O orçamento de RH é um documento estratégico para o sucesso de todas as empresas. Confira a seguir como fazer este planejamento do zero e baixe um modelo de orçamento de RH com uma planilha de custos em Excel integrada.
Além de ser crucial para a saúde financeira de uma empresa, o orçamento de Recursos Humanos é essencial para guiar os investimentos e projetos principais do setor de RH. Dessa forma, os profissionais da área e a liderança conseguem ter uma visão completa do que será feito ao longo do ano.
O planejamento deste documento deve considerar os objetivos do negócio e as necessidades relacionadas à gestão de pessoas. Por isso, planejar um orçamento completo pode ser um desafio. Confira a seguir dicas práticas para criar o orçamento de RH e faça o download de um template pronto para uso.
Índice
- O que é orçamento de RH?
- Importância do orçamento de Recursos Humanos
- Como criar um orçamento de RH: 8 etapas essenciais
- O que incluir em um orçamento de RH?
- Software de RH: Recursos para elaborar um orçamento de RH
- ✅ Sistema de Controle de despesas de RH: Teste mai de 30 recursos na prática
O que é um orçamento de RH?
Mais do que planejar custos, um orçamento de RH é um documento essencial que sustenta o crescimento das equipes e das empresas. Assim, um orçamento para a área de recursos humanos é fundametnal para planejar os gastos, despesas e investimentos do ano seguinte.
O objetivo de um orçamento de RH é ajudar a equipe responsável pelo RH da empresa a entender com que recursos pode contar para o ano seguinte e em que projetos eles serão alocados. Com a definição de um orçamento, a equipe conseguirá tomar melhores decisões e organizar as prioridades da área.
Este processo também ajuda a detectar se existem custos que precisarão ser cortados ou se há espaço para investir em novas ferramentas, contratações ou oferecer novos benefícios.
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Importância do orçamento de Recursos Humanos
Muitas empresas ainda não entendem a importância de criar um orçamento de RH. O que acontece grande parte das vezes é que os custos desta área acabam entrando no planejamento financeiro geral da empresa, o que pode trazer diversos problemas no futuro.
Como já percebemos, um orçamento de RH é um documento fundamental para qualquer empresa. O planejamento do orçamento é a base de uma gestão competente, visível sobretudo nos seus momento de maiores dificuldades.
Além disso, ele leva em conta todas as questões relativas à legislação trabalhista e as necessidades pontuais detectadas sobre a gestão de pessoas. Dessa forma, este processo traz um olhar mais focado na otimização da produtividade, melhoria nos processos e, quando possível, na redução de custos.
No que concerne à gestão de custos, esta tende a ser a tarefa mais difícil e temida. No entanto, é muito necessária. A redução de custos pode impactar na redução do número de contratações, no fim do contrato com alguns fornecedores e até na demissão de colaboradores não produtivos.
No entanto, esta tarefa irá ajudar a entender se os recursos financeiros estão sendo alocados da melhor forma possível. E esta é uma das grandes vantagens do orçamento focado no RH.
⬇️ Modelo de Orçamento de RH: Checklist + Planilha de custos
Planejar com precisão um orçamento de RH requer uma compreensão completa de todos os custos do setor e acesso a diversos dados e informações. Para isso, é essencial que os responsáveis por esta tarefa dediquem tempo suficiente para o planejamento do orçamento de RH.
Para ajudar neste processo, criamos um Modelo de Orçamento de RH pronto para uso. Nele, você irá encontrar:
- Passo a passo para criação de Orçamento de RH
- Checklist com as principais etapas do processo
- Planilha de custos com cálculo do orçamento por trimestre
- Ferramentas de apoio
👇 Baixe o modelo de Orçamento de RH aqui 👇
Personalize as informações de acordo com o seu plano anual de RH e compartilhe o documento com a sua equipe. Dessa forma, garantimos que todos estejam na mesma página.
Como criar um orçamento de RH: 8 etapas essenciais
Uma planilha de orçamento de RH sem dúvidas ajuda muito na hora de criar o documento. No entanto, existem diversos processos e pontos que devem ser considerados nesta jornada.
Ainda antes de saber todas as etapas importantes que o RH deve considerar, é preciso levar em conta que a equipe de recursos humanos não deve trabalhar sozinha neste orçamento. Este tipo de documento deverá ser feito com o apoio de outras equipes e do setor financeiro da empresa. Além disso, contar com a liderança é essencial.
Confira a seguir as 8 etapas fundamentais para criar um orçamento de RH do zero:
1. Definição de um objetivo de negócio
A primeira etapa é crucial e ditará o rumo do seu orçamento. Reuna a sua equipe de recursos humanos e a administração da empresa para entender quais os objetivos e projetos da empresa no ano seguinte.
Recolher informações sobre a estratégia macro da organização ajuda a entender onde é possível investir ou reduzir custos em cada departamento. O RH acompanha o crescimento de uma empresa, e por isso ter pleno conhecimento do que estará nos planos dos gestores é mais do que necessário.
