A folha de ponto de funcionários é um dos principais documentos de uma empresa. Além de ajudar a fazer o controle de ponto, ajuda a monitorar as horas de trabalho e turnos das equipes. A seguir, esclarecemos as principais dúvidas sobre este processo e disponibilizamos uma uma planilha de controle de ponto em Excel para download pronto para ser usado.
Há algo mais comum para o setor de Recursos Humanos do que fazer o controle de frequência e horas trabalhadas pelos colaboradores? Essas e outras tarefas como o cálculo de férias, fazem parte da rotina do departamento de RH.
A folha de ponto é fundamental para que o registro e controle de horários seja feito da forma correta. No entanto, esta é uma tarefa que pode ser feita de diversas formas.
Neste artigo, você vai ver como preencher uma planilha de controle de ponto em Excel, saber o que é um relógio de ponto e, assim, poder avaliar qual a melhor opção para a sua empresa. Por fim, baixe o modelo de controle de ponto em Excel e comece a usar ainda hoje com os seus funcionários.
Índice
- O que é uma folha de ponto de funcionários
- A Folha de ponto e a CLT
- Controle de ponto: Quais as opções?
- ✅Baixe a planilha de folha de presença grátis
- ✅ Experimente gratuitamente o software de controle de presença e relógio de ponto
O que é o Controle de Ponto de funcionários?
O controle de ponto é um documento de grande importância, pois protege não só a empresa mas também o colaborador. Em resumo, este é um registro dos horários de trabalho dos colaboradores. Este documento evita processos trabalhistas e conflitos no trabalho.
Uma empresa que não possua controle de sua folha de ponto pode receber um processo trabalhista de seus colaboradores. Isso porque ela funciona como um documento legal que registra informações como:
- A quantidade de horas trabalhadas
- Turnos de trabalho,
- Horas extras
- Intervalos
- Licenças médicas e férias
- A própria presença dos funcionários no trabalho.
👉Aplicativo para bater o ponto: 5 benefícios do Relógio de ponto digital
A Planilha de folha de ponto e a CLT
É através do Art. 74 do Decreto Lei nº 5.452/43 da CLT, que as regras sobre o controle de ponto se fazem presentes. De acordo com a CLT:
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
Em resumo, a lei diz que todas as empresas com mais de 20 colaboradores devem apresentar um um registro de entrada e saída de seus colaboradores, ou seja, um controle da jornada laboral.
Desse modo, garantir que os colaboradores assinem a planilha de controle de ponto, seja em excel, word ou até em aplicativos digitais, é parte crucial das tarefas do gestor de RH, pois se o documento não estiver assinado, pode não valer juridicamente.
Portanto, auxilie seus colaboradores na revisão das informações e confirmação das horas trabalhadas para não haver nenhum equívoco na hora de calcular o salário, por exemplo.
Controle de ponto: Quais as opções?
Uma coisa é certa: O controle de ponto e das horas de trabalho dos funcionários precisa ser feito. No entanto, existem muitas opções no mercado além da planilha de controle de ponto em excel ou PDF.
As novas tecnologias especializas em RH muitas vezes permitem que os funcionários registrem o início e o fim da jornada de trabalho, tanto fora como dentro do escritório. Tais alternativas tem sido cada vez mais utilizadas pelas organizações.
A seguir, destacamos as principais formas de fazer o controle de ponto nas empresas:
- Controle de ponto em Excel ou PDF: São os documentos elaborados internamente para o preenchimento manual de cada funcionário. É uma opção muito utilizada por pequenas empresas.
- Sistemas com detecção de impressões digitais: Um procedimento que melhora a segurança da empresa e que impede a entrada de pessoas que não são da empresa
- Sistemas biométricos ou de proximidade RFID: A partir do uso de cartões de PVC, chaveiros ou pulseiras.
- QR Code: Permite ao colaborador registrar a entrada e saída ao escanear um QR Code. Este pode estar na entrada da empresa, por exemplo.
- Geolocalização: A geolocalização surgiu como uma demanda dos gestores que precisavam saber de onde seu colaborador faz o registro de horas trabalhadas. O que pode ser o caso de quem faz teletrabalho (home office), sendo assim, uma espécie de controle de ponto online.
