Nesse artigo, explicamos tudo o que você precisa saber sobre o espelho de ponto, principal documento do controle de ponto eletrônico, agora com requisitos obrigatórios segundo a legislação brasileira.
Recentemente, o registro de horas de trabalho dos colaboradores ganhou uma nova regulamentação, a Portaria 671. Agora soluções inovadoras no controle de ponto, como sistemas digitais e softwares especializados, devem seguir regras específicas para que o espelho de ponto corresponda a todas as exigências legais.
Entenda a importância do espelho de ponto e o que fazer para garantir que sua empresa siga todas as regras para a sua correta emissão.
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Índice
O que é o espelho de ponto?
Todos os funcionários conhecem a dinâmica do controle de jornada de trabalho: marcar o ponto ao entrar e sair do trabalho, fazer intervalos e cumprir horas extras.
Embora todos usem ferramentas para realizar essa tarefa, é o departamento pessoal quem deve entender cada detalhe desse processo: os diferentes modelos de ponto e as particularidades dos registros emitidos segundo as leis trabalhistas em vigor.
O espelho de ponto é justamente o documento que contém todas as informações de ponto referentes a determinado período de trabalho. Seu conteúdo nada mais é do que o resumo da jornada de trabalho mensal do funcionário.
Por isso, cada colaborador deve ter o seu próprio documento, a ser emitido ao final de cada mês trabalhado, para fins de conferência por parte da empresa e do próprio colaborador. Além disso, este registro pode ser solicitado pelas autoridades fiscais.
Por isso, muitos profissionais de RH tem buscado entender como fazer um relatório de espelho de ponto e como funciona este processo. A seguir, detalhamos tudo o que você precisa saber sobre o assunto!
Quais informações o relatório de espelho de ponto deve ter?
Tradicionalmente, o espelho de ponto é fonte de algumas das mais importantes informações para a rotina do RH. Assim como outros relatórios, esse documento contém informações básicas, como:
- nome completo do funcionário;
- jornada de trabalho acordada;
- horários de entrada e saída;
- horário de almoço;
- intervalo intrajornada.
Com as novas regras trazidas pela Portaria 671, mais informações tem sido solicitadas. Veja aqui o que mudou!
⏱ Relógio de ponto digital: Como funciona e quais os recursos exigidos por lei
Para que serve o espelho de ponto?
A partir das informações coletadas mensalmente, o RH pode consultar os horários de trabalho de cada colaborador e outras questões como horas extras e dados de absenteísmo, que são atrasos, saídas antes do término da jornada, faltas parciais ou totais durante um período. Essas ausências podem ou não ser justificadas, mas de qualquer forma impactam a rotina do colaborador.
👉Absenteísmo no trabalho: como evitá-lo no home office
Em posse desses dados, é possível verificar quais colaboradores trabalharam além do seu horário e, de acordo com a política da empresa, compensar o trabalho adicional. Isso quer dizer que as horas extras discriminadas no espelho de ponto eletrônico podem ser pagas como remuneração ou incluídas no banco de horas para que sejam revertidas em folgas.
Já para os colaboradores que terminam o mês devendo horas, seja por faltas ou atrasos, o departamento pessoal pode proceder descontando em folha ou solicitando horas adicionais para que o colaborador fique em dia.
Tipos de espelho de ponto
Antes de falar dos requisitos legais da CLT para o espelho de ponto, vamos recapitular quais são os modelos de ponto e, consequentemente, o documento que essas ferramentas geram.
1. Ponto manual
Esse é o modelo mais antigo e mais simples para implementar (não à toa, o modelo de ponto em Excel até hoje é o seu substituto digital). Nesse tipo de registro, o colaborador anota seus horários de entrada e saída, intervalo de almoço e horas extras de forma manual, seja num caderno ou na célula de uma planilha.
Ao lado, há um espaço para assinatura para validação do documento. No caso das planilhas, ao final do período, é necessário imprimir o arquivo e coletar manualmente essa assinatura. Como podemos ver, sua principal limitação é a facilidade de alterar as informações por quem marca o ponto ou mesmo quem faz o seu controle.
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2. Ponto mecânico
Igualmente antigo e parcialmente analógico, essa alternativa envolve o famoso cartão de ponto cartográfico. Sim, daqui vem a origem da expressão marcar o ponto: o funcionário insere o seu cartão na máquina com um relógio para computar os dados relativos aos seus horários. Depois, esses dados são importados para um arquivo e o RH faz a sua conferência, também de forma manual.
