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Outsourcing de RH: Quando utilizar? [+ exemplos práticos]

Saiba o que é Outsourcing, quando o RH deve utilizá-lo e confira dicas para que esta prática funcione da melhor forma possível nas empresas. Leia o artigo completo a seguir.

De acordo com o modelo de negócios de uma empresa, ela pode escolher diferentes modalidades de gestão do talento humano. O Outsourcing de RH, traduzido para o português como Terceirização de RH, é uma metodologia bastante comum que representa benefícios e desafios para as organizações.

Dependendo das necessidades da empresa, outra empresa externa, ou seja, um terceiro ator no que diz respeito aos processos internos, será responsável pelas diferentes tarefas de gestão de pessoas. Existem diversos exemplos de Outsourcing que podem ser utilizados pela área de Recursos Humanos.

Conheça todos os detalhes dessa prática a seguir:

O que é Outsourcing e quando é utilizado no RH?

Assim como acontece em outros departamentos nas empresas, terceirizar os recursos humanos não é novidade. Na verdade, o Outsourcing ou terceirização de tarefas começou a ser utilizado por grandes empresas há 30 anos, na década de 1990.

Os avanços tecnológicos em termos de informação e comunicação que se desenvolveram naquela época, permitiram pensar na gestão de tarefas fora do espaço de trabalho.

Com o advento da Internet e hoje, graças ao big data, inteligência artificial, softwares baseados em nuvem e outras tendências em RH, o Outsourcing de recursos humanos é uma prática mais comum a cada dia.

De um modo geral, o Outsourcing permite que um provedor externo execute uma ou mais funções e / ou atividades de recursos humanos. Quando uma organização decide terceirizar para outra empresa ou profissional a gestão da força de trabalho, isso faz com que terceiros tomem decisões e entreguem os resultados estabelecidos associados a essa atividade específica.

Existem muitos fatores que uma organização deve considerar antes de terceirizar. Dependendo do tipo de negócio, do setor, dos valores, da cultura da empresa e da gestão de despesas, o Outsourcing de recursos humanos será uma boa opção ou não.

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Quais serviços o Outsourcing de RH inclui?

Não basta saber o que é outsourcing em Recursos Humanos, é preciso saber os motivos pelos quais as empresas escolhem esta opção. As relações humanas, ou seja, a forma como os diferentes membros de uma organização interagem entre si, com seu ambiente e o ambiente em que atuam, são parte essencial de qualquer empresa.

Os laços, o bem-estar no trabalho , o clima organizacional, a motivação e a produtividade, dependerão em grande parte do que acontecer entre equipes, colegas, subordinados e supervisores.

Por este motivo, o departamento de recursos humanos costuma ser responsável por quase todas as facetas da gestão de funcionários. Com isso, esta área tem a enorme responsabilidade dentro da empresa. São estes profissionais de RH que irão selecionar, preservar e nutrir o melhor capital humano para que as empresas atinjam o desenvolvimento organizacional e o cumprimento dos objetivos empresariais.

Por isso, quando o RH da empresa possui mais atividades do que pessoas para realizá-las, é comum que busquem a terceirização de algumas tarefas de gestão de pessoas ou DP. Veja a seguir alguns exemplos. 

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Exemplos de Outsourcing

Agora que você já sabe o significado de Outsourcing, é importante entender quando o departamento de RH costuma delegar processos à outras empresas ou profissionais. É preciso avaliar com cautela o que ficará à cargo da empresa e o que será terceirizado e conhecer todas as opções. Estes são alguns exemplos de Outsourcing das funções de RH:

1) Recrutamento e Seleção:

É uma das tarefas-chave que podem definir o sucesso da atração de talentos ou pode ser um verdadeiro problema nas empresas. O recrutamento de novos funcionários inclui tudo, desde a publicação de um anúncio de emprego até o planejamento do onboarding.

Um serviço de Outsourcing cuidará de todas as etapas e deve incluir a triagem de currículos e a marcação de entrevistas de emprego. Muitas empresas também recorrem a headhunters ou a profissionais que ajudarão no próprio recrutamento interno.

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2) Serviços de gestão da folha de pagamento:

O pagamento do salário dos funcionários envolve diversas etapas e variáveis que devem ser consideradas. Para que os colaboradores sejam pagos de forma adequada, o responsável pelas folhas de pagamento ou holerites deve cumprir todas as obrigações contratuais e exigidas pela CLT.

