O que é gestão do conhecimento ? Por que isso é importante para o seu negócio? Como funciona na prática? Neste artigo explicaremos o que é gestão do conhecimento , quais os aspectos mais importantes e como aplicar esta estratégia nas empresas.
Podemos dizer que, além de todas as pessoas que a compõem, o verdadeiro tesouro de cada empresa é o seu know-how. Não se trata apenas das competências profissionais dos colaboradores, mas sobretudo do conjunto de conhecimentos adquiridos e desenvolvidos na empresa.
Dados, informações e compreensão dos mecanismos de trabalho são recursos importantes, que devem ser cuidadosamente resguardados. Somente ao explorar e expandir seu conhecimento uma empresa pode crescer, mesmo que a gestão de informações possa ser complicada.
E é por isso que não é mais possível confiar no acaso: uma estratégia correta de gestão do conhecimento aliada ao uso das ferramentas certas pode permitir que sua empresa sedimente o conhecimento adquirido e facilite o acesso a todos os colaboradores.
Veja a seguir tudo o que precisa de saber para desenvolver uma estratégia de gestão do conhecimento nas organizações.
- O que é gestão do conhecimento?
- Como implementar a gestão do conhecimento nas empresas?
- As principais vantagens da gestão do conhecimento
- Ferramentas para Gestão do conhecimento
- Software para a gestão do conhecimento: teste na prática!
O que é Gestão do conhecimento?
Vamos começar do início: antes de ver como gerenciar as competências e o conhecimento de forma eficiente na sua empresa, vamos tentar entende do que estamos falando.
Qual é o significado da gestão do conhecimento?
A gestão do conhecimento é o processo consciente de definir, organizar, manter e compartilhar conhecimentos, habilidades e experiências dentro de uma organização.
A gestão do conhecimento, portanto, consiste basicamente em garantir o acesso à informação certa, à pessoa certa, no momento certo. Fazer isso pode não parecer muito complexo, mas a realidade é que envolve um compromisso importante.
Para garantir uma boa gestão do conhecimento, é preciso passar por algumas etapas:
- Entender onde as informações são armazenadas.
- Criação de processos que envolvem todas as funções organizacionais.
- Garantir que as iniciativas sejam aceitas e apoiadas pelos colaboradores.
- Criação de novos conhecimentos.
- Compartilhar, armazenar e otimizar as informações.
No mundo dos negócios, a definição de gestão do conhecimento passa também pela manutenção de uma chamada “base de conhecimento”. Em outras palavras, um portal no qual são mantidos dados e informações específicas relativas à empresa e ao setor a que pertencem.
Existem poucos processos que podem realmente transformar a forma como uma empresa opera, e uma boa estratégia de gestão do conhecimento é certamente um deles. Veja adiante exemplos de gestão de conhecimento e como funcioa.
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A importância da gestão do conhecimento na empresa
É sempre importante tentar encontrar uma motivação por trás do que fazemos. Agora que demos uma definição mais clara, vamos ver por que a gestão do conhecimento é tão importante para uma empresa.
A gestão do conhecimento representa o conjunto de todas as soluções que simplificam o processo de aquisição, distribuição e uso eficaz do conhecimento. Quando os membros de uma empresa podem acessar, compartilhar e atualizar facilmente o conhecimento do negócio, a organização se torna automaticamente mais produtiva e eficiente em termos de:
- Controle de despesas
- Gestão de tempo
- Produtividade
- Desenvolvimento
A capacidade de acessar o conhecimento necessário no momento certo, por meio de um sistema organizado de gestão do conhecimento, permite o desenvolvimento de um processo de tomada de decisão preciso que estimula a colaboração e a inovação.
Obviamente, tudo deve estar relacionado ao porte de cada empresa. À medida que sua empresa cresce, aumenta também a necessidade de ter um banco de dados de conhecimento confiável para gerir com eficácia seus negócios, satisfazer os clientes e aumentar a receita.
