O que é o CAGED e para que serve esse sistema na gestão de RH?

O CAGED é um sistema do governo que permite acompanhar e fiscalizar a admissão e demissão de colaboradores, além de outros dados do mercado de trabalho. Ele também é uma entre as várias obrigações do setor de RH e Departamento Pessoal. 

Contudo, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre o que é CAGED, qual a sua importância para as organizações e como ele auxilia no cumprimento da legislação trabalhista.

Além disso, há uma dúvida sobre sua substituição pelo eSocial, e quais empresas devem ou não seguir utilizando o sistema antigo.

Se este é seu caso, fique tranquilo: a seguir vamos explicar tudo sobre o assunto, destacando o papel do RH na gestão deste sistema.

Boa leitura!

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O que é o CAGED?

O CAGED, ou Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, é um sistema de informações mantido pelo Ministério da Economia do Brasil.

Seu principal objetivo é registrar todas as movimentações de empregados e desempregados no mercado de trabalho formal.

Com isso, o CAGED deve ser atualizado mensalmente por empregadores que realizaram contratações e demissões em um determinado mês. Isso também inclui os microempreendedores individuais.

A ideia é que esse sistema possa fornecer dados importantes sobre o mercado de trabalho, ajudando o governo a moldar políticas públicas e garantir direitos trabalhistas.

Afinal, através do registro das admissões e demissões de colaboradores, o sistema oferece dados sobre a evolução da taxa de emprego e desemprego no país.

Com base nisso, o governo pode desenvolver políticas públicas mais eficazes, incluindo a promoção de emprego e programas de capacitação de profissionais, por exemplo.

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Como funciona o CAGED?

Agora que já entendemos o que significa CAGED, é importante explicar o funcionamento desse sistema.

O primeiro passo é entender a comunicação diária ou mensal, ou seja, quando as empresas enviam as informações sobre as movimentações de colaboradores ao CAGED.

Essas informações devem ser transmitidas todos os meses de forma obrigatória até o sétimo dia do mês subsequente ao da movimentação.

Além disso, para cada trabalhador contratado ou demitido as empresas devem fornecer uma série de informações detalhadas. Isso inclui o nome do empregado, seu CPF, a data de admissão, a data de demissão, o salário e o cargo ocupado.

Mas, atenção: os dados enviados devem ser extremamente precisos. Afinal, eles servirão de base para futuras análises do mercado de trabalho, conforme mencionamos há pouco.

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CAGED e eSocial: qual é a diferença?

Se você atua na área de RH, provavelmente já sabe que o envio do CAGED passará a ser feito por meio do eSocial.

Essa mudança foi determinada por meio de uma Portaria criada em 2020 que decretou que, a partir do ano de 2021, o CAGED e RAIS seriam substituídos integralmente pelo eSocial. Contudo, somente para empresas dos grupos 1, 2 e 3.

Isso significa que empresas pertencentes a esses grupos não precisam mais utilizar o CAGED. Por outro lado, organizações nos grupos 4, 5 e 6 ainda precisam realizar o envio das informações pelo sistema antigo.

A seguir, confira direitinho como os grupos estão divididos, e onde se encaixa a sua organização:

• 1º Grupo: inclui empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões;
• 2º Grupo: organizações com faturamento inferior a R$ 78 milhões, (exceto optantes pelo Simples);
• 3º Grupo: inclui microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) que são optantes pelo Simples Nacional. Também inclui MEIs, empregadores Pessoa Física e ONGs;
• 4º Grupo: refere-se a entes públicos de âmbito federal, além de organizações internacionais;
• 5º Grupo: entes públicos de âmbito estadual e no Distrito Federal;
• 6º Grupo: entes públicos de âmbito municipal, comissões multinacionais e consórcios públicos.

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Então, o que muda para a empresa?

Primeiramente, o CAGED e a RAIS não deixaram de existir. O que muda, na verdade, é como a sua organização deve enviar essas informações.

