Instrumento essencial na gestão de pessoas, o holerite é o documento que indica qual são os proventos e descontos do salário do trabalhador. Para o RH, é a ferramenta de controle dos pagamentos dos funcionários, assim como parte importante das finanças da empresa. Para agilizar esse processo surgiu o holerite online, o que corresponde à versão da folha de pagamento tradicional digitalizada.
Além disso, muitas vezes o holerite online também é apontado nas buscas pela internet como o documento de pagamentos dos servidores públicos. Há alguns anos, os colaboradores públicos já tem essa possibilidade e é uma facilidade para o governo oferecer esse tipo de serviço. Afinal, sabemos que são muitos os servidores que buscam seus contracheques online por estado e municípios.
Mas, se você busca é um modelo de holerite online, também encontra aqui! Faça o download da folha de pagamento online para adaptar aos seus funcionários e entenda como funciona esse comprovante obrigatório.
Índice
- O que diz a CLT sobre o holerite?
- 📥 [Download grátis] Modelo de holerite
- Para que é usado o holerite?
- Holerite online: como pegar?
- Como fazer holerite online?
- Como o RH pode oferece um holerite online?
- ✅ Conte com a Factorial para a gestão da Folha de Pagamento da sua empresa: teste na prática!
O que diz a CLT sobre o holerite?
O holerite recebe diferentes nomes pelo Brasil. São sinônimos de holerite o contracheque e a folha de pagamento. Ele é um documento obrigatório determinado pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) por meio do artigo 463 que diz o seguinte:
Art. 463 – A prestação, em espécie, do salário será paga em moeda corrente do País.Parágrafo único – O pagamento do salário realizado com inobservância deste artigo considera-se como não feito.
Isso significa que a cada pagamento que é feito ao trabalhador, a empresa é obrigada a gerar um contracheque. Assim, é uma forma também dos trabalhadores acompanharem seus pagamentos.
A legislação também determina que o salário deve ser acompanhado de um recibo com os dados da empresa, do colaborador e assinado pelas duas partes. Mas, se o pagamento é feito via depósito bancário, por exemplo, não é necessário a assinatura. Entretanto, a empresa continua sendo obrigada a fornecer o holerite.
📥 [Download grátis] Modelo de Holerite
Para a equipe de Recursos Humanos que precisa fornecer um holerite para seus funcionários e precisa de um modelo fácil de editar, deixamos desde já o link para baixar.
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Para que é usado o holerite?
Além de ser o documento que indica como a empresa fez para calcular o salário líquido do funcionário, com o salário base, gratificações, descontos e entre outros, ele também é exigido em situações fora do trabalho. No momento de abertura de uma conta bancária, a instituição financeira pode exigir a apresentação da folha de pagamento. Da mesma forma, o documento também é exigido ao pedir um visto de longa duração para algum país fora do Brasil. Ou seja, existem diversas situações em que o documento é essencial.
E no caso da empresa? Bom, a folha de pagamento além de ser obrigatória, como já dizemos, também é uma forma de gerar confiança com os colaboradores. Pois, com o holerite a empresa e em específico, a área administrativa da gestão de pessoas, indica quais foram os valores base para fazer o cálculo e fornece toda a informação para seus colaboradores.
Ademais, a folha de pagamento de cada funcionário entra nas despesas financeiras da companhia. Dessa forma, o contador pode compreender melhor quais são os gastos da empresa e organizar cada comprovante de pagamento para possíveis checagens dos órgãos responsáveis, como a Receita Federal.
Holerite online: como pegar?
Em geral, essa pergunta é feita pelo próprios trabalhadores da empresa. Mas, cabe ao RH disponibilizar o holerite online. Para isso, a empresa contrata um software de RH ou qualquer outro serviço especializado, capaz de fornecer o documento para os trabalhadores. Em seguida, a empresa indica para seus colaboradores, uma vez que esse processo está montado e funcionando, qual é o site ou programa de Recursos Humanos onde os colaboradores podem baixar, imprimir ou salvar suas folhas de pagamento.
Em muitos casos, o próprio RH pode até fazer um treinamento geral para ensinar o passo a passo desse procedimento. Ou então, gravar esse treinamento online e disponibilizar para todos os funcionários.
Feito tudo isto, as vantagens tanto para empresa quanto para trabalhadores são muitas. Agiliza o processo de entrega de holerite via online, tem controle na nuvem de todos os documentos – o que traz mais segurança -, permite ao colaborador tem acessa ao próprio holerite online quando quiser, traz economia de recursos e moderniza a empresa.
Como fazer holerite online?
Essa é outra dúvida comum. Mas, não se engane, os mesmo dados que constam em um holerite tradicional devem estar presente no holerite online. Porque o holerite online tem o mesmo peso oficial que um modelo tradicional. Sendo assim, é papel do RH saber como fazer o holerite online. Entre as informações que devem ser levados em conta antes de montar o holerite, estão:
- Tipo do contrato;
- Situação pessoal do funcionário (casado, com filhos ou não, etc);
- Convenção coletiva de trabalho;
- Se o funcionário está de licença;
- Horário de trabalho.
Após ter essas informações, o RH deve saber que outros dados devem ser preenchidos e presentes no holerite online. Eles são:
- Dados da empresa;
- Dados do trabalhador;
- Período da liquidação (qual período de trabalho está sendo pago);
- Salário base;
- Suplementos salariais;
- Horas extras;
- 13º salário;
- Salário-família;
- INSS;
- Imposto de Renda;
- Vale-transporte;
- Vale-refeição;
- Remuneração flexível;
- FGTS;
Esses são os itens mais comuns presente na folha de pagamento. No entanto, podem surgir outras informações necessárias de acordo com a situação do trabalhador. Por isso, se faz importante que o sistema de RH escolhido pela empresa atenda essa flexibilidade.
Como o RH pode oferecer um holerite online?
Como já apontamos, a melhor alternativa para investir no holerite online é contar com um software de recursos humanos. Em geral, a ferramenta oferece espaços automatizados de preenchimento dos dados da empresa e trabalhador, assim como dados podem ser editados caso seja necessário fazer adições ou subtrações de valores. Mas, por que dizemos que esse é um sistema automatizado? Pois, o sistema envia notificações sobre o envio do holerite online para os funcionários, sem que o RH necessite fazer esse aviso, nem enviar um por um um. O programa já se encarrega de enviar na data determinada os contracheques.
Essa e outras funções o software da Factorial oferece para os profissionais de RH! Todos os dados de pagamento são mantidos em segurança e podem ser acessados pelos funcionários autorizados a qualquer momento.
É possível, por exemplo, acessar esses dados via computador ou aplicativo. Além disso, é possível estabelecer quando essas folhas de pagamento são enviadas aos respectivos e-mails dos funcionários, automatizar esse processo, e adicionar em cada pasta de funcionários esses contracheques, para visualização tanto do empregado quanto do empregador dessas informações.
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