Controlar as despesas de uma empresa pode não ser a parte mais empolgante de administrar ou gerenciar um negócio, mas ter um método eficiente faz uma grande diferença quando se trata de cuidar dessa tarefa. Usar documentos em papel, reunir os recibos e levar a calculadora para qualquer lugar não é nada útil. O que te custa economicamente para fazer um controle manual de despesas administrativas vai consumir uma boa parte do orçamento da sua empresa.
Não acredita em nós? Vamos decompor todos os custos derivados de fazer essa gestão manualmente. Como você pode organizar melhor as despesas administrativas da sua empresa, manter um controle mais eficiente e contribuir com o meio ambiente?
Índice
- Custos com gestão de despesas
- Margens de erro
- A eficiência também custa dinheiro
- Como controlar as despesas de uma empresa com uma planilha Excel
- 👉 Que tal baixar um modelo de planilha de despesas administrativas?
- Como controlar as despesas administrativas de uma empresa com um programa especializado
- Diferenças entre um Excel e um software de controle de despesas
- ✅ Teste gratuito do software de controle de despesas administrativas da Factorial
A maneira como você organizou as despesas da empresa até hoje pode fazer todo o sentido do mundo para você, mas de acordo com a HBR, os erros que você pode evitar ao não fazer isso são os que custam às empresas bilhões de horas, não só pelos erros, mas também pelas horas perdidas na dedicação do tempo que isso acarreta. E esses custos podem aumentar rapidamente.
A boa notícia é que, usando uma ferramenta como o Excel, você pode melhorá-lo. Obviamente, o Excel não é um sistema totalmente automático. Não é um software que fará todo o trabalho para você usando dados que os próprios funcionários podem inserir na plataforma e economizando horas de trabalho. No entanto, é um bom começo e pode ser suficiente para sua empresa por enquanto.
Pense nisso; quanto menos tempo você dedicar a essas tarefas manuais e repetitivas, mais tempo terá para se concentrar em outras coisas que são mais importantes e que podem contribuir para o bom desempenho da empresa (principalmente se estamos falando sobre a produtividade do departamento de Recursos Humanos).
Custos de gestão no controle de despesas administrativas da empresa
Rastrear despesas administrativas manualmente requer muita supervisão. Os funcionários terão que entregar as passagens, faturas e outros, ou anotá-los em algum lugar e os gestores terão que arquivá-los, revisá-los, fazer verificações, adições e subtrações. Essas informações serão encaminhadas para a área de contabilidade, passando primeiramente pela área de Recursos Humanos.
Aqui estão os custos mais comuns associados à gestão e de controle de despesas:
Distribuição e coleta de informações
Realizar tarefas antiquadas significa que os gerentes precisam criar formulários para os funcionários preencherem, ou até mesmo ter uma política que diz que quando um funcionário gasta recursos da empresa, ele deve entregar o tíquete dessa despesa para os Recursos humanos. Este departamento também é responsável por fornecer aos colaboradores os documentos necessários para a realização deste processo.
E muitas vezes acontece que os próprios gestores acabam indo atrás dos funcionários, lembrando-os de preencher os formulários ou entregar todas as notas fiscais que a empresa tem que pagar. E quem tem prazo disso é a própria empresa! Resumindo, tudo isso é perda de tempo para quem tem pelo menos um cargo gerencial (e perder tempo significa mais dinheiro para a empresa).
Formulários ou relatórios completos
Pode não parecer, mas preencher relatórios não é tão fácil quanto você pensa. Os colaboradores podem cometer erros (e esses erros podem custar muito dinheiro à empresa, afinal estamos falando de algo que afeta a situação financeira da empresa).
Formulários de processo e/ou relatórios
Uma vez que os gestores recebam os formulários ou relatórios, eles terão que decifrar a caligrafia dos colaboradores, o sistema que escolheram para cobrar todas as despesas, fazer as perguntas que surjam dos referidos formulários e relatórios, preencher papéis, etc.
