GFIP é uma Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço que deve fazer parte das obrigações da rotina dos profissionais de RH e DP. Se você é integrante desses setores, então precisa saber mais sobre esse encargo. Confira a seguir.
Os integrantes dos departamentos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal sabem da responsabilidade que possuem em relação aos tributos que as empresas precisam arcar. Um deles é o envio mensal do GFIP. Você já ouviu falar sobre ele?
Neste artigo, explicaremos tudo sobre esse guia de recolhimento, como funciona, orientações de preenchimento, prazos, entre outras informações importantes para cumprir com essa obrigação. Confira!
Índice
- O que é GFIP?
- Legislação sobre GFIP
- Principais requisitos para o preenchimento da GFIP
- Como transmitir o arquivo via Conectividade Social?
- GFIP x SEFIP: qual a diferença?
- Mudanças recentes sobre o GFIP
- Principais problemas com a GFIP
- Como evitar problemas com o GFIP?
O que é GFIP?
GFIP: o que é? Qual o significado? Essa sigla é a abreviação de Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social. Por meio dela, é recolhido o valor do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) de cada trabalhador.
Criada em 1999, em substituição à GRE, a partir do Decreto nº 3.048, essa guia é uma obrigação das empresas privadas e dos órgãos públicos. No entanto, em novembro de 2021, a GFIP começou a ser substituída pela DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos).
Ainda neste texto, você vai entender tudo sobre as mudanças que causam muitas dúvidas em diversos profissionais. Antes, contaremos mais sobre a importância do GFIP.
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Como funciona o GFIP?
As principais funções da guia GFIP são a coleta de informações previdenciárias dos trabalhadores brasileiros e a transmissão dos valores devidos pelas empresas ao INSS, por isso a relação “GFIP INSS”.
Esses valores são referentes ao fundo de garantia de todos os colaboradores da empresa. Além de fazer esse repasse financeiro, as instituições também precisam informar alguns dados sobre os funcionários, como vínculos empregatícios e remuneração.
A partir dessas informações enviadas, os órgãos previdenciários fazem a gestão dos direitos dos beneficiários. Sendo assim, é muito importante que as empresas tenham controle sobre esses dados e envie para as instituições de maneira adequada.
Além de ser benéfico para os trabalhadores, essa ação também ajuda as empresas a organizarem e armazenarem as informações de cada colaborador individualmente. Inclusive, mantém a organização regularizada longe de multas.
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Legislação sobre GFIP
A lei brasileira, nº 3.048 de 6 de maio de 1999 passou a obrigar as empresas a repassar as informações necessárias sobre as contribuições previdenciárias. Além disso, outros dados também são solicitados para o cálculo de concessão de benefícios da previdência social dos colaboradores.
Essa regulamentação definiu as regras e os detalhes sobre como as instituições devem apresentar esse tipo de guia. Além do recolhimento dos valores do FGTS, esse documento tem também um caráter declaratório. Portanto, essas guias devem ser enviadas mensalmente, mesmo quando não haja pagamento a ser realizado pelas companhias.
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Principais requisitos para o preenchimento da GFIP
Existem algumas orientações necessárias para o preenchimento desse tipo de guia. Um dos principais conselhos é entender se existe a necessidade de emissão e envio da guia GFIP.
Afinal, o repasse dos valores para esse tipo de guia são obrigatórios e indicados toda pessoa jurídica, que estão relacionadas com duas situações:
- Fornecer informações sobre os vínculos empregatícios e os salários dos funcionários;
- Realizar o recolhimento do fundo de garantia por tempo de serviço.
Ao descobrir a necessidade de enviar os valores pelo guia, a emissão e o envio devem ser realizados pelo SEFIP, canal eletrônico desenvolvido pela Caixa Econômica Federal. Além disso, mesmo instituições que possuem informações cadastrais econômicas e financeiras de interesse da previdência social devem constar no documento a inexistência de movimento.
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Informações que devem constar na declaração
É muito importante que os profissionais de RH e DP saibam quais informações devem constar na declaração do GFIP. São elas:
- dados do negócio (razão social, nome fantasia, CNPJ, endereço, entre outros);
- ocorrências responsáveis pela geração da GFIP;
- informações dos funcionários;
- valor referente ao FGTS que será recolhido;
- valores a serem pagos ao INSS;
- remuneração bruta do colaborador, incluindo benefícios.
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É necessário destacar que a instituição precisa preencher uma guia específica para cada trabalhador e enviá-la individualmente.
Sendo assim, o recolhimento das informações, preenchimento e envio das guias pode ser uma tarefa mais simples para empresas de pequeno porte. No entanto, as grandes companhias precisam de processos e sistemas mais cuidadosos para evitar erros e esquecimentos.
Onde e quando fazer a entrega da GFIP?
Para acabar com as dúvidas, é importante deixar claro onde fazer a entrega da GFIP. O envio das guias de cada colaborador deve ser realizado mensalmente pelo canal Conectividade Social.
A Conectividade Social é o meio eletrônico oficial utilizado para informar os dados do arquivo da GFIP. Essa plataforma possui conexão com a Caixa Econômica Federal às demais entidades interessadas neste processo.
É importante que as empresas possuam uma certificação digital da instituição ou órgão responsável por operá-la, já que o canal exige essa função.
Além disso, o envio das guias devem ser realizados até o dia 7 do mês subsequente. Sendo assim, toda remuneração realizada em janeiro deve ser cadastrada através da plataforma até o dia 7 de fevereiro, assim consequentemente.
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Como transmitir o arquivo via Conectividade Social?
A seguir, confira o passo a passo para enviar os arquivos do GFIP de cada colaborador via Conectividade Social. O tempo necessário é de apenas 5 minutos. Veja:
- Acesse o site Conectividade Social ICP;
- Utilize o certificado digital da empresa para acessar a plataforma;
- Envie o arquivo SEFIP: Caixa Postal > Nova Mensagem > SEFIP;
- Informe o Município de Arrecadação;
- Escreva o nome do município onde a empresa está situada;
- Anexe o arquivo do sistema SEFIP;
- Preencha o nome da mensagem e anexe o arquivo que realizou no sistema SEFIP;
- Salve o Protocolo de Envio, já que ele será necessário futuramente;
- Após, abra novamente o SEFIP seguindo o início deste passo a passo;
- Encontre o arquivo ICP: Relatório > GRF > Arquivo ICP;
- Abra o arquivo do protocolo;
- Selecione o arquivo do protocolo e clique em abrir;
- Imprima as guias, que estarão disponíveis após a solicitação de abertura. Pronto!
GFIP x SEFIP: qual a diferença?
Importante explicar o que é o GFIP/SEFIP (passo 3), o SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) é o via que gera a GFIP. Sendo assim, o SEFIP recebe os dados das empresas e dos trabalhadores, enquanto o GFIP é o documento que diz respeito aos dados.
Mudanças recentes sobre o GFIP
Selecionamos algumas dúvidas comuns sobre as mudanças recentes sobre GFIP. Essas dúvidas vão ajudar a rotina dos profissionais de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Confira:
GFIP foi substituída pela DCTFWeb?
Sim! Desde 2021 se iniciou a substituição do GFIP pela DCTFWeb. A Receita Federal informou que essa mudança faz parte de um Programa de Unificação dos Créditos Tributários, cujo objetivo é simplificar a administração das obrigações tributárias.
Como fica após o DCTFweb e como funciona?
É necessário explicar que a principal mudança com a substituição do GFIP pela DCTFWeb é o fato que a guia GFIP anterior era uma Guia de Previdência Social (GPS). Agora, o documento se tornou uma Arrecadação de Receitas Federais (DARF) Previdenciário.
Como a DCTFWeb é gerada?
Se você buscar por “GFIP eSocial” na internet entender que a DCTFWeb é gerada a partir dos dados do eSocial, uma plataforma online desenvolvida pelo Governo Federal. Ela foi criada para unificar a entrega de pelo menos 15 obrigações da área trabalhista para pessoas jurídicas e físicas na EFD-Reinf.
O SEFIP caiu em desuso?
Outra mudança coloca o SEFIP em desuso, já que a entrega da guia é feita via e-CAC. Assim, depois do envio das informações, o e-CAC firma os dados de débitos e créditos para calcular o valor que a empresa deve pagar pelas contribuições previdenciárias e ao FGTS.
Não precisa mais enviar a SEFIP 13º?
Uma dúvida muito comum relacionada com o “GFIP 13º salário” é que não existe mais a obrigatoriedade de enviar o SEFIP 13º. Anteriormente às mudanças, a SEFIP de Competência 13 possuíam valores de base de cálculo da Previdência Social referente a folha do 13° salário.
Principais problemas com a GFIP
Sobre a entrega da GFIP, fique atento aos pontos que podem trazer alguns transtornos às empresas. A seguir:
- não preencher corretamente e emitir a GFIP;
- ter problema na transmissão da GFIP pelo Conectividade Social;
- enviar a guia com erros e ganhar penalidades;
- não enviar a guia e ter que pagar multa de 2% ao mês sobre o valor total das contribuições informadas na guia.
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Como evitar problemas com o GFIP?
Como evitar os problemas e multas com o GFIP? Existem algumas ações que podem ajudar o RH e o DP a evitarem os transtornos com esse tipo de guia. O simples fato de manter um controle do fluxo de caixa, folha de pagamento e informações dos colaboradores em um sistema unificado já ajuda a evitar problemas com a fiscalização e multas.
Isso porque os responsáveis pela emissão da GFIP terão maior controle e organização sobre todas as informações, documentos e prazos para envio das guias. Sendo assim, o ideal é buscar um software de Recursos Humanos para centralizar as informações sobre os vínculos empregatícios, como os salários nas folhas de pagamento.
O software da Factorial, dentre inúmeras funcionalidades, ajuda a gerenciar a folha de pagamento dos colaboradores e ainda geram relatórios personalizados sobre os holerites dos funcionários.
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