Como adotar o home office na sua empresa em tempos de coronavírus

Segundo especialistas, desde a crise de 1929, nunca tantas empresas tinham sido afetadas pela nova crise do COVID-19. O coronavírus fez com que mais empresas aderissem, às pressas, o home office, também conhecido como teletrabalho. Assim, abraçar de vez as tecnologias para aplicar o home office. Afinal, como adotar home office deixou de ser uma alternativa, passou a ser uma necessidade para manter as portas abertas. 

As medidas para evitar a disseminação do COVID-19 mudam todos os dias. Assim como, surgem estratégias contra o coronavírus para a sobrevivência das empresas. Mas a possibilidade de se proteger ao trabalhar de casa é muito maior. De acordo com uma pesquisa da Fundação Getúlio Vargas (FGV), 30% das empresas brasileiras devem manter o home office. Grandes companhias como a Deloitte, uma empresa pioneira em serviços profissionais em todo o mundo, já implementam essa ação há dias. 

Quer saber mais sobre as recomendações para a prática do teletrabalho durante esta crise? Como adotar o home office? Como trabalhar em casa sem afetar a sua produtividade? Respondemos a todas as suas perguntas neste artigo.

Índice

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Para quem se recomenda o teletrabalho e por que as empresas o utilizam agora?

Órgãos internacionais como a Organização Internacional do Trabalho (OIT) e a Organização Mundial da Saúde (OMS) apontaram o home office como alternativa para evitar os contágios. Sendo assim, desde 13 de março, o Ministério da Saúde reforçou a recomendação de como adotar o home office é capaz de diminuir os deslocamentos laborais desnecessários. 

Além disso, com a Reforma Trabalhista, o home office foi regularizado pela CLT, no qual dispõe todas as regras para esse modelo de trabalho. E com a MP 927, enquanto durar o período de calamidade, o home office pode ser adotado por imposição da empresa. Antes, esse era um acordo que deveria ser acordado entre empresa e colaborador.

E quais empresas podem exigir a presença do colaborador? De acordo com o Decreto 10.282/2020, somente as empresas que prestam serviços essenciais e nesse documento estão listados os serviços e atividades indispensáveis. Se esse for o caso, então devem ser adotados todos os instrumentos protetivos para esse caso.

Um funcionário pode recusar a ir ao escritório e trabalhar em casa? 

Somente têm deve de ir ao espaço de trabalho os colaboradores que possuem atividades essenciais, como foi citado acima. Além disso, a medida provisória também prevê que os trabalhadores em grupo de risco sejam prioridade para o gozo de férias ou devam adotar o home office.

Mas há alguma situação em que ele pode se recusar? Apesar de ser passível de punição, segundo o artigo 428 da CLT, advogados trabalhistas dizem que isso pode acontecer. O empregador pode recusar trabalhar quando em áreas que ofereçam riscos à sua saúde. Aliás, o artigo 157 da CLT prevê a garantia da segurança, assim como saúde dos colaboradores.

O que é obrigatório para as empresas que querem aplicar o home office?  

De acordo com a MP, a regra é o seguinte:

§ 3º  As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, pela manutenção ou pelo fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do teletrabalho, trabalho remoto ou trabalho a distância e ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado serão previstas em contrato escrito, firmado previamente ou no prazo de trinta dias, contado da data da mudança do regime de trabalho.

Caso o colaborador não conte com a infraestrutura e equipamentos necessários, o empregador deve fornecer todos os materiais necessários.

Como as empresas ao redor do mundo estão aplicando o teletrabalho na crise do COVID-19?

Países como Itália e Japão já introduziram o teletrabalho no dia a dia dos seus cidadãos. Inclusive até mudam a rotação caso o home office não seja possível. Ou seja, duas pessoas com o mesmo papel na empresa não podem coincidir. De modo que, se ocorrer uma infecção, nem todas correm o risco de pegá-la e não há posição essencial que não esteja preenchida. 

Se a sua dúvida é sobre a viabilidade e a produtividade das empresas que adotaram o teletrabalho como medida preventiva, a resposta é ampla. Há histórias de sucesso e diminuição da eficiência. Portanto, é importante implementá-lo bem com os líderes e gestores e que esses repassem para suas equipes.

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Como adotar o home office na sua empresa?

A digitalização de processos e as novas tecnologias tornaram possível (na maioria dos casos) trabalhar apenas com um computador e uma boa conexão à Internet. As empresas que oferecem essa possibilidade o fazem para melhorar as condições de trabalho. Além disso, é uma maneira de tornar a oferta mais atraente, por meio do equilíbrio entre a vida pessoal e o trabalho. Também é essencial saber como comunicar sobre a prevenção do coronavírus na empresa.

