar a realidade na rotina de RH e DP.
Entre as facilidades estão:
- Emissão de guias rápidas e/ou personalizadas;
- Consulta de extratos de pagamentos realizados;
- Individualização dos extratos de pagamento;
- Verificação de débitos em aberto;
- Pagamento da multa indenizatória a partir das remunerações devidas de todo o período trabalhado.
Como se sabe, esses serviços são burocráticos e demorados, principalmente, porque necessitam de atenção para evitar erros. A automação, nesse caso, dá liberdade para os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal direcionarem esforços para planejamentos estratégicos.
Pagamentos via PIX
Uma das novidades entre as funções disponíveis no FGTS Digital é a possibilidade de pagamento via PIX. A agilidade desse método de pagamento traz ainda mais confiabilidade ao processo e algumas vantagens, veja:
- Não há restrição, permitindo outras instituições financeiras além das conveniadas;
- A transação é processada imediatamente, o que auxilia na otimização do recolhimento do FGTS.
A agilidade também beneficia sua empresa, pois é possível identificar todos os cumprimentos e valores enviados no mesmo dia. Vocês terão menos preocupação com prazos também, já que existe a opção de agendar pagamento em PIX, para datas que caírem em finais de semana.
Quando o FGTS Digital estará disponível?
O período de testes do FGTS Digital teve início no dia 19 de agosto 2023. Conforme a previsão, esse período de testes vai até 13 de janeiro de 2024.
Aproveite esse período para ajustar processos internos em sua empresa e se preparar para a substituição, que, conforme a previsão, deve ser feita a partir de 01 de março 2024.
Afinal, assim que for oficializado seu início, as empresas deverão um período de 6 meses para se adequar às mudanças.
Lembrando que esse novo sistema assume o lugar da SEFIP como substituto. Logo, durante esse período é importante ficar atento com o regime de competência, para saber qual sistema usar.
Exemplo
Para exemplificar, vamos considerar que o FGTS Digital entrou em vigência na competência de agosto de 2023. Os valores recolhidos em referência a julho de 2023 ainda devem ser pagos via SEFIP, mesmo que o vencimento esteja para agosto.
Portanto, mesmo que o prazo para pagamento seja posterior ao lançamento da plataforma, a data da ocorrência é que definirá. Isso vale tanto para as competências quanto para recolhimentos rescisórios sem justa causa, pagamentos de diferenças e retificações.
Ambiente teste
Outro anúncio feito no Portal FGTS Digital é a apresentação de um ambiente teste. Nesse processo de preparação, o RH, DP e gestores poderão visualizar as informações reais colhidas do eSocial. A plataforma de teste também permitirá a simular a emissão de guias de pagamento.
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Para quem o acesso será obrigatório?
Assim que a implantação for consolidada, todas as empresas terão a obrigação de recolher o Fundo por meio do novo sistema. Salvo situações mencionadas nos exemplos anteriores. Para isso será necessário cadastrar uma conta no portal gov.br e escolher entre utilizar uma senha cadastrada ou via certificado digital.
O cadastro com usuário e senha deve ter um nível de segurança entre prata e ouro. Já o login com certificação digital pode ser feito com os certificados A1, A2 e em nuvem. Também são definidos os perfis de usuários que variam entre empregador, procuradores e trabalhadores.
Veja quais são os perfis de usuários disponíveis no FGTS Digital:
- Meu perfil (Titular)
- Procurador de Pessoa Física – CPF
- Procurador de Pessoa Jurídica – CNPJ
- Responsável Legal perante a RFB
Produção limitada: preparação para os gestores
A produção ilimitada é um período de teste que visa facilitar a transição entre os sistemas de recolhimento. Os gestores poderão visualizar todas as remunerações realizadas pelo eSocial no FGTS Digital e emitir guias simuladas.
No entanto, elas não terão validade jurídica e nem serão aceitas para pagamento. Durante esse período de preparação os gestores poderão:
- Antecipar o cadastramento de procurações para terceiros;
- Entender os impactos desencadeados pelas mudanças;
- Validar os processos internos da empresa e garantir que os dados declarados estão corretos.
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Como acessar a nova Plataforma do FGTS Digital
Para acessar o ambiente do FGTS Digital, o empregador precisa realizar o cadastro de uma conta no portal gov.br. Esta conta pode ser criada no próprio portal ou por meio de um certificado digital.
Contudo, o acesso ao FGTS Digital com usuário e senha cadastrados só será permitido para quem possui selo de confiabilidade com nível prata ou ouro. Este acesso estará disponível para pessoas físicas que são empregadores ou responsáveis legais pela empresa. O procurador pessoa física ou pessoa jurídica vai precisar utilizar, necessariamente, certificado digital.
O Portal Empregador do FGTS Digital pode ser acessado através do link: https://por-p-fgtsd.estaleiro.serpro.gov.br/ e está atualmente em fase de testes (produção limitada), até do dia 10 de novembro de 2023. Durante este período, os empregadores podem testar as funcionalidades do novo sistema e se preparar para a substituição, que será feita a partir de janeiro de 2024.
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Quais as vantagens do FGTS Digital para o RH?
Com tantas mudanças ocorrendo em meio aos processos de transformação digital, é normal que possamos identificar os benefícios. Entre os principais se destaca a eliminação de burocracias para o recolhimento do FGTS, tornando RH e DP mais estratégicos.
Isso acontece por conta do ganho de tempo proveniente da digitalização e automação dos processos, que substitui a rotina manual dos profissionais de verificarem dados para recolhimento.
Por exemplo, se você precisar fazer a alteração de valores apenas para um colaborador, com a plataforma existe a facilidade de retificar informações. O sistema permite que esses ajustes sejam feitos individualmente, assim seu RH não precisará gastar tempo de retrabalho mexendo em todos os dados.
Outra vantagem que sua empresa terá está relacionada com a redução de custos operacionais. Com menos burocracia, o profissional de RH será mais ágil e eliminará custos adicionais, tarifas pagas, entre outros.
Há também a garantia de segurança, integridade e confiabilidade dos dados armazenados e processados. Em consequência disso, a gestão terá mais controle e transparência com as informações, resultando em tomadas de decisões mais estratégicas.
A integração com outros sistemas, outra vantagem do FGTS Digital, facilita ainda mais a rotina do setor de RH. Pois permite a centralização de acessos e gerenciamento de informações do colaborador em uma única plataforma.
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Como RH e DP podem se adequar ao novo FGTS?
Uma boa forma da sua equipe estar preparada para a implementação do FGTS Digital é por meio da Produção Limitada. O período de teste auxiliará o profissional a compreender as mudanças e se adaptar a elas. No entanto, esse não é o único caminho para você e seus colaboradores, veja outras dicas:
- Incentivar o estudo da ferramenta a partir das informações disponibilizadas no Portal do FGTS;
- Elaborar manuais de orientação sobre o uso da plataforma, explicando o que é, como vai funcionar, etc.;
- Promover treinamentos com as equipes responsáveis pelo gerenciamento do sistema;
- Levar as orientações para todos os colaboradores da empresa, para estarem cientes das mudanças.
O FGTS Digital é mais uma ferramenta que está chegando para mostrar o poder da inovação tecnológica. Sua empresa está preparada ou ainda contam com processos manuais e demorados sujeitos a erros? A adesão do software de gestão para RH da Factorial vai garantir a integração dos dados com o novo sistema do Governo.
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