Sem um sistema de gestão do conhecimento, seus funcionários teriam que aprender e memorizar processos e informações e perderia tempo. Além disso, há também o risco de perder processos, dados ou informações por falta de organização. Um cenário definitivamente a ser evitado.
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Como implementar a gestão do conhecimento nas empresas?
Agora que você já sabe o que é gestão do conhecimento, é importante entender como implementá-la na empresa. Existem vários aspectos que precisam ser considerados neste processo. Os principais são:
- Estratégia:
Uma estratégia de gestão do conhecimento deve ser baseada na estratégia de negócios. O objetivo deve ser gerenciar, compartilhar e criar fontes de aprendizagem relevantes. São elas que vão atender às necessidades operacionais e estratégicas.
- Cultura corporativa:
A cultura organizacional influencia a forma como as pessoas interagem. É o contexto em que as competências são desenvolvidas, a resistência que apresentam a determinadas mudanças e, por fim, a forma como o conhecimento é compartilhado (ou, infelizmente, não compartilhado).
- Processos organizacionais:
Os processos, padrões e sistemas certos que permitem que a gestão do conhecimento seja implementada na organização.
- Gestão e liderança:
A gestão do conhecimento requer o apoio de gestores competentes em todos os níveis. Existe uma grande variedade de funções de gestão do conhecimento que uma empresa pode precisar implementar. Um exemplo é o “gestor do conhecimento”.
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- Tecnologia:
Sistemas, ferramentas e tecnologias que se adaptam às necessidades da empresa. Estes devem ser escolhidos, desenhados e implementados de forma adequada.
- Política da empresa:
Está ligada ao suporte de longo prazo necessário para implementar e sustentar iniciativas que envolvam todas as funções organizacionais. Estas também podem ser caras de implementar (tanto do ponto de vista de tempo e dinheiro), e muitas vezes não têm um retorno curto termo concretamente visível.
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Formações internas: A importância para a Gestão do conhecimento
Uma das principais formas de garantir o compartilhamento de informações em uma empresa é a partir das formações internas. Essa é uma forma de não só levar adiante o conhecimento já existente, mas também de introduzir novos temas e habilidades nas equipas.
Promover cursos, workshops, formações e meetings para fomentar o conhecimento nas empresas é, portanto, parte fundamental da estratégia de gestão de conhecimento. A seguir, separamos dois recursos que podem ajudar neste desafio. Veja como desenvolver e implementar as formações internas nas empresas:
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As principais vantagens da gestão do conhecimento para as organizações
A razão para ter uma estratégia de gestão do conhecimento eficiente é clara. Mas vamos além. Quais são os benefícios reais?
Aqui estão as principais vantagens de implementar um processo de gestão do conhecimento.
1. Reutilizar ideias, informações e conhecimento
Em qualquer contexto, depois de ter desenvolvido um processo eficaz, é importante garantir que todos usem o mesmo processo em situações semelhantes. Se alguém escreve um documento ou cria uma apresentação que atende a uma necessidade recorrente, estes materiais podem ser facilmente usada no futuro.
Quando seus funcionários percebem como resolver um problema comum, sabem como fornecer uma solução rapidamente. Até mesmo quando inventaram algo novo, é preciso ter a certeza de que a mesma solução, ideia ou novidade pode ser replicada.
Assim como reciclar resíduos é benéfico para o meio ambiente, o conhecimento sobre reciclagem é benéfico para as empresas. Isso pois minimiza erros, antecipa problemas e economiza tempo e dinheiro.
2. Promover um processo de tomada de decisão rápido e eficaz
Ao fornecer as informações de que todos precisam no momento certo, uma estratégia de gestão do conhecimento fornece uma excelente base para tomar as melhores decisões para a empresa. A colaboração, especialmente em grande escala, é essencial para evitar perda de tempo e cometer erros.
A reutilização do conhecimento contido em arquivos e bases de conhecimento permite aos colaboradores tomar decisões com base em dados e experiências concretas. Isso tendo em conta as motivações e efeitos de cada prática específica.