Normalmente, este é um processo feito internamente, mas muitas empresas ainda contam com a ajuda de um contador externo. Ainda assim, é importante considerar ferramentas e sistemas internos que ajudam a ter controle do processo.

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3) Auditorias de RH:

Este é um ótimo exemplo de Outsourcing nas empresas. Avalie o “estado de saúde” da empresa, descubra como estão seus colaboradores, verifique se cumprem as normas de segurança e higiene ou se, simplesmente, os contratos de trabalho estão em vigor.

Essas são apenas algumas das tarefas que se concentram em uma auditoria de RH. Fazer isso internamente pode ser menos custoso, mas não garante o mesmo nível de rigor e objetividade.

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4) Treinamento e desenvolvimento:

Outro processo que pode ser terceirizado pelo RH é a formação dos funcionários. Hoje, existem muitas empresas especializadas no desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores que podem ajudar neste desafio. Cursos, gestão da liderança, mentorias e coaching são ótimos exemplos.

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Tipos de Outsourcing de RH

Além dos motivos pelos quais uma empresa pode optar (ou não) por um serviço externo que desempenha parcialmente ou totalmente as funções de departamento de recursos humanos, existem também diversos tipos de empresas de outsourcing pelas quais uma organização pode optar. Destacamos alguns exemplos a seguir:

  • ASP (Applicaction Service Provider):

Em português, ASP significa “Provedor de serviços de aplicações”. Um grande número de empresas se especializou em fornecer hardwares e softwares para dar suporte a grandes organizações. Elas instalam, personalizam e fornecem suporte para a execução dessas aplicações. A principal desvantagem do ASP são os custos associados á implementação do software.

  • SaaS (Software as a Service):

Baseadas na computação em “nuvem”, esses tipos de plataformas não exigem grandes investimentos, pois proporcionam o máximo de adaptabilidade em qualquer sistema operacional, seja computadores ou dispositivos móveis.

Eles geralmente têm versões de teste, demos e modalidades premium. Um exemplo no mundo dos Recursos Humanos é o software de RH da Factorial, que permite uma gestão abrangente ou 360 graus de todos os aspectos da gestão de Recursos Humanos e que oferece um teste gratuito aos usuários por 14 dias.

  • Outsourcing Integral:

Nesse tipo de Outsourcing, todas as funções de RH são realizadas por um provedor de serviços externo. Este exemplo é muito utilizado quando não existe um departamento específico de recursos humanos na organização. Nestes casos, é o prestador de serviços que desempenha este conjunto de funções e tem contatos com os colaboradores.

Isso acontece muito em pequenas empresas, onde é comum encontrarmos pessoas com funções sênior responsáveis ​​pelo planeamento estratégico e que coordenarão as tarefas com o provedor externo.

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Quando optar pelo Outsourcing de RH?

Para avaliar se um serviço externo é adequado, existem algumas questões que devemos considerar. Em tese, o Outsourcing de Recursos Humanos é para qualquer empresa que precise. No entanto, existem outros desafios que podem surgir se não pesarmos os prós e contras.

Portanto, antes de sairmos à caça de uma empresa de Outsourcing, devemos refletir sobre os possíveis problemas que podemos enfrentar. Caso algum desses cenários seja familiar, terceirizar a área de RH é provavelmente a melhor opção.

  • Na empresa, foi detectado que uma quantidade desproporcional de tempo é investida em tarefas de recursos humanos em comparação com outras necessidades de negócios.
  • A empresa já possui ações judiciais, inconveniências, ações trabalhistas e / ou fiscalizações por descumprimento de leis trabalhistas.
  • Falta de recursos para contratar novos funcionários ou cobrir os custos do pessoal interno de recursos humanos.
  • As funções de recursos humanos são distribuídas entre os funcionários de outros departamentos.
  • Não há pessoal interno de RH suficiente para equilibrar adequadamente as tarefas de recrutamento com o gestão de funcionários.
  • A estrutura de negócios não é robusta o suficiente para ter uma área específica de RH.

decisão de terceirizar a gestão de talentos de uma empresa tem a ver com essas prioridades, modelo de negócio e, mais do que tudo, com os inconvenientes que a empresa enfrenta.

O objetivo e o maior benefício que o outsourcing deve trazer é maximizar o ROI em capital humano. Além disso, deve otimizar os processos internos em direção aos objetivos comerciais. Por isso, é preciso avaliar as vantagens e desvantagens dessa prática.

