Sistema Interno de Informação e Defesa do Informante

Fatos reportáveis:

O Canal de Denúncias deve ser entendido como um instrumento que permite a comunicação de comportamentos que possam configurar não conformidade ou irregularidades que possam ir contra os interesses da União Europeia ou constituir um ato ilícito ou uma violação da regulamentação aplicável.

Direitos do denunciante:

O denunciante terá os seguintes direitos garantidos:

• Direito ao anonimato: O denunciante que enviar uma denúncia por meio do Canal de Denúncias poderá manter o anonimato em relação à sua identidade, garantindo o mesmo durante o processo. É facultativo ao denunciante incluir dados que permitam sua identificação por meio do formulário de denúncia habilitado.
• Direito à confidencialidade: Tanto o conteúdo da denúncia quanto a identidade do denunciante serão confidenciais, e não podem ser revelados sem o seu consentimento expresso a ninguém que não seja o pessoal competente para receber e processar as denúncias, com as exceções estabelecidas pela legislação da União Europeia ou por regulamentos estatais no contexto de investigações realizadas por autoridades ou no decurso de processos judiciais.
• Proibição de retaliação: O denunciante estará protegido contra represálias, mesmo que a investigação realizada verifique que não houve violação dos interesses da União ou da regulamentação aplicável, desde que não tenham agido de má-fé.
• Direito de escolha: O denunciante pode escolher o canal mais adequado para a denúncia, podendo utilizar canais de denúncia internos ou externos (autoridades competentes).
• Direito de receber informações: O denunciante tem o direito de ser informado sobre o status de sua denúncia, bem como os resultados das investigações.
• Direito a informações limitadas: O denunciante não será obrigado a fornecer dados que não sejam estritamente necessários para processar a denúncia e, posteriormente, os dados que não são estritamente necessários para a investigação não podem ser solicitados ou retidos. As informações fornecidas não podem ser utilizadas para outros fins que não o inquérito. No caso de os dados serem transmitidos a terceiros para investigar a denúncia (por exemplo, um escritório de advocacia ou auditor externo), tanto o denunciante quanto a parte denunciada devem ser informados previamente. No entanto, esse consentimento não será necessário quando a transferência for autorizada por lei. Os dados pessoais tratados como resultado da apresentação de uma denúncia através do Canal de Denúncias FNMT-RCM serão tratados em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados, Regulamento (UE) 2016/679, e a Lei Orgânica n.º 3/2018, de 5 de dezembro, sobre a Proteção de Dados Pessoais e a garantia dos direitos digitais, e demais normas conexas em vigor.
• Direito de exercer os direitos de proteção de dados: O denunciante terá o direito de exercer os direitos conferidos pela legislação de proteção de dados pessoais.
• Direito de receber uma resposta dentro de um prazo razoável: O denunciante receberá um aviso de recebimento de sua denúncia dentro de um prazo máximo de sete dias a partir de seu envio, exceto quando o denunciante solicitar expressamente o contrário ou quando o órgão responsável pela investigação considerar que tal reconhecimento pode comprometer a proteção do seu identificador. O prazo para o processamento de dados e investigação não pode exceder três meses, de acordo com a regulamentação vigente.
• Direito à eliminação dos dados: Decorridos três meses a contar da introdução dos dados, estes devem ser eliminados do sistema de comunicação, exceto quando o objetivo for preservar provas do funcionamento do modelo do Sistema de Compliance ou quando dele derivarem processos judiciais ou investigações por parte das autoridades competentes.

Imposição de medidas disciplinares:

Se for devidamente comprovado durante a investigação que os fatos investigados são verdadeiros e estão ligados a condutas irregulares ou ilícitas, o denunciante pode estar sujeito a sanções de acordo com a legislação trabalhista e outras obrigações civis e comerciais que o membro do quadro de funcionários da empresa, pessoal da empresa ou pessoa ligada a ele pode ter contratado.

Os fatos podem igualmente ser postos à disposição das autoridades competentes se constituírem uma infração.

Caso o denunciante seja um terceiro com o qual não se mantenha vínculo de trabalho (fornecedor, agente comercial, candidato, etc.), as sanções aplicáveis se limitarão à esfera comercial, sem prejuízo da comunicação dos fatos às autoridades competentes.

Comunicação de denúncias falsas ou de má-fé:

O Canal de Denúncias deve ser utilizado de forma responsável e adequada. A comunicação de fatos falsos, com atitude maliciosa e moralmente desonesta, constitui quebra de boa-fé que deve presidir às relações de trabalho ou na esfera comercial.