3. Ponto eletrônico
Nesse registro, um relógio digital marca a hora de entrada e saída do colaborador e os dados não podem ser alterados. Existem várias formas de registrar a jornada de trabalho com o ponto eletrônico, como leitura da biometria do colaborador ou mesmo cartões magnéticos, geralmente o crachá de funcionário.
O registro é mais fácil e o RH tem menos trabalho ao processar os dados do espelho de ponto eletrônico. Porém, seu custo de instalação (e depois de manutenção) é alto, representando um grande investimento para a empresa.
4. Ponto digital
Esse é o modelo mais atual e com tecnologia mais avançada. Aprovado por lei, esse modelo surgiu para suprir demandas de um mundo cada vez mais digitalizado. Com o ponto digital, o registro da jornada é feito por meio de aplicativos e software controle de frequência. Isso confere flexibilidade ao trabalhador em regime remoto e agilidade à empresa, que tem acesso a todos os dados de forma online e imediata.
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Novas regras da Portaria 671 para o espelho de ponto
O espelho de ponto há anos é uma parte fundamental dos sistemas de controle de horas de trabalho. Uma das novidades da Portaria 671 é que agora o espelho de ponto deve obrigatoriamente conter mais detalhes. Veja a seguir alguns deles:
- Informações do empregador e do empregado
- Resumo mensal das marcações
- Data de emissão do relatório de ponto
- Total de horas trabalhadas
- Total de horas extras
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O documento deve ser revisado e então assinado pela empresa e pelo colaborador mensalmente. Por isso, o RH deve buscar a implementação de um sistema que forneça um resumo mensal das marcações de ponto com o total de horas trabalhadas e horas extras para a elaboração do documento de espelho de ponto.
💡 Confira a seguir o que um relógio de ponto digital deve ter para estar alinhado a estas regras!
Recursos básicos para autenticação do espelho de ponto
Na hora de escolher o relógio de ponto digital, os profissionais de RH devem estar atentos aos principais requisitos que os equipamentos e sistemas devem atender, como a existência de comprovante.
Veja o que um relógio de ponto digital deve ter para estar alinhado à legislação atual:
- Não permitir alterações ou eliminação de dados registrados pelos empregados;
- Não permitir restrições de horários às marcações de ponto;
- Possibilitar a extração de comprovante fiel da marcação de ponto pelo empregado;
- Relógio de ponto digital com Comprovante de Registro de Ponto;
- Impossibilitar a exigência de autorização prévia de marcação de sobrejornada;
- Permitir pré-assinalação do período de repouso;
- Permitir a assinalação de ponto por exceção à jornada regular de trabalho;
- Liberar a identificação do empregador e do empregado;
⏱ Software de RH adaptado às regras do espelho de ponto
Seguindo a evolução dos modelos de trabalho, os softwares e ferramentas de controle de jornada estão em alta. Eles surgem como a opção mais prática e funcional do mercado para monitorar a jornada de trabalho dos colaboradores.
Além disso, encontrar uma ferramenta atualizada com as novas leis trabalhistas é obrigatório. Como vimos, estas opções além de inovadoras e mais completas, ajudam a poupar o tempo do RH, dos gestores e dos colaboradores.
Uma das ferramentas atualizadas disponíveis no mercado é o software controle de frequência da Factorial. Tendo o relógio de ponto digital como uma de suas principais funcionalidades, este sistema pode ser testado na prática e inclui mais de 20 outros recursos.
Com este tipo de sistema é possível:
- Obter relatórios das horas trabalhadas em tempo real ou por períodos;
- Receber avisos e notificações para aprovação de horas extras;
- Oferecer aos colaboradores mais de 4 maneiras de bater o ponto de forma digital;
- Fazer a gestão de turnos na mesma plataforma;
- Oferecer um relógio de ponto digital com Comprovante de Registro de Ponto.
E o relatório do espelho de ponto contém:
- Arquivos de auditoria do Ponto (AFD e AEJ)
- Emissão do Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade
- Definir turnos de trabalho e notificar os funcionários automaticamente
- Assinatura digital de documentos
Veja a seguir como funciona e teste na prática por 14 dias aqui!
As vantagens do controle de ponto digital
O ponto digital se destaca entre os diferentes tipos de registros para controle de frequência devido à facilidade de uso, acuracidade da informação e recursos avançados.
A seguir, listamos alguns dos principais benefícios de usar essa ferramenta para emitir o espelho de ponto.
