Investir na área de gestão de pessoas é fundamental para o desenvolvimento saudável da sua empresa. E, para isso, é preciso estruturar um setor de RH e DP eficiente. O primeiro passo desse processo é a elaboração de um planejamento orçamentário.
Quer saber como criar o seu? Este artigo vai te mostrar todas as etapas necessárias para fazer um plano e te atualizar sobre o assunto. Afinal, como gestor, você deve estar ciente de todas as despesas e investimentos da sua empresa.
Continue a leitura e descubra também o que é um planejamento orçamentário, quais seus benefícios e os principais desafios encontrados.
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Índice
O que é planejamento orçamentário e por que ele é importante para RH e DP?
O planejamento orçamentário é um processo que procura estimar e controlar os recursos financeiros da sua empresa. Assim, é vista como uma ferramenta indispensável para a tomada de decisões estratégicas, por fornecer uma visão clara dos recursos.
Pensando na estruturação de um setor de RH e DP, o plano tem ainda mais importância. Isso porque permite a definição de ações para uma gestão de pessoas eficiente e eficaz.
Com o planejamento orçamentário é possível entender qual o orçamento necessário para realização de determinadas tarefas. Por exemplo, recrutamento e seleção, treinamentos corporativos, programas de desenvolvimento, entre outras ações.
Além disso, esse plano auxilia a prever e controlar os custos relacionados à folha de pagamento e aos benefícios oferecidos aos colaboradores. Desse modo, você assume um monitoramento preciso garantindo a saúde financeira do seu negócio.
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Quais são os tipos de plano orçamentário empresarial?
Existem vários modelos para a execução de um plano orçamentário e como você está considerando o desenvolvimento de um novo setor precisa conhecer todos. Somente dessa forma conseguirá identificar qual a melhor opção para sua empresa.
Acompanhe, abaixo, alguns detalhes sobre cada tipo de planejamento:
- Estático: o plano estático é aquele que não sofre mudanças de forma alguma. Mais utilizado pelas grandes empresas, ele promove um bom controle das contas, mas deve ser submetido a revisões periódicas.
- Variável: também chamado de flexível, esse planejamento é mais aberto para ajustes e aumento nos gastos. No entanto, a possibilidade de variação requer o monitoramento constante de todas as movimentações financeiras do setor.
- Contínuo: ter um plano contínuo significa fazer ajustes mensais, trimestrais ou semestrais para adequar aos novos orçamentos que surgem. Assim, o orçamento da empresa sempre estará atualizado, mas exige muita dedicação do RH e DP.
- Base zero: o planejamento base zero não sofre nenhuma influência de dados anteriores. Seu propósito é eliminar possíveis informações que já não fazem sentido para a tomada de decisão estratégica.
- Matricial: esse modelo, também conhecido como colaborativo, faz um cruzamento de todos os dados financeiros da empresa. Desse modo, o responsável distribui os recursos de forma equilibrada sem gerar conflitos.
- Ajustado: este, como o nome sugere, pode ser alterado com periodicidade para atender as mudanças de mercado. É importante que os colaboradores entendam, nesse modelo, os principais motivos e impactos das suas despesas.
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Quais são os benefícios de fazer um plano orçamentário para RH e DP?
Como você ainda está no processo de estruturar o setor de RH e DP, talvez ainda fique em dúvida sobre os motivos para fazer um planejamento orçamentário, certo? Saiba que ele oferece inúmeros benefícios para sua empresa, listamos alguns, na sequência:
- Planejamento financeiro para pequeno, médio e longo prazo;
- Redução de custos por conta da otimização das informações registradas;
- Previsibilidade financeira para cobertura de despesas fixas e variáveis;
- Alinhamento estratégico ao estabelecer metas e objetivos realistas;
- Tomada de decisão baseada em dados preciso oferecidos pelo plano orçamentário;
- Maior transparência nos processos financeiros da sua empresa.
Com essa ferramenta você, como gestor, pode entender quais são as despesas do novo setor e seguir ajustando no futuro.
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Que desafios existem no desenvolvimento de um planejamento orçamentário?
Incerteza e falta de informações precisas podem ser desafiadoras durante a construção de um planejamento orçamentário para RH e DP.
Além disso, a necessidade de definir prioridades e acompanhar o desempenho do setor são questões que precisam de um bom suporte. Nesse caso, seria interessante considerar o uso de ferramentas para otimizar o processo.
Veja outros desafios que são encontrados:
- Gerenciamento de custos;
- Envolvimento da gestão e demais partes interessadas;
- Coleta de dados.
Um software de gestão como o Factorial contribui para que seu RH e DP sejam gerenciados com clareza e precisão.
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Como fazer um planejamento orçamentário para RH e DP em 6 passos
Agora que mostramos o que é planejamento orçamentário, seus benefícios e desafios, vamos explicar como fazê-lo. A construção de um novo setor requer estratégia e conhecimento aprofundado do cenário no qual a empresa está inserida.
Desse modo, mostraremos os seis passos necessários para o plano orçamentário ser realizado com eficiência. Assim, a área de Recursos Humanos e Departamento Pessoal terá uma base sólida de início, confira:
1. Defina um objetivo
A primeira coisa que deve ser feita é analisar sua empresa profundamente. Colete informações sobre o porte (pequena, média ou grande), número de colaboradores e orçamentos de outros setores.
Com esses dados você poderá definir quais objetivos precisam ser alcançados durante a implantação do setor. É possível responder algumas perguntas para isso, por exemplo:
- Será necessário aumentar o quadro de pessoal?
- Quais são as prioridades imediatas? Recursos? Pessoas? Ferramentas?
2. Analise o cenário atual
Entendo qual será seu objetivo principal, é hora de analisar o mercado e compreender a situação econômica. Esses aspectos são fundamentais para evitar situações como redução de demanda, aumento de despesas e turnover.
Isso porque as transformações pelas quais a organização passará afetam diretamente o sistema financeiro da empresa. Assim, você, como gestor, deve estar preparado para as mudanças e fazê-las com cuidado.
3. Estime as despesas para o setor
Continuando, após conhecer as demandas do mercado já é possível listar as coisas que serão controladas pelo setor de RH e DP.
Assim, temos as despesas com:
- Processo de recrutamento e seleção;
- Encargos trabalhistas;
- Benefícios corporativos;
- Treinamentos e programas de desenvolvimento;
- Salários, adicionais, horas extras;
- Implementação de tecnologias de apoio.
4. Elabore um plano de gastos e investimentos
Com todas as informações já disponíveis, você deve considerar valores que possam ser investidos durante determinado período.
Por exemplo, a contratação de novos colaboradores, os custos relacionados a esse processo precisam ser considerados. O mesmo acontece com casos de demissões, e demais despesas do RH e DP.
Esse plano de investimento pode ser algo feito mensal, trimestral ou semestralmente. Isso evita que você enfrente situações imprevisíveis durante a estruturação do novo departamentos.
5. Monitore e ajuste o plano periodicamente
Após montar todo o planejamento orçamentário é o momento de pôr em prática o que ficou definido. O monitoramento desse processo permitirá que você enxergue as mudanças que estão sendo feitas e o que ainda precisa ser feito.
Determine um período para revisar o recurso e aplicar os ajustes necessários para adequar as transformações do mercado. O plano é algo que criado para sofrer alterações que contribuem para o crescimento da sua empresa e não deve ser negligenciado.
6. Utilize a ferramenta certa para otimizar o processo
Existem muitos pontos de análise e atenção durante a construção de um plano orçamentário. Contar apenas com tabelas e planilhas deixa uma brecha para possíveis erros provenientes de tarefas manuais.
O ideal é adotar uma ferramenta de gestão para RH, pois assim poderá ter controle sobre todos os processos em um único lugar. O software da Factorial é o mais completo do mercado e oferece ferramentas inovadoras para seu negócio.
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