A tecnologia desempenha um papel importante na otimização das práticas tradicionais de RH. A seguir, confira como assinar documentos pelo celular com o uso do aplicativo da Factorial, deixando para trás a assinatura em papel.
Neste artigo, vamos explorar o que é uma assinatura digital, como assinar documentos pelo celular com o apoio do software da Factorial e quais são as vantagens para a sua empresa.
Além disso, discutiremos como obter o certificado digital, uma peça fundamental para garantir a segurança e autenticidade desse processo.
Boa leitura!
O que é a assinatura digital?
Antes de mergulharmos no universo da assinatura digital pelo celular, é importante entender o conceito de assinatura digital.
Em termos gerais, a assinatura digital é uma versão eletrônica de uma assinatura manuscrita, gerada por algoritmos matemáticos e vinculada a um documento digital de maneira única.
Tudo isso garante não apenas a integridade, mas também a autenticidade de uma assinatura.
A base dessa assinatura digital é a criptografia. Esse processo é bastante conhecido, e faz uso de algoritmos matemáticos para codificar e decodificar informações. Dessa forma, cada assinatura digital é única.
No caso da Factorial, isso é possível através de uma parceria com a Signaturit, uma empresa credenciada como Qualified Trust Service Provider – QTSP (Fornecedor de Serviços Qualificado de Confiança).
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Como funciona a assinatura digital pelo celular?
Como vimos, a assinatura digital faz uso de operações matemáticas com base em algoritmos de criptografia. Na prática, isso garante que o documento em questão seja, de fato, autêntico.
Assim, para assinar um documento de forma digital, o primeiro passo é possuir um certificado digital. Isso é indispensável em determinados processos administrativos, como a emissão de notas fiscais eletrônicas, por exemplo.
Em seguida, basta contar com um aplicativo que disponibiliza essa função. Uma das vantagens de contar com uma plataforma de gestão de RH, como a Factorial, é justamente a possibilidade de assinar documentos pelo celular.
Por lá, você pode realizar atividades de RH como:
- solicitar a assinatura digital de um ou mais funcionários para cada documento;
- enviar solicitações de assinatura para cada envolvido no processo;
- guardar automaticamente os documentos depois de assinados;
- assinar documentos de forma digital de acordo com os requisitos de segurança eIDAS;
- contar com um sistema de assinatura eletrônica prático e rápido.
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Como obter o certificado digital?
Como mencionamos, para assinar documentos pelo celular, mais especificamente pelo aplicativo da Factorial, é necessário possuir um certificado digital.
Para isso, sua empresa deve procurar uma Autoridade Certificadora, como a Secretaria de Segurança Pública, e solicitar o seu certificado.
Se o pedido for aprovado, o arquivo será armazenado à escolha da empresa (em nuvem, token ou pen-drive).
Vale dizer que existem diferentes tipos de certificados digitais, sendo o A1 o tipo mais comum, com validade de um ano. Também é possível conseguir outros tipos, seja A3, S3 ou T3, com validade de até cinco anos. Os valores variam de acordo com o certificado escolhido.
💡 Para saber mais, acesse o site do Governo Federal.
App para assinar documentos pelo celular: como fazer dentro da Factorial
Como já mencionamos, uma das vantagens de contar com o software da Factorial RH é poder assinar documentos pelo celular. Para isso, basta seguir o passo a passo:
- Acesse o aplicativo da Factorial e vá até a opção “Assinatura Digital”;
- Em seguida, o próximo passo é fazer o upload do documento que precisa ser assinado. Isso pode ser feito a partir do armazenamento do celular, e-mails ou diretamente de serviços em nuvem como Google Drive ou Dropbox;
- Com o documento aberto, o app da Factorial vai guiar o usuário para posicionar a assinatura digital no local apropriado;
- Por fim, após a inserção da assinatura digital, o documento é verificado para garantir a autenticidade e integridade da assinatura. Uma vez confirmado, o documento assinado pode ser salvo e compartilhado com quem você quiser!
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Vantagens de assinar documentos pelo celular
A adoção da assinatura digital pelo celular oferece uma série de benefícios tanto para usuários individuais quanto para empresas.
Algumas das vantagens de usar um app para assinar documentos pelo celular, como o da Factorial, são:
- Economia de tempo e recursos: ao optar pela assinatura digital, o RH elimina a necessidade de imprimir, assinar e escanear documentos manualmente. Isso resulta em uma considerável economia de tempo e recursos para o setor;
- Acesso remoto: a capacidade de assinar documentos pelo celular proporciona mobilidade aos usuários. Seja trabalhando remotamente ou participando de reuniões fora do escritório, a assinatura digital permite acesso instantâneo aos documentos de qualquer lugar;
- Sustentabilidade: a transição para a assinatura digital também contribui para a sustentabilidade ambiental, uma vez que reduz o uso de papel por parte da empresa;
- Segurança e rastreabilidade: como vimos, as assinaturas digitais são protegidas por criptografia avançada. O que as torna altamente seguras. Além disso, o app da Factorial oferece um recurso de rastreabilidade. Isso permite que as empresas acompanhem quem assinou um documento e quando;
- Conformidade legal: por fim, a assinatura digital, quando bem implementada, pode ser legalmente reconhecida em muitas jurisdições. Isso é essencial para empresas que buscam garantir a conformidade com as regulamentações trabalhistas.
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A organização do RH precisa de ferramentas básicas para acontecer. A Gestão de Documentos, assim como a Assinatura Digital, são imprescindíveis para a estrutura organizacional do RH de uma empresa.
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📱 Use o App da Factorial para assinar documentos pelo celular com mais facilidade
Assinar documentos pelo celular é um dos benefícios aos quais os usuários da Factorial têm acesso.
A tecnologia por trás da assinatura digital oferece aos nossos usuários não apenas eficiência e mobilidade, mas também uma camada robusta de segurança e conformidade.
Com o software completo da Factorial, sua empresa poderá otimizar a gestão e a administração dos documentos, fazendo uso de mais de 30 recursos para serem testados na prática.
Com a função de Assinatura Digital, disponível no software e no aplicativo da Factorial RH, é possível:
- solicitar assinaturas digitais através de arquivos;
- enviar notificações de assinaturas ao colaborador, que recebe um aviso por e-mail sobre a assinatura pendente;
- conferir o status das assinaturas por meio de um visualizador de documentos;
- receber notificações em caso de assinatura recusado, com o motivo da recusa;
- entre muitos outros recursos.
✅ Além do serviço de assinatura digital, com o uso do software da Factorial RH sua empresa contará com:
- centralização de documentos;
- relatórios completos da empresa e funcionários;
- portal do colaborador;
- gestão de despesas;
- atualização e envio de folha de pagamento;
- e muito mais!
O software de RH da Factorial ainda oferece diversos recursos não apenas para otimizar o Departamento Pessoal da sua organização, mas também a gestão de pessoas como um todo.
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