Você sabe o que é ficha de registro de empregado e para que serve esse documento? Dados essenciais são registrados nele e, por isso, saber preenchê-lo é essencial. Fique com a gente para saber tudo sobre a também chamada ficha de registro de funcionário!
O departamento de Recursos Humanos geralmente lida com uma quantidade considerável de dados e documentos. É responsável por captar e guardar todas as informações sobre o histórico dos colaboradores, assim como os arquivos pessoais, o registro de férias e ausências, controle de ponto, entre muitos outros.
Todas essas informações devem ser reunidas em um só lugar. Ademais, devem ser de fácil acesso, principalmente para a correta gestão da equipe e rápida tomada de decisões. Esses documentos são as chamadas fichas de registro de empregado, ou ficha de registro de funcionário.
Neste conteúdo, você vai entender o que é, para que serve, que tipo de informações devem estar contidas e como preencher em uma ficha de registro de empregado. Veja a seguir!
Índice
- O que é ficha de registro de empregado?
- Como preencher ficha de registro de empregado?
- 📥 [Download] Ficha de registro de empregado PDF editável
- Ficha de registro de empregado: legislação
- Ficha de registro de empregado: Word ou Excel
- ✅ Gestão de documentos: como agilizar processos com o software da Factorial
O que é ficha de registro de empregado?
Já parou para se perguntar o que é ficha de registro de empregado, afinal? Também chamada de ficha de registro de funcionário, esse documento é um recurso essencial para manter o histórico, dados e informações de cada colaborador atualizadas e bem armazenadas.
Centralizar todas essas informações em um único local ajuda na hora de fazer consultas, tomar decisões, preencher documentação ou saber como agir rapidamente diante de determinadas situações de trabalho. Essas ações podem acontecer em diferentes frequências.
Por exemplo, caso um trabalhador esteja doente e não atenda ao seu telefone pessoal, é preciso entrar em contato com seu contato de emergência. Da mesma forma, se for necessário realizar procedimentos relacionados a um funcionário, é preciso ter acesso aos seus dados fiscais de forma rápida e sem depender da disponibilidade do funcionário.
Contudo, a ficha de registro de empregado não é uma opção das empresas que querem trabalhar de forma mais ágil e efetiva. De acordo com o artigo 41 da CLT, a ficha de registro de funcionário é um documento obrigatório para as empresas.
Preencher esse documento é uma das etapas obrigatórias de um processo de admissão. As informações contidas nele também são importantes para que, depois, seja realizado o cadastro em órgãos do governo como, por exemplo, o INSS e o eSocial.
👉 Conheça uma ferramenta que facilita todo o processo de Onboarding dos funcionários
Para que serve?
A ficha de registro de empregado serve para ter um banco de dados de equipe. Ser capaz de acessar facilmente determinadas informações ajuda em muitos processos típicos do setor de Recursos Humanos. Por isso, a gestão de documentos é essencial.
Hoje, a solicitação e a conclusão dos procedimentos são realizadas quase que completamente de forma online. A pandemia acelerou esse processo de mudança para a digitalização. A disponibilização de documentos não é a mesma de alguns anos atrás. A própria carteira de trabalho possui sua versão digital como sendo a prioritária.
Com a chegada de novas tendências, como o teletrabalho ou o trabalho híbrido, os gestores de equipe estão tendo mais dificuldade em contar com seus colaboradores para realizar procedimentos ou gerenciar solicitações. Portanto, se precisarmos de assinaturas ou documentos recentes, não é mais tão simples ir até o funcionário presencialmente no escritório e solicitar essa demanda.
Gerenciar os procedimentos de maneira digital e rápida nunca foi tão necessário!
✍️ Ainda preso ao papel e à caneta para assinar contratos? Conheça uma plataforma para Assinatura Digital
Documentos que fazem parte
Assim, organizar todos os documentos ou arquivos é fundamental para agilizar os processos. Isso porque, para realizar determinados procedimentos, precisamos, por exemplo, do número do cartão do SUS daquele funcionário, ou de dados fiscais. Da mesma forma, para outros procedimentos, podemos precisar do seu endereço residencial ou de um contato de emergência.
Ter todas essas informações reunidas em um espaço no computador não é o mesmo que ter que procurá-las entre milhares de caixas e pastas. Portanto, uma ficha de registro de empregado não deverá incluir apenas informações básicas sobre nossos trabalhadores. Ela deve estar vinculada também a outros documentos, arquivos e dados igualmente importantes para a gestão de pessoas, como controle de horas, folha de pagamento, contratos, além de cadastros e cancelamentos.
