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DANFE: o que é, como emitir e tudo que sua empresa precisa saber

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5 minutos de leitura
danfe documento auxiliar da nota fiscal eletrônica

Se você já comprou pela internet, deve ter percebido que todo produto chega acompanhado de um papel com informações como endereço, nome do produto e nome do vendedor, entre outras. Você pode até ter pensado que essa era a nota fiscal da mercadoria, mas, na verdade, esse papel é o DANFE.

A confusão entre Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e DANFE é comum, tanto entre consumidores quanto entre gestores empresariais. Mas, apesar das similaridades, esses dois documentos têm funções diferentes e um não substitui o outro.

Por isso, para cumprir todos os requisitos legais e evitar multas, é preciso entender bem o que é o DANFE. Além de saber para que ele serve e como emitir.

Elaboramos este conteúdo para esclarecer as suas principais dúvidas sobre o assunto e apresentar tudo o que você precisa saber sobre o DANFE. Confira!

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O que é o DANFE?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE) é uma representação impressa e simplificada da nota fiscal eletrônica, que comprova a existência da NF-e e deixa as informações acessíveis fora do mundo virtual. Ele é um documento obrigatório no transporte de mercadorias, visto que o veículo não pode levar a carga sem ele.

Isso porque no DANFE consta uma chave numérica que permite o acesso à nota fiscal, além de outras informações sobre o produto, o que deixa a conferência dos dados mais fácil e rápida.

Se acontecer de o veículo de transporte ser parado em um posto de fiscalização e o motorista não apresentar o DANFE, seja porque o documento foi perdido ou outro motivo, os fiscais podem aplicar uma multa e apreender a mercadoria.

O documento também é aceito no transporte interestadual e no caminho até o embarque em operações de exportação.

Qual a diferença do DANFE Simplificado?

Como o próprio nome já diz, o DANFE Simplificado é uma versão resumida do documento.

Enquanto a versão tradicional é impressa no tamanho A4 (ou no tamanho máximo de uma folha de ofício), a alternativa simplificada é emitida em formato de etiqueta, que é colada no lado de fora da caixa de entrega do produto.

Assim como sua versão tradicional, a informação mais importante da etiqueta é a chave de acesso. Outros dados básicos também aparecem, tais como informações sobre a operação e o valor total da nota.

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Para que serve o DANFE?

Além de ser uma forma rápida  de acesso aos dados e ser indispensável para o transporte dos produtos, o DANFE também tem outras funções importantes.

  • Funciona como um comprovante da operação, já que ao receber o produto ou no momento da prestação do serviço, o cliente assina o documento.
  • Possui uma chave numérica que evita fraudes.
  • Auxilia na escrituração contábil das transações quando o destinatário não emite nota fiscal. Nesse caso, deve ser guardado pelo prazo de 5 anos, segundo a legislação tributária.
  • Permite a consulta da validade da NF-e. Basta fazer acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica e inserir a chave de acesso.
  • A chave de acesso também permite verificar possíveis cartas de correção (documento que corrige erros em Notas Fiscais Eletrônicas já foram emitidas).
  • Possibilita fazer o download do arquivo XML (formato no qual as notas fiscais são armazenadas) no portal da Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ).

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Qual a diferença entre o DANFE e a NF-e?

Apesar de todas as suas utilidades, o DANFE continua sendo um auxiliar que não substitui a nota fiscal eletrônica. Os dois documentos são importantes, mas têm finalidades diferentes, por isso, é preciso atenção.

O DANFE é um registro que permite o fácil acesso aos dados da compra, mas não tem valor fiscal. Já a NF-e é o documento que comprova a aquisição perante a Receita Federal.

Além disso, as notas são geradas em um formato específico, o XML, o mesmo utilizado pela contabilidade para entregar as obrigações fiscais. Essa extensão também garante a validade do documento, pois a assinatura é autenticada por um certificado digital.

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Como emitir o DANFE

Primeiro, é importante lembrar que o DANFE deve ser emitido pelo vendedor antes da circulação do produto. Isso garante o transporte regular da mercadoria. Assim, ele é restrito às empresas que comercializam produtos, estão registradas na Secretaria da Fazenda do seu estado e são autorizadas a emitir NF-e.

Algumas informações devem, obrigatoriamente, estar presentes no documento. São elas:

  • A frase “DANFE- Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica” deve estar visível para fácil identificação;
  • Chave de acesso (contém 44 dígitos que permitem o acesso a NF-e);
  • Código de barras;
  • Dados do destinatário: nome, endereço, telefone e CNPJ/CPF;
  • Dados do emissor: razão social, CNPJ, inscrição estadual;
  • Valor dos impostos da nota;
  • Dados da transportadora: razão social, CNPJ, inscrição estadual e placa do veículo;
  • Natureza da operação;
  • Data e hora de saída da mercadoria;
  • Quando o documento tiver mais de uma página,elas devem ser numeradas.

Agora vamos ao passo a passo da emissão.

1 – Configure o seu sistema de emissão de NF-e

O primeiro passo é configurar o seu sistema de emissão de notas fiscais para emitir também o DANFE.

O Ministério da Fazenda recomenda que os dois sejam gerados pelo mesmo software para evitar divergências nas informações que possam causar problemas durante fiscalizações e tributações.

2 – Preencha os campos

Depois, inclua as informações obrigatórias listadas acima. Você também pode, se quiser,  inserir dados complementares sobre a mercadoria transportada sem a necessidade de autorização especial.

Porém essas informações não devem ocupar mais que 50% do verso do documento e não podem prejudicar a leitura da chave de acesso ou do código de barras.

3. Emita a NF-e e imprima o DANFE

Como o DANFE está atrelado à nota fiscal, uma vez que ela for criada, basta selecionar o arquivo XML da NF-e para gerar o documento auxiliar. Agora é só imprimir.

Lembre-se que é preciso seguir o layout padrão do Manual de Padrões Técnicos do DANFE-NFC-e e QR Code.

Não consigo gerar o DANFE. O que devo fazer?

Caso você não consiga gerar o documento, seja por problema no acesso à internet ou qualquer outro motivo, saiba que esta situação é classificada como contingência.

A melhor forma de resolver este desafio é usando o Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA) para fazer a emissão do DANFE. Para ter acesso ao FS-DA, é preciso procurar um dos fornecedores autorizados, que vai providenciar a emissão de um Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs).

O pedido precisa ser autorizado pela Sefaz da unidade federada onde o contribuinte está estabelecido. Com essa aprovação, o FS-DA pode ser adquirido de gráficas locais ou distribuidores credenciados.

Como ter todos os documentos importantes na palma da mão

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Renata Chies é jornalista e comunicadora social. Nos seus 10 anos de experiência na área da Comunicação, já trabalhou como repórter de rádio, televisão e online, produtora, editora, redatora, social media e assessora de imprensa. Na Factorial, produz conteúdos atualizados sobre o universo dos Recursos Humanos.

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