Análise de dados e produtividade
Com metodologias de trabalho cada vez mais ágeis e voltadas para a produção e análise de dados, as plataformas com relógio de ponto integrado oferecem mais do que somente o controle das horas trabalhadas.
Essa ferramenta também gera relatórios sobre presença e assiduidade, facilitando a integração destas informações com outros departamentos da empresa e a geração do espelho de ponto. Como é o caso com relatórios de despesas e até de gestão de projetos, por exemplo.
Com este tipo de recurso, é possível ter um ganho significativo na produtividade geral. Afinal, permite que profissionais de RH agilizem tarefas antes custosas e ganhem tempo para focar em estratégias para a organização.
👉Aplicativo para bater ponto: 5 benefícios do relógio de ponto digital
Segurança dos dados na nuvem
Ao falar de dados, uma preocupação constante é a segurança dos colaboradores. Com sistemas digitais isso não é um problema para o gestor de RH: estes sistemas seguem os melhores protocolos de segurança do mercado e os dados ficam armazenados na nuvem.
Por isso, não há riscos de perda destas informações em caso de problemas nos computadores da empresa. Mas, acima de tudo, estes dados não ficam suscetíveis a erros humanos comuns, como ao preencher ou analisar a planilha de folha de ponto de forma manual. Essa forma obsoleta de registro, além de poder ser perdida, também pode ser alterada com facilidade.
Além disso, os melhores serviços de ponto digitais contam com diferentes níveis de acesso às informações. É possível conceder permissões personalizadas para os vários níveis de profissionais que necessitam lidar com essas informações.
O armazenamento de dados na nuvem também traz como benefício a facilidade de acesso às informações. Apenas com a senha de acesso à plataforma, o analista ou gestor de RH pode acessar os registros de ponto de qualquer lugar. Ou seja, ele não precisa estar no escritório para isto, assim como o colaborador não precisa estar no escritório para bater o ponto.
Assinatura digital no espelho de ponto
Como veremos a seguir, a assinatura digital não é apenas um benefício, mas uma exigência para o espelho de ponto, inclusive os digitais. Por se tratar de um documento com validade judicial, a assinatura é uma forma de atestar o comprometimento de todas as partes com as informações ali declaradas.
A vantagem é poder fazer isso de uma forma eficiente e ágil. No caso de pontos eletrônicos com biometria ou cartão magnético, por exemplo, os intrumentos devem gerar um documento, em papel ou em formato eletrônico, que os colaboradores deverão assinar depois.
Com softwares de RH e os seus pontos digitais, a assinatura digital é tão simples quanto um clique. Isso porque o sistema é integrado e dispõe de funcionalidades que facilitam esse processo.
A importância da gestão do espelho de ponto
Como vimos, o relatório do espelho de ponto é o principal documento que valida, inclusive judicialmente, todo o processo de controle de horário e frequência. Por isso, sua importância está diretamente relacionada ao cumprimento das regras previstas na legislação trabalhista.
A jornada de trabalho na CLT
De maneira geral, o fundamento da jornada de trabalho é o mesmo desde a criação da CLT, em 1943. No entanto, em cada novo decreto de lei, portaria ou resolução, novas normas são somadas às anteriores. E essas permanecem válidas enquanto não forem revogadas. Dessa forma, se atualiza o conjunto de regras que devem ser seguidas.
A publicação do Decreto 10.854 simplificou muitas dessas tratativas, reunindo em um único documento as principais regras trabalhistas. Permanece válido o Artigo 58 da CLT e suas subsequentes alterações, na qual se especifica que a jornada de trabalho semanal não pode exceder as 44 horas. Essa disposição considera um regime de 8 horas ao dia.
No entanto, os colaboradores podem, por exceção, realizar turnos de trabalho alternativos. Alguns exemplos são as escalas de 12×36, como nos plantões de trabalho, e o trabalho intermitente, regido pelo Artigo 452-A. Essas diferenças foram previstas na Reforma Trabalhista de 2017 para permitir uma flexibilização da jornada de trabalho.
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Horas extras
Como vimos, o espelho de ponto também é fundamental para o controle das horas extras, igualmente previsto em lei. Segundo o Artigo 59 da CLT, os colaboradores que trabalham em um regime de 44 horas semanais não podem realizar mais de 2 horas extras ao dia.
A lei também estabelece que as horas extras de um funcionário devem ser pagas no mesmo mês em que foram trabalhadas. Além disso, é preciso considerar diferentes valores para diferentes períodos do dia e da semana. Por isso, o registro de ponto eletrônico é tão importante.
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