Se você já comprou pela internet, deve ter percebido que todo produto chega acompanhado de um papel com informações como endereço, nome do produto e nome do vendedor, entre outras. Você pode até ter pensado que essa era a nota fiscal da mercadoria, mas, na verdade, esse papel é o DANFE.

A confusão entre Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e DANFE é comum, tanto entre consumidores quanto entre gestores empresariais. Mas, apesar das similaridades, esses dois documentos têm funções diferentes e um não substitui o outro.

Por isso, para cumprir todos os requisitos legais e evitar multas, é preciso entender bem o que é o DANFE. Além de saber para que ele serve e como emitir.

Elaboramos este conteúdo para esclarecer as suas principais dúvidas sobre o assunto e apresentar tudo o que você precisa saber sobre o DANFE. Confira!

Índice

O que é o DANFE?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE) é uma representação impressa e simplificada da nota fiscal eletrônica, que comprova a existência da NF-e e deixa as informações acessíveis fora do mundo virtual. Ele é um documento obrigatório no transporte de mercadorias, visto que o veículo não pode levar a carga sem ele.

Isso porque no DANFE consta uma chave numérica que permite o acesso à nota fiscal, além de outras informações sobre o produto, o que deixa a conferência dos dados mais fácil e rápida.

Se acontecer de o veículo de transporte ser parado em um posto de fiscalização e o motorista não apresentar o DANFE, seja porque o documento foi perdido ou outro motivo, os fiscais podem aplicar uma multa e apreender a mercadoria.

O documento também é aceito no transporte interestadual e no caminho até o embarque em operações de exportação.

Qual a diferença do DANFE Simplificado?

Como o próprio nome já diz, o DANFE Simplificado é uma versão resumida do documento.

Enquanto a versão tradicional é impressa no tamanho A4 (ou no tamanho máximo de uma folha de ofício), a alternativa simplificada é emitida em formato de etiqueta, que é colada no lado de fora da caixa de entrega do produto.

Assim como sua versão tradicional, a informação mais importante da etiqueta é a chave de acesso. Outros dados básicos também aparecem, tais como informações sobre a operação e o valor total da nota.

Para que serve o DANFE?

Além de ser uma forma rápida de acesso aos dados e ser indispensável para o transporte dos produtos, o DANFE também tem outras funções importantes.

Funciona como um comprovante da operação, já que ao receber o produto ou no momento da prestação do serviço, o cliente assina o documento.
Possui uma chave numérica que evita fraudes.
Auxilia na escrituração contábil das transações quando o destinatário não emite nota fiscal. Nesse caso, deve ser guardado pelo prazo de 5 anos, segundo a legislação tributária.
Permite a consulta da validade da NF-e. Basta fazer acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica e inserir a chave de acesso.
A chave de acesso também permite verificar possíveis cartas de correção (documento que corrige erros em Notas Fiscais Eletrônicas já foram emitidas).
Possibilita fazer o download do arquivo XML (formato no qual as notas fiscais são armazenadas) no portal da Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ).

💰 Gestão de custos: como um software de RH pode facilitar

Qual a diferença entre o DANFE e a NF-e?

Apesar de todas as suas utilidades, o DANFE continua sendo um auxiliar que não substitui a nota fiscal eletrônica. Os dois documentos são importantes, mas têm finalidades diferentes, por isso, é preciso atenção.

O DANFE é um registro que permite o fácil acesso aos dados da compra, mas não tem valor fiscal. Já a NF-e é o documento que comprova a aquisição perante a Receita Federal.

Além disso, as notas são geradas em um formato específico, o XML, o mesmo utilizado pela contabilidade para entregar as obrigações fiscais. Essa extensão também garante a validade do documento, pois a assinatura é autenticada por um certificado digital.

Como emitir o DANFE

Primeiro, é importante lembrar que o DANFE deve ser emitido pelo vendedor antes da circulação do produto. Isso garante o transporte regular da mercadoria. Assim, ele é restrito às empresas que comercializam produtos, estão registradas na Secretaria da Fazenda do seu estado e são autorizadas a emitir NF-e.

Algumas informações devem, obrigatoriamente, estar presentes no documento. São elas:

A frase “DANFE- Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica” deve estar visível para fácil identificação;
Chave de acesso (contém 44 dígitos que permitem o acesso a NF-e);
Código de barras;
Dados do destinatário: nome, endereço, telefone e CNPJ/CPF;
Dados do emissor: razão social, CNPJ, inscrição estadual;
Valor dos impostos da nota;
Dados da transportadora: razão social, CNPJ, inscrição estadual e placa do veículo;
Natureza da operação;
Data e hora de saída da mercadoria;
Quando o documento tiver mais de uma página,elas devem ser numeradas.

Agora vamos ao passo a passo da emissão.

1 – Configure o seu sistema de emissão de NF-e

O primeiro passo é configurar o seu sistema de emissão de notas fiscais para emitir também o DANFE.

O Ministério da Fazenda recomenda que os dois sejam gerados pelo mesmo software para evitar divergências nas informações que possam causar problemas durante fiscalizações e tributações.

2 – Preencha os campos

Depois, inclua as informações obrigatórias listadas acima. Você também pode, se quiser, inserir dados complementares sobre a mercadoria transportada sem a necessidade de autorização especial.

Porém essas informações não devem ocupar mais que 50% do verso do documento e não podem prejudicar a leitura da chave de acesso ou do código de barras.

3. Emita a NF-e e imprima o DANFE

Como o DANFE está atrelado à nota fiscal, uma vez que ela for criada, basta selecionar o arquivo XML da NF-e para gerar o documento auxiliar. Agora é só imprimir.

Lembre-se que é preciso seguir o layout padrão do Manual de Padrões Técnicos do DANFE-NFC-e e QR Code.

Não consigo gerar o DANFE. O que devo fazer?

Caso você não consiga gerar o documento, seja por problema no acesso à internet ou qualquer outro motivo, saiba que esta situação é classificada como contingência.

A melhor forma de resolver este desafio é usando o Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA) para fazer a emissão do DANFE. Para ter acesso ao FS-DA, é preciso procurar um dos fornecedores autorizados, que vai providenciar a emissão de um Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs).

O pedido precisa ser autorizado pela Sefaz da unidade federada onde o contribuinte está estabelecido. Com essa aprovação, o FS-DA pode ser adquirido de gráficas locais ou distribuidores credenciados.

Como ter todos os documentos importantes na palma da mão

Independente de estar em um papel físico ou no meio digital, é essencial garantir que todos os documentos da empresa estejam organizados e possam ser acessados facilmente.

Um problema comum do ambiente de trabalho é perder tempo procurando por contratos ou autorizações e não conseguir focar em outras atividades. O software de gestão de documentos da Factorial elimina esse problema. Com ele, você pode:

Administrar folhas de pagamento, licenças e outros documentos com segurança e agilidade;
Compartilhar facilmente documentos com toda a empresa;
Cria fluxos de aprovação automáticos;
Gerar assinatura digital legal de documentos e mais!

O software a Factorial é o mais completo do mercado. Com ele, você será capaz de otimizar os processos da sua empresa e focar em crescer cada vez mais!

DANFE: o que é, como emitir e tudo que sua empresa precisa saber