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3. Facilitar o acesso a recursos e informações relevantes
Em todas as empresas existem situações de todos os tipos. Temos de responder a um cliente, resolver um problema, analisar uma tendência, avaliar uma decisão tomada, comparar com os colegas, analisar a concorrência e planear estratégias.
Para isso, é importante ter informações e recursos disponíveis para apoiar todas essas atividades. Se for rápido e fácil encontrar o que todos precisam (quando precisam), automaticamente se torna mais fácil realizar todas essas tarefas com eficiência.
4. Evita a repetição de erros
Se não aprendermos com nossos erros, continuaremos a cometê-los. A gestão do conhecimento nos permite compartilhar o que aprendemos com os erros. Para isso, devemos fomentar uma cultura corporativa em que a confiança, a transparência e o reconhecimento pela humildade em falar sobre algo que erramos sejam recompensados.
Os benefícios são potencialmente enormes. Saber o que os outros fizeram de errado, pode ajudar às vezes até mais. Em resumo, evitar fazer o mesmo esforço duas vezes economiza tempo e dinheiro, mantém os funcionários motivados e diminui a carga de trabalho.
5. Comunicar informações importantes de forma rápida
Quase todos os empregos hoje precisam de dados e informações. Todos nós precisamos de informações para fazer nosso trabalho com eficácia. No entanto, às vezes também sofremos com a sobrecarga de uma variedade cada vez maior de fontes.
Como podemos obter informações direcionadas, úteis e oportunas sem “nos afogar” em um mar de e-mails? Sem ter que visitar centenas de sites? Ou ler toneladas de materiais?
A gestão do conhecimento ajuda a resolver esse problema por meio de:
- Portais personalizados
- Seções direcionadas
- Palavras-chave
- Mecanismos de pesquisa integrados.
6. Favorece processos e procedimentos padrão e repetíveis
Uma vez que os processos padrão a serem implementados tenham sido definidos para uma determinada situação, não há mais necessidade de inventar nada. Isso permite que os funcionários percebam como as coisas devem ser feitas.
Dessa forma, têm mais consistência e qualidade nos resultados. Ao fornecer um processo organizado para criar, armazenar, comunicar e replicar processos, todos na sua empresa serão capazes de usá-los sem complicações.
7. Estimula o crescimento e a inovação
Todas as empresas desejam crescer e aumentar sua receita. No entanto, à medida que os mercados evoluem e a concorrência aumenta, torna-se cada vez mais difícil. A geração de novos conhecimentos e o desenvolvimento de novas ideias por meio do compartilhamento eficaz de informações, colaboração adequada e fornecimento de dados podem certamente estimular a inovação.
O crescimento e a inovação precisam de energia e organização para florescer. Estimular a criatividade dos funcionários com a quantidade certa de informações facilmente acessíveis estimulará a propensão para criar novas ideias e processos.
8. Otimização dos processos de Onboarding
Com uma estrutura adequada de gestão do conhecimento nas organizações, a integração de novos funcionários na empresa será muito fácil. Na verdade, não há nada pior para um novo contratado do que se encontrar em uma situação em que precise perceber sozinho como as coisas funcionam.
Além do apoio necessário dos recrutadores e gestores de RH, um sistema de gestão do conhecimento ajuda a tornar o primeiro período na empresa o mais fácil possível para os novos colaboradores. Isso ajuda a automatizar grande parte da partilha de informações e processos.
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Ferramentas de gestão do conhecimento
Como qualquer estratégia de negócios, a gestão do conhecimento precisa das ferramentas certas para funcionar corretamente. Existem inúmeras ferramentas que podem apoiar este tipo de estratégia. Cada uma voltada para cobrir uma necessidade específica.
Veja a seguir algumas delas:
Gestão de Relacionamento com o Cliente – CRM
Um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (ou CRM, sigla para “Customer Relationship Management”) é projetado para ajudar os funcionários envolvidos no contato direto ou indireto com os clientes. Do marketing às vendas, passando pelo atendimento ao cliente.
