Este é um guest post de autoria da Confere Cartões. Mais detalhes ao final.
O teletrabalho foi regulamentado pela popularmente conhecida Reforma Trabalhista, a partir da vigência da Lei nº 13.467/2017 (art. 75-A e seguintes). Porém, a prática ganhou força e evidência principalmente pelo período que o mundo inteiro está enfrentando no momento: a pandemia proporcionada pelo coronavírus Covid-19.
Por ser necessário e recomendado pela OMS, o isolamento social durante a quarentena fez com que muitas empresas tivessem que adotar essa modalidade de trabalho para que não precisassem parar completamente os seus processos durante esse período.
Por conta desse novo cenário, a MP 927 autorizou a adoção do teletrabalho como critério exclusivo do empregador, que deve notificar o empregado com uma antecedência de, no mínimo, 48h.
Para proporcionar condições adequadas de teletrabalho, é garantido o prazo de até 30 dias para solucionar questões que dizem respeito à infraestrutura e espaço adequado para que o empregado possa cumprir suas obrigações dentro de casa e ser ressarcido pelos gastos necessários para montar o seu escritório.
Vamos entender como essa mudança afetou as empresas?
Índice
Uma nova ótica sobre o Teletrabalho
Por muito tempo essa modalidade de trabalho foi encarada como um risco por diversos empreendedores que sentem a necessidade da presença física do empregado para que as atividades sejam exercidas. Contudo, diante da obrigação de adotar essa medida, muitos empresários perceberam pontos positivos nesse novo formato de trabalho.
Pontos que foram rapidamente percebidos:
– Capacidade de organização da rotina de trabalho por cada empregado
– Autonomia para exercer suas funções
– Diminuição de stress proporcionado pelo deslocamento e economia de tempo
– Maior concentração diante de um ambiente isolado
Apesar de muitos considerarem o encontro presencial como algo necessário para colocar em ordem as rotinas da empresa e agregar times, muitas empresas estão passando a considerar um modelo híbrido de jornada de trabalho, que pode contar com dias presenciais e dias de teletrabalho.
Para regimes CLT, isso impacta diretamente no gasto de alguns benefícios que podem ser diminuídos, como é o caso do vale transporte, visto que muitos empregados não precisarão se deslocar durante 5 dias na semana.
Para empresas que desejam adotar definitivamente o teletrabalho, é bom lembrar que após o fim da pandemia é necessária a formalização dessa modalidade pelo contrato com o empregado.
Alguns cuidados previstos na CLT devem ser assegurados ao colaborador, como questões relacionadas à sua saúde física e mental, além da necessidade de fornecer o ressarcimento de qualquer custo relacionado aos equipamentos utilizados pelo empregado para cumprir suas funções de forma remota (isso engloba a conexão com a internet, dispositivos eletrônicos, softwares utilizados etc).
Todas essas medidas devem ser cautelosamente estudadas para que o empregador não precise lidar com essas questões em processos no âmbito judicial.
Boas práticas para gestão do time remoto
Muitas empresas precisaram adotar o teletrabalho por conta do Covid-19 sem preparação ou estudo prévio de como isso de fato aconteceria. Por isso, é importante estudar questões relacionadas a essa rotina para não perder o controle do seu time em tempos de pandemia!
Acompanhamento de resultados
Empresas necessitam acompanhar pontos chave que são relacionados aos entregáveis do seu time. De maneira remota, é interessante levar em conta alguns KPIs (Key Performance Indicators ou Indicadores Chave de Performance) para uma melhor gestão de seu time:
– Entregáveis de projetos: é importante tornar claro o critério de sucesso do projeto. Para isso, você pode utilizar a Matriz 5W2H, uma ferramenta que pode ser usada em qualquer empresa, com o intuito de registrar de forma organizada como, por quem, quando, onde e por que serão realizadas as ações do projeto. Na sigla, os 5W são: what (o que?), why (por que?), where (onde?), when (quando?), who (por quem?). Os 2H são: how (como?) e how much (quanto?).
– Lagging Indicators: indicadores lags são métricas que permitem que o time olhe para o passado da sua companhia. Estes permitem analisar o que aconteceu de bom e ruim na empresa e o que foi feito até o momento. Quais foram os resultados atingidos por essas ações? É a partir dessa análise que o time pode metrificar números como: vendas, leads gerados, visitas no site, ROI de uma campanha, conversões e mais.
