Como já dissemos em um de nossos artigos, registar o horário de trabalho dos funcionários é algo essencial para uma empresa. Bem como a distribuição das horas de trabalho ao longo do semana, os turnos da equipe e a gestão do banco de horas.
Como você verá, a melhor opção no mercado é o software de registro de ponto online. Diversas possibilidades para marcar o horário de ponto sem precisar mais ficar preenchendo planilhas. Mas antes disso, vamos um passo a cada vez.
O controle do horário de trabalho pode ter um efeito de rejeição (especialmente para trabalhadores), mas é extremamente benéfico para melhorar a produtividade da empresa. Além disso, este é crucial para que o trabalhador possa ter uma contagem real de horas das horas que trabalha. Assim pode negociar com o empregador as suas horas extras e salário.
Por parte da empresa, o controle do horário de trabalho tem muitas vantagens econômicas. Como evitar o pagamento de horas extras ou identificar a necessidade de contratação de mais pessoas para a equipe.
Neste artigo explicamos todas as vantagens de registrar o horário de trabalho na sua empresa. Além disso, mostramos como um software de relógio de ponto online pode ajudá-lo neste processo. Quer saber mais? Continue a ler este artigo.
✅ Conheça uma tecnologia para fazer o controle de ponto dos seus colaboradores
Índice
Um software de relógio de ponto e controle de frequência
Tradicionalmente, o controle do horário de trabalho de todos os funcionários de uma empresa envolvia um acúmulo de documentos e arquivos. O que resultava em processos lentos e cansativos que, atualmente, não são totalmente necessários.
O software de registro de ponto digital é uma das muitas ferramentas que substituem os antigos cartões de ponto. Bem como outras soluções como as largas planilhas de excel e as folhas de ponto impressas.
Sim, um software para gestão de horários não é a única solução disponível para registar o horário de trabalho numa empresa. Mas é a que oferece maior flexibilidade, além de obter aceitação dos trabalhadores. Afinal, é transparente quanto ao seu funcionamento e não é tão rígido com as medidas de controle dos funcionários.
Esse tipo de software de Recursos Humanos oferece muitas possibilidades quando se trata de visualizar o horário de trabalho dos colaboradores. A maioria se adapta à flexibilidade das empresas e aos novos modelos de trabalho. Como, por exemplo, o teletrabalho ou as jornadas de trabalho flexíveis. Assim, um funcionário pode registar o início e o final da sua jornada de trabalho sem precisar estar fisicamente no escritório.
Além disso, estas aplicações também ajudam a controlar contratos de meio período, especialmente nas empresas com alta rotatividade de pessoal. Ou também pode ajudar a calcular as horas trabalhadas de colaboradores e seu devido faturamento.
Benefícios do uso de um software para gestão de horários
Além de ser totalmente compatível com os requisitos da ACT, ter um software para registro de ponto online proporciona muitas outras vantagens.
Para começar, é possível registrar o dia útil inteiro dos seus funcionários. E criar os modelos que deseja incluir nos horários de entrada e saída para as diferentes equipes. Graças à rapidez deste tipo de gestão será possível simplificar as tarefas de Recursos Humanos. Além de obter mais flexibilidade de cronograma, já que não é necessário revisar uma a uma as folhas de ponto.
Uma ferramenta como a Factorial permite uma gestão rápida de qualquer incidente, como um atraso. Esta também nos permite saber quais trabalhadores que estão disponíveis, quais estão no escritório e durante quantas horas trabalham. Tudo será automatizado, e o empregador terá acesso direto e imediato a todos os dados que o software registra ao longo das horas, dias, meses e anos.
Características essenciais de um software de relógio de ponto
Quer conhecer mais detalhes do que reúne um software de registro de ponto online? Entenda como a ferramenta funciona e que vai além de registrar entradas e saídas de jornadas. Também pode ser capaz de gerar relatórios sobre a empresa, recrutar candidatos, automatizar folhas de pagamento e muito mais!
Fácil instalação e configuração intuitiva
Como os softwares de recursos humanos são projetados para empresários de todos os tipos, a sua operação dele deve ser intuitiva. Isto significa que a sua interface é simples e é fácil localizar cada um dos recursos e ferramentas. Assim, tanto os gestores como os demais funcionários podem utilizar a plataforma e aproveitá-la ao máximo.
Monitoramento rápido de agendas
Este tipo de programa possui uma funcionalidade para visualizar todos os eventos e calendários da sua empresa. Assim, é possível consultar numa única página quem está presente na empresa e os horários da equipe. Além de verificar dados como feriados e aniversários no mesmo lugar.
Descarregue folhas de ponto e relatórios
Esse tipo de programa facilita a criação de folhas de ponto, documentos e relatórios para download. A criação desses relatórios é uma das características mais importantes em qualquer ferramenta para controlar o horário de trabalho.