Se, após a análise adequada, for possível concluir que os fatos relatados são manifestamente falsos e que o relatório foi apresentado com uma atitude maliciosa e de má-fé: (i) o relatório será arquivado, documentando os motivos que levaram ao arquivamento do processo, encerrando os trabalhos de investigação; (ii) a referida circunstância será transferida ao Diretor de RH para que, em coordenação com o Comitê de Compliance, proponham medidas disciplinares de acordo com o Acordo Coletivo vigente; e (iii) a sanção proposta será comunicada por escrito ao Comitê de Gestão ou, se for o caso, ao Conselho de Administração, que decidirá sobre a ação disciplinar a ser aplicada ao denunciante mal-intencionado.

Procedimento de Investigação do Canal de Denúncias:

O procedimento interno para a gestão de relatórios consistirá nas seguintes fases:

Fase inicial:

Caso o denunciante opte por utilizar o Canal de Denúncias interno, ele terá que preencher o formulário de denúncia que está disponível.

O relatório deve ser individual. Caso várias pessoas tenham conhecimento do mesmo fato ou circunstância que deve ser comunicada, cada uma delas deve fazê-lo individualmente por meio do Canal de Denúncias.

Os conteúdos exigidos no formulário de comunicação são os seguintes:

• Email
• Identificação da parte denunciada (a menos que a denúncia seja feita anonimamente)
• Descrição dos fatos através de campo livre
• Antes de formalizar a denúncia, a comunicação deve ser confirmada por meio da inserção de um texto de verificação por meio de um código CAPTCHA, a fim de evitar qualquer cadastro falso dentro do canal de denúncia.

É importante que o denunciante forneça detalhes suficientes sobre os fatos, comportamentos ou atividades suspeitas, para que o Comitê de Compliance ou o Compliance Officer possa realizar uma análise preliminar do conteúdo, permitindo inclusive o envio de arquivos anexados ou documentos relacionados aos fatos relatados.

A empresa deve acusar o recebimento do relatório ao denunciante no prazo máximo de 7 dias. A empresa pode solicitar ao denunciante que forneça informações adicionais, se necessário. Por exemplo:

• Localização do escritório onde ocorrem os fatos
• Descrição da irregularidade/seção do procedimento sobre a qual se pretende clarificar ou interpretar
• Hora em que ocorre
• Categorizar se é pontual ou recorrente
• Identificação da(s) pessoa(s) responsável(is)
• Identificação do denunciante
• Detalhar como a irregularidade foi descoberta
• Documentação anexada ao relatório (provas ou indicações)
• Observações pertinentes
• Provas ou indícios: ****No caso de um relatório, as circunstâncias do mesmo devem ser detalhadas e as provas ou indícios que o sustentam devem ser anexadas, juntamente com a identificação de outras possíveis testemunhas ou trabalhadores que possam ter tido conhecimento dos fatos.

Se decorrerem 30 dias sem obter resposta ao pedido, considerar-se-á que o denunciante renunciou à sua intenção de apresentar uma denúncia, exceto nos casos categorizados como críticos.

Fase instrutiva:

Início do procedimento de investigação:

• Atribuição de um nível de risco a cada relatório, que pode ser: BAIXO, MÉDIO, ALTO ou CRÍTICO
• Registro da data do relatório e agendamento do prazo para resolução
• Desenvolvimento da investigação e recolha de provas ou indícios
• Elaboração de relatório/registro ou das ações investigativas realizadas pelo instrutor

O prazo para resolução não excederá 3 meses a partir do aviso de recebimento ou, se nenhum aviso de recebimento foi enviado ao denunciante, três meses a partir do término do prazo de sete dias após a elaboração do relatório.

Excepcionalmente, o prazo pode ser prorrogado para 6 meses quando necessário devido a circunstâncias específicas do caso, em particular a natureza e complexidade do objeto do relatório, o que pode justificar uma longa investigação.

Fase de resolução:

A empresa emitirá uma Resolução que inclui uma exposição documentada e objetiva dos fatos, seguida de uma exposição detalhada do resultado das ações investigativas realizadas.

A resolução deve ser comunicada ao denunciante e ao denunciado.

São propostos três tipos de Soluções:

• Verificação dos fatos relatados: Proposição de medidas corretivas
• Inexistência de apuração dos fatos narrados: Encerramento do processo
• Neste caso, o denunciante receberá informações claras e facilmente acessíveis sobre os procedimentos de comunicação de informações externas às autoridades competentes, em conformidade com o artigo 10.º da Diretiva Denunciantes e, se aplicável, às instituições, órgãos ou agências da União.
• Encaminhamento da investigação para outra instância: Por se tratar de crime ou porque outra instituição ou empresa é responsável por resolver a questão relatada: para isso, pode ser necessário solicitar os dados pessoais do denunciante, caso ele tenha denunciado anonimamente, ou obter sua permissão para poder revelar sua identidade à autoridade.