– Leading indicators: Estes indicadores são de tendência e permitem que o time possa olhar para o futuro da empresa. Eles ajudam a criar um norte para ações futuras e devem ser utilizados após a identificação dos pontos a serem melhorados entregues pelo Lagging indicator. Os indicadores de tendência fazem com que a equipe possa melhorar resultados através da correção de falhas passadas.
Cuidado com a estrutura do teletrabalho
Talvez seja interessante dedicar uma quantia específica para os gastos do home office. O ideal é que essa quantia seja mensal e ajude a cobrir os custos com internet e luz das pessoas da sua equipe.
É importante dar suporte para que os seus empregados consigam realizar suas funções de forma remota Por exemplo: funcionários júnior precisam de mais apoio do que funcionários mais experientes. Tente acompanhar a rotina desses empregados para ter certeza de que estão recebendo todo o auxílio necessário para a realização do trabalho.
Algumas empresas que já possuíam escritório físico optaram por enviar as cadeiras do escritório para a casa dos funcionários, isso ajuda a manter a qualidade ergonômica da rotina de trabalho.
Caso não seja possível enviar, considere oferecer um suporte financeiro para que seus funcionários comprem uma cadeira propícia para realizar suas atividades em casa.
Esteja também aberto a ouvir como pode melhorar a rotina dos seus colaboradores para melhorar seus escritórios pessoais.
Cuidado com a saúde mental do time
A maior parte das pessoas não estava habituada a passar tanto tempo em casa. Por isso, é importante prestar atenção na saúde mental delas, pois o isolamento pode trazer cenários difíceis de serem encarados por alguns de seus funcionários.
O período é de incerteza para muitos e por isso é importante manter-se disponível para ouvir questionamentos e passar segurança e otimismo para aqueles que precisam.
É importante manter canais de interação ativos, como Slack ou Whatsapp, para prover suporte técnico e apoio psicológico para seus colaboradores.
Lembre-se de tomar iniciativa para saber como seus trabalhadores estão se sentindo, quais atividades estão realizando para se ocupar em casa, como estão se sentindo com o trabalho remoto e outras questões que demonstram que você se importa com a saúde deles.
Busque também criar interações que vão além do trabalho: estimule conversas descontraídas, que se assemelham aos momentos de relaxamento que sua equipe costumava ter antes de entrar no regime de teletrabalho.
É possível realizar happy hours virtuais, jogar jogos online em equipe, realizar atividades diferentes e descontrair o novo ambiente de trabalho. Lembre-se: algumas pessoas moram sozinhas e esses momentos são muito valiosos para que possam realizar interações sociais!
Utilize ferramentas a favor da sua equipe
Existem ferramentas que auxiliam o contato diário entre os membros do seu time.
Por isso, é importante utilizar uma ferramenta de chat (pode ser Whatsapp ou Slack, por exemplo), uma de videoconferência (o Google Meets é uma boa saída para esse quesito, ou o Zoom) e uma que ajude a organização das equipes internamente (Taiga, Notion e Jira são boas pedidas).
Para o seu financeiro, considere a automação de processos internos também. Nesse momento, é extremamente importante ter controle do fluxo de caixa da sua empresa, pois os tempos são de incertezas e tudo o que não queremos é comprometer o controle de caixa do nosso negócio.
Para isso, você pode utilizar o Financeiro Confere, que é uma ferramenta totalmente gratuita para controle de fluxo de caixa. Nela, é possível cadastrar entradas e saídas a partir da importação de extrato bancário em formato OFX, ou até mesmo cadastrá-las manualmente.
Busque investir em sistemas de gestão que automatizem tarefas que anteriormente não eram automatizadas. Isso garante que sua equipe economize tempo e ganhe muito em produtividade, para focar esforços em outras tarefas que não podem ser automáticas.
A Confere Cartões é um software de conferência de vendas em cartão e conciliação bancária. Nele, é possível acompanhar taxas cobradas por operadoras, ajustes, chargebacks e recebimentos futuros. Também é possível controlar o seu fluxo de caixa através do Financeiro Confere, uma ferramenta totalmente gratuita que auxilia a gestão financeira de diversas empresas.