Por exemplo, se o objetivo de negócio for triplicar a carteira de clientes no ano seguinte, possivelmente será necessário fazer novas contratações, e isso têm de ser contabilizado no orçamento de RH.
Com a definição de cada objetivo geral, é hora de entender como cada um deles impacta nos processos de RH. Pense em todos os custos associados e como cada ponto comentado irá repercurtir nas responsabilidades do setor.
No exemplo dado anteriormente, este objetivo terá repercussões não só nas novas contratações, mas também em como os processos de recrutamento e seleção ou onboarding podem ser mais eficientes.
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2. Análise de despesas anteriores e atuais da equipe
Depois de ter o seu objetivo bem definido, é hora de analisar o que já foi feito. Veja aonde foi alocado mais investimento financeiro nos períodos anteriores. Além disso, preencher uma lista com todas as despesas, gastos e investimentos anteriores e atuais da sua equipe de recursos humanos também pode ajudar.
Para isso, não se esqueça de identificar os seguintes gastos, por exemplo:
- Salários
- Benefícios
- Treinamentos
- Ferramentas de software utilizadas
- Encargos legais
- Fornecedores
- Eventos e atividades internas
- Entre outros!
3. Orçamento do ano anterior: o que foi planejado e o que foi realizado?
Quando investigamos os investimentos e despesas anuais, é fundamental olhar o orçamento de RH do ano anterior. Nesse momento, detecte o que foi planeado e que foi realmente realizado. Além disso, verificar as necessidades extras que surgiram ao longo do ano também pode trazer insights importantes para o novo orçamento.
A partir desta análise, sua equipe irá entender melhor o que precisa incluir no documento e considerar imprevistos. O orçamento de RH do ano anterior será uma ótima base para começar a construir o planejamento financeiro seguinte.
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4. Planejamento de despesas e investimentos
Depois de passar pelas etapas anteriores, já é possível ter um panorama geral da área de recursos humanos da empresa. Chega, então, o momento de planejar todas as despesas e investimentos no próximo ano.
Aqui, consideramos as novas contratações, a aquisição de um novo programa ou software de gestão, treinamentos, eventos, promoções internas, e muitas outras variáveis. Novamente, é preciso considerar o objetivo de recursos humanos e quais as ações que este departamento enfrentará durante o ano.
5. Preparação do orçamento de RH com base em dados
Como já mencionamos, analisar o orçamento de RH do ano anterior poderá ser uma ótima base para entender o que aconteceu, e como melhor prever melhor os imprevistos para o ano seguinte.
Para isso, não se esqueça de reunir dados reais que comprovem as decisões e passos que a sua equipe terá que considerar para alcançar determinado objetivo. Usar os dados mais recentes para tomar decisões é meio caminho andado para eliminar erros e gastos desnecessários.
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6. Planejamento dos melhores e piores cenários
Se há algo que os anos de 2020 e 2021 nos ensinaram foi que todas as empresas precisam estar preparadas para enfrentar situações difíceis e inesperadas. É o que chamamos de gestão de crise.
Para isso, é necessário detectar quais foram os imprevistos do ano anterior. Dessa forma, parte do orçamento deverá ser destinada para estes acontecimentos. Assim, é recomendado que se tenha um plano que preveja o melhor e o pior cenário para a empresa.
Por exemplo: a taxa de turnover da sua empresa no ano passado foi de 5%. No entanto, e se esta taxa aumentar e se fixar nos 15% no ano seguinte? Os gastos com o recrutamento serão maiores, uma vez que você precisará contratar novas pessoas.
7. Expectativas realistas
Todas as empresas têm vários projetos “na gaveta”, que por falta de orçamento nunca saem do papel. No entanto, é preciso manter as expectativas realistas. Isto é, saber onde investir e onde não investir, tendo em conta as prioridades e necessidades da sua empresa.
Por exemplo, você procura melhorar os processos internos da equipe, com a aquisição de um software de gestão de processos de recursos humanos? Quais os motivos? E possíveis retornos? Se esse for um dos objetivos, você deverá colocá-lo no orçamento de RH.
Lembre-se de colocar e avaliar o retorno de investimento esperado, para no ano seguinte conseguir analisar os resultados de cada investimento realizado. Para isso, prepare um orçamento de RH claro, utilizando números e previsões prováveis de acontecerem.
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8. Aprovação
Por fim, a última etapa da construção de um orçamento de RH, antes da sua implementação, é revê-lo e aprová-lo junto do corpo de gestão e administrativo. Prepare esta apresentação com base nos objetivos estratégicos da empresa e nas metas corporativas.
O que incluir em um orçamento de RH?
Para criar um orçamento de RH, é preciso saber claramente o que incluir nele. Esta não é uma tarefa fácil, já que existem muitos custos fixos e variáveis que devem ser considerados. Alguns exemplos sao as horas extras, comissões, benefícios, ou até promoções dentro das equipes.
