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HRIS gestao documentos

O que são HRIS e softwares de gestão documental, entenda as diferenças

Se você chegou até aqui é porque já deve ter ouvido falar sobre os HRIS ou deve estar buscando um software de gestão de documentos para o seu departamento de RH. 

HRIS é uma abreviação do inglês (Human Resources Information Systems). Este são sistemas de informação para recursos humanos. Neste artigo explicaremos detalhadamente o que são os HRIS, do que são compostos e como podem ser úteis para a gestão de documentos na sua empresa. 

Você (ou a sua empresa) já trabalhou com algo semelhante? Se a resposta for negativa, não se preocupe, aqui temos toda a informação. Mas caso já conheça este conceito e que aprofundar o seu conhecimento, é só clicar diretamente no tópico que quer ler. 

A gestão de documentos em uma empresas

Uma das tarefas mais importantes do departamento de Recursos Humanos de qualquer empresa é se encarregar da gestão de documentos. Já que neles estão todas as informações necessárias para que cada trabalhador desempenhe seu papel na empresa. 

No entanto, com essa gestão, normalmente, está incluída a temida) papelada. Cuja administração é obrigatória e muitas vezes dificulta o trabalho dos profissionais de RH. 

E, como consequência, os profissionais de RH não podem dedicar seu tempo ao que realmente importa: o desenvolvimento dos colaboradores. 

A quantidade de informações que uma empresa acumula ao longo dos meses e anos é muito grande. Contratos, folhas de pagamento, rescisões, licenças médicas, registros para cumprir as mudanças na reforma trabalhista … Uma boa gestão de documentos visa organizar todos esses dados e documentos para guardá-los de maneira segura, acessível e atualizada.

Graças às novas tecnologias, isso está mudando e as empresas podem automatizar alguns processos que costumavam levar horas. Se quiser saber como se livrar dessas tarefas cansativas, economizar tempo e evitar erros humanos, é só continuar a ler este artigo. 

Tendências na gestão de documentos nas empresas 

Independentemente do tamanho da empresa, as ferramentas de gestão de documentos se tornam uma necessidade mais cedo ou mais tarde. Além disso, as tendências em Recursos Humanos também parecem estar caminhando nessa direção.

A automatização dos processos para torná-los mais eficientes já foi implementada em muitas empresas. Inclusive, algumas delas até usam AI (Inteligência Artificial) para coleta de dados e VR (Realidade Virtual) para, por exemplo, acabar com o assédio sexual. Além disso, estas soluções podem ser usadas para conduzir entrevistas. Assim, o empregador pode ter uma idéia melhor das habilidades do candidato. 

Outra tendência que está se fortalecendo é a Análise de Recursos Humanos ou «HR Analytics«.  Através dela é feito um acompanhamento das estatísticas que devem ser coletadas sobre os funcionários e o seu desempenho. Em outras palavras, mais informações para o departamento de Recursos Humanos.

O que é um software HRIS?

Os HRIS são softwares que conectam a administração de pessoas na empresa com ferramentas para gerenciar as informações e a comunicação entre elas. Estes armazenam, processam e controlam todos os tipos de dados dos funcionários. Assim, todas as atividades e processos relacionados aos Recursos Humanos podem ser atualizados digital e eletronicamente. Do organograma ao pedido de férias e às notificações, tudo está no mesmo lugar. 

Ao centralizar todas as informações sobre os funcionários em um único lugar, é mais fácil gerenciar os processos relacionados a esse departamento. São como bancos de dados inteligentes com as informações das pessoas. Além disso, melhoram a interação com essas informações, o seu tratamento e a sua visualização. Os HRIS transformam estes dados em algo valioso, acessível e fácil de usar na tomada de decisões e na análise de tendências. Em resumo, melhoram o dia a dia dos departamentos de recursos humanos. 

Outra maneira de defini-los é entender um HRIS como a plataforma que permite que uma empresa planeje os custos de Recursos Humanos com mais eficiência e melhore a qualidade e a produtividade de todos os membros da organização. Como? Um software de RH não está limitado só a gestão de pessoas. Este também pode te ajudar a controlar atividades contábeis, contratação e as de folhas de pagamento. Assim, você gasta menos dinheiro e recursos em tarefas puramente administrativas.

Gestão de documentos impressos VS Software

Os documentos impressos se tornam obsoletos após alguns meses de vida de uma empresa ou quando há mais trabalhadores. Os documentos em papel sempre correm o risco de serem estragados, extraviados e também leva muito tempo para encontrar um documento específico. Já que estes normalmente estão arquivados com centenas de outros papéis! 

Quando a gestão de documentos é digitalizada, são necessários apenas alguns cliques para encontrar a informação que você precisa. Acumular papéis apenas leva ao caos e ao uso do espaço do escritório. Com um software todas as informações estariam centralizadas e, além disso, não ocupariam espaço físico.

software rh factorial

A diferença entre um HRIS e um software de gestão documental 

Resumindo, todo HRIS é um software de gestão documental. Mas nem todo software de gestão documental é um HRIS. Isto é, porque os primeiros estão pensados especificamente para as necessidades do setor de recursos humanos. Um HRIS é um sistema mais complexo que associa os dados dos documentos com os usuários do sistema. Além de possibilitar funções e permissões distintas para cada usuário quanto a gestão de documento. 

Um HRIS também fornece algo que um departamento de Recursos Humanos não teria sem ele: transparência. Se o programa armazena as informações na nuvem (os softwares que as permitem geralmente são os mais eficazes), os documentos podem ser consultados e até gerenciados por todos os funcionários. Ou, se houver um sistema de permissões, estes dados podem ser administrados pelos colaboradores que você escolher. 