- Software de Departamento pessoal e RH: Estes sistemas costumam ser os mais completos do mercado. Isso porque além de incluírem relógios de ponto e diferentes alternativas para o registro de horário, possuem diversas outras funcionalidades úteis e funcionais.
Em seguida, te mostramos mais sobre os dois principais métodos para bater o ponto: As folhas de ponto em Excel e os sistemas de relógio de ponto online. Veja a seguir!
1) Planilha de Controle de ponto em Excel: Passo a passo + Modelo para download
Muitas pessoas tem dúvidas sobre como criar uma planilha de controle de ponto em excel. O exemplo mostrado a seguir usa apenas duas fórmulas básicas do Excel. Isso que significa que esse modelo pode ser facilmente copiado, alterado e personalizado, dependendo das necessidades da sua organização.
Em primeiro lugar, é necessário descobrir que tipo de informação você realmente precisa nas suas folhas de ponto. É importante que este documento inclua informações como:
- Nome do colaborador
- Período de tempo (semana, mês)
- Departamento.
- Nome do Gestor.
- CPF do funcionário ou número da identificação interna, caso seja necessário.
No entanto, quanto mais simples o documento, melhor.
Neste exemplo, os campos para o horário de trabalho da manhã e da tarde estão separados para enfatizar a pausa para o almoço.
Além disso, ao inserir as horas na folha de presença duas vezes por dia, o funcionário não precisará se lembrar de todas as horas de entrada e saída ao finalizar a jornada de trabalho. No final do dia, no entanto, é necessário adicionar as horas trabalhadas.
Na próxima etapa, mostraremos como calcular as horas automaticamente.
Fórmulas principais
Nesta planilha de exemplo, usaremos duas fórmulas básicas. Uma para adicionar o total de horas de um único dia e outra para adicionar todas as horas de trabalho da semana.
- Para adicionar as horas de um único dia, insira a fórmula simples = SUM(D3- C3-E3) na célula “Total de horas” no final do primeiro dia útil (F7 neste exemplo).
Depois que um colaborador tiver adicionado o seu horário nas células “hora de entrada” ,”hora de saída” e o tempo que ficou fora para o almoço, o horário será agregado automaticamente ao campo “total”.
Para usar a mesma fórmula nos outros dias, clique com o botão direito do mouse, copie a célula que contém a fórmula e escolha “colar fórmula” para as células do tempo total restante.
Quer saber quanto um colaborador trabalhou na semana? Some o total de horas de cada dia. Para isso, siga os passos a seguir:
- Escolha uma célula na qual deseja que a contagem total semanal seja exibida e insira outra fórmula SOMA.
- Por exemplo, neste caso, os campos do tempo total de trabalho diário estão todos na coluna E, a começar pela linha número 3 e terminar pela linha número 8.
- Para calcular o total de horas semanais, a fórmula seria = SUM ( F3: F8). Esta fórmula adiciona todos os valores na coluna F que estão entre as linhas 3 e 8.
Depois de adicionar essas fórmulas e formatar a planilha de controle de ponto no Excel ao seu gosto, terá uma tabela de horas perfeitamente funcional. No final, basta copiar o arquivo da folha de assinatura e passar as cópias para seus funcionários.
👉Ponto móvel: Como utilizá-lo no controle de frequência?
Modelo de controle de ponto em Excel: Download da planilha grátis
Se você não gosta de criar planilhas do zero, pode baixar o nosso modelo gratuito de controle de ponto em excel. Assim, já terá todas as informações inseridas e somente terá que digitar as horas e fazer todos os cálculos manualmente.
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2) Software de controle de presença e relógio de ponto
As planilhas de horas do Excel e os PDFs são exageradamente difíceis de gerenciar e não são convenientes ou precisos. É por isso que contar com a tecnologia pode ajudar.
Os softwares de controle de presença e relógio de ponto apareceram no mercado como uma opção prática e funcional para monitorar o tempo de trabalho. Um destes sistemas é o software de RH da Factorial, que se mostra muito simples de usar e fácil de configurar.
Com este tipo de sistema, é possível:
- Monitorar as horas trabalhadas em tempo real
- Completar as informações online, seja no computador ou através do app.