💡 Conheça um software que administra todos os documentos da sua empresa e dos seus colaboradores de forma simples e segura
Como preencher ficha de registro de empregado?
Cada ficha de empregado deve incluir uma série de documentações obrigatórias. São os dados fiscais, os dados acadêmicos e os contatos de emergência. Essas informações são globais e geralmente não mudam.
Contudo, conforme o tipo de empresa, também pode ser preciso se aprofundar mais em determinada documentação. Isso porque alguns certificados e qualificações podem ser necessários para alguns trabalhadores e, para outros, não.
Todavia, existem informações obrigatórias que devem constar na ficha de registro de empregado conforme a lei. Abaixo, você confere um resumo dos tipos de dados que existem, como são classificados e quais os campos que devem constar em cada um deles.
Dados pessoais
São as informações básicas do funcionário, que incluem também os principais documentos, além de meios de contato, residência e filiação.
- Nome e sobrenome
- Data de nascimento
- RG, CPF e título de eleitor
- Telefone, e-mail e endereço
- Nome da mãe e do pai
Dados de trabalho
Aqui constam tanto as informações legais, como número do PIS/PASEP e carga horária, quanto informações mais específicas relacionadas a cargo, função e até mesmo tarefas e responsabilidades, bem como projetos nos quais o colaborador está trabalhando no momento.
- Cargo e função
- Local de trabalho
- Carga horária
- PIS/PASEP
Dados bancários
O nome é autoexplicativo e, obviamente, são as informações necessárias para que o pagamento do funcionário possa ser realizado.
- Titular
- Banco
- Agência
- Número e dígito da conta
Essas informações, e também os nomes e documentos de dependentes, são obrigatórias. Contudo, existem outros dados que não são obrigatórios, mas também podem estar contidos na ficha de registro de empregado, como, por exemplo, os dados acadêmicos.
Dados acadêmicos
Aqui são coletadas as competências e certificações de um funcionário. Pode incluir treinamentos oferecidos pela própria empresa. Essas informações podem ser fundamentais para garantir o crescimento profissional dentro da empresa.
- Formação principal
- Formação complementar
- Aspirações ou setores de trabalho de interesse do funcionário
- Experiência anterior em outras funções ou setores
Ainda existem outras informações importantes e necessárias que devem ser incluídas, como contato de emergência, por exemplo.
Antes de iniciar o preenchimento de uma ficha de empregado, contudo, existe um primeiro passo: determinar qual é o tipo de contrato de trabalho. Isso porque se for um contrato de prestação de serviços, por exemplo, muita coisa pode mudar.
📖 Baixe gratuitamente um Modelo de Contrato Individual de Trabalho em Word
📥 [Download] Ficha de registro de empregado PDF editável
Para que você possa organizar todas as informações e dados dos seus funcionários, e preencher a ficha de registro de cada um deles de uma forma mais simples, preparamos um modelo gratuito de uma ficha de registro de empregado PDF editável. Para fazer download, basta clicar abaixo:
Ficha de empregado: legislação
Assim como outros os outros direitos trabalhistas, o que consta na lei sobre ficha de registro de empregado está na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Mais especificamente, no parágrafo único do artigo 41.
Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.
Portanto, conforme a legislação, antes do trabalhador iniciar as atividades na organização, ele deve entregar a documentação solicitada para que os setores de RH e DP possam fazer o registro, seguindo as normas previstas na lei. Até porque, se não for feito, existe penalidade, conforme consta no artigo 47 da CLT.
O empregador que mantiver empregado não registrado nos termos do art. 41 desta Consolidação ficará sujeito a multa no valor de R$ 3.000,00 (três mil reais) por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência.
Para preencher a ficha de registro de empregado em sua totalidade, com todas as informações necessárias, a empresa tem alguns prazos. Eles são estabelecidos de acordo com a Portaria nº 1.195, de 30 de outubro de 2019.
📚 Acesse agora mesmo um guia com o resumo das leis trabalhistas contidas na CLT [eBook em PDF]
Ficha de registro de empregado: Word ou Excel
Apesar de não serem os melhores recursos, ‘ficha de empregado Word’ e ‘ficha de empregado Excel’ ainda são recursos muito buscados e utilizados em setores de RH em muitas empresas, por serem opções mais imediatas e acessíveis. Por isso, é importante que falemos sobre isso neste artigo também.