Como você pode ver, o processo tem várias fases e, se uma não funcionar como deveria, o resultado pode ser um gerente arrancando os cabelos tentando fazer com que todas essas informações sejam bem processadas antes de pagar os impostos e fechar o ano. Isso não é agradável para ninguém, e alguém tem que fazer isso … a menos que a empresa mude para algo mais automatizado.
Margens de erro
Fazer esses tipos de relatórios manualmente não só leva mais tempo, mas também é mais impreciso. Erros nessas tarefas podem gerar sérios problemas para as empresas, que podem até se transformar em problemas jurídicos!
Esses custos devem ser um fator a ser considerado ao decidir realizar esse processo manualmente ou de forma automatizada. A automação do controle de despesas administrativas pode ajudar a proteger sua empresa e a ter um acompanhamento sem problemas se algo der errado.
Erro humano
Somos todos humanos! Os colaboradores podem acidentalmente colocar mais ou menos dinheiro nas despesas administrativas que desejam registrar ou podem não se lembrar de tudo. Por outro lado, os gestores precisam estar muito atentos se esse rastreamento de despesas da empresa ou dos colaboradores for manual, para detectar esses tipos de erros.
Problemas e conflitos jurídicos
As empresas que não têm despesas administrativas rigidamente controladas podem se deparar com diversos problemas jurídicos. Se os erros levarem a mal-entendidos ou falsas expectativas para os funcionários, as coisas podem ter um resultado muito ruim. Para evitar isso, você deve encontrar um sistema que seja claro para ambas as partes. Se for assim, você nunca mais precisará chamar seu advogado e tudo estará em ordem para possíveis vistorias de trabalho!
Orçamento irrealista
Quando as empresas têm informações precisas e verdadeiras, elas podem planejar melhor o futuro e se preparar para ele. Assim é possível prever o orçamento para as próximas viagens de negócios, por exemplo. Além disso, sabendo exatamente que parte será destinada às despesas dos funcionários, você pode organizar melhor o orçamento e que parte dele é dedicada a cada projeto.
Se não for esse o caso, pode haver uma falta de controle orçamentário que vai pregar uma peça nas empresas no final do ano.
A eficiência também custa dinheiro
Aqui falamos sobre custos estratégicos. O rastreamento manual das despesas administrativas pode custar muito ao seu negócio em termos de oportunidades perdidas. Um software para esse tipo de tarefa fornece aos gestores informações importantes sobre a empresa, que podem ser utilizadas para melhorias.
Oportunidades estratégicas perdidas
Com uma solução digital de controle de despesas administrativas, os gerentes poderão extrair relatórios personalizados . Eles podem comparar despesas, de acordo com os meses, semanas e até anos e filtrar ainda mais por tipo de despesa ou funcionário. Isso torna a compreensão da dinâmica de gastos muito mais fácil e quantificável. A empresa pode identificar o que precisa para reduzir as despesas facilmente!
Cultura da empresa
Acompanhar o controle de despesas administrativas com uma planilha Excel pode ser a solução que você procura, embora o mais confortável para você e seus colaboradores seja inserir os dados em um programa de controle de despesas administrativas da empresa. Eles poderiam fazer isso no computador e no dispositivo móvel.
Isso pode incentivá-los a realizar essa tarefa diretamente e sem que ninguém precise ir atrás deles. Além disso, proporciona maior transparência e faz com que sintam que a empresa e o seu gestor confiam neles!
Como controlar as despesas de uma empresa com uma planilha Excel
Você deseja criar sua planilha Excel para começar a gerenciar o controle de despesas administrativas imediatamente? É muito simples e explicaremos como fazê-lo em 3 etapas:
1. Crie a planilha “Controle de despesas”
Crie uma planilha no programa Excel e divida as caixas de cálculo em meses e despesas. Use 12 colunas para colocar os meses (você também pode colocar cada mês em uma guia ou folha separada).
