O eSocial está diretamente ligado a processos burocráticos dentro de uma empresa e, portanto, deve ser de conhecimento de toda a organização, mas em especial dos setores de RH e Departamento Pessoal. Confira a seguir um manual completo sobre o assunto!
Basicamente, o eSocial pode ser descrito como um novo sistema de registro criado pelo governo, e que tem como principal objetivo facilitar o dia a dia de empresas em relação ao envio de informações relativas a seus trabalhadores.
Na prática, portanto, trata-se de uma plataforma que unifica a comunicação entre as empresas e o Governo Federal. Nesse sentido, o sistema faz o envio de informações como pagamento de INSS, FGTS e auxílio-doença, além de dados trabalhistas, fiscais e previdenciários diversos.
No texto a seguir, você confere mais sobre o que é o eSocial e como esse sistema funciona, além de entender com mais profundidade a importância de o setor de RH da sua empresa estar por dentro deste assunto.
Então, boa leitura!
Índice
- Conheça a história do eSocial
- Como funciona o eSocial na prática?
- O que são os eventos do eSocial?
- Cronograma do eSocial: sistema de fases e grupos
- eSocial Simplificado: do que se trata?
- Setor de RH e Departamento Social: como utilizar o Portal eSocial?
- Como se adaptar às exigências do eSocial em 2023
Conheça a história do eSocial
Em um primeiro momento, cabe explicar com mais detalhes do que se trata e como funciona o portal eSocial, além de sua trajetória e transformações desde sua criação até atualmente. Como explicamos, o sistema foi elaborado pelo Governo Federal, ainda em 2007, por meio do decreto 6.022. Na prática, foi ele que criou o Sistema Público de Escrituração Digital, abreviado de SPED. Sua principal função é informatizar a relação entre a Receita Federal e os seus contribuintes.
Dois anos depois, em 2009, o governo decide criar um projeto piloto para estender o SPED também à área trabalhista, e em 2012 o SPED Fiscal enfim passa a se chamar eSocial. Dez anos depois da criação do projeto, em 2017, divulga-se o Manual de Orientação do eSocial, a fim de orientar o empregador a respeito do cumprimento de suas obrigações com o governo e a Receita, estabelecendo regras de preenchimento, validação e consistência, assim como tabelas e instruções gerais para envio dos eventos que compõem o eSocial.
Ao longo deste texto, você vai conferir um resumo deste manual, com todas as informações necessárias para donos de empresas, gestores e profissionais de RH entenderem, de fato, para que serve o eSocial.
Como funciona o eSocial na prática?
O principal objetivo do eSocial é, como mencionamos, facilitar a gestão e o envio de informações relativas aos trabalhadores para o Governo Federal. Tudo isso de forma padronizada e simplificada, a fim de reduzir não apenas custos, mas também o tempo necessário para o envio desses dados.
Vale dizer que, dentro do eSocial, é possível executar um total de 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, tudo no mesmo lugar. Antes disso, era necessária a entrega de formulários individuais para cada declaração feita pela empresa.
Com isso, todas as informações coletadas e enviadas pela empresa compõem um grande banco de dados único, administrado pelo governo, e que contém dados de aproximadamente 8 milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de contabilidade (segundo dados do Governo Federal).
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Acontece que nem todas as empresas sabem como funciona ou mesmo para que serve o eSocial. Basicamente, como todo o processo acontece de forma totalmente digital e também periódica, tudo o que a empresa precisa fazer é enviar os dados necessários ao Governo Federal a partir do portal eSocial Empresas. Mas como fazer isso?
Sistema foi criado para facilitar, e não complicar
É importante deixar claro desde o princípio que a criação do eSocial não configura uma nova obrigação tributária acessória para a empresa. E sim uma nova forma de cumprir obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias que já existem há muito tempo.
Em outras palavras: o eSocial chega para facilitar a vida de empregadores, gestores e profissionais de RH, e não para complicá-la. Assim, na prática, o eSocial é apenas a geração digital de informações e questões trabalhistas, incluindo folhas de pagamentos, informações fiscais e tributárias, pagamento de INSS e FGTS, entre outras questões.
Tudo isso a partir da padronização de rubricas, de layout e de registros, substituindo assim, de forma progressiva, obrigações acessórias da empresa. O que o eSocial faz, portanto, é apenas estabelecer as regras para que essas informações sejam enviadas, seja na utilização de mão de obra trabalhista com ou sem vínculo empregatício, incluindo a produção rural.
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Confira, a partir de agora, o passo a passo para cumprir esse processo corretamente.
O que são os eventos do eSocial?
Você deve ter reparado o uso da palavra “eventos” para se referir às informações enviadas a partir do portal eSocial. De forma geral, os eventos são formatos utilizados para o envio desses dados no sistema, que apresentam layouts e regras pré definidos.
Um evento, nesse sentido, é qualquer fato ligado à vida de um trabalhador, seja de forma jurídica ou trabalhista, e é comumente classificado em 4 tipos principais:
- eventos iniciais;
- eventos de tabelas;
- periódicos;
- não periódicos.
Os órgãos responsáveis por esses eventos formam o Comitê Gestor do eSocial, composto pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, pela Caixa Econômica Federal, pelo INSS e pelo Ministério do Trabalho. Assim, a fim de tornar mais simples a questão do eSocial, a ideia do Comitê foi classificar os eventos a serem enviados em diferentes grupos. Vale dizer que cada evento possui prazos de envios diferentes, e portanto é muito importante estar ciente dessa divisão.
A seguir, você confere os principais tipos de eventos que fazem parte do sistema eSocial em 2023.
Eventos iniciais
Eventos iniciais identificam o empregador ou contribuinte. Isso inclui informações básicas do empregador e do vínculo trabalhista. Atualmente, existe apenas um evento inicial previsto no eSocial, conhecido como cadastramento inicial.
- S-1000: Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público.
Eventos de tabelas
Podemos dizer que os eventos de tabelas estão relacionados tanto com os eventos não periódicos quanto com os eventos periódicos. Isso porque, neste caso, são enviados dados gerais relacionados ao ambiente de trabalho, incluindo horários, turnos, funções trabalhistas, entre outros.
Os eventos de tabelas incluem:
- S-1005: Tabela de estabelecimentos, obras ou unidades de órgãos públicos;
- S-1010: Tabela de Rubricas;
- S-1020: Tabela de Lotações Tributárias;
- S-1070: Tabela de Processos Administrativos/Judiciais.
Eventos não periódicos
Eventos não periódicos, como o seu nome sugere, são aqueles que não possuem uma data determinada para acontecer. Podemos incluir nesta lista contratações e demissões, afastamento de trabalhadores e até mesmo alterações salariais. Em outras palavras, são dados referentes a questões fiscais, trabalhistas ou previdenciárias.
Hoje, os eventos não periódicos do eSocial são:
- S-2190: Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar;
- S-2200: Admissão/Ingresso de Trabalhador;
- S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador;
- S-2206: Alteração de Contrato de Trabalho;
- S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador;
- S-2230: Afastamento Temporário;
- S-2231: Cessão/Exercício em outro Órgão;
- S-2240: Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco;
- S-2298: Reintegração;
- S-2299: Desligamento;
- S-2300: Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (início);
- S-2306: Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário – alteração contratual;
- S-2399: Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (término);
- S-2400: Cadastro de Benefícios Previdenciários;
- S-2405: Alteração de Dados Cadastrais do Beneficiário – Entes Públicos;
- S-2410: Cadastro de Benefícios Ente Público;
- S-2416: Alteração do Cadastro de Benefícios – Entes Públicos
- S-2418: Reativação de Benefícios;
- S-2420: Cadastro de Benefícios – Entes Públicos – Término;
- S-3000: Exclusão de eventos;
- S-8299: Baixa Judicial do Vínculo (*utilização exclusiva do Poder Judiciário Trabalhista).
Eventos periódicos
Os eventos periódicos, ao contrário, são aqueles que se referem às questões que ocorrem com frequência ou regularmente dentro da organização. Podemos citar, neste caso, informações relacionadas à folha de pagamento, por exemplo.
Em 2023, o eSocial inclui nesta lista:
- S-1200: Remuneração do trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social;
- S-1202: Remuneração de servidor vinculado ao Regime Próprio de Previdência Social;
- S-1207: Benefícios previdenciários RPPS;
- S-1210: Pagamentos de Rendimentos do Trabalho;
- S-1260: Comercialização da Produção Rural Pessoa Física;
- S-1270: Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários;
- S-1280: Informações Complementares aos Eventos Periódicos;
- S-1298: Reabertura dos Eventos Periódicos;
- S-1299: Fechamento dos Eventos Periódicos.
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Cronograma do eSocial: sistema de fases e grupos
Além da divisão por eventos, é necessário que o setor de RH e os gestores da empresa estejam atentos aos grupos e fases do eSocial.
A ideia é dividir o envio de informações por grupos e fases, a fim de garantir ao projeto um melhor desempenho e, claro, não sobrecarregar o sistema. Assim, a primeira fase teve início ainda em 2018, e a última delas ocorre durante o mês de janeiro de 2023.
Grupos do eSocial
- Formado por grandes empresas, com faturamento superior a R$ 78 milhões no ano de 2016;
- Demais empresas, ou seja, com faturamento inferior a R$ 78 milhões e que não sejam optantes pelo Simples Nacional
- Empregadores optantes pelo Simples Nacional e Pessoa Física (exceto doméstico), além de Produtores Rurais PF.
- Órgãos públicos e organizações internacionais.
Feita essa divisão por grupos, o eSocial dividiu o envio das informações também por fases, iniciando em 2018 e finalizando o cronograma agora, em 2023.
Fases do eSocial
- Envio de informações relacionadas a Eventos de Tabela;
- Eventos não periódicos;
- Eventos Periódicos;
- Envio de eventos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho.
Cronograma completo do eSocial
Fonte: Governo Federal
eSocial Simplificado: do que se trata?
Desde que foi lançado, o programa eSocial passou por diversas mudanças, que resultaram na criação do chamado eSocial Simplificado. Basicamente, a ideia do governo foi excluir alguns eventos e campos de envio de informações, além de flexibilizar diferentes regras de validação.
Uma das mudanças, por exemplo, foi transformar inconsistências que em geral resultavam na recusa do evento em simples advertências ao usuário.
O eSocial Simplificado foi lançado em 2020 mas implementado oficialmente em julho de 2021, consolidando de vez o programa do governo em um novo formato. Como explicamos, a partir desse novo sistema é possível contar com regras mais flexíveis, bem como a redução do número de eventos.
Características principais do eSocial Simplificado
- Diminuição do número de campos do layout;
- Flexibilização das regras de impedimento para o recebimento de informações;
- Facilitação na prestação de informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias;
- Simplificação na forma de declaração de remunerações e pagamentos;
- Suporte para substituições ainda pendentes.
Na prática, essa simplificação reduziu em 30% o número de campos dos layouts, além de simplificar eventos importantes, e determinar a exclusão total de outros 12 eventos.
Setor de RH e Departamento Social: como utilizar o Portal eSocial?
Por fim, para os gestores de empresa, CEOs e profissionais de Recursos Humanos que precisarem acessar o sistema do eSocial, tudo isso ocorre através de um portal, o chamado Portal eSocial. É por lá onde a empresa poderá encontrar todas as informações mais importantes em relação ao sistema.
Para se cadastrar ou fazer login no portal eSocial, é preciso ter em mãos:
- documentos de identificação da empresa;
- qualificação fiscal;
- qualificações administrativas referente à atividade e ao ambiente do trabalho;
- documentos que identifiquem a pessoa e a atividade (CNPJ, CPF, NIS, PIS/PASEP, Declaração de Imposto de Renda, Contrato Social etc.).
Com isso, o próximo passo é fazer o cadastro da organização no sistema eSocial e providenciar o Certificado Digital. Saiba mais sobre isso no site do Governo Federal.
Uma alternativa para os profissionais de RH e Departamento Pessoal é acessar o Manual de Orientação do eSocial, uma ferramenta que permite que você e sua empresa possam tirar todas as dúvidas a respeito das mudanças frequentes nas regras e eventos do eSocial, sempre seguindo as versões atualizadas de cada ano.
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Como se adaptar às exigências do eSocial em 2023
Ficou claro até aqui que o eSocial é um sistema criado para facilitar o processo de envio de informações das empresas, mas que ele também possui regras e cronogramas a serem cumpridos. Nesse sentido, é necessário que a empresa possua uma gestão de dados eficiente, a fim de facilitar os processos de inserção das informações e ter sempre na ponta da língua todas as obrigações e eventos que devem ser preenchidos na plataforma.
Entre essas obrigações, podemos citar folha de pagamento, livro de registro de empregados, comunicados de acidente de trabalho, Carteira de Trabalho e Previdência Social, envio da Relação Anual de Informações Sociais (Rais), dados relacionados à Previdência Social, e muito mais.
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O ideal é que a empresa encontre formas de sistematizar essas informações, de preferência de forma centralizada, para que possa cumprir todas as exigências do eSocial sem problemas, adaptando-se ao que é solicitado ano após ano.
Uma destas opções é o software da Factorial, que possui funcionalidades que podem ser testadas por 14 dias na prática, auxiliando a empresa e o setor de RH como um todo na gestão de informações relevantes para o seu negócio.
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