O setor de Recursos Humanos precisa lidar diariamente com diferentes tipos de absenteísmos ou faltas no ambiente de trabalho. Entre planilhas, controle de ponto e documentos, entender como calcular ausências pode se tornar um desafio para esses profissionais.
Assim, o gerenciamento eficiente dessas informações é considerado uma das principais preocupações das empresas. Neste contexto, a tecnologia vem se destacando como uma grande aliada a partir do uso de softwares de RH. Isso porque é possível automatizar o controle de faltas, diminuindo erros manuais e aumentando a eficiência do processo.
Quer entender como calcular ausências com sistemas de gestão? Continue acompanhando, pois a Factorial mostrará todos os caminhos disponíveis para que você consiga gerenciar o absenteísmo de seus colaboradores. Boa leitura!
Índice
Como calcular ausências com um software de RH
A maioria dos softwares para RH incluem em seus recursos a possibilidade de gerenciar e controlar diferentes tipos de ausências. Desse modo, os profissionais de Recursos Humanos conseguem calcular as faltas utilizando recursos tecnológicos que proporcionam eficiência ao processo.
Desde o cálculo de férias até a concessão de licenças médicas, os gestores precisam lidar com diversos tipos de absenteísmo. Somente com todos os dados alinhados poderão garantir que as políticas da empresa e as leis trabalhistas sejam cumpridas.
O software de ausências deve ter regras bem definidas sobre cada falta para que os cálculos sejam gerados automaticamente. Após isso, é possível gerar relatórios assertivos e compartilhar as informações entre os colaboradores e gestores.
Além disso, muitos softwares permitem que os próprios funcionários visualizem suas faltas e solicitem as licenças direto pelo sistema. Esse é um caminho mais ágil, que simplifica o processo e o acompanhamento dos líderes, afinal, será necessário aprovar ou rejeitar os pedidos.
Para que você consiga visualizar de forma clara os benefícios de utilizar uma plataforma de gestão para calcular ausências, vamos mostrar cada função abaixo. Para complementar e ilustrar a explicação, utilizaremos como exemplo o Software de Férias e Ausências da Factorial.
Definição das regras para cada tipo de ausência
A primeira etapa é definir as regras para cada tipo de ausência no sistema de gerenciamento. Isso inclui a quantidade de dias permitida para uma licença, considerando as políticas da empresa e a legislação vigente.
Existem três faltas padrões pré-configuradas no software controle de faltas da Factorial: férias, licença-médica, licença-óbito e licença-maternidade/paternidade. No entanto, existe sempre a possibilidade de editar e personalizar novos tipos de ausências.
Tudo que você precisa fazer é nomear a falta e definir questões como:
- Dedução do tempo de folga;
- Aprovação é ou não necessária;
- Há permissão para anexar documentos, como atestados;
- Qual a visibilidade do nome da ausência.
Além da criação das regras, é interessante configurar as Políticas de Ausência da sua empresa. Somente com essas ações, o gestor poderá manter uma consistência com prazos e limites para folgas e ausências.
Solicitações e aprovações de ausência
Outra funcionalidade que facilita o processo de registro de ausências é a solicitação e aprovação via sistema. Com apenas alguns cliques, colaboradores e gestores conseguem visualizar os pedidos sem a necessidade de preencher formulários em papel ou por e-mail.
Essa funcionalidade oferece uma série de benefícios para sua empresa, por exemplo:
- Simplificação do processo de gerenciamento de ausências;
- Redução de erros e inconsistências devido à automatização dos processos;
- Maior transparência para o acompanhamento das solicitações e atualizações em tempo real;
- Agilidade no processo de aprovação, já que o líder pode aceitar ou rejeitar o pedido de forma rápida e eficiente, sem perder tempo com tarefas burocráticas;
- Monitoramento das faltas que facilita a reorganização interna para evitar a sobrecarga dos demais trabalhadores durante o período definido.
Abaixo, vejo um exemplo de como é a tela do Pedido de Ausência dentro do software controle de faltas da Factorial 👇
Acompanhamento da porcentagem de ausências
Entre os recursos disponíveis, o gestor ou profissional de RH consegue ter uma visão ampla do histórico de absenteísmo. Assim, ele pode acompanhar a quantidade de dias de afastamento, o motivo que levou a isso, data de início/fim.
Com essas informações a empresa vai conseguir monitorar o quadro de funcionários e entender as ausências com eficiência. É possível, por exemplo, identificar padrões ou tendências de absenteísmo, o que pode indicar problemas de saúde ou desmotivação.
De acordo com um estudo publicado pela Revista Exame, a taxa aceitável de absenteísmo fica por volta dos 5%. Desse modo, o acompanhamento permite que você crie medidas mais assertivas e rapidamente para solucionar excessos de ausências.
Cálculo das ausências
A partir da criação e aprovação de regras para cada tipo de ausência, o sistema poderá fazer o cálculo automaticamente. Cada colaborador terá seu próprio contador, incluindo dias de férias restantes, período de licença-médica e outros tipos de faltas.
Por exemplo, para calcular as férias, o sistema deve saber quantos dias cada pessoa tem direito e quantos já foram utilizados. Em relação à licença-médica, o profissional de RH deve saber, além dos dias por direito, quais são as condições para sua concessão.
Considerando o software da Factorial, os dias adquiridos e registrados no contador podem ser inteiros ou proporcionais. Essa informação depende do tempo em que o colaborador está na empresa, se o período completo ou menos.
Relatórios e análises sobre como calcular ausências
Além da visão completa oferecida para monitoramento, você ainda consegue gerar relatórios e análises detalhadas das ausências. Eles podem conter os dias de afastamento, qual o tipo utilizado com mais frequência, entre outros dados.
Os relatórios também auxiliam a liderança na identificação de limites atingidos, permitindo que tomem decisões estratégicas, a fim de reduzir o impacto na produtividade da empresa.
Factorial: tudo que você precisa em um único software
O Software de Férias e Ausências da Factorial pode proporcionar muitas vantagens para você e seu RH. As principais funcionalidades do sistema incluem:
- Gestão de férias e ausências;
- Calendário de equipe;
- Política de férias;
- Gestores de ausências;
- Folgas personalizadas;
- Configurar permissões dos funcionários para ausências e férias;
- Criar relatórios personalizados sobre as ausências da sua equipe;
- Gestão de ausências e férias através de Aplicativo no celular.
Contudo, esses não são os únicos recursos disponíveis na plataforma da Factorial. Nosso sistema é completo e cobre todas as esferas da área de Recursos Humanos.
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