Como comunicar sobre a prevenção do coronavírus na empresa

A desinformação relacionada ao novo coronavírus pode ter implicações dentro das empresas. Muitos profissionais têm adaptado suas rotinas para o home office, enquanto outras trabalham em número reduzido. Seja como for, o departamento de Recursos Humanos e de Gestão de Pessoas têm protagonismo nesta situação ao comunicar sobre a prevenção do coronavírus na empresa. Devem preparar empresas e colaboradores para que todos estejam protegidos e na medida do possível, realizar suas funções com os melhores recursos disponíveis desde suas casas.

O que você têm pensado fazer na sua empresa para ajudar aos colaboradores enfrentar esta situação?

Apesar do COVID-19, a comunicação continua sendo essencial para não ter colaboradores desanimados, pouco motivados ou perdidos. Uma das funções mais importantes dos Recursos Humanos é interagir com os funcionários da empresa. Fale sobre o coronavírus. E torne esta situação mais fácil de compreender e atuar.

Quando você vá falar sobre a situação, siga nossa lista abaixo de recomendações:

Evite o silêncio como pretexto de “tranquilizar os funcionários”

A opinião pessoal que possam ter os membros do departamento de Recursos Humanos não deve afetar a forma como deve ser tratada a situação no trabalho. Você quer evitar o “pânico” ou o nervosismo? Então, a primeira ação é marcar uma conversa com eles.

Em muitas ocasiões, as falsas notícias – as conhecidas fake news – e o excesso de informação podem se transformar em uma bola de neve. No entanto, isso não será solucionado com o silêncio ou agindo como “não vai dar em nada”. Você já um plano de atuação? Comunique a todos!

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Compartilhe tudo o que aconteça. Tranquilize seus colaboradores com a verdade, nada mais que isso, a realidade que tanto a empresa quanto eles devem enfrentar.

Tenha um plano de atuação…e fale sobre ele!

O ideal é que o departamento de Recursos Humanos tenha um Plano de Atuação, o qual deve seguir regras de segurança sobre prevenção de acidentes no trabalho. Caso você tenha dúvidas como realizar essa ação, entre em contato com as pessoas responsáveis por essa área. Dessa forma, entenda como transmitir todas as informações necessários para seus colaboradores.

Além disso, é uma boa ideia compartilhar com seus colaboradores um Plano de Continuidade do Negócio, assim como o seguinte Plano de Contingências. Explicamos esses dois conceitos de maneira resumida abaixo!

O que é um Plano de Continuidade do Negócio e o que ele deve abordar?

Neste documento, que deve existir para qualquer crise que ocorra na empresa, serão identificadas as atividades críticas e o postos de trabalho críticos. Já sobre as atividades, serão todas aquelas consideradas indispensáveis, em que sua paralisação pode deixar a empresa fora de funcionamento. Ao que se refere aos postos de trabalho críticos, seriam aqueles que se desenvolvem as atividades críticas.

Então, o plano de contingência, deverá estabelecer uma logística para garantir a proteção desses postos de trabalhos e das atividades chave para a empresa. Neste caso, comunicar sobre a prevenção do coronavírus na empresa é parte essencial que deve ser abordada.

O que é um Plano de Contingência e o que ele deve abordar?

Ao contrário do Plano de Continuidade do Negócio, que é mais amplo, o Plano de Contingência descreve as ações que devem ser feitas a medida que acontece o Plano de Continuidade. As medidas podem ser o teletrabalho, o trabalho por turnos (em que dois trabalhadores da mesma função não coincidam no escritório), o controle de temperatura, o cancelamento de viagens por negócios, etc. É mais concreto a cada situação de crise.

Prepare-se e fique atualizado com as últimas notícias

Em situações de medo, o comportamento habitual é consumir informação em excesso: verdadeira e falsa, pois é difícil estabelecer um critério muitas vezes.

O último que você quer é que alguém tenha mais informações que você. Portanto, esteja por dentro dos comunicados oficiais e que seus colaboradores acreditem que estão em boas mãos. Compare tudo que você leia, é sua obrigação como responsável de Recursos Humanos.

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Obtenha ajuda com a tecnologia

A comunicação interna é muito mais simples quando ela se apoia nas novas tecnologias, ainda mais em situações em que há gente trabalhando de casa.

Desde o uso do e-mail até aplicações de chat como o Slack: ficou demonstrado que esses recursos não só unem as pessoas como melhoram os processos do negócio.

Como fazer um comunicados sobre a prevenção do coronavírus na empresa? Envie um e-mail explicando detalhadamente todos os passos que a empresa vai seguir. Tudo deve ficar bem informado, é claro, e por escrito é uma forma dos trabalhadores sempre poderem checar a informação.

Relembre as normas que todos devem seguir

É importante que seus colaboradores saibam como será a gestão da crise da sua empresa, mas ainda é mais importante direcionar sobre as regras que eles devem seguir. Ademais, também é possível compartilhar manuais/e-books oficiais, como as instruições de órgãos oficiais, como o Ministério da Saúde ou a Organização Mundial da Saúde (OMS). Esses são alguns dos temas que podem sair no seu comunicado:

Medidas de proteção básicas

Informe sobre as medidas de proteção higiênica para evitar o contágio ou reduzir as possibilidades. Recomende o uso de desinfectantes dos objetos e áreas comuns (como computadores compartilhados), número máximo de ocupação no elevador, etc. Se entre as suas medidas está encorajar o teletrabalho, você deverá se especializar neste ponto. Esta é parte essencial na prevenção ao coronavírus, reforce sempre que possível.

Sintomas

Também é importante que seus colaboradores saibam se devem se manter em isolamento. Afinal, é essencial que o trabalhador não ignore essa possibilidade se vê que está com algum sintoma suspeito. Essas medidas são uma forma de precaução necessária para evitar a contaminação entre os colegas de trabalho e claro, ajudar na prevenção do coronavírus entre todos.

Tratamento

Você pode aproveitar este ponto não só para tranquilizar todas os colaboradores mas também para dar soluções de como deve se atuar caso alguém seja contaminado. Disponibilize telefones de centros de saúde, hospitais e demais órgãos. Aliás, isso também afeta a empresa.

Seja completamente transparente

A transparência é chave nestes momentos, o trabalhador quer saber que você está pensando nele. Além disso, também é uma forma de evitar que sejam iniciado rumores que podem causar ainda mais pânico.

O fato de você informar todos sobre as decisões e planos da empresa com antecipação fará com que eles se sintam confiantes com seus gestores e sintam que querem ser protegidos. E você não acredita que a base para uma boa relação entre funcionário e empresa tem que ser a confiança? Além de retenção de talento, assim como a imagem que a empresa está passando para seus colaboradores, e por efeito dominó, para fora da empresa.

Evite qualquer ambiguidade em este tipo de crise em que podem haver colaboradores tensos pela incerteza. Defina bem as responsabilidades e o que cada um deve gerir, para que o seu pessoal saiba como estão sendo feitas as coisas.

E lembre-se, não existe somente uma maneira correta de comunicar estas informações sensíveis. Entretanto, deve ser compreensível para todos e deve ser comunicado.


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