Ao monitorar os clientes em potencial enquanto eles viajam pelo funil de vendas e facilitar a obtenção dessas informações, vários departamentos podem coordenar e tomar as melhores decisões. Assim, é possível garantir que o cliente em potencial se converta e aceda a todas as informações de que precisa.
Com os dados do cliente sempre disponíveis para todos, a qualquer momento, todas as partes envolvidas podem fazer seus trabalhos. Assim, é possível oferecer ao cliente uma experiência de primeira linha.
Gestão de documentos
Uma parte importante da gestão do conhecimento certamente diz respeito à gestão documental. Um software de gestão de documentos atua como um arquivo digital centralizado para armazenar seus documentos comerciais. Torna mais fácil encontrar documentos, compartilhá-los e melhorar os fluxos de trabalho.
Além disso, quando um sistema de gestão de documentos é aprimorado com sistemas seguros e procedimentos de backup, a segurança dos documentos aumenta significativamente. Optar por um software que permite ter um sistema de criptografia e acesso com restrições de uso para cada usuário é a melhor escolha de todos os tempos.
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Banco de dados corporativo
Um banco de dados é uma ferramenta fundamental para adquirir, organizar, analisar e interagir com os dados. Obviamente, um banco de dados deve ser indexado para permitir que as informações sejam encontradas o mais rápido possível.
Os dados mantidos no banco de dados são seguros, pois a maioria dos sistemas evita sua manipulação. No entanto, alguns bancos de dados podem ser complexos de projetar, configurar e, o mais importante, gerenciar.
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Portal de funcionários
Também denominado “intranet”, o portal do colaborador consiste numa rede privada na qual todas as informações relativas à empresa podem ser publicadas, consultadas e partilhadas. Uma intranet melhora a colaboração e a troca de conhecimento dentro de sua equipa. Para além disso, permite a pesquisa de informações com facilidade.
Mas tenha cuidado. Algumas intranets não têm o nível de segurança necessário para proteger dados confidenciais, elas podem ser caras e exigir uma boa manutenção. Por isso, a escolha é importante.
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Base de conhecimento da empresa ou “wiki”
Estas páginas web são ferramentas colaborativas fáceis de usar que permitem a qualquer pessoa publicar e guardar informação de forma estática e permanente, aberta e acessível a todos. Essa pode ser uma ótima ferramenta para promover a troca de informações e conhecimentos sobre processos, estratégias e clientes.
No entanto, como os wikis podem ser editados abertamente, eles podem incluir informações incorretas. Elas também não são otimizadas para mostrar quais informações realmente devem ser usadas ou se há alguma lacuna de conhecimento.
Rede social corporativa
Uma plataforma social corporativa permite que seus funcionários interajam entre si, criem e participem de grupos, contribuam com comentários e discussões sobre tópicos da empresa nos quais estão interessados.
Uma rede social pode influenciar de forma absolutamente positiva o know-how da empresa. Os sistemas de gestão do conhecimento podem aproveitar as redes sociais para identificar, documentar e transferir dados e informações.
Factorial: O software de gestão de conhecimento
Sabemos que todas essas informações podem causar alguma confusão. A gestão do conhecimento nas organizações é uma estratégia e um conjunto de processos variados, que requerem atenção e o uso das ferramentas certas .
Para facilitar sua vida, recomendamos a escolha de uma solução que permita centralizar essas informações para que tenha tudo de que precisa em um lugar só.
O software de recursos humanos da Factorial possui inúmeras capacidades de gestão do conhecimento, que ajudam a manter todos os processos organizados e a direcionar mais o tempo para os colaboradores.
Com a Factorial é possível:
- Organizar e arquivar facilmente seus documentos: Compartilhar e solicitar uma assinatura digital de forma rápida e fácil
- Portal de funcionários: Organizar informações pessoais, documentos, pesquisas e avaliações interna
- Gestão de férias e ausências: Calendário de equipa com todas as ausências da empresa
- Onboarding: Criar e gerenciar um processo de onboarding ou offboarding de forma simples e organizada
…e assim por diante!
Descubra na prática!