A ideia é que a coleta de dados seja ainda mais fácil, sem a necessidade de repetir informações tanto no eSocial quanto no CAGED. Ou seja: na prática é algo positivo, já que vai facilitar a gestão de RH e a realização de atividades para o Departamento Pessoal.

E vale lembrar que empresas desobrigadas ou pertencentes aos grupos 4, 5 e 6 (já citados) podem continuar prestando suas informações ao CAGED normalmente.

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Quais colaboradores devem ser declarados no CAGED?

Ao enviar as informações de sua organização ao CAGED, o profissional de RH deve seguir as normas e regras estipuladas pela legislação. Hoje, a lei determina hoje que você deve enviar ao CAGED os dados dos seguintes colaboradores:

• colaboradores contratados por empregadores (órgãos públicos e organizações internacionais) pela CLT, tanto por prazo determinado quanto indeterminado;
• trabalhadores rurais, conforme a Lei nº 5.889/1973;
• aprendizes;
• trabalhadores temporários.

Em quais casos não é preciso declarar dados do trabalhador?

• órgãos públicos e organizações internacionais;
• servidor público com vínculo direto ou indireto com as esferas federal, estadual ou municipal;
• prestador de serviço sem vínculo empregatício;
• diretores que não possuem vínculo empregatício;
• dirigentes sindicais;
• trabalhador autônomo;
• trabalhador eventual;
• servidor ocupante de cargo eletivo;
• estagiários;
• trabalhador doméstico;
• cooperados;
• trabalhadores contratados por tempo determinado, a fim de atender uma demanda temporária.

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Qual o prazo de envio de informações ao CAGED?

Quanto aos prazos, o não cumprimento das obrigações do CAGED pode resultar em multas, que variam de acordo com o tempo de atraso e o número de empregados. Segundo a Lei n° 4.923, esse valor é de um terço do salário-mínimo regional por empregado.

Não cumprir com essa obrigação também pode acarretar problemas mais sérios, além de prejudicar a reputação da empresa.

Além disso, vale ressaltar que o envio é feito de duas formas: através do CAGED diário e do CAGED mensal.

O CAGED mensal ocorre em caso de admissão ou demissão de funcionários. Assim, a empresa deve enviar as informações ao CAGED até o dia 07 do mês subsequente em que ocorreu a movimentação dos empregados.

Já o CAGED diário deve ser feito no mesmo dia em que o colaborador começa a trabalhar na empresa. Por isso, é preciso observar algumas regras de quando as informações devem ser repassadas ao governo.

Confira os prazos de envio determinados pelo governo

• Admissão de novo funcionário: deve ser enviado até o dia imediatamente anterior ao do início efetivo do contratado na empresa;
• Envio do valor do salário estabelecido em contrato: enviar até o dia 15 do mês subsequente à contratação;
• Data e motivo de demissão de funcionários: até o 10° dia, contado a partir da data do fim do vínculo trabalhista;
• Último salário do trabalhador: enviar até o dia 15 do mês subsequente ao mês da alteração salarial;
• Transferência de entrada e transferência de saída: dados devem ser enviados até o dia 15 do mês seguinte à movimentação;
• Reintegração de funcionário: enviar até o dia 15 do mês seguinte ao mês da reintegração.

Em resumo: os prazos variam de acordo com as informações a serem repassadas. Com isso, há o CAGED diário e o CAGED mensal.

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Como vimos, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, o CAGED, é uma ferramenta essencial para a gestão do mercado de trabalho no Brasil.

Ele desempenha um papel crucial na formulação de políticas públicas, na garantia dos direitos dos trabalhadores e na gestão de Recursos Humanos nas empresas.

Por isso, entender o que é o CAGED e como ele funciona é essencial para que a empresa possa cumprir suas obrigações legais com tranquilidade.

Nesse sentido, o setor de RH e os gestores de empresas devem estar cientes dos prazos para envio dessas informações. Como resultado, isso contribui para um mercado de trabalho mais justo e transparente.

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