Até agora, a sua equipe já trabalhava em remoto? Quer saber como torná-lo possível sem comprometer a sua produtividade? Aqui está tudo o que tem de saber:

Fornecer tudo o que os seus trabalhadores precisarem

É vital que, antes de enviar todos os seus trabalhadores para trabalhar em casa, eles tenham tudo o que precisam para desempenhar suas funções fora do escritório. Pode ser o computador, certos documentos, uma segunda tela, fones de ouvido, carregador, etc. Garanta que seus funcionários tenham tudo o que precisam em suas casas.

Mas não é só isso, o mais importante é ter uma boa conexão com a internet. Apesar da CLT não especificar que o empregador deva arcar com o custo, advogados afirmar que com a nova MP, eles devem estar amparados. 

Para descobrir a rapidez da conexão com a Internet, eles podem fazer o teste através de sítios como o www.speedtest.net. Além disso, eles também podem configurar a conexão VPN com a sua ajuda ou a dos seus técnicos.

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Evitar o isolamento 

Isolar-se pode ser muito prejudicial para a produtividade e a eficiência do trabalho de equipes e trabalhadores. Mas por que fazer isso se houver uma infinidade de ferramentas que podem nos ajudar? Aqui na Factorial usamos plataformas de comunicação interna, como o Slack e o Google Agenda. Assim nos mantemos atualizado sobres tudo o que acontece e que precisa ser feito. 

Para videoconferências e realizar reuniões on-line com, uma das opções é o Google Hangouts Meet. Na Factorial também utilizamos o Discord, um bate-papo por voz para conversar com os seus colegas de trabalho enquanto trabalha em casa. Assim os colaboradores se sentem menos sós e assimilam melhor a experiência do teletrabalho. 

Outra medida interessante que diversos departamentos de RH estão implementado são canais de atendimento psicológico, como nos conta Barbara Chiu, People Anlytics da Loft. Leia aqui nesta entrevista.

Organizar melhor as tarefas de cada funcionário 

Trabalhar em casa, organizar tarefas e prioridades pode parecer um pouco mais confuso do que no escritório. Para otimizar esse ponto, existem programas como Asana, Todoist, Trello e muitos mais. Isso ajuda a equipa a consultar tarefas pendentes, priorizar e delegar tarefas a outros colegas. Também é uma boa ideia usar o Google Drive, o Google Docs, o Google Sheets e outras ferramentas de organização. 

Mas tenha cuidado! Ter muitos aplicativos de organização é tão ruim quanto não ter nenhum. Tenha aqueles que sejam necessários, intuitivos para os trabalhadores e mais bem adaptados ao tipo de trabalho que realizam. Anna Martí, editora na Xataka, garante que a chave é ter “ferramentas multi plataforma, multi-dispositivo e com backups para aceder sempre e onde quiser”.

Usar uma ferramenta para medir a assiduidade 

Isto é muito importante para cumprir com a lei. Uma planilha em Excel pode ser a sua solução se quiser apenas contar as horas em que o trabalhador está realizando suas funções. Mas, um software completo, com as funcionalidades da Factorial, por exemplo, pode ajudá-lo a garantir mais eficiência no controlo de assiduidade. Este pode ser seja feito através de um desktop ou de aplicações móveis.

Ademais, é essencial contar com um software de relógio de ponto online e controle de frequência adaptado à Reforma Trabalhista. Como é o caso do programa da Factorial.

É importante que recomendar aos seus funcionários como estes devem gerir o seu tempo em casa. Ajude-os a saber quando e como parar de trabalhar para que sejam mais produtivos. E, para que a organização das suas tarefas e a contabilidade das horas sejam eficazes, ensine-os a planejar o dia. Com uma simples vídeo chamada diária de 15 minutos é possível consegui-lo.

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Aconselhar a sua equipe sobre bons hábitos 

O teletrabalho não é uma ciência nova nem desconhecida. Há muitas pessoas que trabalham em casa há anos e sabem quais problemas tiveram que superar e quais erros tiveram que aprender.

De não trabalhar de pijama a dedicar um espaço de trabalho separado do resto da casa (se possível). Existem muitas práticas que os seus funcionários podem seguir. Ter boa iluminação, evitar distrações domésticas, conseguir uma cadeira confortável e manter uma postura correta. Além de fazer alongamentos e pequenos exercícios físicos de tempo em tempo. 

✔️Controle o relógio de ponto e frequência dos seus colaboradores com a Factorial. Faça um teste grátis aqui!

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