Assim, quando chega o momento de traçarmos um orçamento de RH, é importante que nada fique para trás ou que não menosprezemos alguns itens fundamentais em um orçamento. Mesmo em pequenas empresas, não se podem subestimar os custos relacionados com, por exemplo, recrutamento, seleção, contratação e T&D. É sempre importante que qualquer organização esteja bem preparada financeiramente.
Veja a seguir os principais componentes que devem integrar um orçamento de RH:
Recrutamento & Talent Acquisition
Planejar novas contratações faz parte do trabalho do RH. No entanto, é importante considerar que isso vai desde o anúncio da vaga ao processo de onboarding de um candidato. Por isso, buscar tendências neste processo e avaliar o employer branding da empresa é o primeiro passo para atrair os melhores talentos.
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Treinamento e desenvolvimento
O plano de treinamento e desenvolvimento, ou T&D, de uma empresa deve incluir cursos e certificações que realmente ajude no crescimento profissional dos colaboradores. Além disso, contar com sistemas de aprendizado completos e ter um guia de gestão do conhecimento pode ajudar muito na hora de formar novos colaboradores.
Upskilling do RH
A equipe de RH não pode se esquecer da própria equipe de RH. Por isso, se quiserem ter um real impacto na organização, precisam se certificar que todas as pessoas do time têm as ferramentas ou softwares de RH adequados para trabalhar. Além disso, não deixe de lado os treinamentos e cursos voltados para este setor.
Compensações e benefícios
Considere a variedade de benefícios corporativos disponíveis no mercado. No entanto, consulte seus colaboradores sobre aquilo que realmente importa para eles. Alguns exemplos para incluir no orçamento de rh são: plano de saúde, seguro de vida, plano de previdência, horários flexíveis, bônus de performance, planos de desconto em restaurantes, academias, e muito mais!
Gestão de talentos e relação com os colaboradores
Um bom plano de benefícios é apenas o início. Além disso, as empresas deverão contabilizar no seu orçamento de RH ações para incentivo e reconhecimento dos colaboradores através, por exemplo, de atividades de team building ou coaching.
Diversidade, inclusão e equidade
Nunca foi tão importante as empresas começarem a ser mais inclusivas. Por isso, é fundamental considerar e implementar medidas nesse sentido, como programas de liderança feminina, treinamentos sobre contratação baseada na diversidade, etc.
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Segurança e bem-estar dos colaboradores
Oferecer um local de trabalho seguro e focado no bem-estar dos colaboradores é uma obrigação legal que das empresas. Para isso, é importante que o orçamento de RH inclua ações que prevejam custos relacionados com auditorias e segurança do trabalho por exemplo.
Tecnologia de RH
Sabemos que muitas empresas ainda têm medo de investir em novos softwares de gestão de recursos humanos. Especialmente em ambientes empresariais com pessoas avessas à mudança. Afinal, o conservadorismo de algumas empresas ainda impedem que elas avancem na digitalização.
No entanto, a tecnologia em RH está aqui para nos ajudar, e não substituir nossas tarefas. No momento de desenhar e planejar o seu orçamento de RH para o próximo ano, pense na melhoria dos processos, na sua eficiência e produtividade dos colaboradores. E priorize investimentos necessários!
Gestão de RH
Por último, mas não menos importante, lembre de contabilizar no seu orçamento de RH os custos relacionados com a gestão de um departamento de RH. Seja para uma pequena, média ou grande equipe ou empresa, é importante que todas as pessoas se sintam apoiadas e reconhecidas pelos seus empregadores.
Software de RH: Recursos para elaborar um orçamento de RH
A criação de um Orçamento de RH é tradicionalmente um processo demorado, caracterizado pela sua exigência de análise, previsão e definição de metas e objetivos. Por isso, recolher informações e dados é uma tarefa imperativa para suportar cada análise e investimento.
Além disso, a recolha e análise de dados não deverá ser feita apenas no momento em que precisamos dos dados. Mas, sim, uma tarefa que deverá ser feita ao longo do tempo. A consulta e gestão regular de dados é fundamental, pois suportam a tomada das melhores decisões.
Para isso, trabalhar com um software de recursos humanos é fundamental. Além de grande parte destas plataformas darem acesso a relatórios personalizados e adequados às informações que precisa para criar um orçamento de RH, são uma ótima solução para gerir o seu dia a dia. As suas tarefas enquanto profissional de RH, e dar também autonomia aos seus colaboradores.
Um destes softwares de RH é a Factorial. Com a sua funcionalidade de Gestão de Despesas, é possível acessar todas as informações de gastos que os seus colaboradores têm na empresa. Desta forma, reduz a papelada e centraliza e digitaliza todas as informações.
Veja em 1 minuto como funciona e teste todos os recursos na prática aqui, sem compromisso:
