Em um mundo cada vez mais digital, com acesso a tudo que é tipo de informação, um termo de confidencialidade e sigilo para funcionários se tornou indispensável. Neste artigo, você vai aprender o que é e para que serve um termo de confidencialidade, além de ter acesso a um modelo gratuito. Acompanhe!
Um termo de confidencialidade é um instrumento valioso, que resguarda as informações de uma empresa e torna os colaboradores mais conscientes das suas ações. Ele garante a segurança e a privacidade de dados e fatos.
Obviamente o acesso às informações é essencial para realizar o trabalho em uma empresa. Entretanto, quem possui esse acesso também possui a responsabilidade de manter essas informações dentro da instituição a qual pertencem.
É imprescindível, portanto, a existência de um termo de confidencialidade e sigilo para funcionários, englobando o que está previsto na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Mas calma! Estamos aqui para te ajudar no processo de criação desse termo, para que ele seja feito da melhor forma possível. Confira tudo a seguir!
Índice
- O que é termo de confidencialidade?
- 📥 [Download] Modelo gratuito de termo de confidencialidade
- Para que serve um termo de confidencialidade?
- Como fazer um termo de confidencialidade?
- 6 benefícios de um termo de confidencialidade
- Termo de confidencialidade: exceções
- Termos e contratos: recursos digitais
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O que é um termo de confidencialidade
Ao perguntar a alguém o que é um termo de confidencialidade e sigilo para funcionários, você pode se deparar com outra pergunta: o que é NDA? Isso porque essa é a sigla do instrumento em inglês, que abrevia “non-disclosure agreement”. Podemos definir um termo de confidencialidade (NDA) como:
“Um contrato legal entre duas partes ou mais, que descreva os materiais, conhecimentos ou informações confidenciais que as partes desejam compartilhar umas com as outras, mas restringindo o acesso de terceiros.”
Antes, os termos de confidencialidade eram comuns somente entre empresas, ou só para trabalhos que envolviam acordos de exclusividade e autorização de imagem. Hoje em dia, contudo, esse instrumento já é uma prática utilizada em todos os tipos de empresas, entre elas, clientes e/ou fornecedores.
📥 [Download] Modelo gratuito de termo de confidencialidade
Para que você possa começar o quanto antes a cuidar da privacidade e a proteger os dados da sua empresa, preparamos um modelo gratuito para criar um termo de confidencialidade LGPD. Para fazer download, basta clicar abaixo:
Um termo de confidencialidade deve abranger o que está contido na LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Aprovada em agosto de 2018 e em vigor desde agosto de 2020, essa lei já é uma realidade e deve ser respeitada tanto por pessoas físicas como jurídicas. Conforme ela, os dados devem ser recolhidos e tratados somente com o consentimento de seu titular.
Esse regulamento tem, portanto, a missão de unificar as regras relativas ao tratamento de dados pessoais de clientes, usuários, e igualmente de funcionários de empresas públicas e privadas. O objetivo da lei é aumentar a fiscalização contra abusos na utilização de dados.
É por isso que “termo de confidencialidade LGPD” são palavras normalmente encontradas juntas. O termo deve abraçar os objetivos da legislação. Dessa forma, nem sempre é fácil escrever um termo de confidencialidade e sigilo para funcionários do zero, justamente por isso temos este modelo!
Para que serve um termo de confidencialidade?
Os termos de confidencialidade têm muitos objetivos, dependendo de cada situação. Normalmente, eles são solicitados quando a relação entre uma empresa e um colaborador começa. Muito além de apenas um acordo inicial de vínculo laboral, contudo, um termo de confidencialidade é parte integrante das tarefas diárias de colaboradores que lidam com dados sensíveis.
Quando a empresa contratante faz uso de informações recolhidas através de um software, a fim de melhorar as operações do dia a dia, um termo de confidencialidade também é indispensável. Como exemplo, podemos citar o cadastro de dados biométricos e de reconhecimento facial, que servem para bater o ponto.
Em termos jurídicos, esse termo já está previsto e regulamentado há muito tempo. O propósito é evitar a fuga de informações cruciais, que poderiam prejudicar a empresa, além de estabelecer a confiança entre as duas partes. Essas informações podem ser:
- receitas secretas;
- fórmulas próprias;
- processos de fabricação;
- listas de vendas;
- contatos de clientes;
- números de contabilidade que não são públicos;
- quaisquer elementos específicos que diferenciem uma empresa de outra.
Todo indivíduo que tem acesso às informações de outra pessoa precisa estar ciente de que estes dados têm um valor perante à lei e que estão protegidos. Eles não podem ser vendidos, vazados ou serem armazenados sem o consentimento da pessoa detentora destes dados.
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Quais são os tipos?
Existem diferentes formas de estabelecer um termo de confidencialidade e sigilo para funcionários. Vejamos a seguir!
- Para os colaboradores: é especialmente sobre este tipo que falamos neste artigo. Isso porque os atuais e antigos colaboradores são responsáveis pela maioria das violações de confidencialidade. Os funcionários têm o dever implícito de não utilizar segredos comerciais de uma forma que prejudique a sua organização. O termo é o documento que torna essa obrigação explícita.