Vantagens e desvantagens do Outsourcing de RH

O mais importante que devemos saber quando pretendemos delegar a gestão humana da organização a terceiros, é tudo o que essa decisão pode implicar a nível interno. Antes de fechar qualquer contrato, avalie todas as consequências desta decisão. Destacamos a seguir as principais vantagens e desvantagens do Outsourcing.

Vantagens do Outsourcing

Algumas das principais vantagens para RH quando o Outsourcing é implementado são:

  • Redução de Custos

Sim, a empresa pagará para terceirizar suas tarefas de RH. No entanto, a conta anual de Outsourcing de RH não chegará perto do salário médio dos funcionários de RH internos.

Se o custo anual de terceirizar seu RH for muito menor do que contratar um funcionário de RH, imagine quão caro seria contratar uma equipa inteira. Para além disso, considere os impostos sobre o recibo de vencimento e os benefícios. Este ponto pode variar bastante de empresa para empresa, mas deve ser considerado.

  • Adequado para grandes empresas

Se a empresa precisa de um pacote de benefícios de gestão para um grande grupo de pessoas (como uma força de trabalho de mais de 50, 100 ou 200 funcionários), isso ajuda na negociação. Empresas e softwares de Outsourcing costumam ter tarifas e planos especiais para organizações com grande equipes.

  • Economia de tempo.

Poupar tempo é essencial para qualquer empresa. Se não puder pagar uma equipe interna dedicada de RH, alguém que possa estar no ramo de criação de valor ou vendas terá que lidar com todas as tarefas da área. Além disso, terá que fazer muitas tarefas de forma manual.

Ao terceirizar esses tipos de processos, os funcionários que anteriormente lidavam com essas responsabilidades terão mais tempo para suas tarefas principais. Como resultado, a produtividade e a eficiência de sua empresa provavelmente terão um aumento notável.

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Desvantagens do Outsourcing

Sem dúvidas o Outsourcing pode ser interessante para muitas empresas. No entanto, é provável que não haja aspetos tão positivos nesta opção. Destacamos a seguir algumas possíveis desvantagens do Outsourcing.

  • Pode ser impessoal.

No caso de problemas delicados, lidar com terceiros fora da empresa pode ser frustrante para os colaboradores. Erros nos pagamentos, horas extras ou subsídio de férias, são exemplos de assuntos que podem ser muito particulares.

Portanto, neste caso, o melhor seria ter uma plataforma onde os funcionários tivessem controle e acesso às suas informações pessoais. Para isso, um Portal do colaborador pode ser uma ótima opção.

  • Pode ser complexo durante o recrutamento.

Sim, mencionamos que esta é uma das tarefas mais comuns delegadas a um provedor externo. Porém, dependendo do tipo de liderança em uma empresa, esse pode ser um grande ponto que gera mais dores de cabeça do que benefícios. Ao avaliar uma empresa terceirizada, será necessário propor ou desenvolver políticas ou estratégias mutuamente acordadas a esse respeito.

Software de Recursos Humanos: Ferramentas e possibilidades

O Outsourcing de recursos humanos não é novidade e faz parte da realidade das empresas há décadas. No entanto tudo indica que, cada vez mais, os processos serão automatizados, ajudando as empresas a maximizar seus recursos.

Com os softwares de RH disponíveis no mercado, tanto o Departamento Pessoal quanto os responsáveis pela gestão de pessoas conseguem otimizar o tempo de trabalho e simplificar tarefas diárias. Uma destas opções é o software da Factorial, que pode ser testado na prática e possui diversos recursos como:

  • Automatização de avaliações de Desempenho
  • Sistema ATS para R&S
  • Gestão online de férias e ausências
  • Portal do Colaborador
  • Assinatura digital de documentos
  • Plataforma de onboarding

Delegue suas tarefas diárias a um software de RH desenvolvido especificamente para suas necessidades. Experimente o software da Factorial por 14 dias e veja como funciona na prática.

Este artigo também está disponível em: Español, Portugal

Bruna Carnevale é Content Manager da Factorial para os mercados do Brasil e Portugal. Com uma formação diversa em comunicação e línguas, se diz cada vez mais apaixonada pela área de RH e acredita que o acesso à informação de qualidade pode ajudar tornar a gestão de pessoas cada vez mais humanizada e eficiente.

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