Monitorar e planejar ausências e férias
Além de acompanhar todas as agendas dos funcionários é necessário ter uma ferramenta em que os pedidos dos dias de folgas e ausências estejam no mesmo lugar.
Com o programa de recursos humano da Factorial, os colaboradores podem pedir facilmente ausências dos mais variados tipos. Quanto aos gestores, estes só precisam aprovar ou rejeitar os pedidos com um clique.
Assim, calcular os dias ou horas de férias que o funcionário deve à empresa (ou vice-versa) será muito mais fácil. Se trabalha em uma empresa pequena ou média, esta ferramenta funcionará para si. Se trabalha em uma empresa grande, uma solução inteligente de controle de frequência será ainda mais importante. Já que vai ajudá-lo a economizar muito tempo e poupá-lo das montanhas de papel e das dores de cabeça.
Opção para aprovar folhas de ponto e ausências
Isto o ajuda a ter transparência ao gerir o horário de trabalho dos colaboradores. Assim, é possível revisar, aprovar e/ou bloquear as folhas de ponto e qualquer tipo de solicitação de ausência.
Além disso, com a Factorial é possível atribuir permissões diferentes para os gestores de todos os níveis. Com isso, o trabalho de gestão das ausência e das folhas de ponto não se concentra unicamente na equipa de recursos humanos.
Cumprir com a Portaria 671
A regularização dos Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto provocada pela Portaria/MTP n.º 671/21 também determina quais documentos devem ser apresentados pela empresa em caso de fiscalização.
- Espelho Ponto;
- Comprovante de Registro de Ponto;
- Arquivo Fonte de Dados (AFD);
- Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ).
Um software completo, como do Factorial, facilita esse processo e garante que sua empresa estará preparada para qualquer situação.
Gestão das folhas de pagamento
Um software completo de recursos humanos deve fazer muito mais do que ajudá-lo a gerir o horário de trabalho dos seus funcionários. Com uma plataforma integrada, é possível adicionar as folhas de pagamento dos funcionários e atribuí-los aos diferentes usuários.
Para os gestores de RH este processo deve ser fácil e eles só deveriam fazer o upload de um arquivo com todos os holerites na plataforma. Por outro lado, cada vez que o documento de um funcionário estiver no software para gestão de horários, ele receberá um e-mail com uma notificação automática para baixar o mesmo.
Gestão documental
Além dos holerites, existem outros documentos importantes para a gestão de recursos humanos. Entre eles estão os contratos, renovações e licenças médicas. Para que tenha uma visão 360 dos seus recursos humanos e esteja de acordo com a lei, é importante ter todos estes documentos armazenados com segurança. Para isso, um software de recursos humanos pode ser um grande aliado. Ainda mais se ele está hospedado na nuvem!
Registro de entrada e saída por geolocalização
Ter funcionários que realizam suas tarefas remotamente não é incompatível com este tipo de solução. Com um software para registro do ponto da equipe, é possível gerir todos os funcionários da empresa remotamente. Assim, saberá quem está em qual escritório ou quem está a trabalhar de casa.
Aplicativo de relógio de ponto para dispositivos móveis
Se um colaborador não consegue acessar o programa pelo computador, não há problema. Um bom sistema de recursos humanos deve disponibilizar também um aplicação móvel. Se já utiliza a aplicação da Factorial para iOS ou Android, pode registrar o seu horário de trabalho no celular, de onde quer que esteja. Além disso, também pode ver tudo o que acontece na empresa na palma da sua mão. O calendário da equipe, as suas ausências, eventos e feriados…está tudo ao alcance de alguns cliques.
Registrar o ponto online com um código QR
Uma outra facilidade que colocamos à disposição dos nossos usuários é o relógio de ponto através de um código QR. Este pode ser exibido num ecrã no escritório e ativado por meio do smartphone de cada funcionário. Este recurso, além de moderno, é mais seguro do que outros tipos de soluções para completar a folha de ponto. Como os relógios de ponto manuais e inclusive os ativados pela digital dos trabalhadores. Por quê? Além da questão da saúde (para evitar o contacto com a superfície), o nosso programa gera códigos QR únicos que só podem ser usados uma vez e que são atualizados constantemente.
Capacidade de agendar lembretes e notificações
Algumas dessas soluções também oferecem ao empregador a possibilidade de definir lembretes para as equipes. Estes podem ser programados para aparecer diariamente, semanalmente ou mensalmente. Junto com essa excelente ferramenta, geralmente é possível criar sistemas de recompensa, uma maneira de motivar os colaborador e impedir que o controle do horário de trabalho tenha um efeito negativo!
Já sabe o que um bom software de recursos humanos deve oferecer e como ter controle das horas trabalhadas pelos seus funcionários? Então, agora é hora de encontrar a solução que melhor atende as necessidades do seu negócio!