É fundamental lembrar que cada profissional é um mundo. Junto com cada um deles, virão várias condições que precisam ser consideradas na hora de organizar e gerir a equipe. Por isso, a ficha de registro de empregado é um aspecto demasiado complexo e importante para que sua elaboração seja subestimada.
Com a automação empresarial cada vez mais em alta, o melhor a se fazer é transferir todos os documentos para uma plataforma virtual, que os centralize e permita fácil acesso. Normalmente, essas plataformas também possuem um recurso para agrupar diferentes tipos de arquivos.
No entanto, como citamos anteriormente, há uma tendência de usar modelos de Word ou Excel para tentar gerenciar os documentos de funcionários, por ser a opção mais imediata e acessível. Contudo, trabalhar com essa metodologia pode causar alguns conflitos.
Desvantagens de trabalhar com Word ou Excel
A maior desvantagem de trabalhar com ficha de empregado Word ou Excel está na obrigação de atualizar manualmente cada nova informação. Dessa forma, mesmo que a empresa seja de médio ou pequeno porte, o esforço deve ser feito a cada novo detalhe que for modificado.
O objetivo de trabalhar com ficha de registro de funcionário é reunir todas as informações de um trabalhador em um mesmo local. Ao agrupar essas informações, uma série de recursos e esforços são alocados, mas se não estiver atualizado, o esforço inicial terá sido em vão.
Perigo de perda de dados
Da mesma forma, ao organizar os documentos de cada trabalhador, eles não podem ser acessados diretamente. Você terá que colocar um hiperlink para uma nuvem virtual onde os documentos estão à mão. O Word e o Excel não suportam todos os tipos de documentos, por isso, é preciso recorrer a links externos e adicioná-los manualmente.
Essa arquitetura de links também complica ainda mais a situação e, principalmente, a elaboração de relatórios de trabalho. Isso porque, se quisermos modificar algum documento, é preciso muito cuidado para não perder ou bagunçar os links dos demais.
Além disso, há casos em que as fichas de empregado ficam armazenadas em um único computador e de forma analógica, o que pode ser muito perigoso, pois aumenta o risco de perder toda a documentação em caso de falha. Isso poderia ser evitado integrando com ajuda da tecnologia e da automação na gestão de Recursos Humanos.
Vantagens de trabalhar com software de automação
Se todos os documentos estiverem reunidos em um único local, será possível acessá-los sempre que possível. Além disso, alguns softwares de RH, como o da Factorial, permitem classificar os arquivos por categorias ou departamentos.
Também é possível armazenar nessa ferramenta diferentes formatos de documentos, portanto, não haverá necessidade de espalhar arquivos importantes entre vários sites ou usar links externos. O software da Factorial também permite que outros dados como férias e faltas sejam integrados aos arquivos dos funcionários. Ou seja, ele reúne em um só lugar todas as informações relevantes para gestão de pessoas.
Agilização do processo
Ferramentas automatizadas permitem que os dados sejam atualizados à medida que novos documentos são carregados na plataforma, evitando erros manuais ou uso excessivo de recursos. Também guarda os arquivos em um espaço 100% virtual e seguro.
Desta forma, toda a documentação necessária de um funcionário fica centralizada em um único espaço. A pasta ainda é atualizada automaticamente com qualquer modificação nos arquivos, ou com qualquer solicitação ou procedimento que tenha que ser realizado, cumprindo o que está na legislação e evitando multas.
Agilizar esses processos é fundamental para uma gestão de pessoas e talentos muito mais otimizada. A equipe de RH pode ser mais ágil e focar nas pessoas, pois não perde tantas horas em processos e tarefas mais manuais.
[Workshop📖] Conheça tudo sobre a cultura do RH ágil: valores, atitudes e comportamentos ⬇️
Gestão de documentos: como agilizar processos com o software da Factorial
Um exemplo de ferramenta para automatizar e otimizar processos de RH e gestão de pessoas é o software da Factorial. Ele existe para ajudar o RH e os colaboradores a realizar tarefas do dia a dia muito mais rápido. Tudo na mesma plataforma! Os recursos podem ser testados na prática, e incluem:
- Controle de ponto eletrônico;
- Gestão de documentos;
- Portal do Colaborador;
- Solicitação e aprovação de férias na plataforma;
- Assinatura digital de documentos;
- Sistema ATS para recrutamento;
- E mais!
Assista ao vídeo e entenda em 1 minuto como o software da Factorial pode automatizar os processos de RH:
Delegue as tarefas diárias e burocráticas a um programa de gestão de Recursos Humanos adaptado às suas necessidades. Experimente o Factorial hoje, gratuitamente, e sinta a diferença!