- Extrair relatórios com todos os horários e dias de trabalho de cada funcionário
- Definir turnos de trabalho e notificar os funcionários automaticamente
- Aviso de horas extras
- Assinatura digital do documento
É basicamente uma versão muito mais precisa e versátil de uma folha de ponto. E o melhor? Tudo isso é armazenado com segurança na nuvem. Por fim, é possível testar a ferramenta por 14 dias e ver, na prática, se funciona para a sua empresa.
👉Horário de Trabalho: Motivos para usar um software para o registro de ponto
Tipos de Folha de ponto
A seguir, resumimos quais os tipos de folha de ponto que podem ser usados. Reveja cada opção e avalie a que faz mais sentido para a sua equipe. Por fim, selecione uma das ferramentas apresentadas anteriormente para colocá-la em prática.
1) Manual
A folha de ponto manual é o tipo é o mais tradicional e como o próprio nome já diz, feita manualmente por um supervisor. Aqui, a marcação de ponto é feita uma por uma e tudo fica registrado no mesmo livro de pontos.
Contudo, apesar de ser muito conhecido e popular entre empresas de pequeno porte, pode ser um método muito arriscado. Por ser feito em um papel, este documento fica mais vulnerável a ser perdida, danificada ou falsificada.
Se você utiliza o Excel como um sistema folha de presença, precisará informar seu e-mail para se comunicar com cada colaborador. Dependendo do tamanho da empresa, este processo também pode ser longo e complexo.
2) Mecânico
Já a folha de ponto mecânica é mais comum entre o setor industrial. Este método consiste em instalar um relógio de ponto cartográfico na entrada do trabalho.
Portanto, é através da precisão do relógio que a marcação de ponto ocorre. É uma folha de ponto mais segura e exata que a anterior. No entanto, por precisar ser presencial, não pode ser adotada por colaboradores que estão em home office.
3) Controle de ponto digital
Enfim, a folha de ponto digital veio para facilitar a vida dos profissionais de Recursos Humanos e gestores no geral. Isso porque nos dois modelos anteriores, uma vez que chega o final do mês, os dados devem ser coletados, organizados e revisados por mais de um supervisor. Ou seja, uma tarefa que demanda tempo e pessoas.
Hoje, esses processos podem ser facilmente otimizados com a substituição por um relógio de ponto digital integrado e simples de acompanhar. Nesse modelo digital, cada saída e entrada de um colaborador.
Entre os benefícios de investir numa plataforma na nuvem que guarde os dados de toda a empresa de maneira automatizada estão:
- Reunir os dados no mesmo lugar
- Ter maior autonomia
- Segurança de dados
- Compartilhar e conferir informações com facilidade
- Flexibilidade na gestao de horarios
- Personalização para as necessidades da sua empresa
- Criar relatórios precisos
Como monitorar a jornada de trabalho dos colaboradores?
Como vimos, o controle das horas de trabalho e a folha de ponto dos colaboradores numa empresa são ações que contabilizam as horas em que estes trabalharam e como foram distribuídas ao longo do dia.
Esta contabilidade inclui as horas entre a entrada e a saída e intervalos feitos ao longo do dia. Em muitas empresas, o controle de ponto ainda é feito com papel e caneta. (Mas esperamos que na sua empresa isso já tenha se desenvolvido)
Existem muitas maneiras de realizar o controle de presença e das horas trabalhadas de um funcionário. Desde o uso de um modelo em Excel, até softwares avançados de gestão de RH.
A sua menor preocupação deveria ser como fazer o controle de ponto. Agora, dispositivos ou sistemas de controle de ponto automático já estão disponíveis para qualquer empresa.
Por isso, é importante que o RH, junto à liderança, avalie os seguintes pontos:
- As equipes sabem como preencher uma planilha de controle de ponto?
- Quanto tempo é gasto nessa tarefa?
- Que recursos são utilizados para bater o ponto?
- Os funcionários preenchem as informações corretamente?
- Há registro de erros, horas extras ou problemas no método utilizado atualmente?
- Quais são as opções disponíveis?
A partir destas respostas, é preciso avaliar se o método utilizado está ou não funcionando.
Se quer inovar e apresentar uma nova solução para os funcionários, pode começar hoje mesmo. A Factorial oferece um período de teste para que a empresa veja como pode otimizar os processos na prática.
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