- Unilateral: este tipo é feito quando apenas uma empresa partilha informação. A outra parte apenas concorda em mantê-la confidencial.
- Bilateral ou mútuo: ao contrário do caso anterior, aqui ambas as partes partilham informações confidenciais entre si e querem ter a certeza de que nenhuma delas divulgará a terceiros.
Como fazer um termo de confidencialidade?
Não existe uma fórmula específica para a criação de acordos de confidencialidade, mas, em geral, esse tipo de contrato possui a mesma estrutura e conteúdo. A diferença está no que cada gestor de RH deve fazer antes de os redigir.
Primeiro, é preciso avaliar se realmente é necessário estabelecer um termo de confidencialidade. Se a resposta for sim, partirmos para a criação do documento. Algumas perguntas interessantes a se fazer são:
- Que dados da empresa poderiam ser violados se divulgados?
- Qual é a probabilidade de um vazamento de informações?
- Qual é o volume de dados sensíveis geridos a cada dia/semana/mês/ano?
- Quantas e quais pessoas têm acesso à informação sensível?
- Existem fornecedores ou clientes que também têm acesso a essas informações?
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O que deve conter?
Assim como em outros tipos de documentos legais, o conteúdo de um termo de confidencialidade e sigilo para funcionários também varia dependendo do caso. No entanto, existem certos aspectos que ele deve conter, tais como:
- Definição da informação confidencial: antes de mais nada, é preciso definir o que é considerado confidencial. Para isso, deve ser fornecida uma lista, incluindo os dados que devem ser protegidos. Como exemplo, podemos citar informação financeira, materiais e/ou software, processos inovadores ou códigos de programação.
- Propósito da divulgação: cada termo deve conter uma seção que explique porque a informação confidencial é comunicada à outra parte. Deve ser descrito, de forma clara, o objetivo do acordo, detalhando as informações que serão protegidas e o porquê.
- Partes envolvidas: é preciso deixar claro quem está assinando o contrato. No caso de acordos unilaterais, a pessoa com informação confidencial é o divulgador e a pessoa que recebe a informação, o destinatário.
- Obrigações da parte que recebe a informação: o termo também deve contar o que o destinatário pode e o que não pode fazer com os dados.
- Período de tempo: não podemos esquecer de especificar o tempo que dura o acordo. Entre 4 e 5 anos, ao término de um projeto, enquanto o funcionário estiver ligado à empresa, etc. Dados mais sensíveis, devem ser protegidos por tempo indeterminado, e isso também precisa estar explícito no acordo.
Outras cláusulas que um termo de confidencialidade pode conter:
- quem paga as taxas legais;
- como são resolvidas as disputas;
- que lei é aplicável em caso de violação do acordo;
- se o acordo também vincula herdeiros;
- etc.
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6 benefícios de um termo de confidencialidade
- assegurar que os funcionários (ou ex-funcionários) da empresa não partilhem informações sensíveis;
- proteger a integridade jurídica e operacional das organizações, impedindo, assim, que as pessoas se aproveitem de qualquer
- informação secreta da empresa;
- deixar claras as consequências em caso de violação de contrato;
- preservar relações comerciais importantes, especialmente onde existe um fluxo constante de informação privada:
- proporcionar uma sensação de segurança mútua entre as partes envolvidas;
- facilitar a gestão de documentos, uma vez que tornam obrigatório distinguir quais informações precisam ser confidenciais.
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Termo de confidencialidade: exceções
Apesar de um acordo de confidencialidade proteger a propriedade intelectual e conhecimento de uma empresa, existem exceções. Elas englobam determinados aspectos ou situações que seriam injustas ou extremamente difíceis para a outra parte manter em sigilo. As exceções mais comuns são:
- Informações já conhecidas pelo destinatário;
- Dados que já são de conhecimento público;
- Informações que foram desenvolvidas individualmente ou de forma independente pelo destinatário, sem qualquer referência das
- informações confidenciais da parte divulgadora;
- Dados que foram divulgados ao destinatário por outra parte que não tem qualquer dever de confidencialidade com a parte divulgadora.
Termos e contratos: recursos digitais
Sabemos o quão importante é haver uma comunicação transparente e que chegue a todas as pessoas da empresa. Além disso, a gestão de documentos é fundamental para que dados pessoais ou solicitações não se percam entre tantos outros documentos e emails trocados entre as equipes das empresas.
Os termos de confidencialidade podem ser enviados aos colaboradores a qualquer momento, independentemente do tempo de trabalho na empresa. O mais comum, contudo, é que estes acordos sejam realizados na assinatura de um novo contrato. No entanto, dependendo do ritmo de crescimento de uma empresa, pode surgir a necessidade de uma atualização do termo.
Para isso, é essencial que as empresas tenham ferramentas que permitam uma comunicação mais eficaz entre todas as pessoas, além de uma forma mais eficiente de gerir os documentos de cada colaborador. Com o software de RH da Factorial é possível:
- publicar comunicados que chegam a todas as pessoas da empresa;
- centralizar a gestão de documentos;
- solicitar a assinatura digital de um ou mais colaboradores para um mesmo documento;
- enviar automaticamente lembretes e tarefas pendentes para o e-mail dos colaboradores;
- e muito mais!
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