Ao lado, relacione a categoria de despesas: alimentação, transporte, etc.
2. Acompanhe as despesas e receitas
Aqui você deve anotar todas as despesas do mês.
Insira os valores dos recebimentos, por menores que sejam, pois será mais fácil ser exato. Pense que pequenas despesas se somam e podem gerar um valor significativo.
3. Verifique as despesas administrativas da sua empresa
Na última linha da tabela deve-se adicionar uma fórmula com a função “soma”, que dará o resultado total de tudo o que foi gasto naquele mês.
A fórmula é = SOMA (), e entre parênteses estará o intervalo de linhas e colunas que você deseja adicionar. Você também pode clicar em Inserir> Função> SOMA.
Depois de alguns meses já cadastrados dessa forma, você pode criar metas de gastos e analisar os resultados. Por exemplo, em quais meses do ano geralmente há mais e em que você deve alocar um orçamento maior.
Que tal baixar um modelo de planilha de despesas administrativas?
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Como controlar as despesas administrativas de uma empresa com um programa especializado
Por que usar modelos do Excel quando você poderia se concentrar em gerenciar suas equipes e funcionários?
O software de gestão e controle de despesas da Factorial desenvolveu uma ferramenta para resolver esses problemas. Em que áreas de Recursos Humanos pode ajudá-lo?
- Os funcionários podem carregar automaticamente suas despesas administrativas e recebimentos para a plataforma, e classificá-los de acordo com as categorias que a empresa criou.
- Os gestores podem revisar esses relatórios, e sua gestão consistirá apenas em aceitar ou rejeitar as despesas.
- Serão criados relatórios que podem ajudar a empresa a tomar melhores decisões de orçamento.
Na Factorial combinamos gestão de turnos, controle de frequência e gestão de despesas em uma ferramenta multifuncional. Além disso, nosso software permite que você faça tudo o que precisa ser feito a partir de um departamento de Recursos Humanos; desde a gestão de férias até o acompanhamento do desempenho dos colaboradores, passando pelo envio de documentos online com assinatura eletrônica. Não parece o momento perfeito para digitalizar e automatizar seu negócio?
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Diferenças entre um Excel e um software de controle de despesas
Quais as vantagens de um programa especializado para controle de despesas administrativas? O que uma planilha do Excel tem não tem que esse tipo de solução tem?
1. Metas reais de longo prazo
Uma planilha do Excel será insuficiente quando se trata de definir metas de longo prazo. Não será tão fácil para você acessar relatórios e estudos de sua situação financeira, com os quais poderá ver o que acontece por um olho mágico.
Dessa forma, não será tão fácil você economizar no final do ano, e a otimização do processo será mais lenta.
2. Acesso imediato às informações
O programa utiliza dados que podem ser sempre revisados e estão acessíveis na plataforma, desde que sejam inseridos de forma fácil e prática.
Você pode ver esses relatórios e dados de seu próprio telefone!
3. Maior redução de custos
Por mais que a planilha do Excel o ajude, haverá coisas que continuarão a ser feitas manualmente. Isso significa que seus gerentes ainda terão que gastar horas desnecessárias revisando esses dados .
Com um software, um gerente vai dedicar muito menos tempo a esta tarefa, e isso significa que ele poderá usar essas horas em coisas que têm como objetivo gerar lucro para a empresa.
4. Melhor tomada de decisão
Quanto mais dados e melhor o sistema de armazenamento, melhor você pode ver o que essas informações significam.
Além disso, com um programa que automatiza esses processos, a obtenção de relatórios será muito mais fácil, pois permitirá filtrar por categoria, funcionário, meses, etc.
Não tem certeza se esse tipo de solução é para você? Então, faça um teste! A Factorial oferece um período GRATUITO para você usar o software. Clique na imagem abaixo!