Benefícios do uso de um software HRIS para a gestão documental

Por que você deveria ter um HRIS na sua empresa? Resumindo, um software RH, como o da Factorial, que inclui a gestão de documentos, terá todos estes benefícios:

  • Melhora a organização da empresa
  • Ajuda a empresa a manter-se atualizada sobre as regras e leis trabalhistas
  • Economiza tempo
  • Permite que a empresa foque na sua estratégia de Recursos Humanos (e melhore o desenvolvimento das equipes)
  • Melhora a experiência dos funcionários
  • É uma ferramenta fácil e prática, além de intuitiva para você e os funcionários
  • Oferece transparência no tratamento da informação

Se você tem uma empresa pequena ou média, e independentemente do setor ou tipo de atividade, o software de Recursos Humanos que inclua a gestão de documentos inteligente simplificará o seu dia-a-dia.

 

Usar um software HRIS para gestão de documentos também pouparia os problemas de privacidade dos documentos impressos. Já que os papéis ser acessados ​​com mais facilidade por todos, até pessoas que não deveriam. Permitir o acesso a determinados dados apenas a determinados trabalhadores aumentará a confiabilidade do gerenciamento de informações e sua segurança e proteção. 

E benefícios não terminam por aqui. Um HRIS também ajuda na eficiência, pois você ganhará horas do departamento de Recursos Humanos para investir em outras funções e projetos estratégico. Sem contar com o lado administrativo da gestão de pessoas. Da mesma forma, os funcionários podem acessar mais facilmente as suas próprias informações. Além de gerenciar os seus dados mais ativamente e atualizá-los, usando, muitas vezes, até o próprio celular para isso. 

Por fim, um programa especializado simplificará as tarefas repetitivas e tornará o trabalho em geral mais eficiente. Por exemplo, quando um funcionário precisa solicitar o pagamento de despesas de uma viagem. Com um programa integrado de gestão de Recursos Humanos, ele pode fazer isso sem a necessidade de outra pessoa para intervir e supervisioná-lo. Ao criar procedimentos padrão, é muito mais fácil para toda a organização aprender como essas tarefas funcionam e reduzir os erros de papelada.

Como escolher um bom software de RH para gerenciar os seus documentos?

A maioria dos HRIS oferece designs flexíveis que permitem trabalhar com bancos de dados e integrar diferentes funcionalidades. Como, por exemplo, relatórios e analisar informações com precisão e rapidez. Mas não é só isso.

Se a sua empresa deseja investir em um HRIS, há dois aspectos principais que você deve considerar. Por um lado, se realmente simplifica a administração de seus documentos e, por outro lado, se simplifica a gestão de recursos humanos. Parece óbvio, certo? Mas nao se deixe levar por todos os recursos. O que as empresa normalmente precisam é de um programa de gestão de documentos e RH que possua ferramentas para melhorar a produtividade. Por exemplo:

  •      Gestão de pessoal e candidatos
  •      Relatório de ausências e licenças médicas
  •      Notificações automáticas por e-mail
  •      Autogestão dos funcionários
  •      Organogramas
  •      Administração de remuneração fixa e variável
  •      Planejamento de carreira
  •      Relatórios rápidos
  •      Monitoramento do desempenho dos funcionários.

No entanto, se você quiser melhorar o desempenho e escolher um software de gestão de documentos que se torne a principal ferramenta do departamento de Recursos Humanos da sua empresa, você deve garantir que ele atenda a uma série de requisitos. 

Requisitos de um HRIS eficiente:

  • Permite a sincronização com o seu software de gestão de ausências e férias dos funcionários, caso já possua um sistema do gênero. Da mesma forma, ele deve ser integrado a qualquer ferramenta que você esteja usando no departamento de Recursos Humanos. 
  • Permite que as folhas de pagamento e qualquer tipo de informação sobre o trabalhador sejam visíveis para ele.
  • Tem um sistema de permissão que garante privacidade aos trabalhadores. Ou seja, uma área apenas para cada funcionário, na qual ele tem todos os seus documentos armazenados.
  • Está disponível para qualquer dispositivo (dispositivos móveis ou computadores), online e sem instalar ou baixar nada.
  • É compatível com qualquer tipo de arquivo, para que as informações sempre possam ser carregadas ao seu banco de dados.
  • Permite a comunicação interna com toda a empresa e a troca de documentos
  • Oferece a possibilidade de assinar documentos digitalmente.
  • Cumpre as normas de segurança online e as leis de proteção de dados.

O que oferecemos na Factorial HR?

Na Factorial, concentramos o desenvolvimento de nossas soluções online na nuvem e reunimos todas as ferramentas mencionadas acima. O nosso objetivo é melhorar e otimizar a gestão de Recursos Humanos em geral, mas também a administração dos documentos.

O nosso software de Recursos Humanos foi desenvolvido para gerenciar documentos, férias, ausências e licenças médicas de funcionários. Além de relatórios avançados sobre absenteísmo, salário, rotatividade de pessoal, gerenciamento de planos de remuneração e muito mais. E não podemos esquecer do portal do colaborador! Com ele, o seu funcionário  possa gerenciar e consultar todas as informações que precisa.

Se sua empresa se esforçar para escolher o HRIS certo, aquele que se encaixa no seus objetivos, missão e valores, sem dúvida estará investindo no futuro e no sucesso.

Com o período de avaliação gratuita da Factorial, você poderá saber se o nosso software se ajusta às suas necessidades.

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